【正文】 保利仁和物業(yè) 行 政 管 理 手 冊 編制： 日期： 審核： 日期： 批準(zhǔn)： 日期： 未經(jīng)許可 嚴(yán)禁拷貝 生效日期： 2020年 9月 29日 目 錄 第一章 公司基本 C I要求????????????????????? 1 第二章 行政人事部工作職責(zé) ???????????????????? 2 第 三章 行政管理規(guī)章制度????????????????????? 6 會議制度?????????????????????????? 6 請示報告制度???????????????????????? 7 公文管理規(guī)定???????????????????????? 9 印章管理規(guī)定??????????????????????? 15 文印管理規(guī)定??????????????????????? 16 請銷假制度???????????????????????? 17 崗位考勤制度??????????????????? ???? 18 工作制度????????????????????????? 18 辦公用品管理制度????????????????????? 19 低值易耗品管理制度???????????????????? 19 員工宿舍管理規(guī)定????????????????????? 21 通訊管理規(guī)定??????????????????????? 22 檔案借閱制度??????????????????????? 22 檔案保管制度??????????????????????? 23 檔案鑒定和銷毀制度???????? ???????????? 24 歸檔制度????????????????????????? 25 檔案管理實施細(xì)則????????????????????? 27 參觀接待制度??????????????????????? 29 辦公區(qū)域的管理制度???????????????????? 29 使用電話管理制度????????????????????? 31 員工佩掛工作牌制度?????????????????? 32 物品采購與管理控制程序???????????????? 33 第一章 公 司基本 CI要求 第一條 規(guī)范用語 在服務(wù)過程中應(yīng)使用：“先生、女士，您好”、“對不起”、“請稍等”、“您好，仁和物業(yè) XX部 (管理處 )”等服務(wù)用語。 第二條 辦公場所上墻標(biāo)識 上墻標(biāo)識由公司行政人事部統(tǒng)一制作。 第三條 上墻標(biāo)識 （一）公司管理理念； （二）公司質(zhì)量方針； （三）各崗位職責(zé)； （四）各服務(wù)流程； （五）服務(wù)承諾； （六）呼和浩特市物業(yè)管理服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)價目表； （七）有償服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)等。 第四條 物業(yè)管理公司標(biāo)識 （一）在管理項目入口顯眼位置懸掛公司銘牌及物業(yè)管 理人標(biāo)識； （二）在物業(yè)管理公司門口選擇合適、醒目的墻面懸掛公司統(tǒng)一制作的標(biāo)識。 第二章 行政人事部工作職責(zé) 一、行政人事部工作職責(zé) 組織召集公司的重大會議、專題會議。 管理公司行政人事業(yè)務(wù)，統(tǒng)籌管理服務(wù)及保密監(jiān)督等工作。 管理公司后勤事務(wù)，并使其運作規(guī)范化。 協(xié)調(diào)公司各系統(tǒng)之間的關(guān)系，促進合作，提高工作效率。 參與制訂公司發(fā)展規(guī)劃和完善管理模式。 處理公司的法律事務(wù)。 監(jiān)督檢查公司規(guī)章制度的執(zhí)行情況，保證建立良好的工作秩序。 督促做好本系統(tǒng)文件資料的保管和歸檔工作。 組織人員招聘、安 排面試、考核、上崗。 獎勵和獎懲：提出獎罰協(xié)議，執(zhí)行獎罰規(guī)定。 檢查：檢查員工手冊和規(guī)章制度是否得到執(zhí)行。 勞資管理：考勤、工資、福利。 培訓(xùn)：崗前培訓(xùn)、企業(yè)培訓(xùn)、素質(zhì)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、制度培訓(xùn)等。 考核：績效考核。 挖掘人才，選拔人才。 二、行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé) 參與制訂公司年度總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級部門上報的月度預(yù)算并參加公司月度預(yù)算分析與平衡會議。 制訂行政人事系統(tǒng)年度、月度工作目標(biāo)和工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 主持制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落 實情況。 掌握行政人事工作情況和運作情況，適時向總經(jīng)理匯報。 負(fù)責(zé)公司重要會議、重大活動的組織籌備工作，參加總經(jīng)理辦公例會以及其它重要會議。及時、準(zhǔn)確傳達(dá)上級指示并貫徹執(zhí)行。 負(fù)責(zé)公司行政人事制度執(zhí)行情況的檢查工作，匯總各部門的反饋意見，整理分析后向總經(jīng)理匯報。 代表公司與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。