【正文】 第九章 存貨核算與管理系統(tǒng) 【本章目標】 本章討論存貨核算與管理的基本流程和特點，通過本章的學(xué)習(xí)，能夠全面、系統(tǒng)地掌握存貨子系統(tǒng)的特點和功能，理解在計算機環(huán)境下存貨核算和管理的全過程。在學(xué)完本章后應(yīng)該掌握以下內(nèi)容： 存貨核算與管理的特點 存貨核算與管理的基本流程，手工環(huán)境下存貨管理的難點 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程分析 存貨子系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)文件和存貨代碼設(shè)計 存貨子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】 存貨核算與管理需求分析 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程 存貨子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 第一節(jié) 存貨核算與管理需求分析 一、 存貨概述 存貨 是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)。包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、商品等。 存貨核算管理的好與壞直接影響著企業(yè)的資產(chǎn)質(zhì)量、產(chǎn)品成本的高低、利潤的增減變化。 二、手工條件下的存貨核算與管理的基本流程分析 在手工條件下，當存貨到達企業(yè)并辦理入庫手續(xù)后，除了倉庫保管員要登記存貨數(shù)量賬外，財會部門 也要根據(jù)各種憑單（如入庫單、驗收報告等）登記存貨明細賬，反映存貨增加等經(jīng)濟業(yè)務(wù)；當各部門領(lǐng)用存貨時（如生產(chǎn)車間領(lǐng)用材料用于生產(chǎn)、銷售部門領(lǐng)用產(chǎn)品用于銷售），倉庫保管員又要登記存貨數(shù)量賬，財會部門又要根據(jù)各種憑單（如出庫單等）登記存貨明細賬，反映存貨減少等經(jīng)濟業(yè)務(wù)；定期編制記賬憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)，登記總賬。此外，還要及時為管理提供各種存貨報告，如存貨狀態(tài)報告、 ABC 存貨成本分析報告、超儲積壓存貨分析報告等。存貨核算與管理流程分析如下： 入庫流程分析 當采購部門或者供應(yīng)商將存貨送入倉庫，生 產(chǎn)部門或者物流部門將生產(chǎn)的產(chǎn)成品送入倉庫，入庫業(yè)務(wù)便開始進行了。入庫流程如圖 9 1 所示。 圖 9 1：入庫流程 說明： ① 倉庫保管員依據(jù)采購訂單和計劃入庫安排，檢查供應(yīng)商送貨的及時性，根據(jù)事先設(shè)定的送貨接收標準，判定是否可收貨。 ② 如果可以收貨，倉庫保管員編制收貨憑證，井將收貨憑證和質(zhì)檢抽樣存 貨移入質(zhì)檢部門，進行抽樣檢驗。 ③ 如果質(zhì)檢合格，將質(zhì)檢合格存貨退返倉庫。進行庫存移庫操作，并編制驗收報告。 ④ 將驗收報告?zhèn)鬟f給倉庫和財務(wù)部門。 ⑤ 倉庫保管員根據(jù)驗收報告和收貨憑證編制入庫單。 ⑥ 登記相應(yīng)存貨的入庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)量，即存貨數(shù)量賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財務(wù)部門。 ⑦ 財務(wù)部門根據(jù)入庫單、驗收報告編制記賬憑證。 ⑧ 存貨核算會計審核憑證，登記存貨明細賬，并將憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。 ⑨ 總賬會計定期根據(jù)記賬憑證登記總賬。 