【正文】 案例 1：超市連鎖店管理系統(tǒng) 概述 開(kāi)發(fā)背景 安徽某超市連鎖店，成立于 20 世紀(jì) 90 年代初期。該超市連鎖店采用統(tǒng)一采購(gòu)，統(tǒng)一核 算，統(tǒng)一配送的低成本經(jīng)營(yíng)方式。該超市連鎖店發(fā)展至今已經(jīng)擁有十幾家連鎖店和一家配送中心。我們研究的對(duì)象是該超市連鎖店的一個(gè)分店，其規(guī)模屬于中型超市。它占地面積約六百多平方米，擁有管理人員及職員一百人左右。主要提供日用百貨、煙酒食品、各種肉類、蔬菜、水果等商品，品種上千種。因其經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)的擴(kuò)張，必須引進(jìn)先進(jìn)的管理思想、方法和技術(shù)，以提高企業(yè)的管理水 平，使該店實(shí)現(xiàn)在五年內(nèi)發(fā)展成為一個(gè)大型綜合超市的目標(biāo)。為此，該連鎖店提出，近期內(nèi)要運(yùn)用信息技術(shù)，建立起包括庫(kù)存、人事管理的管理信息系統(tǒng)，以提高商品庫(kù)存效率，簡(jiǎn)化人事管理，增加公司年度利潤(rùn)。 系統(tǒng)目標(biāo)和開(kāi)發(fā)可行性 1. 系統(tǒng)目標(biāo) 本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)混合采用結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法與面向?qū)ο蟮拈_(kāi)發(fā)方法，結(jié)合兩種開(kāi)發(fā)方法各自的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。 對(duì)原來(lái)的庫(kù)存管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，使之能為公司提供強(qiáng)大的管理支持和查詢服務(wù)，具體完成以下功能： 庫(kù)存輸入 庫(kù)存修改 庫(kù)存查詢 庫(kù)存處理 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后，由 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替原來(lái)煩瑣的人工檔案管理，能完成以下功能： 檔案查詢 檔案更新 檔案輸出 2. 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的可行性 （ 1 ）技術(shù)的可行性 要求系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員能夠熟練運(yùn)用 VB 、 VF 等編程語(yǔ)言，并需要計(jì)算機(jī)一臺(tái)。目前技術(shù)人員已經(jīng)掌握這些編程語(yǔ)言，學(xué)生實(shí)驗(yàn)室由多臺(tái)電腦供學(xué)生使用。因此，本此系統(tǒng)開(kāi)發(fā)在技術(shù)上是可行的。 （ 2 ）時(shí)間可行性 開(kāi)發(fā)時(shí)間約需要三個(gè)月左右。前兩個(gè)月主要用于系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)，后面的時(shí)間用于調(diào)試。 （ 3 ）經(jīng)濟(jì)可行性 現(xiàn)在已有一部分計(jì)算機(jī)等所需設(shè)備，可以充分發(fā) 揮作用，節(jié)約不少設(shè)備資金，其余開(kāi)發(fā)人員費(fèi)用由連鎖店支付。 （ 4 ）人員可行性 所需人員 10 人左右，其中由系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、程序員等構(gòu)成，同時(shí)應(yīng)有超市業(yè)務(wù)人員參與。開(kāi)發(fā)小組進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)后可達(dá)到技術(shù)和業(yè)務(wù)上開(kāi)發(fā)的要求。 組織結(jié)構(gòu)分析 該超市的組織結(jié)構(gòu)如圖所示。超市的主要決策和管理機(jī)構(gòu)是董事會(huì)，董事會(huì)分管各連鎖店經(jīng)理和配送中心；配送中心在超市的經(jīng)營(yíng)中所扮演的角色是給貨品不足的各連鎖店補(bǔ)充貨品，相對(duì)來(lái)說(shuō)，此部門是相對(duì)獨(dú)立的；連鎖店由專職經(jīng)理負(fù)責(zé)，每家連鎖店分為庫(kù)存管理部、銷售部、財(cái)務(wù) 部和人事部四個(gè)主要部門。 庫(kù)存管理部的主要任務(wù)是根據(jù)銷售部提供的信息和配送中心及時(shí)聯(lián)系，使庫(kù)房貨源充足；責(zé)任貨物的接收，并安排好貨物的存放事宜；對(duì)每天進(jìn)出庫(kù)房的貨物進(jìn)行詳細(xì)記錄，使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完備。 