【正文】 性，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展、生產(chǎn)力水平日益提高、社會(huì)生活節(jié)奏不斷加快的今天，信息溝通的速度越來越快?？梢哉f，信息的價(jià)值、溝通的效益是同時(shí)間、速度成正比的。一個(gè)很有價(jià)值的信息，如果在溝通中延誤了時(shí)間，失掉了機(jī)會(huì)，就會(huì)喪失其有效性，甚至?xí)o領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理造成損失。 （ 5）連續(xù)性 —— 秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個(gè)連續(xù)不斷的、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的過程。這是因?yàn)樾畔⒃床粩嗟禺a(chǎn)生和發(fā)送著各類信息，新的信息產(chǎn)生了，原來的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經(jīng)過不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質(zhì)量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)工作處處離不開信息作依據(jù)，而且隨著社會(huì)的變化。領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)新信息的需要也愈來愈強(qiáng)。 ？ 答：協(xié)調(diào)活動(dòng)是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相關(guān)聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。秘書協(xié)調(diào)的基本要素有： 協(xié)調(diào)者 —— 即協(xié)調(diào)主體。秘書協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者，就是秘書人員。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個(gè)秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。 協(xié)調(diào) 對(duì)象 —— 即協(xié)調(diào)客體。協(xié)調(diào)對(duì)象至少是兩個(gè)以上，或組織，或工作?；虍?dāng)事人。協(xié)調(diào)對(duì)象的多少，取決于協(xié)調(diào)內(nèi)容的復(fù)雜程度。 協(xié)調(diào)意圖 —— 即領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)協(xié)調(diào)活動(dòng)的指示、意見、要求和用意等。這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。秘書人員在協(xié)調(diào)過程中，必須如實(shí)而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。 協(xié)調(diào)目標(biāo) —— 即協(xié)調(diào)要達(dá)到目的與結(jié)果。一般地說，協(xié)調(diào)目標(biāo)有直接目標(biāo)和最終目標(biāo)。直接目標(biāo)，就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，融洽關(guān)系，消除或者減少矛盾，最終目標(biāo)，就是統(tǒng)一行動(dòng)，齊心協(xié)力，保障組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確、具體而又可行。 協(xié) 調(diào)環(huán)境 —— 即協(xié)調(diào)活動(dòng)的內(nèi)外部條件也就是協(xié)調(diào)活動(dòng)的背景。 秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？ 答：秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法?；镜膮f(xié)調(diào)方法有以下四種方法： —— 就是秘書人員依靠行政組織通過行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。行政方法具有較強(qiáng)的權(quán)威性、強(qiáng)制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘書的任務(wù)是傳達(dá)行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。 —— 就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用稅收、獎(jiǎng)金和罰款等手段，以及經(jīng)濟(jì)合 同、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式，使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功。即能從經(jīng)濟(jì)利益上約束被協(xié)調(diào)的各方，以推動(dòng)矛盾的解決，達(dá)到和諧一致的目的。 —— 就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法等手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法由國家權(quán)利機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計(jì)劃法、統(tǒng)計(jì)法、計(jì)量法、經(jīng)濟(jì)合同法、企業(yè)法、稅法、土地法、水法、森林法和環(huán)境保護(hù)法，以及各行政法規(guī)等，來規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為，處理協(xié)調(diào)中的問題。 —— 就是秘書人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn) 行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法利用引導(dǎo)，即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動(dòng)；勸說，即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調(diào)者；激勵(lì)，即通過肯定、贊揚(yáng)、批評(píng)來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。運(yùn)用疏導(dǎo)方法，要注意針對(duì)性，富有感染力，做到合情合理。 除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會(huì)議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。 國家秘密的等級(jí)是怎樣規(guī)定的？ 答：我國《保密法》根據(jù)國內(nèi)的實(shí)際，并參照國外的情況，將國家秘密的等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)?！敖^密”是最重要的國家機(jī)密，泄露會(huì)使國 家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國家機(jī)密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭到損害。 劃分國家秘密不同密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，是國家秘密泄露后會(huì)使國家安全和利益遭受損害的程度。遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的是泄露“絕密”；遭受嚴(yán)重的損害的是泄露“機(jī)密”；遭受損害的是泄露“秘密”。 保密工作的方針是什么？ 答：我國《保密法》明確規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實(shí)行積極防范，突出重點(diǎn)，既確保國家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針?！边@一工作方針由三部分組成： 積極防范 —— 保 密工作要把立足點(diǎn)放在預(yù)防上，以防為主，防患于未然，要積極地防范。 突出重點(diǎn) —— 從秘密的層次上來說，國家秘密是重點(diǎn)；從秘密的等級(jí)上來說，絕密級(jí)是重點(diǎn)；從秘密的分布上來說，國家秘密相對(duì)集中的地區(qū)和部門是重點(diǎn)；從涉密的人員上來說，接觸國家秘密較多的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者和經(jīng)管國家秘密事項(xiàng)的專職人員是重點(diǎn)。 既確保國家秘密，又便利各項(xiàng)工作 —— 在保密工中，要正確處理保密與各項(xiàng)工作的關(guān)系。保密工作要結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行，不能孤立地強(qiáng)調(diào)保密。 保密的特點(diǎn)是什么？ 答：由于保密與秘密在涵義上的差異，其特點(diǎn)有所不同。保密具有以下特點(diǎn)： （ 1） .封閉性 —— 保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。任何類型的秘密，如果不人為地加以保守和保護(hù)，就會(huì)泄露出去，或者被外人竊取。從情報(bào)學(xué)的角度看，秘密就是情報(bào)；保密就是對(duì)秘密情報(bào)加以封鎖，防止失密、泄密；保密工作，就是對(duì)自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密實(shí)踐表明，在保密范圍和保密期限內(nèi)，秘密被封閉的越嚴(yán)密，保密和保密工作就越有成效。 （ 2）排他性 —— 排他性是保密的另一個(gè)顯著特點(diǎn)。所謂排他性，就是對(duì)于不該知密的外部勢(shì)力，如敵對(duì)的的情報(bào)、間諜活動(dòng)，堅(jiān)決予以抵御與排斥。黨和國家設(shè)置的保密機(jī)關(guān)， 立法和行政機(jī)關(guān)發(fā)布的保密法規(guī)，以及對(duì)失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實(shí)際工作中的體現(xiàn)。 （ 3） .利益性 —— 從根本意義上講，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害。保密對(duì)于國家來說，是維護(hù)國家的安全和利益；保密對(duì)于單位來說，是維護(hù)單位的安全和利益。如果保密與利益無關(guān)，保密也就失去了意義?？梢哉f，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的的之所在。正因?yàn)槿绱?，保密才受到世界各國和各個(gè)行業(yè)的普遍重視。 （ 4）．相對(duì)性 —— 保密的相對(duì)性，是指保密有一定的范圍和一定的時(shí)間。其具體表 現(xiàn)是：任何保密都是有時(shí)間性，此一時(shí)保守的秘密事項(xiàng)，彼一時(shí)就可能成為公開的信息；任何保密都有空間性，再絕密的事項(xiàng)，也有一定的知密范圍，哪怕是一兩個(gè)人；密與非密沒有固定不變的界限，超過了一定的界限，保密也就失去了價(jià)值 . ？ 答：隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)育和成熟，社會(huì)對(duì)秘書職業(yè)道德建設(shè)提出了更高的要求。 第一，在政治上過得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個(gè)好的作風(fēng)，要深入實(shí)際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對(duì)自己要嚴(yán)格要求，在廉政問題上要以身 作則，在辦公廳工作要有光榮感、責(zé)任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平。