接待公司重要來訪客人，處理行政人事方面的重要函件。 領(lǐng)導(dǎo)公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境。 組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況。 負(fù)責(zé)協(xié) 調(diào)公司系統(tǒng)間的合作關(guān)系，先期調(diào)解工作中發(fā)生的問題，定期組織做好辦公職能檢查。 按程序做好與相關(guān)系統(tǒng)的橫向聯(lián)系，積極接受上級和有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時對系統(tǒng)間爭議提出界定要求。 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級的各項工作，掌握工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù)，視情況填寫過失單或獎勵單，按程序辦理。 定期向總經(jīng)理述職，及時對所屬下級工作中的爭議做出裁決。 向上級或有關(guān)部門提供政策性建議，受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理。 三、行政主管崗位職責(zé) 及時了解各部門完成公司下達(dá)的計劃任務(wù)，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，做到“上情下達(dá) 、下情上報”。 按上級領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，負(fù)責(zé)對外宣傳和接待工作，做好業(yè)戶來訪處理工作。 負(fù)責(zé)會議的籌備和安排，并負(fù)責(zé)督促、檢查各部門會議決定執(zhí)行情況。 抓好員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺悟和業(yè)務(wù)水平。 向行政人事部經(jīng)理報告管理體系運行情況，為評審和管理體系改進提供參考、依據(jù)。 協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。 負(fù)責(zé)或協(xié)助組織、策劃公司的有關(guān)活動。 定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 四、人事主管崗位職責(zé) 執(zhí)行公司的規(guī)章制度和工作程序，完成工作任務(wù)。 負(fù)責(zé) 制訂人事管理、人事檔案管理等規(guī)章制度、實施細(xì)則，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。 按月制訂人事部預(yù)算和工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 及時準(zhǔn)確傳達(dá)上級指示。 根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和實際情況，編制、調(diào)整并上報各部門和崗位定員情況。 了解公司人力配備情況，及時向行政人事部經(jīng)理匯報公司人員變化及供需情況。 定期向行政人事部經(jīng)理述職，參與述職活動并做好記錄。 負(fù)責(zé)檢查公司的員工手冊和有關(guān)人事方面規(guī)章制度的執(zhí)行情況。 在公司內(nèi)外組織人員招聘，安排面試、資格審查和考核。 辦理員工聘用簽訂協(xié)議、協(xié)議續(xù)簽、變更、解除、終止工作。 審 查、辦理員工的崗位調(diào)動、職稱評定、離、退職等事宜的人事、勞資手續(xù)，建立并管理員工人事、勞資檔案。 辦理員工各類保險的計算、調(diào)整、繳報事宜。 匯總、審核員工績效考評結(jié)果并出具報告。 負(fù)責(zé)核實、執(zhí)行各部門上報的過失單和獎勵單，同時記入員工檔案。 具體辦理員工投訴、員工與公司勞動爭議的協(xié)調(diào)、解決事宜。 協(xié)助行政人事部經(jīng)理接待有關(guān)人事方面的來訪人員。 負(fù)責(zé)本部門文件、人事檔案等資料的保管和定期歸檔工作。 五、行政助理崗位職責(zé) 及時了解各部門完成公司下達(dá)的計劃任務(wù)，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，做到“上情下達(dá)、下情上 報”。 負(fù)責(zé)督促、檢查各部門會議決定執(zhí)行情況。 抓好員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺悟和業(yè)務(wù)水平。 匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作員工薪酬表。 向行政主管報告管理體系運行情況，為評審和管理體系改進提供參考、依據(jù)。 負(fù)責(zé)審核、辦理員工請假、銷假手續(xù)。 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的后勤、采購及食堂管理工作。 負(fù)責(zé)或協(xié)助組織、 策劃公司的有關(guān)活動。 負(fù)責(zé)控制公司各項行政費用的開支。 負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，配合財務(wù)的成本核算。 