前臺文員工作制度(已修改)
2025-05-02 09:31 本頁面
【正文】 前臺文員工作制度 第一篇：前臺文員工作制度 前臺文員工作制度 一、基本禮儀規(guī)范 上班時間須穿職業(yè)套裝，要保持衣物整潔； 上班時宜化淡妝，香水應以淡雅為主，不可過于濃烈； 保持頭發(fā)整齊、光澤；不得佩戴款式夸張的首飾、掛飾、耳飾； 禁止穿拖鞋，穿皮鞋時應穿襪（無花紋絲襪，襪口不外露）； 上班前應注意檢查一下自己的儀表是否得當； 就坐時姿態(tài)要端正，入座時要輕緩，上身要筆直，腰部挺起，目光平視，面帶微笑； 交談中不講粗言惡語，使用歧視或侮辱性的語言，不得以任何借口頂撞諷刺客人。 禁止打鬧嬉戲、嚴禁上班時間大聲喧嘩； 注意文明辦公，嚴禁上網(wǎng)聊天； 嚴格遵守《員工手冊》。 二、工作職責 學習并執(zhí)行公司保密守則及各項管理規(guī)定； 負責來訪接待、電話接聽和轉(zhuǎn)達等日常咨詢工作； 負責公司各部門文字材料的打印、復印和裝訂工作，行使文員職責，確保按時、按質(zhì)、按量完成各項文印工作； 屬于公司性的作廢文件應及時銷毀，防止非正 常范圍內(nèi)的傳播； 應本著勤儉節(jié)約的原則，按照公司有關(guān)復印、打印制度辦事； 負責本崗位所用電腦、打印機、復印機的維護、使用和管理； 認真做好考勤的監(jiān)督及統(tǒng)計工作，并執(zhí)行員工外出填證檢查制度； 認真及時做好信件的收發(fā)工作，建立詳細的分發(fā)記錄； 隨時更新和管理員工的通訊錄并發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)（共享）及各部門主管處； 會議室使用管理和客戶接待引見支持工作； 1做好辦公用品的相關(guān)采購、入庫、領(lǐng)用、登記及盤點工作； 1下班時檢查復印機、電腦、空調(diào)、電風扇等電源是否關(guān)閉，資料室窗戶是否關(guān)上； 1自覺遵守辦公紀律，嚴格遵守公司管理制度，做到不串崗、不閑聊，認真做好本職工作，及時完成部門主管布的其它工作任務(wù)。 三、工作內(nèi)容 客戶接待與服務(wù)工作 （ 1）接聽電話，以真誠甜美的聲音，展現(xiàn)公司良好的形象。 （ 2）負責來訪客戶的接待工作，包括為客戶讓座、遞上茶水，咨詢客戶來訪意圖，對客戶來訪進行登記。（填寫《來訪客戶登記表》） （ 3）負責為前來咨詢裝修的客戶，安排接待 設(shè)計師。在給客戶介紹設(shè)計師時，應對設(shè)計師進行推崇。 （ 4）在安排設(shè)計師接待工作前，應對設(shè)計師手頭現(xiàn)有的工作充分掌握，做到合理安排。（設(shè)計師工作量、設(shè)計水平等） （ 5）及時對設(shè)計師服務(wù)的客戶進行跟進，督促設(shè)計師對咨詢客戶進行追蹤服務(wù)，然后填寫《意向客戶溝通記錄表》。 （ 6）其他日常服務(wù)工作。 文秘服務(wù)工作 （ 1）為前來應聘的求職者提供服務(wù)，安排填寫《登記表》，并及時將應資料上報到公司綜合管理部門。 （ 2）及時通知各部門參加每周五下午三點的例會，準備好會議簽到表，并做好會議紀要。 （ 3）及時下達領(lǐng)導的各類通知包括口頭通知。 （ 4）協(xié)助行政經(jīng)理完成辦公室日常事務(wù)以及其他部門相關(guān)工作等事宜。 四、工作流程 第 1 頁 /共 2 頁 接聽電話 （ 1）電話響起，要快速接聽（最好在鈴響 三、四聲之內(nèi)）。 （ 2）接電話時，應親切有禮貌地說出本公司的名稱并簡單問好如“您好， XXX”。 （ 3）在接電話報出本公司名稱時，應咬字清晰，以便對方能確認自 己是否打?qū)α颂柎a，千萬不要因自己對本名稱已經(jīng)滾瓜爛熟，便以滑音快速帶過。 （ 4）電話中與人對談時，語氣聲調(diào)力求自然，千萬不要將聲音拉高或壓低，尤其忌諱將尾音提高成二聲。 （ 5）電話接起，對客戶的詢問事宜，應耐心地解答，對方要求轉(zhuǎn)接，應禮貌地請對方稍等，不可一言不發(fā)，轉(zhuǎn)接后如果要找的人遲遲未聽，應該再度接起，向來電者說明或代為留話并登記于外來電話記錄表。 （ 6）電話接起，聽不清楚或聽不懂對方講話，不能馬上電話掛掉，如是電話線路問題，請對方重新再撥另一支電話號碼?；蚴钦Z言問題請其他人員代 接聽。 （ 7）通話要簡明扼要，不長時間占線，通話結(jié)束后要禮貌道別，待對方切斷電話后再放下話筒。 （ 8）對方要求直接轉(zhuǎn)接總經(jīng)理的，應當詢問對方是否有預約，并請其稍等，待與總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)后再決定是否轉(zhuǎn)接，對總經(jīng)理不同意轉(zhuǎn)接的，應禮貌婉拒。 接待客人 （ 1）對來訪客人要禮貌大方，熱情周到。 （ 2）詢問來訪者的目的，查驗來訪者的有效證件，并填寫來訪登記表，然后通知相關(guān)人員或部門接待。未經(jīng)登記或許可，任何非本公司人員不得進入辦公區(qū)域。 （ 3）對已接待的來訪者，要隨即端上茶水，客人離開后應及時收拾茶杯。 （ 4）介紹主客雙方認識時先介紹主人，后介紹客人。 （ 5）引領(lǐng)來訪者時應行走在對方的側(cè)前位置，并適時用手示意方向，途中與本公司人員相遇，應點頭行禮致意。 （ 6）引領(lǐng)來訪者進入相關(guān)辦公室時應先輕敲房門，經(jīng)允許后方可進入。客人進門后隨時關(guān)門。 （ 7）客人離開公司時，要起立送禮，并致禮貌用語“再見”等。 （ 8）一律謝絕上門推銷。 收、發(fā)傳真件 （ 1）收到傳真件，要及時送到相關(guān)部門。 （ 2）發(fā)送港、澳、臺和國外的傳真件，有 Email 地址的發(fā)送到通過郵件發(fā)送。 （ 3）傳真件發(fā)送后，需在傳真件背面注明“已傳真”且及時打電話至對方
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