【正文】 第九章 存貨核算與管理系統(tǒng) 【本章目標(biāo)】 本章討論存貨核算與管理的基本流程和特點(diǎn)，通過本章的學(xué)習(xí)，能夠全面、系統(tǒng)地掌握存貨子系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能，理解在計(jì)算機(jī)環(huán)境下存貨核算和管理的全過程。在學(xué)完本章后應(yīng)該掌握以下內(nèi)容： 存貨核算與管理的特點(diǎn) 存貨核算與管理的基本流程，手工環(huán)境下存貨管理的難點(diǎn) 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程分析 存貨子系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)文件和存貨代碼設(shè)計(jì) 存貨子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】 存貨核算與管理需求分析 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程 存貨子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 第一節(jié) 存貨核算與管理需求分析 一、 存貨概述 存貨 是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中為銷售或耗用而儲(chǔ)存的各種有形資產(chǎn)。包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、商品等。 存貨核算管理的好與壞直接影響著企業(yè)的資產(chǎn)質(zhì)量、產(chǎn)品成本的高低、利潤(rùn)的增減變化。 二、手工條件下的存貨核算與管理的基本流程分析 在手工條件下，當(dāng)存貨到達(dá)企業(yè)并辦理入庫手續(xù)后，除了倉庫保管員要登記存貨數(shù)量賬外，財(cái)會(huì)部門 也要根據(jù)各種憑單（如入庫單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）登記存貨明細(xì)賬，反映存貨增加等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；當(dāng)各部門領(lǐng)用存貨時(shí)（如生產(chǎn)車間領(lǐng)用材料用于生產(chǎn)、銷售部門領(lǐng)用產(chǎn)品用于銷售），倉庫保管員又要登記存貨數(shù)量賬，財(cái)會(huì)部門又要根據(jù)各種憑單（如出庫單等）登記存貨明細(xì)賬，反映存貨減少等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；定期編制記賬憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)，登記總賬。此外，還要及時(shí)為管理提供各種存貨報(bào)告，如存貨狀態(tài)報(bào)告、 ABC 存貨成本分析報(bào)告、超儲(chǔ)積壓存貨分析報(bào)告等。存貨核算與管理流程分析如下： 入庫流程分析 當(dāng)采購部門或者供應(yīng)商將存貨送入倉庫，生 產(chǎn)部門或者物流部門將生產(chǎn)的產(chǎn)成品送入倉庫，入庫業(yè)務(wù)便開始進(jìn)行了。入庫流程如圖 9 1 所示。 圖 9 1：入庫流程 說明： ① 倉庫保管員依據(jù)采購訂單和計(jì)劃入庫安排，檢查供應(yīng)商送貨的及時(shí)性，根據(jù)事先設(shè)定的送貨接收標(biāo)準(zhǔn)，判定是否可收貨。 ② 如果可以收貨，倉庫保管員編制收貨憑證，井將收貨憑證和質(zhì)檢抽樣存 貨移入質(zhì)檢部門，進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。 ③ 如果質(zhì)檢合格，將質(zhì)檢合格存貨退返倉庫。進(jìn)行庫存移庫操作，并編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。 ④ 將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?zhèn)鬟f給倉庫和財(cái)務(wù)部門。 ⑤ 倉庫保管員根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和收貨憑證編制入庫單。 ⑥ 登記相應(yīng)存貨的入庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)量，即存貨數(shù)量賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門。 ⑦ 財(cái)務(wù)部門根據(jù)入庫單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制記賬憑證。 ⑧ 存貨核算會(huì)計(jì)審核憑證，登記存貨明細(xì)賬，并將憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。 ⑨ 總賬會(huì)計(jì)定期根據(jù)記賬憑證登記總賬。 出 庫、期末處理與管理分析流程 當(dāng)生產(chǎn)部門提出領(lǐng)料申請(qǐng)、銷售部門提出發(fā)運(yùn)產(chǎn)品時(shí)，出庫業(yè)務(wù)便開始進(jìn)行；到會(huì)計(jì)期末進(jìn)行相應(yīng)的處理，并提交各種管理分析報(bào)告，如圖 9 2 所示。 圖 9 2：出庫、期末處理和管理 說明： ① 倉庫保管員接到各車間、用料單位提出的領(lǐng)料申請(qǐng)，或者銷售部門提出的發(fā)運(yùn)請(qǐng)求，經(jīng)審核單據(jù)后， 編制出庫單，并發(fā)出存貨。 ② 倉庫保管員登記相應(yīng)存貨出庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)據(jù)，即存貨數(shù)量賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財(cái)會(huì)部門。 ③ 財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員根據(jù)出庫單等單據(jù)編制記賬憑證，登記存貨明細(xì)賬，并將憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。由于存貨種類繁多、數(shù)量大、收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁，存貨成本計(jì)算比較復(fù)雜，為了滿足不同企業(yè)對(duì)核算的需要，存貨可以按計(jì)劃成本計(jì)價(jià)，也可按實(shí)際成本計(jì)價(jià)。按實(shí)際成本計(jì)價(jià)時(shí)，存貨成本可以按照加權(quán)平均、移動(dòng)加權(quán)平均、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出和個(gè)別計(jì)價(jià)等方法進(jìn)行計(jì)算。 ④ 期末處理。財(cái)務(wù)部門期末對(duì)存貨進(jìn)行實(shí) 地盤點(diǎn)，編制盤盈盤虧表，經(jīng)審批后通知倉庫、財(cái)會(huì)部門修改相應(yīng)的存貨一級(jí)、二級(jí)以及三級(jí)賬。由于存貨數(shù)量賬（三級(jí)賬）、存貨明細(xì)賬（二級(jí)賬）、總賬（一級(jí)賬）是由不同的人員編制的，因此，會(huì)出現(xiàn)賬賬不一致的問題。因此，期末還需要進(jìn)行總賬與明細(xì)賬的賬賬核對(duì)工作，很多企業(yè)要花費(fèi)一定的人力物力每月必須進(jìn)行對(duì)賬。財(cái)務(wù)部門根據(jù)不同的計(jì)價(jià)方法和成本計(jì)算方法，分別計(jì)算存貨成本差異、發(fā)出存貨成本，并進(jìn)行結(jié)賬工作。 ⑤ 存貨分析。財(cái)務(wù)管理人員需要根據(jù)入庫單、出庫單、存貨數(shù)量賬等編制包括超儲(chǔ)積壓一覽表、 ABC 成本分析表、倉庫存貨匯 總表等內(nèi)容的管理分析報(bào)告，并提出存貨管理的改進(jìn)意見和評(píng)價(jià)信息。 三、存貨核算與管理的特點(diǎn) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大 無論是工業(yè)企業(yè)，還是商業(yè)企業(yè)，存貨的品種規(guī)格都非常多，有的多達(dá)幾萬種，對(duì)每個(gè)具體的品種都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映，同時(shí)每種材料的核算既要反映其數(shù)量指標(biāo)，又要反映其價(jià)值指標(biāo)，既要反映動(dòng)態(tài)的狀況，又要反映靜態(tài)的信息。因此，存貨子系統(tǒng)中需要存儲(chǔ)和處理的數(shù)據(jù)量極大，幾乎可以說存貨子系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量最大的子系統(tǒng)。 數(shù)據(jù)變化頻繁 要保證生產(chǎn)或銷售的順利進(jìn)行，必須經(jīng)常進(jìn)行存貨的采 購活動(dòng)，因此，有大量的材料入庫和出庫的業(yè)務(wù)；與此同時(shí)，隨著銷售業(yè)務(wù)量的增加，產(chǎn)品入庫、出庫業(yè)務(wù)也非常頻繁。無論材料采購入庫、產(chǎn)成品完工入庫，還是材料領(lǐng)用、產(chǎn)品銷售出庫，都伴隨著大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和變化。因此，存貨子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當(dāng)高，數(shù)據(jù)變化相當(dāng)頻繁。 核算內(nèi)容廣泛 存貨核算內(nèi)容既要反映各種原材料、產(chǎn)成品的核算，還要考慮對(duì)包裝物、低值易耗品等的特殊處理。因此，存貨子系統(tǒng)核算內(nèi)容極其廣泛。 