圖 1 － 1 原系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖 銷售部主要責(zé)任日常銷售工作，包括物品擺放、貨架整理、收銀臺(tái)等貨物銷售區(qū)的日常事務(wù) ；及時(shí)準(zhǔn)確地將銷售信息反饋給其他部門，以保證商品的及時(shí)供應(yīng)更新；同時(shí)處理消費(fèi)者提出的各種疑問(wèn)和信息，為公司的整體運(yùn)作提供實(shí)際銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)一切與財(cái)務(wù)有關(guān)的各項(xiàng)事宜，全面記錄公司的所有收支資金流動(dòng)，包括各種收入、支出、稅務(wù)、財(cái)務(wù)結(jié)算等。對(duì)進(jìn)出貸款實(shí)行控制，定期分析資金走向，為公司的發(fā)展計(jì)劃做好準(zhǔn)備。 人事部的工作重心在店內(nèi)員工的工作安排、分配、調(diào)動(dòng)、管理，也包括對(duì)人事檔案的整理，定期分批對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，以增加專業(yè)知識(shí)，為把公司凝聚成統(tǒng)一、奮進(jìn)的團(tuán)隊(duì)而提供保障。 系統(tǒng)需求分析 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)描述 現(xiàn)行系統(tǒng)的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程如圖 1 － 2 所示。銷售部在銷售貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷售量及時(shí)制制訂貨品需求計(jì)劃，送至庫(kù)存管理部。庫(kù)存管理部檢查這種商品的存貨量，如果儲(chǔ)貨不足則制訂進(jìn)貨計(jì)劃，交給連鎖店經(jīng)理審批。經(jīng)理批準(zhǔn)后，告知財(cái)務(wù)部提款。庫(kù)存管理部與配送中心聯(lián)系，然后接收存儲(chǔ)貨物，并送至銷售部進(jìn)行銷售。 現(xiàn)行系統(tǒng)的人事管理業(yè)務(wù)流程圖如圖 1 － 3 所示。各部門根據(jù)本部門的自身發(fā)展要求遞交職員需求文件至人事部。人事部調(diào)用各部門人事檔案，進(jìn)行檢查修改并根據(jù)檔案制 訂招聘或解雇計(jì)劃，將計(jì)劃交至連鎖店經(jīng)理進(jìn)行審批。經(jīng)理批準(zhǔn)后，人事部正式下達(dá)招聘或解雇職員的計(jì)劃。 圖 1 － 2 現(xiàn)行系統(tǒng)庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程圖 圖 1 － 3 現(xiàn)行系統(tǒng)的人事管理業(yè)務(wù)流程圖 現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程分析 1. 現(xiàn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析 通過(guò)表 1 － 1 所示的 U/C 矩陣分析現(xiàn)行系統(tǒng)的匯總數(shù)據(jù)。 2. 現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程分析 銷售部人員將每日的貨物銷售量信息數(shù)據(jù)傳至庫(kù)存管理部進(jìn)行庫(kù)存處理。庫(kù)存管理部綜合商品需求信息初步確定需要補(bǔ)充的商品。在對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存量進(jìn)行檢查后再確定是否進(jìn)貨。若庫(kù)存充足，則為無(wú)需進(jìn)貨，直接送貨至銷售部；若庫(kù)存不足，則通過(guò)一定程序批準(zhǔn)補(bǔ)充貨物，將訂單傳至配送中心。庫(kù)存管 理部接受配送中心送來(lái)的貨物，進(jìn)行庫(kù)存處理。庫(kù)存處理后，生成庫(kù)存數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)，將現(xiàn)行庫(kù)存商品信息反饋至銷售部。具體數(shù)據(jù)處理流程如圖 1 － 4 和 1 － 5 所示。 表 1 － 1 現(xiàn)行系統(tǒng)的 U/C 矩陣 圖 1 － 4 庫(kù)存處理數(shù)據(jù)流程頂層結(jié)構(gòu)圖 圖 1 － 5 庫(kù)存處理數(shù)據(jù)流程圖 新系統(tǒng)的邏輯方案設(shè)計(jì) 新系統(tǒng)擬定的管理方法及管理制度 原系統(tǒng)中銷售部人員根據(jù)對(duì)貨架上商品數(shù)量的檢查，人工地向庫(kù)存管理部提供需求計(jì)劃。庫(kù)存管理人員也是通過(guò)對(duì)存貨量人工地檢查發(fā)現(xiàn)缺貨后，發(fā)傳真至貨物配送中心。再原系統(tǒng)中采用的管理方法都是比較落后的，只適用于小型超市。原系統(tǒng)的人事 信息管理是純手工管理。這種管理只適用于職員較少的小型超市。隨著超市規(guī)模的發(fā)展，改超市已經(jīng)發(fā)展成為一家中型超市。原系系統(tǒng)已經(jīng)不能適用于該超市。