【正文】 態(tài)勢要求。 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。 秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？ 基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種： 行政方法。 簡述保密工作的紀律。 不在不利于保密的地方存放機密文件、資料。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。 交談的禮儀要求有哪些 ? 態(tài)度要真誠，表情要自然，語調(diào)要適中，體態(tài)要得當，傾聽要認真。 時間管理 秘書應(yīng)科學(xué)地支 配時間和充分地利用時間。 相關(guān)知識：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代需要，做好工作，應(yīng)加以進修提高的知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等。 你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？ 答：個人認為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。 因此秘書人員既要承認自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。只有這樣清醒、全面的認識，秘書才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。 及時向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級 匯報、請示。因為它的對象少，便于集中、深入地進行調(diào)查，得來的材料生動而具體，但是調(diào)查者是“選定” 的，有人為的主觀因素，一旦選錯了對象便可能前功盡棄。可以說它是典型調(diào)查與重點調(diào)查的放大， 是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會使用最為普遍。 文獻法。缺點是無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。室溫低于攝氏 18℃，往往令人寒冷難耐。 (6)注意衛(wèi)生。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。 答： 提供的資料內(nèi)容主要有以下方面： 來訪外賓或代表團的基本情況。 答： 如客人提出告辭時，秘書人員要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。 十五、案例分析題 1．閱讀下面的案例并進行分析。 2．試分析下面案例中秘書對緊急情況處理的三種方案哪一種最好，并說明為什么。然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。 通常當客人起身告辭時，秘書人員應(yīng)馬上站起來，主動為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。還是日程活動的安排，正式會議的日程表與參觀活動的日程表等，另外還要準備禮品，社品的選擇要突出紀念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈送過于貴重的禮物，否則有 行賄受賄之嫌。 (4)參會者的接送 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。 （ 2）安排好生活接待工作： ①安排好食與宿； ②安排好車輛使用； ③辦好返程車、船、機票預(yù)定工作； ④安排好就醫(yī)保健工作； ⑤安排好來賓業(yè)余活動。 十二、秘書寫作有哪些原則和要求？ 答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則： 符合方針、政策、法令、法規(guī) 忠于機關(guān)制文意圖 堅持實事求是的精神 秘書寫作的要求： 信息量大，措施具體，指示性強 內(nèi)容高度概括，語言表達實用、精確 用材 精要，語言深入淺出，主題富有個性 講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味 十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ 答：收文辦理程序： 簽收、拆封和登記 分辦和傳閱 擬辦和批辦 承辦、催辦和注辦 發(fā)文辦理程序： 擬稿、審核與簽發(fā) 繕印與校對 用印、登記與封發(fā) 十四、 情景題 秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？ 答 : 一般 情況 處理：看見客人來了，對電話里說：“請稍等一下。 問卷法。 訪問法。 就是對調(diào)查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。 答：調(diào)查分為以下幾種類型： 普遍調(diào)查。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下： 有思想準備和心理準備 。但是也有某些秘書人員擔任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個組織的總目標、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮 。 你認為秘書的社會地位應(yīng)該是怎樣的？ 答：秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的 權(quán)力，也承擔相應(yīng)的義務(wù)。 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。 秘書應(yīng)具有怎樣的知識結(jié)構(gòu)？ 答：秘書應(yīng)有四方面知識的縱橫結(jié)合。其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。決策的實施離不開檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實現(xiàn)往往離 不開會議。會議是廣開言路、集思廣益的重要形式，通過會議進行決策，是實現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的重要手段。 不該記錄的機密，絕對不記錄。 法律方法。 溝通原則。 決策制定階段。 1其他工作。 議案和提案工作。 文書工作。 秘書活動的輔助性有什么特點？ 輔助的直接性，即秘書活動直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動，又直接對領(lǐng)導(dǎo)活動負責。 