出 庫、期末處理與管理分析流程 當生產(chǎn)部門提出領(lǐng)料申請、銷售部門提出發(fā)運產(chǎn)品時，出庫業(yè)務(wù)便開始進行；到會計期末進行相應(yīng)的處理，并提交各種管理分析報告，如圖 9 2 所示。 圖 9 2：出庫、期末處理和管理 說明： ① 倉庫保管員接到各車間、用料單位提出的領(lǐng)料申請，或者銷售部門提出的發(fā)運請求，經(jīng)審核單據(jù)后， 編制出庫單，并發(fā)出存貨。 ② 倉庫保管員登記相應(yīng)存貨出庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)據(jù)，即存貨數(shù)量賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財會部門。 ③ 財務(wù)部門會計人員根據(jù)出庫單等單據(jù)編制記賬憑證，登記存貨明細賬，并將憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。由于存貨種類繁多、數(shù)量大、收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁，存貨成本計算比較復(fù)雜，為了滿足不同企業(yè)對核算的需要，存貨可以按計劃成本計價，也可按實際成本計價。按實際成本計價時，存貨成本可以按照加權(quán)平均、移動加權(quán)平均、先進先出、后進先出和個別計價等方法進行計算。 ④ 期末處理。財務(wù)部門期末對存貨進行實 地盤點，編制盤盈盤虧表，經(jīng)審批后通知倉庫、財會部門修改相應(yīng)的存貨一級、二級以及三級賬。由于存貨數(shù)量賬（三級賬）、存貨明細賬（二級賬）、總賬（一級賬）是由不同的人員編制的，因此，會出現(xiàn)賬賬不一致的問題。因此，期末還需要進行總賬與明細賬的賬賬核對工作，很多企業(yè)要花費一定的人力物力每月必須進行對賬。財務(wù)部門根據(jù)不同的計價方法和成本計算方法，分別計算存貨成本差異、發(fā)出存貨成本，并進行結(jié)賬工作。 ⑤ 存貨分析。財務(wù)管理人員需要根據(jù)入庫單、出庫單、存貨數(shù)量賬等編制包括超儲積壓一覽表、 ABC 成本分析表、倉庫存貨匯 總表等內(nèi)容的管理分析報告，并提出存貨管理的改進意見和評價信息。 三、存貨核算與管理的特點 數(shù)據(jù)存儲量大 無論是工業(yè)企業(yè)，還是商業(yè)企業(yè)，存貨的品種規(guī)格都非常多，有的多達幾萬種，對每個具體的品種都要進行詳細全面的反映，同時每種材料的核算既要反映其數(shù)量指標，又要反映其價值指標，既要反映動態(tài)的狀況，又要反映靜態(tài)的信息。因此，存貨子系統(tǒng)中需要存儲和處理的數(shù)據(jù)量極大，幾乎可以說存貨子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量最大的子系統(tǒng)。 數(shù)據(jù)變化頻繁 要保證生產(chǎn)或銷售的順利進行，必須經(jīng)常進行存貨的采 購活動，因此，有大量的材料入庫和出庫的業(yè)務(wù)；與此同時，隨著銷售業(yè)務(wù)量的增加，產(chǎn)品入庫、出庫業(yè)務(wù)也非常頻繁。無論材料采購入庫、產(chǎn)成品完工入庫，還是材料領(lǐng)用、產(chǎn)品銷售出庫，都伴隨著大量的財務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和變化。因此，存貨子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當高，數(shù)據(jù)變化相當頻繁。 核算內(nèi)容廣泛 存貨核算內(nèi)容既要反映各種原材料、產(chǎn)成品的核算，還要考慮對包裝物、低值易耗品等的特殊處理。因此，存貨子系統(tǒng)核算內(nèi)容極其廣泛。 核算方法復(fù)雜 存貨核算的方法較多，可以按實際成本組織核算 ，也可按計劃成本組織核算。