前臺(tái)文員工作匯總(已修改)
2025-05-02 09:35 本頁(yè)面
【正文】 前臺(tái)文員工作匯總 第一篇：前臺(tái)文員工作匯總 廣州市軒轅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司人力資源與行政部?jī)?nèi)部流程 行政工作指導(dǎo)書(shū) 目錄 前臺(tái)工作流程 ..............1 執(zhí)行行政管理制度 ..........2 文檔管理 ...........2 辦公用品管理 ..............3 飲用水管理 ................3 辦公設(shè)備管理 ..............4 辦公室日常事務(wù)管理 ...............4 員工活動(dòng)組織 ..............5 其它工作 ........... 5 一、前臺(tái)工作流程 :接聽(tīng)來(lái)電 (您好 !軒轅 )— 詢(xún)問(wèn)找訪(fǎng)誰(shuí) — 轉(zhuǎn)給相應(yīng)的人(ICM分 機(jī)號(hào) TRFR。當(dāng)來(lái)電要找的人不在公司時(shí)，需要將來(lái)電人的聯(lián)系方式記 錄在《來(lái)電登記表》中，并盡快通知相關(guān)人員回復(fù)。 ：拿起話(huà)柄按 ICM— 按“ 8”“ 0” — 廣播內(nèi)容 ：帶來(lái)賓進(jìn) 等候室并詢(xún)問(wèn)拜訪(fǎng)誰(shuí) 通知相關(guān)人員接待（對(duì)于 一些與公司確實(shí)沒(méi)有業(yè)務(wù)來(lái)往或公司不想見(jiàn)的人員來(lái)訪(fǎng)，應(yīng)盡量打發(fā) 他們。） ：根據(jù)來(lái)賓人數(shù)準(zhǔn)備相應(yīng)的飲料（目前公司供應(yīng)的是小 瓶礦泉水）、水果洗好擺好，歡迎牌放于公司大門(mén)位置（大廈大堂是否 需要放歡迎牌須根據(jù)實(shí)際來(lái)決定）。 （傳真件）登記：在《傳真簽收表》進(jìn)行登記 通知相關(guān)人員 簽收 ：投寄人填寫(xiě)好快遞單，將投寄物包裝好，聯(lián)系速遞公司在 每天兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)：（ 10： 30）、（ 17： 00）到公司收件。公司現(xiàn)使用的速 遞公司是順豐快遞，月結(jié)號(hào)： 02021540825。電話(huà)： 4008111111） 二、執(zhí)行行政管理制度 ，對(duì)于執(zhí)行得不好的制度加于強(qiáng)調(diào)。 ，總結(jié)中反映發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)問(wèn) 題進(jìn)行分析。 ：每天早上上班后，打開(kāi)考勤軟件，檢查員工 是否準(zhǔn)時(shí)打卡上班，對(duì)于無(wú)考勤記錄的人員，查問(wèn)去處，記錄于《出勤 登記表》中，在 09： 00 前提交給主管審閱。 4 號(hào)下班前統(tǒng)計(jì)公司全體員工的出勤記錄：遲到、休假、出差、加 班，統(tǒng)計(jì)好后，制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財(cái)務(wù)總監(jiān)。 三、文檔管理 ：一般文檔一年一存檔（一年一獨(dú)立文件盒），重要文件如租賃 合同等則隨時(shí)存檔（同一文件盒可以使用多年），文件盒貼好標(biāo)識(shí)，方便 查找。建立《文件借閱一覽表》，對(duì)于重要的文件借閱應(yīng)登記借閱表中， 以保障重要文件的安全。 ： 1） ISO 質(zhì)量體系認(rèn)證證書(shū)（中英）； 2）高級(jí)項(xiàng)目經(jīng) 理證書(shū)； 3）項(xiàng)目經(jīng)理證書(shū)； 4）華為網(wǎng)絡(luò)工程師認(rèn)證證書(shū)； 5） ITIL認(rèn) 證證書(shū)。 