值 班 指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務(wù)工作。 直接調(diào)查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關(guān)情況。 機構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。 公務(wù)秘書 就是在國家機關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。 秘書人員 泛指從 事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個人秘書、秘書機構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。作為一項聚眾議事的活動，會議本身就有著民主的內(nèi)涵。這是一種政治上的要求。這是一種質(zhì)量要求。發(fā)揮積極主動性解決秘書工作的動力問題。五是操作能力 —— 對現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力。 秘書應(yīng)具備的基本能力有哪些？ 答：秘書活動的紛繁復(fù)雜，決定了秘書人員需要具備多種多樣的能力，特別是要具備以下基本能力：一是表達能力 —— 文字表達和口頭表達是秘書的兩種基本表達能力。在秘書的資格體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的構(gòu)成因素，它是知識、能力和心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。 （ 3） .利益性 —— 從根本意義上講，保密就是為了保護某種利益，使之不受或少受損害。 保密的特點是什么？ 答：由于保密與秘密在涵義上的差異，其特點有所不同。“絕密”是最重要的國家機密，泄露會使國 家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭到損害。即能從經(jīng)濟利益上約束被協(xié)調(diào)的各方，以推動矛盾的解決，達到和諧一致的目的。協(xié)調(diào)目標的制定必須明確、具體而又可行?；虍斒氯?。這是因為信息源不斷地產(chǎn)生和發(fā)送著各類信息，新的信息產(chǎn)生了，原來的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經(jīng)過不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質(zhì)量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)工作處處離不開信息作依據(jù)，而且隨著社會的變化。同樣，信息在溝通中也會受到“噪聲”的干擾，失真的問題難以杜絕。就是說，當甲方（發(fā)送者）發(fā)出信息后，乙方（接收者）必須對此作出反映。從功能上看，溝通在于求得認識上的一致，協(xié)調(diào)在于謀求行動上的一致，只有兩者的和諧一致，才能保證一級組織的穩(wěn)定與發(fā)展。配合職能部門去做管理工作。決策是否正確，首先取決于決策所需要的信息是否及時、準確和適用。 （ 2）超前原則 —— 決策，是對未來行動的抉擇。 ？ 秘書機構(gòu)就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用： 一是組合作用 —— 發(fā)揮參謀助手作用，溝通協(xié)調(diào)作用，督促檢查的作用以及“窗口”、“門面”的作用； 二是樞紐作用 —— 輔助中樞機關(guān)行使職權(quán)的作用， 如參與決策、擬定計劃、傳達指令、組織協(xié)調(diào)，督促檢查，等等； 三是過濾作用 —— 只接受同級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對同級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)負責與上級秘書機構(gòu)和下級秘書機構(gòu)之間并無隸屬關(guān)系，只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。（四）同步原則 同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。同時，還承擔著調(diào)整和改進部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能發(fā)揮出自身的參謀和助手作用，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的需要。 秘書活動的基本要素是什么？ 答：秘書活動的基本要素有五個： （ 1）秘書人員 秘書人員是秘書活動的主體要素，也是秘書人員的主導(dǎo)要素。 秘書方法： 是秘書活動得以運行的媒介 ，意指秘書人員在認識、表達和處理各種事 務(wù)時所采用的途徑、方式 手段和程序等的總稱。 秘書工作大都是具有較強的時限性，務(wù)必在規(guī)定的時間內(nèi)處理完各項事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。 ？ 一是組合作用 —— 能夠把機構(gòu)、職責、人員和組織關(guān)系等要素有機地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的正常運行； 二是 —— 上傳下達、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)合左右協(xié)調(diào)等作用 三是過濾的作用 —— 代行領(lǐng)導(dǎo)者處理瑣碎何不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)人從繁雜的事務(wù)中解脫出來。 答：秘書人員要有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)者進 行科學(xué)決策，必須遵循以下輔助決策的基本原則，即定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則和諍諫原則。 （ 3）系統(tǒng)原則 —— 決策是一項系統(tǒng)工程。那種為個人利益而患得患失，甚至面對錯誤也不知不諍的思想和行為，是一種不稱職或失職的表現(xiàn)?？梢哉f，整個決策與管理過過程就是信息輸入到輸出，經(jīng)過反饋再依次重新輸入的過程。 （ 5）、連續(xù)性 —— 秘書機構(gòu)的信息 溝通，是一個連續(xù)不斷、運轉(zhuǎn)有續(xù)的過程。 （ 3）保真性 —— 根據(jù)通信理論，信號在傳輸?shù)倪^程中，由于外界對信號的干擾而產(chǎn)生的噪聲，幾乎是無所不在的；要完全消除噪聲，也是無法辦到的?？梢哉f，信息的價值、溝通的效益是同時間、速度成正比的。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若