【正文】 x） 012 號，表示人事行政部 20xx 年發(fā)的第 12 次公文。 緊急文件分別標明“特急”、“急件”。 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準 確標明公文種類，標題舉例：“關于 ******請示”（報告、通知、決定、通報）。 公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 行文規(guī)則 “請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯的事可以一文多事。 “報告”中不得帶請示事項。 行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。 公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒有歸 檔和存查價值的公文，經過主管領導批準，可以定期銷毀。 第三章 資料管理 目的 明確公司資料管理原則，建立完善準確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。 定義 資料是指公司在經營活動中形成的，具有價值并按有關制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據、契約、合同等。 原則 部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理，項目完成后所有資料原件應移交給人事行政部統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫移交表。 第 10 頁 共 61 頁 人事行政部按規(guī)定格式填寫案卷 目錄。 公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由財務部管理。 公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據行政級別的不同對查閱資料的內容加以限制）、網絡化管理。 需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件；工作計劃、總結、會議記要、重要文件；公司領導的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由人事行政部負責保管。 財務類：各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產帳等）、會計報表等由財務部負責保管。 策劃類：市場調研報告、可 行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管，項目完成后統(tǒng)一移交給人事行政部。 銷售類：客戶檔案、認購書、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管，項目完成后統(tǒng)一移交給人事行政部資料室。 有關注意事項 各部門須指定專人進行文件資料管理，并做好整理、分類、立卷、歸檔工作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便亂放，以免遺失。 檔案目錄制定 所有檔案的前二級目錄（公司名 +部門名）由人事行政部統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報人事行政部。 處理條例 有下列行為之一，據情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任： 1)毀損、丟失或擅自銷毀公司資料； 2)擅自向外界提供、抄摘公司資料； 3)涂改、偽造資料； 第 11 頁 共 61 頁 4)未及時歸還； 5)未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料管理者同罰） 第四章 名片管理 公司員工的名片經人事行政部審核后統(tǒng)一印制，個人不得私自印制。 印制名片要提前三天填寫《名片印刷申請表》，由部門負責人簽字后送人事行政 部。 新印制名片要在人事行政部備案，已備案的名片，在增印時可不再備案。 員工離職時，應將剩余名片交回人事行政部。 第五章 會議管理辦法 職責 /權限： 人事行政部：公司會議室的日常管理，會議室的統(tǒng)一安排。會議的接待工作。會議室的日常清潔。 部門文員：公司例會、部門會議的接待與會后的臺面整理工作。 會議的組織： 公司例會由人事行政部負責組織，人事行政文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 部門會議由各部門自行組織。 會議準備：會議都必須有目的、有計劃和有組織地進行，對 會議應做出事先安排與準備，是實現會議目的的首要條件。 擬定會議內容：決定會議目的，歸納會議事項與要點。 確定參會者。 決定會議方式。 選擇開會時間、地點。 第 12 頁 共 61 頁 擬定議事日程。 會場布置：會議空間安排、會議座位安排、會議用品及設備調配工作。 會議通知：通知內容包括：會議地點、時間、出席人員、主持、會議內容、議程、注意事項等等。 會前審核：會議的一切準備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現重大的疏漏。 