【正文】 件 ) 第二級文件 制度及規(guī)范 、操作規(guī)程及質量記錄等 2 文件分類： a)質量手冊：包括質量方針和質量目標。 b)程序文件： 是質量手冊的支持性文件，它規(guī)定了質量管理有關過程的管理方法、工作程序等原則。 XXXX 汽車服務有限公司 XXXXQM2021 質 量 手 冊 版本 A/0 4 質量管理體系 頁次 2/2 c)為確保與質量管理體系有關各過程的有效策劃、運行和控制所需的文件。包括公司自 行確定的程序文件 ，針對某一特定項目、活動或合同編制的維修方案、臨時文件等。 d)記錄 表單 ：是記錄詳細活動和達到結果的見證信息 (包括 標準所要求的記錄以及必要的控制各過程有效運行的各專業(yè)記錄 )。 e)外來文件：國家 /行業(yè)標準、法律法規(guī)等 ； 3 文件規(guī)定應與實際運行情況保持一致。以達到文實相符。隨著質量管理體系運行情況的變化以及質量方針、質量目標的變化，應及時修訂質量管理體系文件。定期評審，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，所有體系文件的更改均應執(zhí)行《文件和記錄控制程序》的有關規(guī)定。 4 文件可呈現任何媒介形式，如紙質文件、磁盤、光盤或照片、樣件等，如有不一致，應以打印的加蓋有紅色“受控”印章的紙質文件為準。 質量手冊 綜合部 負責組織 各部門 /人員 編制質量手冊，經管理者代表審核、總經理批準后予以發(fā)布實施。質量手冊的內容體現在本手冊各 章節(jié)之中。 質量手冊是質量管理體系中最高一級文件， 它 闡明了公司質量管理體系的范圍、質量方針、質量目標 ； 規(guī)定了有關人員的職責、權限和相互關系。闡明了公司質量管理體系中各過程的順序和相互關系；描述了維修服務實現所涉及的主要活動的工作內容以及作業(yè)的程序和方法，手冊提供了查詢體系文件及質量記錄的路徑等，是公司進行質量管理的綱領性文件。 文件控制 公司按下列基本要求由 綜合部 建立《文件和記錄控制程序》，對質量管理體系文件按標準要求進行控制。 1 對質量管理體系文件按規(guī)定權限進行編制和批準，以確保文件是充分與適宜 的。必要時對文件進行評審與更新，并再次批準。 2 對質量管理體系文件進行分類與編號，確保文件的更改和現行修訂狀態(tài)得到識別，應及時向各部門發(fā)放文件的最新適用版本。 3 不得在文件上亂寫亂畫、確保文件保持清晰，易于識別。 4 確保 公司 所確定的策劃和運行質量管理體系所需的外來文件 得到 識別并控制其分發(fā)。 5 防止作廢文件的非預期使用，按規(guī)定對作廢或需保留的作廢文件進行標識。 記錄控制 1 由 綜合部 建立《文件和記錄控制程序》，對質量管理體系運行所產生的記錄按標準要求進行控制。各部門應按照標準要求建立并保持本部門所涉及 的相關記錄。 2 記錄的控制 《文件和記錄控制程序》 應對記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置 等方面進行規(guī)定。 3 記錄應保持清晰，易于識別和檢索。 為實現上述要求，本章編制了下述程序文件： 程序文件名 ISO9001： 2021 對照條款 文件和記錄控制程序 和 XXXX 汽車服務有限公司 XXXXQM2021 質 量 手 冊 版本 A/0 和 文件和記錄控制程序 頁次 1/6 目的 對與 質量管理體系有關的所有文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、評審與更新、作廢、回收、銷毀等各活動進行控制，確保相關部門 /場所 及時得到并使用有效版本的文件；以確保文件適宜、充分并起到及時有效的指導作用。 對記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置等實施有效的控制，以證實本公司汽車維修服務等各過程符合規(guī)定的要求及質量管理體系運行有效，并為保持和改進質量管理體系提供真實有效的見證性信息。 范圍 適用于本公司與質量管理體系有關的所有文件和記錄的控制。 職責 綜合部 負責《文件和記錄控制程序》的歸口管 理；負責公司質量管理體系文件和記錄的發(fā)放、更改、回收、銷毀等活動的控制和管理，原稿的保存并做好相應的發(fā)放等記錄；負責編制并及時更新公司及各部門各項文件和記錄清單；負責組織對文件的評審；負責對各部門質量管理體系文件的使用情況和記錄的填寫、保存情況 等 進行監(jiān)督檢查。 管理者代表 負責確定本公司文件的發(fā)放范圍，審核質量手冊 (含程序文件，下同 )，批準支持性文件。 總經理 負責批準質量手冊，也可以批準支持性文件。 各部門 各部門負責文件、記錄的編制、使用、歸檔和保管等工作，其部門負責人負責相關操作文件 的審核。