核算方法復(fù)雜 存貨核算的方法較多，可以按實(shí)際成本組織核算 ，也可按計(jì)劃成本組織核算。按實(shí)際成本核算的方法中，有先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、移動(dòng)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法。按計(jì)劃成本組織的核算中，還要進(jìn)行成本差異的計(jì)算和分配。在存貨賬面價(jià)值與實(shí)際價(jià)值相差較大時(shí)，又可以采用成本與市價(jià)孰低法按存貨項(xiàng)目、存貨類別、全部存貨對(duì)期末存貨成本進(jìn)行調(diào)整。這使得該子系統(tǒng)核算方法的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了工資核算、固定資產(chǎn)核算等子系統(tǒng)。 與其他子系統(tǒng)有較多的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 存貨子系統(tǒng)與原料需求計(jì)劃（ MRP）系統(tǒng)有密切的聯(lián)系， MRP 系統(tǒng)計(jì)算生產(chǎn)計(jì)劃所需的原材料數(shù)量，然后自 動(dòng)產(chǎn)生一份包括擬采購原材料的采購單傳人存貨子系統(tǒng)。存貨子系統(tǒng)還和采購與應(yīng)付賬款子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)保持密切的聯(lián)系，該子系統(tǒng)將各種憑單按會(huì)計(jì)上的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總后，供賬務(wù)處理和成本子系統(tǒng)使用，各種存貨成本信息、存貨結(jié)存信息供銷售、采購、生產(chǎn)等子系統(tǒng)使用和共享。 管理要求高 存貨核算與管理不僅要求正確地反映存貨的入庫、出庫、結(jié)存等信息，而且還要從管理的視角為各業(yè)務(wù)部門及時(shí)準(zhǔn)確地提供各種信息，這些信息包括： ① 成本管理信息：存貨成本、商品銷售成本； ② 存貨預(yù)警信 息：哪些存貨超儲(chǔ)與儲(chǔ)量不足、存貨超儲(chǔ)期是多少； ③ 占用資金分析信息：每種存貨占用多少資金，超儲(chǔ)存貨占用了多少資金等； ④ 存貨管理效率信息：各種存貨的周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)天數(shù)等； ⑤ 存貨管理人員的評(píng)價(jià)信息：優(yōu)質(zhì)存貨是由誰采購的，創(chuàng)造價(jià)值最多的采購．人員信息等。 四、手工環(huán)境存貨核算和管理的難點(diǎn)分析 （重點(diǎn)） 存貨核算和管理的內(nèi)容廣泛、核算方法復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)量大、數(shù)據(jù)變化頻繁、數(shù)據(jù)傳遞涉及的部門比較多。在手工條件下，由于人工處理的局限性，使存貨核算和管理存在以下難點(diǎn)： 三級(jí)賬一致性問題 同一入庫單和出庫單分別由倉庫保管員、存貨核算明細(xì)賬會(huì)計(jì)和總賬會(huì)計(jì)三個(gè)人按照不同的需求轉(zhuǎn)抄在不同的賬簿上，因此，當(dāng)存貨出入庫業(yè)務(wù)量比較大時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)存貨實(shí)物與存貨一級(jí)賬、二級(jí)賬、三級(jí)賬之間賬賬不符、賬物不符。 『案例』 某企業(yè)采購一批材料并入庫，其保管員、會(huì)計(jì) A、材料會(huì)計(jì)、總賬會(huì)計(jì)分別登記了材料數(shù)量賬、編制記賬憑證、登記材料明細(xì)賬和總賬，如圖 9 2：出庫、期末處理和管理 2：出庫、期末處理和管理 3 所示。 圖 9 3：入庫登記 從圖中可以看出，由于材料會(huì)計(jì)的疏忽材料明細(xì)賬登記錯(cuò)誤，結(jié)果導(dǎo)致三級(jí)賬不相符。當(dāng)本月發(fā)生了大量出入庫業(yè)務(wù)后，月底的賬簿數(shù)據(jù)量非常之大，因此，至少有兩個(gè)部門的三個(gè)人員從大量的數(shù)據(jù)中找出了三級(jí)賬不一致的原因，并進(jìn)行改正。 很難根據(jù)管理的需要應(yīng)用先進(jìn)方法合理計(jì)算存貨的價(jià)值 當(dāng)企業(yè)出入庫業(yè)務(wù)比較頻繁時(shí)，存貨成本計(jì)算量也隨之增大。因此，為了減少手工計(jì)算工作量，很 多企業(yè)的財(cái)會(huì)人員一般選擇加權(quán)平均的方法計(jì)算存貨成本，并沒有從管理的角度出發(fā)，合理選擇存貨成本計(jì)算方法并計(jì)算存貨價(jià)值。下面，我們通過案例進(jìn)行分析。 『案例』 某企業(yè)存貨成本計(jì)算采用加權(quán)平均的計(jì)算方法， AA 存貨本月入庫與出庫情況如表 9 1 所示。 