在秘書的資格體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的構(gòu)成因素，它是知識(shí)、能力和心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。 ，什么是能力？簡述知識(shí)和能力之間的關(guān)系 答：知識(shí)，是人們?cè)诟脑炜陀^世界的實(shí)踐活動(dòng)中所獲得的認(rèn)識(shí)成果。能力是指一個(gè)人掌握了知識(shí)并運(yùn)用知識(shí)解決問題、完成本職工作的本領(lǐng)。知識(shí)與能力是兩個(gè)既相關(guān)聯(lián)系又相區(qū)別的概念。知識(shí)是對(duì)客觀世界級(jí)實(shí)踐活動(dòng)的概括反映，能力是調(diào)解行動(dòng)和活動(dòng)的相應(yīng)的 心理過程的概括化的結(jié)果。知識(shí)與能力又是相互聯(lián)系和相互轉(zhuǎn)化的，知識(shí)是能力的前提基礎(chǔ)，過人的能力離不開知識(shí)作基礎(chǔ)，“非學(xué)無以廣才”；而能力也是掌握知識(shí)的必要條件，能力的高低會(huì)直接影響掌握知識(shí)的快慢、深淺、難易和鞏固的程度。知識(shí)就是力量。面對(duì)知識(shí)迅猛增長的現(xiàn)實(shí)，秘書人員必須盡可能敏銳、廣博地獲取知識(shí)，為成功奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還必須鍛煉能力，增長才干，提高高效完成秘書活動(dòng)的技巧和本領(lǐng)。 秘書應(yīng)具備的基本能力有哪些？ 答：秘書活動(dòng)的紛繁復(fù)雜，決定了秘書人員需要具備多種多樣的能力，特別是要具備以下基本能力：一是表達(dá)能力 —— 文字表達(dá)和口頭表達(dá)是秘書的兩種基本表達(dá)能力。文字表達(dá)能力，是秘書運(yùn)用書面語言進(jìn)行寫作的能力；口頭表達(dá)能力，是秘書運(yùn)用口頭語言表述思維內(nèi)容的能力。二是調(diào)研能力 —— 即調(diào)查研究，它是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，也是秘書的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。調(diào)研能力包括調(diào)查能力和研究能力。調(diào)查能力，即全面、準(zhǔn)確、迅速獲取有關(guān)材料的能力；研究能力，即對(duì)調(diào)查得來的材料，進(jìn)行分析研究，去偽存真，得出正確結(jié)論的能力。三是管理能力 —— 作為領(lǐng)導(dǎo)者參謀的助手的秘書人員，要具備輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理活動(dòng)，有時(shí)還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)授意，獨(dú)立從事某項(xiàng)活動(dòng)的組織管理和 辦公室的行政管理的能力。四是辦事能力 —— 秘書每天都要面對(duì)大量的事務(wù)性工作，如文書事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)交辦是相等，辦事成了秘書的一項(xiàng)基本職能。秘書的辦事能力一定要強(qiáng)。五是操作能力 —— 對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力。 ？ 答：秘書工作方法，是秘書人員處理日常工作所采取的工作方式、工作程序和工作技巧等的總稱，它回答秘書“如何做更有效”的問題。 ？ 答：按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與發(fā)揮主動(dòng)性是辯證統(tǒng)一是說：秘書工作是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作需要而產(chǎn) 生，并為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。因此，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事既是秘書工作的一條紀(jì)律，也是秘書工作的基本準(zhǔn)則。在任何時(shí)候，秘書都不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖自行其是，否則，就是越權(quán)、違紀(jì)。按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事決定著秘書工作的方向。秘書工作的被動(dòng)性特點(diǎn)，集中表現(xiàn)為必須受領(lǐng)導(dǎo)意圖的控制。但是另一方面，秘書人員還必須發(fā)揮主動(dòng)性，這也是秘書工作的客觀要求。發(fā)揮積極主動(dòng)性解決秘書工作的動(dòng)力問題。秘書在工作中必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，被動(dòng)性較大，所以，更要求秘書必須發(fā)揮主動(dòng)性。從而獲得領(lǐng)導(dǎo)者的滿意。按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與發(fā)揮主動(dòng)性是辨證統(tǒng)一的關(guān)系。 ？ 答：擋駕，是指對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者不必要參與和處理的事務(wù)性活動(dòng)由秘書處面阻擋或謝絕。 ？ 答：文書，是指能表達(dá)某種意思，用于處理各種事務(wù)，并具有一定體式的書面材料。 ？ 答：公文，是指能表達(dá)某種意思，用于處理公共事務(wù)，其體式由國家統(tǒng)一規(guī)定的文書。 答：文書管理的基本原則是： （ 1）準(zhǔn)確無誤 —— 文書運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)階段和每個(gè)環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標(biāo)準(zhǔn)和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實(shí)際。這是一種質(zhì)量要求。 （ 2）及時(shí)迅速 —— 文書在整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)