【正文】 干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。 協(xié)調(diào)目標 —— 即協(xié)調(diào)要達到目的與結(jié)果。秘書的任務(wù)是傳達行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。運用疏導方法，要注意針對性，富有感染力，做到合情合理。 突出重點 —— 從秘密的層次上來說，國家秘密是重點；從秘密的等級上來說，絕密級是重點；從秘密的分布上來說，國家秘密相對集中的地區(qū)和部門是重點；從涉密的人員上來說，接觸國家秘密較多的各級領(lǐng)導者和經(jīng)管國家秘密事項的專職人員是重點。 （ 2）排他性 —— 排他性是保密的另一個顯著特點。 （ 4）．相對性 —— 保密的相對性，是指保密有一定的范圍和一定的時間。知識與能力又是相互聯(lián)系和相互轉(zhuǎn)化的，知識是能力的前提基礎(chǔ)，過人的能力離不開知識作基礎(chǔ)，“非學無以廣才”；而能力也是掌握知識的必要條件，能力的高低會直接影響掌握知識的快慢、深淺、難易和鞏固的程度。三是管理能力 —— 作為領(lǐng)導者參謀的助手的秘書人員，要具備輔助領(lǐng)導者進行管理活動，有時還要根據(jù)領(lǐng)導者的授權(quán)授意，獨立從事某項活動的組織管理和 辦公室的行政管理的能力。按領(lǐng)導意圖辦事決定著秘書工作的方向。 ？ 答：文書，是指能表達某種意思，用于處理各種事務(wù)，并具有一定體式的書面材料。 （ 4）集中統(tǒng)一 —— 文書管理在領(lǐng)導、機構(gòu)、人員和制度等方面，必須實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一編制和統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一由機關(guān)辦公部門和秘書機構(gòu)集中管理，做到上下一致，業(yè)務(wù)對口。 一個會議構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間、會議地點、會議人員、會議組織、會議主題等。從控制論的觀點看，領(lǐng)導活動是由收集信息，制定決策，監(jiān)督控制，反饋協(xié)調(diào)等構(gòu)成的一個環(huán)閉系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中的每一個環(huán)節(jié)，都可借助會議的獨特作用。 狹義領(lǐng)導意圖 是指領(lǐng)導者對完成某項任務(wù)的意見、傾向和企圖。 廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動。 會議預案 是會議的籌備方案。 事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動。 .秘書職業(yè) 是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領(lǐng)導者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服 務(wù)，并收取報酬的一種社會職業(yè)。 秘書活動歷史悠久 秘書機構(gòu)變動頻繁 秘書人員選拔較嚴 秘書制度比較完備。部門關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。 1值班工作。 秘書機構(gòu)的作用有哪些？ 組合作用 樞紐作用 過濾作用 如何進行秘書隊伍的建設(shè)？ 保持相對穩(wěn)定 提高綜合素質(zhì) 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu) 簡述輔助決策的過程。試驗證實，普遍實施。依靠行政組織，通過行政渠道，運用行政手段進行協(xié)調(diào)的一類方法。 不該入的機密，絕對不說。 不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。 協(xié)調(diào)功能。 值班工作制度有哪些 ? 崗位責任制度，請示報告制度，交接班制度，保密制度。還應(yīng)定期記錄自己在一定時間內(nèi)的工作時間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗， 結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。 四、秘書應(yīng)具有哪些能力？ 答： 秘書人員應(yīng)具有以下能力： 寫作能力 口頭表達能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用先進的辦公器械的能力 預測能力 五、秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？ 答：秘書有以下五條職業(yè)道德 忠于職守：大而言之是忠于國家的利益，人民的利益 。 完美 的性格應(yīng)該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事細心，辦事穩(wěn)當，有堅持到底的勇氣和毅力 ，還有較高的自制力 。 傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。 秘書如何才能扮演好自 己的角色？ 答： 秘書是企劃“角色組”，在不同的場合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時間扮演多種角色 。 接待工作應(yīng)遵循哪些原則？ 答 ：接待工作的原則有以下幾點： 文明禮貌 負責 與人方便 講求時效 按制度辦事 遵守 紀律 面對突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動？ 答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強組織領(lǐng)導，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負責。 根據(jù)領(lǐng)導指示及時處理。 個案調(diào)查。 調(diào)查的方法又分為以下幾種： 觀察法。 是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報刊 、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。封閉式問卷的優(yōu) 點在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機統(tǒng)計 。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。室溫高于攝氏 30℃，則又可能會令人燥熱不堪。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗 明幾凈、用具干凈。 答： (1)會場預約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分 為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。