【正文】 類；檔案部分并沒有完善的工作制度，在執(zhí)行中也十分隨意；檔案的管理對于濕度具有嚴(yán)格要求，一般為 1424 攝氏度，而本校的檔案管理 無法達(dá)到這一條件；在信息化建設(shè)和檔案的擴(kuò)展使用方面幾乎空白。為了落實國家的相關(guān)政策，必須建立一套可行的信息化管理系統(tǒng)，這項工作十分緊迫 ［ 1］ 。 在新的時代，特別是信息化時代，社會生活的各個層面都受到信息化的沖擊，特別是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理工作進(jìn)入了一個全新的時代，檔案管理的方法、技術(shù)以及理論都迎來了新的挑戰(zhàn)。在新的形勢面前，高校的檔案工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，吸收先進(jìn)的技術(shù)理論，結(jié)合自身優(yōu)勢，突出重圍，適應(yīng)時代的發(fā)展 ［ 2］ 。檔案管理工作的發(fā)展隨著計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步不斷的得到發(fā)展，先后經(jīng)歷了單 機(jī)存儲、光盤存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲等幾個階段。檔案管理的方式也從手工管理向計算機(jī)技術(shù)管理邁進(jìn)，不斷的創(chuàng)新、發(fā)展 ［ 3］ 。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 2 使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理越來越多的被人們所接受，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也促進(jìn)了檔案管理工作的不斷進(jìn)步。與計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展同時進(jìn)行的還有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步普及，帶寬的進(jìn)一步擴(kuò)大，信息生活已經(jīng)成為我們生活的一個重要組成部分，具體到高校的檔案管理領(lǐng)域，信息化的檔案管理也是一個發(fā)展趨勢。 一個學(xué)校的管理水平高低的重要指標(biāo)之一便是其信息化水平的高低，現(xiàn)代化的學(xué)校管理必須充分利 用現(xiàn)代信息技術(shù)。高校的檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容，理應(yīng)受到更多的關(guān)注，獲得更多的資金投入；而檔案管理部門自身也有信息化的需求，信息化有利于提高檔案管理部門的工作效率。從教師的角度來說，信息化的檔案管理模式可以讓老師更加方便的安排自己的教學(xué)活動，更加便利的與學(xué)生進(jìn)行交流，向?qū)W生反饋意見，從而節(jié)約了時間，可以更加全身心的投入到科研之中 ［ 4］ 。從學(xué)生的角度來說，學(xué)生可以通過信息化的檔案管理系統(tǒng)查詢自己的學(xué)習(xí)成績，合理的分配自己的學(xué)習(xí)任務(wù)，全面的提升自己的能力水平。從檔案管理部門的角度來說，可以更加高效的開展工 作。 為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，充分利用通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)，對寧波大紅鷹學(xué)院的檔案資料進(jìn)行信息化處理，使其符合信息化管理的要求，從而提高學(xué)校檔案管理部門的工作水平，進(jìn)而提升整個學(xué)校的管理水平。 國內(nèi)外的研究現(xiàn)狀 國外研究現(xiàn)狀 在國外，由于對信息技術(shù)的使用較早，所以，關(guān)于信息環(huán)境下的檔案管理已經(jīng)有了比較多的研究。特別使在美國，一個全國范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)當(dāng)當(dāng)信息查詢系統(tǒng)，即檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)在上個世紀(jì)九十年代便已經(jīng)成功建立，這個系統(tǒng)是在美國檔案與文件署的領(lǐng)導(dǎo)下組織建立的，使用該系統(tǒng)，可以按照利用對象、來源以及地區(qū)等分類檢索全國的檔案資源，只要該檔案資源已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，那么該檔案便能夠在該系統(tǒng)中被檢索 ［ 5］ 。在這些可以被檢索的資源中，包含了兩百多個檔案館的資源，其中包括總統(tǒng)圖書館 10 個。并且，美國檔案與文件署已經(jīng)將其掌握的所有檔案資源進(jìn)行了 數(shù)字化處理，這種處理意味著美國的檔案資源絕大部分已經(jīng)可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索了。