負責與本部門業(yè)務相關的公司外單位來文的接收和發(fā)放。 文件控制程序 文件的配備與分類 結合公司的規(guī)模、產品的特點、過程的復雜程度和人員素質，準備并管理下列文件： a)形成文件的質量方針和質量目標。 b)質量手冊 (含程序文件 )； c)操作級文件 ；包含工作職責、管理制度 、作業(yè)規(guī)范 等； d)質量記錄； e)外來文件：如適用標準、適用的法律法規(guī)等。 文件的分類 1 從來源上分 a)內部文件：由公司內部各部門組織編寫的文件。如 管理制度 等； b)外來文件：非公司內部編寫的文件。如法律 法規(guī)和國家標準等； 2 從時效上分 a)長期有效的文件：長期存在的文件，可以換版和更改，通常以編號、版本及標題為標識， XXXX 汽車服務有限公司 XXXXQM2021 質 量 手 冊 版本 A/0 和 文件和記錄控制程序 頁次 2/6 并回收過期失效版本。 b)一次性或短時間有效的文件：過期自然失效的文件，通常以標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。如各種計劃、通知 等 。 3 從控制程度上分 凡與質量管理體系有關的文件都應按本程序予以控制， 均 屬受控文件。受控文件的不同文本因使用 目的的不同，對其副本的控制程度也不同： a)受控文本：受控文件在與本公司質量管理體系有關的場合下使用時，應使用受控文本 ,保證其隨時均為最新有效版本；由各部門按規(guī)定進行登記。所有受控文件必須在該文件的封面上加蓋表明其受控狀態(tài)的紅色“受控”印章，并注明分發(fā)號。 b)非受控文本：由于某種需要向公司外提供的文件，只保證發(fā)放當時為最新的有效版本，若文件發(fā)生修改等變化不進行跟蹤更換。 文件的編號 質量管理體系文件的編號 a)質量手冊編號： XXXXQM2021， XXXX 代表 XXXX 汽車服務有限公司 ， QM 代表質量手冊，2021 代表編制年份。質量手冊全冊 (含程序文件 )采用版本管理，內部章節(jié)采用版次管理，版本更新： A?B?C?等依次類推，版次更新：如 A/0? A/1? A/2 等依次類推。 b)質量記錄 表單 編號： 采用 QR標準號 順序號。例如： ，表示在質量手冊中對應 ISO9001:2021 標準第 章《與顧客有關的過程》中的第 1 個質量記錄。其順序號按 01， 02， 03………進行區(qū)分 , 記錄 表單 中序號填寫按 01， 02……表示。 c)其他質量文件編號： 采用 公司名稱縮寫 /文件類型代號 — 文件順序號 ，例如： XXXX/CZ05，表示操作規(guī)程類第5 號文件。臨時通知采用： XXXX(年號 )第 X 號，如 XXXX(2021)第 5 號。 質量管理體系運行前已有的文件、外來文件沿用其原編號，無編號的以其標題和生效日期為標識。 文件的編寫、審核、批準 文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是充分與適宜的。 質量手冊 (包括程序文件 )由 綜合部 組成編寫小組編 制，管理者代表審核，總經理批準。 其他質量文件由相關 職能 部門組織編寫，部門負責人審核，管理者代表或總經理批準。 文件的發(fā)放與回收 a)對 需要跟蹤回收的文件由文件編寫部門填寫《文件發(fā)放登記表》的相關欄目，交管理者代表批示發(fā)放范圍后 (在確定文件發(fā)放范圍時，應確保在所有使用場所均能得到適用文件的有關版本 )，由 綜合部 安排印制相應份數，加蓋“受控”印章后由編寫部門發(fā)放。文件領用人在《文件發(fā)放登記表》上簽名，領取注有相應分發(fā)號和持有部門的文件，每份文件的分發(fā)號不同，以便于實施追溯?；厥諘r在《文件發(fā)放登記表》中的回收欄注明即可。 b)《質量手冊》由 綜合部 登記發(fā)放，每個部門發(fā)質量手冊 (含程序文件 )一套。 XXXX 汽車服務有限公司 XXXXQM2021 質 量 手 冊 版本 A/0 和 文件和記錄控制程序 頁次 3/6 c)其他質量文件由各部門登記發(fā)放至相關部門或崗位。 d)因破損而重新領取的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應的原文件；因丟失而補發(fā)的文件 ,應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失文件的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好發(fā)放登記。 e)一次性或暫時有效的文件發(fā)放時不必填寫《文件發(fā)放登記表》。 