按實際成本核算的方法中，有先進先出法、后進先出法、加權(quán)平均法、移動平均法、個別計價法。按計劃成本組織的核算中，還要進行成本差異的計算和分配。在存貨賬面價值與實際價值相差較大時，又可以采用成本與市價孰低法按存貨項目、存貨類別、全部存貨對期末存貨成本進行調(diào)整。這使得該子系統(tǒng)核算方法的復(fù)雜程度遠遠超過了工資核算、固定資產(chǎn)核算等子系統(tǒng)。 與其他子系統(tǒng)有較多的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 存貨子系統(tǒng)與原料需求計劃（ MRP）系統(tǒng)有密切的聯(lián)系， MRP 系統(tǒng)計算生產(chǎn)計劃所需的原材料數(shù)量，然后自 動產(chǎn)生一份包括擬采購原材料的采購單傳人存貨子系統(tǒng)。存貨子系統(tǒng)還和采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)保持密切的聯(lián)系，該子系統(tǒng)將各種憑單按會計上的要求進行統(tǒng)計匯總后，供賬務(wù)處理和成本子系統(tǒng)使用，各種存貨成本信息、存貨結(jié)存信息供銷售、采購、生產(chǎn)等子系統(tǒng)使用和共享。 管理要求高 存貨核算與管理不僅要求正確地反映存貨的入庫、出庫、結(jié)存等信息，而且還要從管理的視角為各業(yè)務(wù)部門及時準確地提供各種信息，這些信息包括： ① 成本管理信息：存貨成本、商品銷售成本； ② 存貨預(yù)警信 息：哪些存貨超儲與儲量不足、存貨超儲期是多少； ③ 占用資金分析信息：每種存貨占用多少資金，超儲存貨占用了多少資金等； ④ 存貨管理效率信息：各種存貨的周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)天數(shù)等； ⑤ 存貨管理人員的評價信息：優(yōu)質(zhì)存貨是由誰采購的，創(chuàng)造價值最多的采購．人員信息等。 四、手工環(huán)境存貨核算和管理的難點分析 （重點） 存貨核算和管理的內(nèi)容廣泛、核算方法復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和存儲量大、數(shù)據(jù)變化頻繁、數(shù)據(jù)傳遞涉及的部門比較多。在手工條件下，由于人工處理的局限性，使存貨核算和管理存在以下難點： 三級賬一致性問題 同一入庫單和出庫單分別由倉庫保管員、存貨核算明細賬會計和總賬會計三個人按照不同的需求轉(zhuǎn)抄在不同的賬簿上，因此，當存貨出入庫業(yè)務(wù)量比較大時，經(jīng)常出現(xiàn)存貨實物與存貨一級賬、二級賬、三級賬之間賬賬不符、賬物不符。 『案例』 某企業(yè)采購一批材料并入庫，其保管員、會計 A、材料會計、總賬會計分別登記了材料數(shù)量賬、編制記賬憑證、登記材料明細賬和總賬，如圖 9 2：出庫、期末處理和管理 2：出庫、期末處理和管理 3 所示。 圖 9 3：入庫登記 從圖中可以看出，由于材料會計的疏忽材料明細賬登記錯誤，結(jié)果導(dǎo)致三級賬不相符。當本月發(fā)生了大量出入庫業(yè)務(wù)后，月底的賬簿數(shù)據(jù)量非常之大，因此，至少有兩個部門的三個人員從大量的數(shù)據(jù)中找出了三級賬不一致的原因，并進行改正。 很難根據(jù)管理的需要應(yīng)用先進方法合理計算存貨的價值 當企業(yè)出入庫業(yè)務(wù)比較頻繁時，存貨成本計算量也隨之增大。因此，為了減少手工計算工作量，很 多企業(yè)的財會人員一般選擇加權(quán)平均的方法計算存貨成本，并沒有從管理的角度出發(fā)，合理選擇存貨成本計算方法并計算存貨價值。下面，我們通過案例進行分析。 『案例』 某企業(yè)存貨成本計算采用加權(quán)平均的計算方法， AA 存貨本月入庫與出庫情況如表 9 1 所示。 表 9 1： 企業(yè)存貨入出庫表 期初存貨數(shù)量為零，期末存貨數(shù)量 為 30個。 