用戶通過登陸美國文件與檔案署的網(wǎng)站便可以進(jìn)行相云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 3 關(guān)查詢 ［ 6］ 。在加拿大，數(shù)字化的檢索功能也很發(fā)達(dá)，加拿大已經(jīng)將國家檔案館的數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，用戶通過登陸加拿大國家檔案館的網(wǎng)站便可以查詢相關(guān)的檔案資源，并且，加拿大還在進(jìn)一步擴(kuò)展可供查詢的資源的數(shù)量，以期將所有檔案資源進(jìn)行聯(lián)網(wǎng) ［ 7］ 。在英國，以英格蘭檔案網(wǎng)絡(luò)為主，融合了威爾士、蘇格蘭以及一些教育系統(tǒng)的檔案館，組建了一個覆蓋全英的檔案網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)提供所有的檔案信息的檢索，用戶主要登陸其網(wǎng)絡(luò)便可以 進(jìn)行查詢 ［ 8］ 。 國內(nèi)研究現(xiàn)狀 我國的檔案管理工作十分的落后，大部分地區(qū)還在采用原始的手工管理模式，雖然有些地區(qū)已經(jīng)開始采用信息化的管理系統(tǒng)，但是使用的水平、層次還十分的低 ［ 9］ 。很多檔案管理部分的檔案管理系統(tǒng)只是起到了協(xié)助的作用，檔案管理人員只是使用管理系統(tǒng)進(jìn)行報表打印，更別提網(wǎng)絡(luò)化的檔案查詢了?？偟膩碚f，我國的檔案管理水平與時代的發(fā)展需求有著很大的差別 ［ 10］ 。 計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得任何人都不能逃離其影響，在檔案管理方面也是如此。我國的檔案管理工作經(jīng)歷了一系列的發(fā)展，從手工管理發(fā)展到如 今的計算機(jī)管理，我國的檔案管理工作一步一個臺階，不斷的進(jìn)步 ［ 11］ 。在這個發(fā)展的過程中，計算機(jī)的使用發(fā)揮了重要的作用，同時，我國的檔案管理部門也十分注意對管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)，使得計算機(jī)的功能得到充分的發(fā)揮。 然而，科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，時代在不斷進(jìn)步，我們不能滿足于使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的階段而不思進(jìn)取。檔案管理工作具有持續(xù)性的特點(diǎn)，所以，檔案管理工作中每天都會出現(xiàn)新的問題，我們必須積極面對，不斷克服這些問題，進(jìn)一步完善檔案管理方式。檔案管理工作具有其他工作所不具有的特點(diǎn)，其重要性不言而喻，我們必須認(rèn)真對待 ，不可有絲毫的松懈。在檔案管理工作中，一定要積極主動的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，從而提高檔案管理的水平。 通過分析我館現(xiàn)有的檔案管理軟件，筆者發(fā)現(xiàn)它們大多存在如下問題： （ 1）部分檔案管理軟件還停留在單機(jī)管理的水平，已經(jīng)十分落伍 。 單機(jī)版的檔案管理軟件是一種十分簡單的管理軟件，其數(shù)據(jù)庫大多采用FOXPRO、 ACCESS 等，十分簡單，且容量小。單機(jī)版的檔案管理軟件的功能很簡單，譬如檢索、編號等等，這種軟件所能提供的擴(kuò)展功能僅僅是打印報表，至于云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 4 其他的管理工作，其無法勝任。雖然這種單機(jī)版的網(wǎng)絡(luò)管理軟件很落伍，但是在一些比較小的檔案管理單位，依然在使用。隨著時代的不斷進(jìn)步，信息化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的重要標(biāo)志，單機(jī)版的檔案管理軟件已經(jīng)不再適應(yīng)社會發(fā)展的需要了 ［ 12］ 。 （ 2）現(xiàn)在 使用的檔案管理軟件中，有一部分是不能夠兼容多媒體文件的，只能管理文本文件 。 檔案管理所涉及的檔案十分復(fù)雜，不僅有文本文件，還有大量的視頻、音頻以及圖片文件，這就需要檔案管理軟件能夠有很強(qiáng)的解碼能力。但是，由于很多檔案管理軟件開發(fā)于多年以前，那個時代還沒有多媒體文件的出現(xiàn) ，所以這些軟件不可能具有多媒體檔案管理的功能。這部分檔案管理軟件已經(jīng)不再適應(yīng)社會發(fā)展的需要，其不能滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求 ［ 13］ 。 （ 3）在近些年開發(fā)的檔案管理軟件中，已經(jīng)有一些軟件能夠?qū)Χ嗝襟w文件進(jìn)行處理了，但是這種處理的方式還十分落后，一般采取的是文件方式對多媒體文件進(jìn)行管理，也就是說，用一個或者多個文件存放對媒體文檔，這樣再對文件進(jìn)行管理 ［ 14］ 。