我們?cè)谛孪到y(tǒng)設(shè)計(jì)方案中將做以下修改。 為了適應(yīng)市場(chǎng)的需要，使企業(yè)效益更好，我們?cè)O(shè)計(jì)的新超市管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管 理，處理貨品需求信息，設(shè)立庫(kù)存量底限，貨存不足時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)提出。 現(xiàn)在的社會(huì)已成為信息社會(huì)，信息扮演著非常重要的角色。為了使企業(yè)能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得更好的業(yè)績(jī)，得到及時(shí)有用的信息，我們給系統(tǒng)添加了信息部。信息部就將就供貨商的新商品進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè)及需求分 析，以便及時(shí)引進(jìn)。 人事檔案由計(jì)算機(jī)管理，為人事部設(shè)計(jì)人事檔案管理信息系統(tǒng)。 新系統(tǒng)將使各級(jí)主管從繁重的傳統(tǒng)式經(jīng)營(yíng)管理工作，工作重心逐漸轉(zhuǎn)到管理上來(lái)，進(jìn)一步提高工作效率。 新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)如圖所示，在超市連鎖分店中添加信息部，主要負(fù)責(zé)分析商品的的銷售情況，并且通過(guò)調(diào)查及時(shí)獲得新商品的信息，提供給庫(kù)存管理部。其他管理都與原系統(tǒng)一樣。 圖 1－ 6 新系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖 新系統(tǒng)擬定的業(yè)務(wù)流程 新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程主要是多了信息部的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。在當(dāng)今信息社會(huì)，商品信息對(duì)超市非常重要。信息部專門負(fù)責(zé)收集商品信息，經(jīng)處理后，做出市場(chǎng)預(yù)測(cè)及新商品的需求分析。這樣可以彌補(bǔ)原系統(tǒng)信息滯后的缺點(diǎn)。同時(shí)，有利于高層決策者據(jù)此做出正確決策，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。如圖所示（虛框內(nèi)為改進(jìn)處），銷售部將銷售數(shù)據(jù)通過(guò)新系統(tǒng)傳給庫(kù)存管理部，庫(kù)存管理部對(duì)庫(kù)存進(jìn)行檢查并處理，提交進(jìn)行計(jì)劃。同時(shí)，信息部收集信息，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行需求分析，制訂出新產(chǎn)品的 進(jìn)貨計(jì)劃并提交。經(jīng)連鎖店批準(zhǔn)后，經(jīng)財(cái)務(wù)部記賬，提款。庫(kù)存管理部發(fā)送進(jìn)貨信息，接貨并存儲(chǔ)，把產(chǎn)品送至銷售部銷售。人事檔案管理的業(yè)務(wù)流程沒(méi)有改變。新系統(tǒng)的人事檔案管理業(yè)務(wù)流程如圖 1－ 7 所示 圖 1－ 7 新系統(tǒng)庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程圖 新系統(tǒng)擬定的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)流程分析 新系統(tǒng)擬定的庫(kù)存處理數(shù)據(jù)流程圖如圖 1－ 8 所示。 圖 1－ 8 新系統(tǒng)的庫(kù)存處理數(shù)據(jù)流程圖 新系統(tǒng)中增設(shè)了信息部。信息部向庫(kù)存管理部提供商品需求及市場(chǎng)預(yù)測(cè)信息。庫(kù)存管理部據(jù)此列出新定的商品，再對(duì)此進(jìn)行檢查處理，將訂單傳至配送中心。庫(kù)存管理部接受配送中心送來(lái)的貨物，進(jìn)行庫(kù)存處理。庫(kù)存處理后，生成庫(kù)存數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)，將現(xiàn)行庫(kù)存商品現(xiàn)行反饋至銷售部。對(duì)于超市 原來(lái)已經(jīng)引進(jìn)的商品，由計(jì)算機(jī)控制庫(kù)存。當(dāng)庫(kù)存量達(dá)到系統(tǒng)所設(shè)定的底線時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示庫(kù)存管理人員訂貨。具體處理過(guò)程如圖 1－ 9 所示。 圖 1－ 9 圖 1－ 8 的展開(kāi)圖 新系統(tǒng)擬定的庫(kù)存存放方法 超市管理系統(tǒng)中，庫(kù)存管理十分重要，新系統(tǒng)擬定的庫(kù)存存放方法如下。 