表 9 1： 企業(yè)存貨入出庫表 期初存貨數(shù)量為零，期末存貨數(shù)量 為 30個(gè)。 按照加權(quán)平均計(jì)價(jià)方法只能在期末計(jì)算存貨價(jià)值和銷售成本： 本月平均單價(jià)＝本月可供銷售或耗用存貨成本 /本月可供銷售或耗用存貨數(shù)量 ＝ 750/60＝ 銷售成本＝ 30＝ 375（元） 期末存貨價(jià)值＝ 750－ 375＝ 375（元） 這種計(jì)算方法是否高估了存貨的價(jià)值，高估了利潤(rùn) ?如果該企業(yè)選擇移動(dòng)加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法，那么對(duì)存貨的價(jià)值、銷售成本到底有什么影響 ?下面給出這幾種計(jì)算方法的結(jié)果，如表 9 2 所 示。 表 9 2：各種發(fā)出存貨成本計(jì)算方法的成本計(jì)算對(duì)比 從各種存貨成本計(jì)算方法比較表可以看出，不同的方法得到的銷售成本和期末存貨價(jià)值是不同的，如果只選擇加權(quán)平均法計(jì)算，在存貨市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)比較大的情況下，這種方法并不能正確地反映存貨價(jià)值，同時(shí)，管理者也不能動(dòng)態(tài)、正確地了解存貨的價(jià)值和銷售成本。 存貨管理能力 低下 當(dāng)財(cái)務(wù)人員把大量時(shí)間和精力浪費(fèi)在編制機(jī)制憑證和核對(duì)賬簿數(shù)據(jù)上，沒有時(shí)間和精力對(duì)存貨進(jìn)行有效的管理，那么，存貨價(jià)值與市價(jià)相比相差多少；哪種存貨占用了大量資金，導(dǎo)致資金的周轉(zhuǎn)效率低下；哪些存貨超儲(chǔ)了，超儲(chǔ)期是多少；哪些存貨采購和保管員績(jī)效好；等等，這些問題無法準(zhǔn)確回答。因此，存貨控制和存貨管理都會(huì)受到相應(yīng)的影響，導(dǎo)致管理能力低下 第二節(jié) 電算化環(huán)境下存貨核算與管理的流程 一、存貨子系統(tǒng)的目標(biāo) 存貨核算與管理的內(nèi)容非常復(fù)雜，在手工環(huán)境下核算和管理的難度非常大，特別是當(dāng)企業(yè)存貨種類多、倉庫多 時(shí)，手工管理難度更大。因此，進(jìn)行信息技術(shù)與存貨管理的有機(jī)融合、建立存貨子系統(tǒng)，對(duì)于提高存貨核算的準(zhǔn)確性和存貨管理的效率都有重要的意義。 存貨子系統(tǒng)的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面： 支持按計(jì)劃成本和實(shí)際成本核算。 存貨子系統(tǒng)不僅支持計(jì)劃成本核算，而且還應(yīng)該支持實(shí)際成本核算以及實(shí)際成本核算的加權(quán)平均、移動(dòng)加權(quán)平均、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、個(gè)別計(jì)價(jià)等多種計(jì)算方法，以滿足工業(yè)、商業(yè)企業(yè)存貨核算和管理的需求。 正確反映出入庫情況。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該提供出庫、入庫單據(jù)的處理，正確反映存貨入 庫、出庫情況，及時(shí)反映其增減變化，保護(hù)材料物資的安全完整。 正確計(jì)算期末存貨結(jié)存信息。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該能夠正確地計(jì)算存貨期末的結(jié)存數(shù)量、單價(jià)、金額，及時(shí)提供存貨的儲(chǔ)備資金占用情況，既保證生產(chǎn)需求，又減少資金積壓。 反映和監(jiān)督各生產(chǎn)單位材料的耗用。 通過存貨子系統(tǒng)反映和監(jiān)督各生產(chǎn)的材料耗用情況，正確計(jì)算產(chǎn)品的材料費(fèi)用，考核各部門材料消耗情況，促進(jìn)企業(yè)節(jié)約材料開支，降低產(chǎn)品成本。 提供完整的存貨賬簿。 存貨子系統(tǒng)應(yīng)該及時(shí)、準(zhǔn)確地提供各種存貨的總賬 、明細(xì)賬等賬簿的查詢和打印輸出。 提供存貨管理和分析功能。 存貨子系統(tǒng)能夠提供各種存貨匯總表、存貨資金占用分析、入庫成本分析、 ABC 成本分析、庫存資金占用規(guī)劃、存貨周轉(zhuǎn)率分析等管理和分析功能。 與其他子系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)接口。 存貨子系統(tǒng)提供供銷鏈系統(tǒng)的一部分信息，與其他子系統(tǒng)（如總賬、采購與付款、銷售子系統(tǒng)等）有密切的聯(lián)系，因此，該子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)接口，既能夠及時(shí)向其他子系統(tǒng)提供信息，同時(shí)又可接收其他子系統(tǒng)傳入的信息。 二、存貨的基礎(chǔ)設(shè)置流程（重點(diǎn)）