【正文】 第 1 頁 共 23 頁 時間管理培訓(xùn) 課程時數(shù) ： 3． 5小時 課程簡介 : 本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性?時間管理上存在的誤區(qū)的分析 及 時間管理基本方法、技巧的講解 ，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時間管理、提高工作績效。 培訓(xùn)目標(biāo) : 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到： 在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象 學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間 學(xué)會制定 SMART的工作目標(biāo) 掌握制定有效工作計劃的方法和過程 課程要點 : v 時間管理的概念和誤區(qū) v 時間管理的基本準(zhǔn)則 ?? 目標(biāo)原則 ? ?20/80 原則 ?? 四象限原則 ?? 有序原則 ?? 對象原則 v 時間管理的方法和技巧 ?? 了解自己使用時間的方式和狀況 ?? 做好工作計劃 ?? 縮短別人干擾的時間 ?? 不要拖延 ?? 第一次就把事情做好 ?? 時間的判斷應(yīng)有彈性 第 2 頁 共 23 頁 第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 167。1 ：時間管理的概念 什么是時間？ 在我們探討 “ 時間管理 ” 這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇 演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 這一句話是： 珍惜時間，不要拋棄學(xué)問 。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？ 我要對你們說：凡是要等 到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 至于時間，更不成問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點鐘的工作。你們看他的成績！ 每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書； 30年讀 11萬頁書 。 諸位， 11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了?？墒敲刻炜?3種小報也得費你 1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你 1點半鐘的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué) 者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說： 你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器 。 學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們 10年之后成什么器。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “ 時間就是效率 ” 、 “ 時間就是金錢 ” 、 “ 時間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到 —— “ 我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！ ” “ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己 ，多讀點書！ ” “ 時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！ ” 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有 24小時。 最成功和最不成功的人一樣，一天都只有 24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的 24小時 。那么時間究竟是什么呢？ 我們哲學(xué)家這樣說： “ 時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。 ” 要想能夠真正地了解時間并且管理 “ 時間 ” ，我們有必要對時間 的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識。首先讓我們先了解時間的四項獨特性： （ 1）供給毫無彈性： 時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是 24小時，所以我們無法開源。 （ 2）無法蓄積： 時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （ 3）無法取代： 任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 第 3 頁 共 23 頁 （ 4）無法失而復(fù)得 ：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 。請問：你如何用這筆錢？ 什么是 “ 時間管理 ” ？ “ 時間管理 ” 所探索的是 如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo) 。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是 “ 時間 ” ，它是指 面對時間而進(jìn)行的 “ 自管理者的管理 ” 。 請注意： （ 1）所謂 “ 時間的浪費 ” ，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。 （ 2）所謂 “ 自管理者的管理 ” —— 你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當(dāng)了 20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理 所羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻(xiàn)身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴(kuò)展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的 “ 銀行撥款 ” 案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有 24小時，每小時由 60分鐘 組成，每分鐘由 60秒組成，總計就是 。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計過 一個活到 72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛(wèi)生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？ “ 時間管理 ” 一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要 過，為什么？原因如下： *尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 第 4 頁 共 23 頁 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質(zhì)的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “ 培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能 ” 。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 查 爾斯 史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “ 請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。 ” 李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 “ 寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方 法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用 ” 。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 因過分強(qiáng)調(diào) “ 知難行易 ” 而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強(qiáng)調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種 “ 做了再說 ” 或 “ 船到橋頭自然直！ ” 的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿 起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同 。 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 第 5 頁 共 23 頁 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“ 事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 首先，學(xué)會如何接受請托： 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其它同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時宜或是不 合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。 “ 明智地接受請托 ” 的重要性在于：第一： “ 拒絕 ” 是一種 “ 量力 ” 的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以 在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番 “ 成本 —— 效益分析 ” 之后，你就可以決定取舍了。 其次，學(xué)會利用資源： 對于 基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。 比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的 錯誤： 擔(dān)心部屬做錯事； 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 擔(dān)心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。 誤區(qū)三：時間控制不夠 在前面的 “ 小張的故事 ” 中，小張在時間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 拖延商數(shù)測驗 請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案 ： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行