完成上級安排的其他工作。 六、人事助理崗位 職責(zé) 在上級的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、管理處內(nèi)部溝通、文件收發(fā)等工作。 配合各部門的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以及人員招聘、后勤組織工作。 負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。 負(fù)責(zé)公司人事、文檔管理工作 , 收集各類人員信息建立人才庫 , 為推動公司物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻策。 負(fù)責(zé)公司與離退人員溝通。 完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項工作任務(wù)。 第三章 行政管理規(guī)章制度 一、會議制度 為發(fā)揮公司領(lǐng)導(dǎo)的整體效能，促進工作制度化、民主化、科學(xué)化，特制定如下會議制度。 第一條 公司經(jīng)理會議 公司經(jīng)理會議由經(jīng)理主持，實行經(jīng)理負(fù)責(zé)制。除特殊情況外，原則上每月一次。開會時間為每月第一周星期一下午，特殊情況可提前或延期。 參加人員：公司經(jīng)理、副經(jīng)理、經(jīng)理助理，研究處理業(yè)務(wù)問題時，有關(guān)具體人員列席。 會議內(nèi)容： 11/a．研究、傳達(dá)、貫徹總公司及上級主管部門重要會議精神，總結(jié)上月工作，部署安排當(dāng)月工作。 2．研究本公司生產(chǎn)經(jīng)營工作及重大經(jīng)營決策等事項。 3．通報各自分管部門的工作情況及存在問題，商討處理意見。 4．研究審議公司年終工作總結(jié)、年度工作計劃，以及工作任務(wù) 的組織實施。 5．研究職工福利、人事安排等事宜。 第二條 工作例會 工作例會每周召開一次，由經(jīng)理主持，開會時間是每周一下午 14： 30，特殊情況可以提前或延期。 參加人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、各管理處經(jīng)理。 會議內(nèi)容： 1．總結(jié)上一周管理、經(jīng)營任務(wù)完成情況。 2．布置下一周主要工作。 3．通報情況，研究問題。 第三條 公司專題會議 根據(jù)議題內(nèi)容，由經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定的其他人員主持，按待議內(nèi)容確定與會人員。會議時間按需要確定。 會議內(nèi)容： 1．涉及各部門、管理處重大事務(wù)，經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)批示，需要探討研究的。 2．各部門、管理處業(yè)務(wù)，需要協(xié)調(diào)、探討、共同研究的。 第四條 公司員工大會 公司員工大會，原則上每半年一次，由經(jīng)理主持召開，時間定在每年的 7月下旬和 1月下旬，特殊情況可提前或延期，參加會議人員為公司全體員工。 會議主要內(nèi)容： 1．傳達(dá)上級重要會議精神和公司的重大決策。 2．總結(jié)上一年度（或上半年度）的工作情況，部署下一年度（下半年度）的工作安排。 3．公布員工考評情況。 4．需要向全體員工報告的其他事項。 第五條 附 則 1．各項會議開會時間、參加人員、 內(nèi)容均由行政人事部提前通知。 2．開會時，參加人員應(yīng)簽到；員工大會由各部門、管理處報告與會人數(shù)。 3．工作例會、公司員工大會由行政人事部主管記錄，其它會議可視具體內(nèi)容指定有關(guān)人員記錄。 4．各種會議是否形成會議紀(jì)要，視其內(nèi)容和需要決定。 二、請示報告制度 為規(guī)范公司請示、報告制度，保證公司的正常運作，特制定如下規(guī)定。 第一條 請示是指向上級領(lǐng)導(dǎo)或上級單位請求答復(fù)、詢問及審核事項。 報告是指向上級領(lǐng)導(dǎo)或上級單位匯報工作、反映情況、說明問題。 第二條 具有下列情 況之一的，必須請示： 1．涉及公司原則和全局性的重要事項； 2．雖屬各部門、管理處職責(zé)范圍內(nèi)的問題，但本部門、管理處確實無法解決或難以解決，需上級指示的事項； 3．承辦部門或承辦人在經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批示事項的過程中，遇到問題或執(zhí)行有困難的； 4．員工因業(yè)務(wù)需要必須外出。參加學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及辦理有關(guān)事務(wù)的； 5．凡購買大件物品，經(jīng)費開支超過 500元。 第三條 具有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)報告： 1．涉及各部門、管理處專項業(yè)務(wù)問題； 2．領(lǐng)導(dǎo) 批示處理文件的結(jié)果； 第四條 請示、報告程序 1．按分工負(fù)責(zé)的原則逐級請示、報告，即下一級向上一級直接請示、報告；非特殊情況不得越級請示、報告； 2．承辦公司領(lǐng)導(dǎo)批示事項時，直接向批示者請示； 3．如情況緊急或遇重大事項、特殊情況而上級領(lǐng)導(dǎo)不在，可越級請示、報告。 第五條 請示、報告可用口頭或書面方式（附