按照加權(quán)平均計價方法只能在期末計算存貨價值和銷售成本： 本月平均單價＝本月可供銷售或耗用存貨成本 /本月可供銷售或耗用存貨數(shù)量 ＝ 750/60＝ 銷售成本＝ 30＝ 375（元） 期末存貨價值＝ 750－ 375＝ 375（元） 這種計算方法是否高估了存貨的價值，高估了利潤 ?如果該企業(yè)選擇移動加權(quán)平均法、先進先出法、后進先出法，那么對存貨的價值、銷售成本到底有什么影響 ?下面給出這幾種計算方法的結(jié)果，如表 9 2 所 示。 表 9 2：各種發(fā)出存貨成本計算方法的成本計算對比 從各種存貨成本計算方法比較表可以看出，不同的方法得到的銷售成本和期末存貨價值是不同的，如果只選擇加權(quán)平均法計算，在存貨市場價格波動比較大的情況下，這種方法并不能正確地反映存貨價值，同時，管理者也不能動態(tài)、正確地了解存貨的價值和銷售成本。 存貨管理能力 低下 當財務(wù)人員把大量時間和精力浪費在編制機制憑證和核對賬簿數(shù)據(jù)上，沒有時間和精力對存貨進行有效的管理，那么，存貨價值與市價相比相差多少；哪種存貨占用了大量資金，導(dǎo)致資金的周轉(zhuǎn)效率低下；哪些存貨超儲了，超儲期是多少；哪些存貨采購和保管員績效好；等等，這些問題無法準確回答。因此，存貨控制和存貨管理都會受到相應(yīng)的影響，導(dǎo)致管理能力低下 第二節(jié) 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程 一、存貨子系統(tǒng)的目標 存貨核算與管理的內(nèi)容非常復(fù)雜，在手工環(huán)境下核算和管理的難度非常大，特別是當企業(yè)存貨種類多、倉庫多 時，手工管理難度更大。因此，進行信息技術(shù)與存貨管理的有機融合、建立存貨子系統(tǒng)，對于提高存貨核算的準確性和存貨管理的效率都有重要的意義。 存貨子系統(tǒng)的目標包括以下幾個方面： 支持按計劃成本和實際成本核算。 存貨子系統(tǒng)不僅支持計劃成本核算，而且還應(yīng)該支持實際成本核算以及實際成本核算的加權(quán)平均、移動加權(quán)平均、先進先出、后進先出、個別計價等多種計算方法，以滿足工業(yè)、商業(yè)企業(yè)存貨核算和管理的需求。 正確反映出入庫情況。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該提供出庫、入庫單據(jù)的處理，正確反映存貨入 庫、出庫情況，及時反映其增減變化，保護材料物資的安全完整。 正確計算期末存貨結(jié)存信息。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該能夠正確地計算存貨期末的結(jié)存數(shù)量、單價、金額，及時提供存貨的儲備資金占用情況，既保證生產(chǎn)需求，又減少資金積壓。 反映和監(jiān)督各生產(chǎn)單位材料的耗用。 通過存貨子系統(tǒng)反映和監(jiān)督各生產(chǎn)的材料耗用情況，正確計算產(chǎn)品的材料費用，考核各部門材料消耗情況，促進企業(yè)節(jié)約材料開支，降低產(chǎn)品成本。 提供完整的存貨賬簿。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該及時、準確地提供各種存貨的總賬 、明細賬等賬簿的查詢和打印輸出。 提供存貨管理和分析功能。 存貨子系統(tǒng)能夠提供各種存貨匯總表、存貨資金占用分析、入庫成本分析、 ABC 成本分析、庫存資金占用規(guī)劃、存貨周轉(zhuǎn)率分析等管理和分析功能。 與其他子系統(tǒng)建立標準接口。 存貨子系統(tǒng)提供供銷鏈系統(tǒng)的一部分信息，與其他子系統(tǒng)（如總賬、采購與付款、銷售子系統(tǒng)等）有密切的聯(lián)系，因此，該子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)建立標準接口，既能夠及時向其他子系統(tǒng)提供信息，同時又可接收其他子系統(tǒng)傳入的信息。 二、存貨的基礎(chǔ)設(shè)置流程（重點）