庫(kù)存物質(zhì)的分類法：根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，一般庫(kù) 存物質(zhì)都遵循 ABC 分類規(guī)律。即 A類物質(zhì)品種數(shù)占庫(kù)存物質(zhì)總數(shù)的不到 10％，但金額卻占總數(shù)的 75％； B 類物質(zhì)這兩項(xiàng)數(shù)據(jù)比例分別為 20％和 20％左右； C 類物質(zhì)為 70％和 5％。根據(jù)此理論和實(shí)際調(diào)研結(jié)果，分類如下： A 類為一些銷量較少但成本較高的物質(zhì)，主要由高檔酒類、高檔香煙、高檔營(yíng)養(yǎng)品、蒸鍋、高壓鍋、飲水機(jī)、風(fēng)扇、遙控玩具、工藝品、較高檔體育器材（如網(wǎng)球拍）等； B 類為一些銷量一般成本也一般的物質(zhì)，主要有中檔酒類、中檔煙類、中檔營(yíng)養(yǎng)品、 刀具、洗發(fā)水、沐浴露、一般體育用品（如乒乓球拍）、瓶裝食用油、 熟食類食品（如烤鴨、燒雞）等； C 類為銷售量打但成本較低的物品，主要有小食品（如薯?xiàng)l、日本豆）、小生活用品（如鏡子、小刀、牙刷牙膏、毛巾、香皂）、娛樂(lè)用品（如撲克牌、象棋、跳繩）、水果類、飲料等。 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 子系統(tǒng)的劃分 按照現(xiàn)行的業(yè)務(wù)處理功能進(jìn)行子系統(tǒng)劃分，可將本系統(tǒng)劃分成三個(gè)子系統(tǒng)：人事檔案管理子系統(tǒng)、庫(kù)存管理子系統(tǒng)和密碼管理子系統(tǒng)。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖 1－ 圖1－ 11和圖 1－ 12所示。 圖 1－ 10 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 圖 1－ 11 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 圖 1－ 12 庫(kù)存管理子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 超市連鎖店從系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)上包含三個(gè)子系統(tǒng)：人事檔案管理子系統(tǒng)、庫(kù)存管理子系統(tǒng)和密碼管理子系統(tǒng)，如圖所示 1－ 10所示。 人事檔案管理子系統(tǒng)，包括：檔案查詢、檔案更新、檔案輸出及其他操作，如圖 1－ 11所示。 庫(kù)存管理子系統(tǒng)，包括：輸入模塊、庫(kù)存處理模塊、修改模塊、查詢模塊，如圖 1－ 12所示。 密碼管理子系統(tǒng)是為系統(tǒng)管理員設(shè)置的，具有密碼修改等功能。 計(jì)算機(jī)處理流 程設(shè)計(jì) 1. 庫(kù)存管理子系統(tǒng) 庫(kù)存管理子系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)處理流程如圖 1－ 13 所示。圖中數(shù)據(jù)輸入庫(kù)存管理子系統(tǒng)的方式有兩種：新引進(jìn)商品出入庫(kù)單據(jù)查詢時(shí)的查詢條件通過(guò)鍵盤輸入：直接從銷售統(tǒng)計(jì)傳過(guò)來(lái)的文件從軟磁盤中讀取。當(dāng)系統(tǒng)進(jìn)入輸出處理分支時(shí)，首先讀入商品出入庫(kù)單據(jù)，進(jìn)行合格判斷，若合格則進(jìn)行輸出處理，結(jié)果存放在銷售子系統(tǒng)文件、庫(kù)存主文件和商品資料文件庫(kù)中。 圖 1－ 13 庫(kù)存管理子系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理流程圖 人事檔案管理子系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)處理流程如圖 1－ 14 所示。圖中數(shù)據(jù)輸入子系統(tǒng)的方式均為鍵盤輸入。進(jìn)入人事檔案管理子系統(tǒng)后，可以在檔案輸出、檔案更新和檔案查詢?nèi)齻€(gè)處理中選擇。進(jìn)行檔案輸出時(shí)，只需輸入所查職員姓名，系統(tǒng)便回讀取數(shù)據(jù)，進(jìn)行判斷，處理后以表單形式在界面輸出。更新處理分支接受鍵盤上輸入的檔案資料，合格判斷后，將合格的資料送入檔案更新處理，結(jié)果寫入人事檔案主文件中；不合格則返回原處檢查。 查詢結(jié)果也是以表單形式在界面輸出。 圖 1－ 14 人事檔案管理子系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理流程圖 系統(tǒng)設(shè)備配置 1. 網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì) 網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)將解決如何將系統(tǒng)規(guī)劃中的各個(gè)子系統(tǒng)從內(nèi)部用局域網(wǎng)連接起來(lái)，以及今后系統(tǒng)如何