例如，來訪人員的職務(wù)、性別、年齡、禮賓次序 ，來意，要求 等情況， 還應(yīng)注意國籍、 飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時，還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者的血型資料。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為。 吳小姐是一家外資公司的首席秘書。你從中獲得了什么啟示？ 。經(jīng)理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。因此，每 次見面結(jié)束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。預訂食宿的規(guī)格標準， 宴請方式等，要讓來賓產(chǎn)生“賓至如歸”的感覺。 (3)印刷材料的設(shè)計制作 根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。主要務(wù)求實用。一般認為，相對濕度為 50%左右，最是舒適宜人。應(yīng)當布置得既莊重又大方。 答 ： ⑴安排好會談等有關(guān)事宜如下： ①搞清楚來賓的情況和來意； ②根據(jù)來賓意圖及本機關(guān)實際情況安排好商談日程； ③安排領(lǐng)導會見來賓； ④安排雙方商談； ⑤安排來賓考察、參觀； ⑥做好安全保衛(wèi)工作； ⑦準備好送給來賓的紀念品； ⑧準備好新聞報道工作。 秘書人員作調(diào)查時，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對象以及項目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。缺點是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化的特征及過程。 重點調(diào)查。 十一、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點。另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預防、準備性工作，設(shè)立自己的住處情報網(wǎng)絡(luò)，建立預警系統(tǒng)。每個秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識，自覺地、心甘情愿地當好助手和配角。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對方有意或無意傷害你的利器。知識就是財富，知識就是力量，博覽群書能使用人豐富知識，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識，有固定財產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。 嚴守機密：要嚴守黨和國家機密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟、科技情報。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書所在機關(guān)、企事業(yè)單位的形象。 工作管理 首先要有明確的工作計劃，包括工作目標、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標準要求等 。 監(jiān)督功能。 良好的會議組織 工作可以實現(xiàn)哪些功能 ? 決策功能。 不該看的機密，絕對不看。依靠經(jīng)濟規(guī)律，運用經(jīng)濟手段和經(jīng)濟形式進行協(xié)調(diào)。服從領(lǐng)導工作的需要。發(fā)現(xiàn)問題，確定目標，擬定方案。 1通訊工作。 信訪工作、辦信、接訪。文字的撰擬，文稿的校核。 秘書活動的本質(zhì)屬性是什么？ 輔助性 是秘書活動的性質(zhì)，即秘書活動區(qū)別于其他職業(yè)活動的本質(zhì)屬性。廣義的事務(wù)還包括機關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。 商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經(jīng)濟利益而進行的磋商活動。 秘書機構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導工作和機關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。其中以組織環(huán)境與秘書活動的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。 名詞解釋 秘書活動 就是秘書人員為領(lǐng)導著進行有效決策與管理所采取的輔助行為。會議組織的作用是：（ 1）會議是社會民主的表現(xiàn)方式。 （ 5）黨政分開 —— 文書管理特別是行文，必須按照 各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍辦事，禁止政府向黨組織發(fā)布指示性文件，做到黨要管黨，政要管政，黨政分開。 答：文書管理的基本原則是： （ 1）準確無誤 —— 文書運轉(zhuǎn)的各個階段和每個環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標準和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實際。但是另一方面，秘書人員還必須發(fā)揮主動性，這也是秘書工作的客觀要求。秘書的辦事能力一定要強。面對知識迅猛增長的現(xiàn)實，秘書人員必須盡可能敏銳、廣博地獲取知識，為成功奠定基礎(chǔ)，同時還必須鍛煉能力，增長才干，提高高效完成秘書活動的技巧和本領(lǐng)。 第一，在政治上過得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個好的作風，要深入實際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對自己要嚴格要求，在廉政問題上要以身 作則，在辦公廳工作要有光榮感、責任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平。黨和國家設(shè)置的保密機關(guān)， 立法和行政機關(guān)發(fā)布的保密法規(guī)，以及對失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實際工作中的體現(xiàn)。保密工作要結(jié)合各項業(yè)務(wù)工作進行，不能孤立地強調(diào)保密。 國家秘密的等級是怎樣規(guī)定的？ 答：我國《保密法》根據(jù)國內(nèi)的實際，并參照國外的情況，將國家秘密的等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。如利用稅收、獎金和罰款等手段，以及經(jīng)濟合 同、經(jīng)濟責任制等管理形式