現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓ppt-文庫吧
2025-02-02 11:07 本頁面
【正文】 的重要決策，一般都是帶有領(lǐng)導性、法規(guī)性的文件 。 ? 規(guī)章類文件 ? 條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、規(guī)章等都是為了在工作或社會活動中建立正常的秩序而頒發(fā)的規(guī)章類文件。 ? 此類文件一般具有四個基本部分：標題、導語、具體條款、附則 。 ? 公布性文件 ? 公布性文件是宣布某個事項、規(guī)定，告知收文者某些需要了解的事宜或應(yīng)當周知的要求時所使用的一類文件。包括：公告、通告、布告、啟示、通報、通知、簡報等具體文種。公布性文件結(jié)構(gòu)比較靈活 。 ? 公布性文件的正文一般由三個部分組成：一是導語，用于闡述發(fā)文的根據(jù)、目的等；二是事由，即文件要宣布的具體內(nèi)容；三是結(jié)尾，用于說明相關(guān)事項。 ? 由于公布性文件常常以報刊、張貼等形式與公眾直接見面， ? 因此這類文件的語言要通俗，句子宜短不宜長，使其易 ? 讀、易懂、易記。 ? 公布性文件寫作的具體要求： ? （ 1）公告。公告一般是較高級別的政府或機關(guān)所使用的文種。要求語言莊重，行文簡練。不做細節(jié)性的敘述和解釋。 ? （ 2）通告。一般對兩個方面有明確的限定：一是對公布的范圍有所限定；二是其內(nèi)容必須限定在某項具體的事件范圍內(nèi)。寫作是要求針對問題，結(jié)合實際。 ? （ 3）布告。布告是一種極為普通的公布性文種，使用的范圍較廣，所公布的內(nèi)告事項可大可小，對發(fā)文機關(guān)的級別也沒有具體的限定。為了增加宣傳效果，其行文可以活潑一些。 ? （ 4）啟事。啟事是對受文者提出某種具體的要求，并希望得到回音的一種公布性文種。要求對問題的描述要簡潔、明了，相關(guān)細節(jié)一定要交代清楚。版面可以活潑一些。 ? （ 5）通報。一般用于或表彰或批評的文件種類。要求語言嚴肅、實事求是，不夸大其詞，所通報的內(nèi)容要交代清楚。 ? （ 6）通知。通知是一種成份比較復雜的文種，既可以用于公布性文件，也可以在機關(guān)內(nèi)部傳遞；既可以是下行文，也可以是平行文。（但不能用于上行文）對通知的要求類似對布告的要求，一般沒有什么限定。各機關(guān)凡屬要周知、傳遞的意向或事宜，均可以使用這一文種。 ? （ 7）簡報。簡報是機關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的文種。簡報可以作為上行文、下行文、平行文等各類文件的具體形式。根據(jù)其內(nèi)容可以分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報等。簡報一般具有期數(shù)，應(yīng)連續(xù)編號。簡報不具有法律法規(guī)的作用，僅提供參考作用。 ? 請示、批復類文件 ? 請示就是請求上級給予指示、批示的意思。一般下級機關(guān)在工作中產(chǎn)生了問題，或遇到不便自行決斷而必須請求上級機關(guān)予以明示的情況，都采用請示文種。請示的寫作須注意：主題明確；理由詳盡；要求具體；一文一事。 ? 批復就是對請示的答復。批復的寫作一般分為分析和決斷兩個步驟。在擬寫批復時，要注意說明所針對的請示文號，如遇請示中帶有普遍性的問題，可以將其批復抄發(fā)所屬單位，以避免下級重復請示。 ? 公函 ? 函的結(jié)構(gòu)類似一般書信。但公函要包括：標題、上款（收文機關(guān)的名稱）、正文、落款（發(fā)文機關(guān)的名稱、日期等）四個部分。 ? 公函的寫作一是要直書其事，二是要注意語氣，三是用詞用語要正規(guī)。 ? 報告 ? 報告一般可以分為兩類：一類是針對某一問題或某項工作所撰寫的專題報告，另一類是針對某一階段內(nèi)全面工作情況的綜合報告。報告的結(jié)構(gòu)可以分為四個部分：對情況的概括性介紹；總結(jié)經(jīng)驗和體會；檢查工作中的不足及其對原因的分析；對今后工作的設(shè)想（結(jié)尾）。 ? 撰寫報告的要求是：實事求是、突出重點、歸納本質(zhì)（規(guī)律）。 ? ? 合同類文件 ? 合同類文件的標題結(jié)構(gòu)是： ? ? 雙方單位的名稱 事由 合同書（協(xié)議書） ? 合同類文件一般包括兩個部分：一是正文，二是簽署手續(xù)。（必要時要履行公證手續(xù)） ? 撰寫時應(yīng)注意：合法；詳盡；嚴謹。 三、文件的處理 ? （一）文件處理的 程序 ? 收文 ? 發(fā)文 ? （二）文件處理的工作要點 ? 收發(fā)文登記 ? 閱辦：分辦、擬辦、批辦、傳閱、承辦。 ? 發(fā)文： ? （ 1）制文：擬稿、核稿、簽發(fā)。 ? （ 2）制發(fā)：繕印、校對、 鈐印 、封發(fā)、注辦、傳遞。 ? 催辦和查辦 ? 保管與利用：文件的積累、文件的清退、 ? 文件的利用。 企業(yè)文檔管理的基本概念 ? 企業(yè)文件：是指在企業(yè)的各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄。 ? 企業(yè)檔案：是指在企業(yè)各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。 ? 企業(yè)資料：是企業(yè)為參考的目的搜集、購買或交流來的專業(yè)標準、期刊雜志、書籍和國際國內(nèi)的相關(guān)信息。 ? 企業(yè)文檔的基本性質(zhì)：屬于企業(yè)重要的信息資源，經(jīng)過長時期的積累，也將成為企業(yè)文化的重要載體。 ? 企業(yè)文檔的主要作用：依據(jù)作用、參考作用、維權(quán)工具作用、教育作用。 ? 企業(yè)文檔工作：是指以有效地保存和科學地管理企業(yè)文檔，充分發(fā)揮企業(yè)文檔作用為目的的諸項管理活動的總稱。 ? 保管單元：具有有機聯(lián)系的、價值標準相同、密級標準相同的最小信息組合。主要形式有：卷、冊、袋、盒、盤、張、件等。 ? 科技文件的成套性：圍繞著一個
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