四、辦公用品管理 ，完成辦公用品，辦公設(shè)備消耗的采購(gòu)工作，并對(duì)采購(gòu)、使用 進(jìn)行登記：辦公用品采購(gòu)：找固定的供應(yīng)商，價(jià)格和服務(wù)都對(duì)公司比較 有利。 ：?jiǎn)T工可以領(lǐng)用辦公用品： 1）計(jì)算器一個(gè)（一般業(yè)務(wù)才用） 2）名片本一個(gè)（一般業(yè)務(wù)才用） 3）筆一支 4）筆記本一本 5）鉛筆一支 6）膠水一瓶 7）告示貼一本 以上標(biāo)準(zhǔn)隨員工在公司服務(wù)時(shí)間可重復(fù)領(lǐng)用（計(jì)算器和名片本除外）。 — 領(lǐng)用登記 — 拿領(lǐng)用品 “領(lǐng)用登記簿”上登記并簽字。 五、飲用水管理 ：水質(zhì)保證可以通過(guò)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告等資料來(lái)確診。對(duì)于剛開(kāi)始合作的公司，第一次試用不應(yīng)簽太多數(shù)量，經(jīng)過(guò)使用后，在質(zhì)量、服務(wù)及價(jià)格方面覺(jué)得都不錯(cuò)了，再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠(chéng)信的合作了，在合同簽定后，也不能一次把 所有水票購(gòu)買(mǎi)，應(yīng)分期購(gòu)買(mǎi)，用完一批再買(mǎi)下一批。 ：聯(lián)系供水公司 （訂水）報(bào)客戶(hù)編號(hào) 報(bào)需要的數(shù)量 水到登記或付水票，現(xiàn)公司的飲水公司是景田飲用水，卡號(hào)：J52413。 六、辦公設(shè)備管理 ：對(duì)購(gòu)買(mǎi)的新設(shè)備進(jìn)行貼標(biāo)并編號(hào) 錄入《設(shè)備檔案》。 、借用、調(diào)用設(shè)備：在洽談室拿相應(yīng)的表格填好后，呈部門(mén)經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，領(lǐng)用、借用、調(diào)用設(shè)備。單據(jù)在財(cái)務(wù)做好賬后，在行政部保管，行政部根據(jù)員工領(lǐng)和的設(shè)備，錄入《員工領(lǐng)用設(shè)備 一覽表》中。 筆記本電腦，需與其簽定《設(shè)備領(lǐng)用責(zé)任協(xié)議書(shū)》。 ：?jiǎn)T工離職時(shí)或在職工領(lǐng)用新設(shè)備前，填寫(xiě)設(shè)備歸還單，表示設(shè)備的使用權(quán)力及保管義務(wù)交還給公司。 :報(bào)修人填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》，呈行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)修設(shè)備交由公司網(wǎng)管或技術(shù)人員檢查故障是否需要維修，檢查人簽名確認(rèn)后，交由行政部聯(lián)系維修點(diǎn)，當(dāng)維修費(fèi)用超過(guò) 500 元時(shí)，須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。 ：公司打印機(jī)的耗材用品及配件維護(hù)由廣州市凱祺辦公設(shè)備公司統(tǒng)一管理，管理費(fèi)以每次 加碳粉來(lái)計(jì)算： HP1320： 135 元/次（加碳粉一次打印 20212500 張）， HP2021： 135 元 /次（加碳粉一次打印 20212500 張）。管理費(fèi)每季度或每半年結(jié)算， ：復(fù)印機(jī)日常維護(hù)由廣州金穗隆公司管理，維護(hù)費(fèi)450 元 /元，如無(wú)特殊故障，日常維護(hù)每月上門(mén)一次。復(fù)印機(jī)碳粉也由金穗隆公司供應(yīng)： 250 元 /瓶，一般每瓶碳粉可以復(fù)印 60008000 張。 七、辦公室日常事務(wù)管理 ：綠化：尋找合適的租賃公司，租賃一定量的擺物在公司適當(dāng)位置擺放，起點(diǎn)綴作用。現(xiàn)
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