【正文】 前臺文員工作匯總 第一篇：前臺文員工作匯總 廣州市軒轅網(wǎng)絡科技有限公司人力資源與行政部內(nèi)部流程 行政工作指導書 目錄 前臺工作流程 ..............1 執(zhí)行行政管理制度 ..........2 文檔管理 ...........2 辦公用品管理 ..............3 飲用水管理 ................3 辦公設備管理 ..............4 辦公室日常事務管理 ...............4 員工活動組織 ..............5 其它工作 ........... 5 一、前臺工作流程 :接聽來電 (您好 !軒轅 )— 詢問找訪誰 — 轉(zhuǎn)給相應的人(ICM分 機號 TRFR。當來電要找的人不在公司時，需要將來電人的聯(lián)系方式記 錄在《來電登記表》中，并盡快通知相關人員回復。 ：拿起話柄按 ICM— 按“ 8”“ 0” — 廣播內(nèi)容 ：帶來賓進 等候室并詢問拜訪誰 通知相關人員接待（對于 一些與公司確實沒有業(yè)務來往或公司不想見的人員來訪，應盡量打發(fā) 他們。） ：根據(jù)來賓人數(shù)準備相應的飲料（目前公司供應的是小 瓶礦泉水）、水果洗好擺好，歡迎牌放于公司大門位置（大廈大堂是否 需要放歡迎牌須根據(jù)實際來決定）。 （傳真件）登記：在《傳真簽收表》進行登記 通知相關人員 簽收 ：投寄人填寫好快遞單，將投寄物包裝好，聯(lián)系速遞公司在 每天兩個時間點：（ 10： 30）、（ 17： 00）到公司收件。公司現(xiàn)使用的速 遞公司是順豐快遞，月結(jié)號： 02021540825。電話： 4008111111） 二、執(zhí)行行政管理制度 ，對于執(zhí)行得不好的制度加于強調(diào)。 ，總結(jié)中反映發(fā)現(xiàn)的問題及對問 題進行分析。 ：每天早上上班后，打開考勤軟件，檢查員工 是否準時打卡上班，對于無考勤記錄的人員，查問去處，記錄于《出勤 登記表》中，在 09： 00 前提交給主管審閱。 4 號下班前統(tǒng)計公司全體員工的出勤記錄：遲到、休假、出差、加 班，統(tǒng)計好后，制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財務總監(jiān)。 三、文檔管理 ：一般文檔一年一存檔（一年一獨立文件盒），重要文件如租賃 合同等則隨時存檔（同一文件盒可以使用多年），文件盒貼好標識，方便 查找。建立《文件借閱一覽表》，對于重要的文件借閱應登記借閱表中， 以保障重要文件的安全。 ： 1） ISO 質(zhì)量體系認證證書（中英）； 2）高級項目經(jīng) 理證書； 3）項目經(jīng)理證書； 4）華為網(wǎng)絡工程師認證證書； 5） ITIL認 證證書。 四、辦公用品管理 ，完成辦公用品，辦公設備消耗的采購工作，并對采購、使用 進行登記：辦公用品采購：找固定的供應商，價格和服務都對公司比較 有利。 ：員工可以領用辦公用品： 1）計算器一個（一般業(yè)務才用） 2）名片本一個（一般業(yè)務才用） 3）筆一支 4）筆記本一本 5）鉛筆一支 6）膠水一瓶 7）告示貼一本 以上標準隨員工在公司服務時間可重復領用（計算器和名片本除外）。 — 領用登記 — 拿領用品 “領用登記簿”上登記并簽字。 五、飲用水管理 ：水質(zhì)保證可以通過其營業(yè)執(zhí)照、水質(zhì)檢驗報告等資料來確診。對于剛開始合作的公司，第一次試用不應簽太多數(shù)量，經(jīng)過使用后，在質(zhì)量、服務及價格方面覺得都不錯了，再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠信的合作了，在合同簽定后，也不能一次把 所有水票購買，應分期購買，用完一批再買下一批。 ：聯(lián)系供水公司 （訂水）報客戶編號 報需要的數(shù)量 水到登記或付水票，現(xiàn)公司的飲水公司是景田飲用水，卡號：J52413。 六、辦公設備管理 ：對購買的新設備進行貼標并編號 錄入《設備檔案》。 、借用、調(diào)用設備：在洽談室拿相應的表格填好后，呈部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后，領用、借用、調(diào)用設備。單據(jù)在財務做好賬后，在行政部保管，行政部根據(jù)員工領和的設備，錄入《員工領用設備 一覽表》中。 筆記本電腦，需與其簽定《設備領用責任協(xié)議書》。 ：員工離職時或在職工領用新設備前，填寫設備歸還單，表示設備的使用權力及保管義務交還給公司。 :報修人填寫《設備報修單》，呈行政部經(jīng)理批準后，報修設備交由公司網(wǎng)管或技術人員檢查故障是否需要維修，檢查人簽名確認后，交由行政部聯(lián)系維修點，當維修費用超過 500 元時，須呈總經(jīng)理批準。 ：公司打印機的耗材用品及配件維護由廣州市凱祺辦公設備公司統(tǒng)一管理，管理費以每次 加碳粉來計算： HP1320： 135 元/次（加碳粉一次打印 20212500 張）， HP2021： 135 元 /次（加碳粉一次打印 20212500 張）。管理費每季度或每半年結(jié)算， ：復印機日常維護由廣州金穗隆公司管理，維護費450 元 /元，如無特殊故障，日常維護每月上門一次。復印機碳粉也由金穗隆公司供應： 250 元 /瓶，一般每瓶碳粉可以復印 60008000 張。 七、辦公室日常事務管理 ：綠化：尋找合適的租賃公司，租賃一定量的擺物在公司適當位置擺放，起點綴作用?，F(xiàn)