【正文】 XXXX公司 數(shù)字化管理 ERP 日常運行管理制度 2 二 000年 XX月 XX日 目 錄 一、 總則 二、 數(shù)字化管理操作使用管理制度 三、 計算機上機操作記錄制度 四、 數(shù)字化管理人員管理（崗位責任制）制度 五、 數(shù)字化管理帳務處理制度 六、 數(shù)字化管理報表管理制度 七、 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護制度 八、 數(shù)字化管理檔案管理制度 3 總 則 數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎。 ERP 系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計算機硬件系 統(tǒng)、機房、核算軟件，及各類會計信息組成的一個有機整體，為保證已建立的 ERP 系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運行，而且在運行過程中不斷提高運行效率，增強信息系統(tǒng)的運行效果，有必要對系統(tǒng)進行科學、嚴密的管理，即： 建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運行； 加強對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運行效率； 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務。根據(jù)以上目的，并結合財政部對企業(yè)財務數(shù)字化的規(guī)定和 FAS2021 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實際情況，制定出我公司 ERP 系統(tǒng)的管理制 度。 本制主要包括 ERP 系統(tǒng)的使用管理、帳務系統(tǒng)管理、報表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護管理及檔案管理等內容。 本制度由 XX 部負責解釋說明及監(jiān)督實施。 本制度是依照財務的有關規(guī)定并結合當前 ERP 系統(tǒng)的運行實際情況制定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應及時進行補充修改。 4 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產計劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計算機應用技術、 INTERNET、網(wǎng)絡等學科與會計理論和方法融為一體，通過貨幣計量信息和其它有關信息的輸入、存儲 、運算和輸出，運用最新科技成果，以現(xiàn)代機器工作取代手工操作，實現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或不定期地提供計劃和控制經濟過程需要的會計信息和生產信息等，為此，為保證數(shù)字化管理正常運轉并完成預定的任務，特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。 此制度主要是通過對系統(tǒng)運行的管理，保證系統(tǒng)正常運行完成預定的任務，保證系統(tǒng)內各類資源信息的安全與完整，只有加強使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及時恢復，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正， 保證輸出信息正確、真實。 一、 機房的管理： 計算機屬公司常規(guī)而又重要辦公設備，應創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，為保護計算機設備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 機房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護人員分工負責、協(xié)調管理、非工作人員嚴禁入內； 5 保持機房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機以及其它設備的塵埃和贓物； 嚴禁在微機前用水和吸煙，以免引起短路、火災或其它操作； 為防止意外事故的發(fā)生，機房內杜絕一切火源，機房內所有電器設備須經電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 在工作中突然停電，應注意及時關閉有關設備電源，在操作 人員離開微機時應關閉微機電源，下班前應檢查電源的關閉及 UPS 使用等情況； 嚴禁在微機內安裝或運行游戲盤； 未經許可，不準對外服務，以防病毒傳入； 機房無人時應加鎖，確保主機安全。 二、操作使用管理： 本管理是對計算機硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內各類信息資源的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、及時糾正、及時恢復，同時保證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時性、完整性和連續(xù)性。 上 機運行系統(tǒng)的規(guī)定： （ 1） 系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經系統(tǒng)管理員批準的有關人員，有權上機操作運行系統(tǒng)； （ 2） 非指定人員不能上機運行系統(tǒng)； （ 3） 上機使用注意事項見附錄：（上機注意事項規(guī)定）； 6 （ 4） 上機使用人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責任； （ 5） 上機人員必須按照各自的操作權限進入，不得越權，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； （ 6） 應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生； （ 7） 不 能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； （ 8） 未經批準，不能使用初始化格式命令和刪除等 DOS 命令； （ 9） 對各應用軟件 word、 excel 等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應存任何非系統(tǒng)文件，維護人員有權刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負后果。 上機使用人員職責和權限： A、系統(tǒng)管理員： 對整個系統(tǒng)的運行進行負責。 ◆ 系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財務軟件的特點和本單位會計核算的實際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計科目的設置必須符合 會計度與本單位 的核算管理要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和 其它有關部門的要求。 ◆ 協(xié)調系統(tǒng)內各類人員之間的工作關系； ◆ 負責組織和監(jiān)督系統(tǒng)運行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。 7 ◆ 負責保證計算機系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，并做好上機記錄的整理工作，應按規(guī)定及時性歸檔。 ◆ 負責作好系統(tǒng)運行情況的總結，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 B、系統(tǒng)維護人員： 負責系統(tǒng)運行中硬件和軟件的維護工作： ◆ 負責系統(tǒng)維護工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作； ◆ 負責定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況； ◆ 負責系統(tǒng)的 安裝和調試工作； ◆ 按規(guī)定程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護； ◆ 系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫運行操作，實施數(shù)據(jù)維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結構，其它上機人員一律不準實施數(shù)據(jù)庫操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權進入當前運行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 ◆ 負責系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 ◆ 嚴格按照系統(tǒng)規(guī)定進行操作； ◆ 負責軟盤備份及歸檔工作； ◆ 負責輸出打印憑證、帳簿和報表，并管理及歸檔工作； ◆ 日記帳應當天登錄，登錄后即打印出當天的日報表，做到日清月結； ◆ 月底滿頁可 打印所有的帳簿和會計報表； ◆ 記帳憑證按規(guī)定隨時打印。 8 D、數(shù)據(jù)錄入人員： ◆ 檢查專職會計人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； ◆ 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應及時詢問有關人員，不 得擅自修改和作廢。 ◆ 認真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復核人員進行復核； ◆ 日記帳數(shù)據(jù)錄入應做到日清月結。 E、數(shù)據(jù)審核人員： ◆ 負責數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性； ◆ 復核人員不得進行數(shù)據(jù)錄入操作，復核時如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤時，應通知錄入人員修改 ，待修改后再進行復核； ◆ 負責輸出數(shù)據(jù)的審核； ◆ 對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認。 F、專職會計人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應符合財務制度的要求，做 到內容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準確、摘要簡明規(guī)范； G、檔案管理人員： ◆ 負