文件的宣貫及培訓 文件實施前，根據需要由文件編制部門組織執(zhí)行部門進行培訓宣貫， 綜合部 負責協(xié)助。 文件的使用 文件的使用者應對 文件妥善保管，防止損壞和丟失。 文件的使用者應將對文件的修改意見及時同主管部門溝通，不得私自修改。 文件的評審與更改 a)與質量管理體系有關的文件由 綜合部 組織更改。文件更改時，應由原審批部門進行審批，當原審批部門不存在時，則由總經理指定審批部門，審批部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。文件更改時需填寫《文件更改申請單》，經管理者代表審核，報總經理批準后更改，由綜合部 發(fā)放 , 綜合部 應保留文件更改內容的記錄； b)更改方式有劃改、換頁或換版，劃改后應加蓋紅色“更改”印章，所有換頁或換版的原文件 由 綜合部 收回，以確保有效文件的唯一性。 文件的借閱、保存、作廢與銷毀 文件的借閱 借閱與質量管理體系有關的文件，經相關部門負責人按權限審批后向資料管理人借閱 ,部門資料管理人填寫《文件發(fā)放登記表》借閱人簽字接收，歸還時辦理注銷手續(xù)，不準私自外借。 文件的保存 a)與質量管理體系相關的文件都必須分類地 存放于 干燥、通風、安全的地方。 b)各部門文件由本部門保管， 綜合部 對各部門文件的保管進行監(jiān)督。 c)對受控文件，各部門應及時將其填寫在 《部門受控文件清單》中 。 d)受控文件上不得亂涂亂改， 確保文件的清晰，以易于識別和檢索。 文件的作廢與銷毀 a)所有失效或作廢文件由相關部門及時從發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，以防止作廢文件的非預期使用； b)因某種原因需保留的任何已作廢的文件，應加蓋“作廢”和“保留”印章，并予以適當地保存； c)對要銷毀的作廢文件交回 綜合部 ，由 綜合部 填寫《報廢 (銷毀 )申請單》，經管理者代表批準后，由 綜合部 負責銷毀。 文件的評審與再批準 由于企業(yè)生產經營的外部環(huán)境與內部條件可能會發(fā)生變化，如組織 機 構、產品、工作流程、標準、法律法規(guī)等發(fā)生變化 ，有必要對原文件進行評審，以確定是否需要更新。 每年管理評審時由 綜合部 組織對現有質量管理體系文件的充分性和適宜性進行評審，必 XXXX 汽車服務有限公司 XXXXQM2021 質 量 手 冊 版本 A/0 和 文件和記錄控制程序 頁次 4/6 要時予以修改或更新。執(zhí)行 條的規(guī)定。本公司每年對所有質量管理體系文件進行一次定期評審，其時間間隔不超過 12 個月 (需要時，應組織對文件進行及時評審 )。經評審后需更新文件時，應重新編制，并再次批準。 外來文件的控制 外來文件的來源 1 上級機關； 2 書刊、標準發(fā)行部門； 3 法律法規(guī)； 收到外來文件的部門，需識別其適用性，如適用則交 綜合部 統(tǒng)一編寫分發(fā)號、加蓋“受控”印章，登記于《外來文件登記表》后，由 綜合部 按“受控”文件進行發(fā)放登記。直接引用的各類外來文件，由相關部門確認后發(fā)放到使用部門。 各部門要把 接 收到的外來文件填入《 部門受控文件清單》中進行管理。 文件發(fā)放部門應對外來文件進行跟蹤識別，確保使用適用的有關版本的外來文件。 文件的管理 當文件使用人的文件因 破損而影響使用時，應到文件發(fā)放部門辦理文件更換手續(xù)，交回破損文件，更換新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，并由文件回收部門將交回的破損文件銷毀。 當文件使用人將文件丟失后，應給予處罰，并到文件發(fā)放部門辦理申請領用手續(xù)。文件發(fā)放人員在補發(fā)文件時，應在原分發(fā)號后加注補發(fā)代號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢，防止誤用作廢文件。 作為質量記錄的文件應按《文件和記錄控制程序》進行控制。 記錄控制程序 記錄的格式和編制 記錄格式的設計，由各 職能 部門在 綜合部 的配合下按程序文件和操作性文件 的要求完成，并按該文件的審批手續(xù)，將文件和記錄一并審批。 質量記錄的標識與編號 記錄的標識包括記錄名稱、格式編號、填寫人姓名及日期。質量記錄的編號按《文件和記錄控制程序》第 )條執(zhí)行。 質量記錄的分類 按形成作用分 a)原始記錄：是記錄各項活動的第一次記錄，由活動執(zhí)行者填寫。 b)統(tǒng)計報表：對原始記錄進行匯總分析所形成的記錄。由活動管理人員編制，負責人審批。 c)分析報告：對專項活動進行調研，總結分析后形成圖形與文字結合的報告。由活