民營(yíng)企業(yè)檔案管理-文庫(kù)吧
2025-01-06 07:48 本頁(yè)面
【正文】 無(wú)限期）、長(zhǎng)期（ 16－ 50年）、短期（ 15年以下）。（見(jiàn)保管期限表） 38 文件裝訂 ?修裱破損或頁(yè)幅過(guò)小的文件 ?復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對(duì)以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。 39 ?超大紙張折疊 對(duì)報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜整份折疊 40 ?去除會(huì)生銹的金屬物（訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。 41 ?如果是組合件，按以下順序進(jìn)行組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。 42 ?裝訂： 采用左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊方式 對(duì)，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。 43 不銹鋼釘 44 三點(diǎn)一線裝訂 45 文件排列 ?由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個(gè)保管期限分開(kāi)，同一保管期限的文件材料按照“機(jī)構(gòu)－時(shí)間”或時(shí)間先后排列。 46 ?由各部門(mén)分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分開(kāi)，在將同一機(jī)構(gòu)的文件按三個(gè)保管期限分開(kāi)，同一保管期限內(nèi)按時(shí)間先后排列。 盡可能將關(guān)系密切的同一活動(dòng)、工作、會(huì)議形成的文件材料排列在一起。 47 ?統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料、來(lái)文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時(shí)間先后排列。 48 ?同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 49 文件編號(hào) ?歸檔文件應(yīng)逐件在首頁(yè)上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號(hào)章，并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容。 （全宗號(hào)） （年 度） （件 號(hào)） （類別號(hào)或機(jī)構(gòu)） （期 限） （館編件號(hào)） 50 全宗號(hào) 2023 15 文書(shū) 永久 全宗號(hào) ：通常指國(guó)家綜合檔案館給立檔單位的代號(hào)（企業(yè)沒(méi)有全宗號(hào)的，可不填寫(xiě)） 51 全宗號(hào) 2023 15 類別號(hào) 機(jī) 構(gòu) 永久 類別號(hào) ：區(qū)別不同門(mén)類的檔案，如管理性檔案為文書(shū) 52 全宗號(hào) 2023 15 類別號(hào) 永久 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長(zhǎng)期、短期 53 全宗號(hào) 2023 15 類別或機(jī)構(gòu) 永久 年度 ：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。 54 機(jī)構(gòu) ：填寫(xiě)文件形成或承辦部門(mén)的簡(jiǎn)稱或代號(hào)（不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空）。 全宗號(hào) 2023 15 機(jī)構(gòu) 永久 55 件號(hào) ： 以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)，由各部門(mén)分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)流水號(hào)。件號(hào)應(yīng)做到不重號(hào)，不空號(hào)。 全宗號(hào) 2023 15 類別號(hào) 永久 56 不分機(jī)構(gòu)編件號(hào) 年度 期 限 文件數(shù)量 件 號(hào) 2023 永久 45 1－ 45 長(zhǎng)期 250 1－ 250 短期 285 1－ 285 2023 永久 58 1－ 58 長(zhǎng)期 210 1－ 210 短期 280 1－ 280 57 分機(jī)構(gòu)編件號(hào) 年度 機(jī)構(gòu) 期 限 文件數(shù)量 件 號(hào) 2023 辦公室 永久 50 1－ 50 長(zhǎng)期 200 1－ 200 短期 280 1－ 280 2023 業(yè)務(wù)科 永久 78 1－ 78 長(zhǎng)期 185 1－ 185 短期 250 1－ 250 …… ….. ……. 58 ?在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。 59 文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項(xiàng)目錄入檔案管理系統(tǒng)。 ?著錄項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。 60 ?必須著錄的項(xiàng)目有： 文件題名、責(zé)任者、文號(hào)、成文日期、全宗號(hào)（沒(méi)有全宗號(hào)可留空）、頁(yè)數(shù)、件號(hào)、歸檔年度、保管期限等。（見(jiàn)圖樣） 61 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 件號(hào)： 以年度為界限，一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)。 62 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 責(zé)任者： 制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 63 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市人民政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 文號(hào)： 文件的發(fā)文字號(hào)，如“石政發(fā)[2023]X號(hào)” 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 64 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 題名： 即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不做隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無(wú)法揭示文件的實(shí)際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重?cái)M，附于原題之后，外加“ [ ]” 號(hào) 全宗號(hào) 2023 文書(shū) 短 期 65 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁(yè)數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)
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