這種管理方式是一種缺陷十分明顯的管理方式，其缺陷具體表現(xiàn)在如下幾個方面：其一，不利于保障文件的安全，而安全性卻正是檔案管理中最重要的要求；其二，難以完整的保存多媒體文件，由于可能被分別存放于多個文件之中，這樣勢必對多媒體文件進(jìn)行切割，不利于完整的保存多媒體文件；其三，檢索不方便。 研究內(nèi)容 為了開發(fā)寧波大紅鷹學(xué)院的檔案管理系統(tǒng)，本文擬采取如下一些研究方式，設(shè)計系統(tǒng)、分析并調(diào)研具體的用戶需求、對文獻(xiàn)進(jìn)行梳理等方法，在這些方法之上綜合考慮相關(guān)理論，進(jìn)行研發(fā)。對文獻(xiàn)的梳理，本文主要將梳理國內(nèi)外開發(fā)信息系統(tǒng) 方面的研究文獻(xiàn)，進(jìn)而分析確定本文所采取的研發(fā)方式。同時，為了掌握檔案管理系統(tǒng)用戶的實際需求，本文針對用戶進(jìn)行了調(diào)查，了解他們的想法和要求，以便設(shè)計出他們所需要的系統(tǒng)。 為了對檔案進(jìn)行有效使用，檔案信息管理系統(tǒng)可以讓教職工進(jìn)行訪問查詢，教職工只要使用特定的訪問入口便能夠進(jìn)行信息檢索，查閱各種檔案的信息。不云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 5 過由于檔案是分密級的，不同的檔案具有不同的密級，為了安全的考慮，有必要對這些檔案資料進(jìn)行處理，然后再提供給用戶進(jìn)行檢索。同時，對于檔案還可以進(jìn)行屬性方面的設(shè)置，以便于檢索。比如附加提供簡要表，簡要表對于文檔的 編號具有重要作用，它包含了發(fā)布對象、實施日期、起草時間、部門以及作者等信息；正文就是整個文檔的實際內(nèi)容；版本控制可以將舊版本排除，只提供最新的版本；而權(quán)限的控制可以能夠查詢檔案的人員，以確保安全。 組織架構(gòu) 本文從課題的研究背景入手，闡述開發(fā)寧波大紅鷹學(xué)院管理系統(tǒng)的意義，然后從系統(tǒng)的主要研究內(nèi)容、關(guān)鍵技術(shù)、系統(tǒng)需求分析、設(shè)計等詳細(xì)描述檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)功能，本文的章節(jié)安排如下： 第一章是緒論，主要描述了寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)背景和意義，同時參閱了國內(nèi)外的相關(guān)文獻(xiàn)，確定本文的研究思路和研究內(nèi) 容，為系統(tǒng)需求和設(shè)計做基礎(chǔ)。 第二章是相關(guān)技術(shù)，本文是對檔案管理系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析，以及設(shè)計系統(tǒng)的總體架構(gòu)和功能模塊，采用面向?qū)ο蟮姆椒ㄔO(shè)計系統(tǒng)的功能模塊，因此本章主要介紹了面向?qū)ο蠓椒ā?UML 建模語言以及數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)。 第三章是需求分析，筆者是寧波大紅鷹檔案室管理人員，長期從事高校檔案管理工作，因此熟悉高校檔案管理的各項業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)流程，在本章將用面向?qū)ο蟮姆椒▽ο到y(tǒng)的需求進(jìn)行詳細(xì)闡述分析，并通過微軟公司的 Visio 軟件繪制每一個業(yè)務(wù)流程和用例圖。 第四章是系統(tǒng)設(shè)計，在第三章中已經(jīng)詳細(xì)介紹了本系統(tǒng)的各項 業(yè)務(wù)需求和功能需求，本章在此基礎(chǔ)上將詳細(xì)描述系統(tǒng)的總體架構(gòu)和功能詳細(xì)設(shè)計，利用 UML語言中的類圖、順 序圖、協(xié)作圖等方式設(shè)計系統(tǒng)的每一個功能模塊，最后對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計。 第五章是總結(jié)和展望，本章主要總結(jié)了本文所獲得的主要成果，同時也簡要說明筆者需要在將來的工作和學(xué)習(xí)中更進(jìn)一步的研究工作，完善檔案管理系統(tǒng)。 云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 6 第二章 相關(guān)技術(shù) 本文采用面向?qū)ο蟮姆椒ㄔO(shè)計系統(tǒng)，通過利用 UML 建模語言繪制每一個業(yè)務(wù)需求和功能需求，系統(tǒng)后臺運(yùn)用 技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)的各項業(yè)務(wù)邏輯，通過 技術(shù)讀取數(shù)據(jù)，將服務(wù)器處理的結(jié)果展示在前臺，本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息存儲在 SQL SERVER 20xx 數(shù)據(jù)庫中。下面對本文用到的系統(tǒng)分析和設(shè)計主要技術(shù)進(jìn)行簡要介紹。 面向?qū)ο蠹夹g(shù) 面向?qū)ο蟮募夹g(shù)，字面上來理解，以對象的視角來審視現(xiàn)實世界中遇到的各種問題。也就是要求站在普通人的位置，以他們的世界觀為背景，實現(xiàn)對于事物的分類和歸納，在此基礎(chǔ)上得出共性并將其闡釋清楚。面對對象技術(shù)，將面對客觀世界中的問題視為軟件開發(fā)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)，以人解決問題的常用思維，去界定，去描繪它們。由此，其呈現(xiàn)出如下的幾個特點(diǎn)：抽象性的 特點(diǎn)，封裝性的特點(diǎn)，多樣性的特點(diǎn)以及繼承性的特點(diǎn) [15]。 從 1960 年后，一些以使用對象為主的程序設(shè)計有了新發(fā)展，此時以使用對象為主的系統(tǒng)開發(fā)方法也產(chǎn)生了?？陀^事物以及它們之間的聯(lián)系都得到了描述，站在對象的立場上去了解事物。這種方法的工作過程有以下幾方面：分析和調(diào)查需求及系統(tǒng)、不斷解決問題、分析問題、完成程序。 無論是分析，還是設(shè)計，在以對象為主的開發(fā)方法中都是反復(fù)的；要對實現(xiàn)類進(jìn)行反復(fù)測試，庫中要不斷添加新類；設(shè)計和分析兩階段受到同樣的重視。用這種方法來研發(fā)系統(tǒng)必須要有強(qiáng)大的軟件基礎(chǔ)來協(xié)助 [16]。 面 對對象分析，不僅僅是面對對象方法中一個不可分割的部分，還是其最主演的目標(biāo)問題，其遵循面對對象的分析原則，以人們常用的視角去審視世界，在對象的環(huán)境中去描述所關(guān)注的問題在時間與空間上的關(guān)系 [17]。首先，對于問題空間事務(wù)和事務(wù)之間的聯(lián)系，要樹立正確的認(rèn)識觀，在此基礎(chǔ)上，對于問題空間，需要的對象與類別進(jìn)行合理的描述，再去界定問題空間中出現(xiàn)的對象，類別其代云南大學(xué)碩士研究生論文 寧波大紅鷹學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計 7 表的屬性和服務(wù)，由此，形成了問題空間上的相互影響，相互滲透基礎(chǔ)模型。 面向?qū)ο蠹夹g(shù)將對象作為基礎(chǔ)，讓對象受到消息或事件的驅(qū)動去執(zhí)行處理。就程序設(shè)計方法而言，它屬于 自上而下的編程方法，它與面向過程程序設(shè)計不同，后者在設(shè)計時為了構(gòu)建所有的程序，必須依靠主函數(shù)來實現(xiàn)，前者則是從問題的某一方面開始設(shè)計，逐漸設(shè)計出全部程序。面向?qū)ο笤O(shè)計的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)，為了讓數(shù)據(jù)得以體現(xiàn)，使用了類工具，類能夠?qū)Τ绦蜻M(jìn)行劃分。面向?qū)ο笤O(shè)計中的接口就是函數(shù)。面向?qū)ο笤O(shè)計在描述系統(tǒng)時將數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，并非將功能作為基礎(chǔ)，這樣一來，程序的穩(wěn)定性便可增強(qiáng)。它可以封閉數(shù)據(jù)操作及數(shù)據(jù)，對它們進(jìn)行統(tǒng)一處理，同時使用信息隱藏及數(shù)據(jù)抽象功能，將數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)操作抽象為類。 面對對象程序設(shè)計，其關(guān)注的對象時應(yīng)用系統(tǒng)中的各項事物，將其界定為程序基礎(chǔ)單元的身份，囊括其屬性特顯和具體行為，保證軟件在重用，靈活與擴(kuò)展上時處于良好的狀態(tài)。其設(shè)計的理念是實現(xiàn)對于程序事件的抽象化，使其成為完整的，獨(dú)立的，可調(diào)用的對象單位。這是有違傳統(tǒng)的設(shè)計觀點(diǎn)的。恰恰相反的是，傳統(tǒng)模式下的設(shè)計思想，將軟件理解為函數(shù)和方法的集合。其關(guān)注的核心是對象，它借助對于現(xiàn)實事物的抽象化處理，囊括事物的屬性特點(diǎn)與具體的動作，使得每一個對象都是有著自身特點(diǎn)與行為能力的主體，它不僅僅可以接受信息，處理信息，還可以實現(xiàn)信息的共 享。從這個角度來說，其功能獨(dú)立性，可以將其理解為具備一定生產(chǎn)能力的機(jī)械，相互組裝優(yōu)化一下，就可能產(chǎn)生功能更大的機(jī)械。面向?qū)ο蟪绦虻脑O(shè)計理念就是實現(xiàn)對于事物的抽象化，在軟件系統(tǒng)與現(xiàn)實世界構(gòu)建其聯(lián)系的橋梁，有利于系統(tǒng)開發(fā)難度的降低。從這個角度來講，其不僅僅能夠提升程序的靈活性和維護(hù)性，還使得其成為各種規(guī)