會場準備：擴音設備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空 氣及噪音等問題、茶水。 會中事務：簽到、會場服務、分發(fā)會議文件的資料、內外聯系、傳遞信息、會場秩序。 會議記錄。 會后工作：撰寫會議記錄或紀要、議定事項的檢查催辦。 會議室使用： 會議室使用須向人事行政部統(tǒng)一提出申請，由人事行政部統(tǒng)一安排。 會議紀律： 實行會議簽到制，不得無故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請假。 按時到會，不準遲到和早退。 會議期間不得接聽電話和接待客人，關掉或消音所有個人通訊工具。 會議室內嚴禁大聲喧嘩與來回走動。 會議要 領： 要嚴格遵守會議的開始時間。要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。 注意事項： 發(fā)言內容不得偏離議題。 發(fā)言內容不能出于個人的利害或進行人身攻擊。 個人發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕或過于冗長。 不可取用不正確的資料。 不要盡談些期待性的預測。 第 13 頁 共 61 頁 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語。 盡量不要談到抽象論或觀念論。 發(fā)言的內容應該朝著結論推進。 主持人應當引導在預定時間內做出結論。 討論會議發(fā)言者不 可過于集中于某些人。 小組討論會議不可從頭到尾沉默到底。 全體會議人員都應專心聆聽發(fā)言。 不可打斷他人的發(fā)言。 不可對發(fā)言者吹毛求疵。 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。 應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。 其他： 主持會議須知：注意開會時間。了解會議目的。善于引導參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見、注意整理歸納、應付和表決、應獲得結論。 參加會議須知 ：研究會議的目的、宗旨、議題及有關資料、準時出席、發(fā)言力求簡要明確、要有利于企業(yè)整體利益、避免無關的話題、反駁應注意態(tài)度和語氣、不能爭吵不休喋喋不休、應服從多數人的決定。 會議中提問方法：間接提問、直接提問、反問、用正確的語言、語氣要親切、提問的順序、促人思考、重點說明、應說明所提問題的重點。 第六章 辦公用品管理辦法 目的： 提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經費開支，增加經濟效益。 職責 /權限： 人事行政部：負責辦公用品的統(tǒng)一申購、匯總、保管、分發(fā)、報損、盤點等管理，權限內辦公用品申購的 批準。 第 14 頁 共 61 頁 部門負責人：部門辦公用品的申請的審核，指導部門員工避免浪費，節(jié)約資源。 規(guī)定內容： 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由人事行政部統(tǒng)一負責。 申購手續(xù)： 25日由各部門統(tǒng)一匯總申購下個月部門 /個人需使用辦公用品。 如平時耗量過大，每周一可補申購一次，其余時間一概不予辦理。 各部門須根據各辦公用品庫存情況以及消耗水平，結合日常需求量，確定最終申購量。 各部門根據最終申購量填寫《物品 申購表》，須清楚寫明品名、規(guī)格、單價、數量、金額、用途及需用日期等。 報經相關權限人審批。獲批后的《物品申購表》交人事行政部辦公用品 公司職員 分類匯總采購。 采購： 人事行政部嚴格追蹤到貨時間。 人事行政部對到貨用品必須認真核對品名、規(guī)格、數量與質量，確保無誤。 人事行政部在對方送貨單上簽名后交財務部核簽，并登記到貨日期、數量等。 人事行政部協(xié)助供應商持簽收的送貨單，憑發(fā)票到公司財務部結算貨款。如手續(xù)不符，財務部應不予結款。 用品分發(fā)： 辦公用品不得重復領取，人事行政部統(tǒng)一建立《辦公用品部門領用登記表》和《辦公用品個人領用登記表》。 部門 /個人領用物品均須登錄領用登記表。部門用品需由部門負責人簽收，個人用品由本人簽收。 重復領用物品（包括有殘余部分的一次性損耗品如雙面膠）必須以舊 第 15 頁 共 61 頁 換新。 負責辦公用品發(fā)放的部門負責人員應每次認真填寫《辦公用品申購受理與發(fā)放登記表》詳細記錄，作為發(fā)放與盤點依據。 庫存用品保管： 所有入庫的辦公用品，都必須一一填寫臺賬，做好進出控管記錄，建立基本庫存標準。 辦公用品 公司職員 必須清楚掌握辦公用品庫存情況，單品小于基本庫存時須進行申購。 庫存品切實履行先進先出原則。 經常整理與清掃用品倉庫，必要時要實行防蟲防鼠等保全措施。 辦公用品盤存： 辦公用品每月 25 日盤點庫存。盤點工作由人事行政部負責。 盤點工作務必做到賬物一致，如果不一致必須查出原因，然后調整賬目，使兩者一致。物品遺失由負責辦公用品 公司職員 照價賠償。 7 價值在 100 元以上的辦公用品發(fā)生故障，須報人事行政部聯系進行維修。 8 離職回收： 員工調 職 /離職時需按《辦公用品個人領用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經查損壞的按原價賠償，未交回物品按原價賠償。 部門負責人調職 /離職時需按照《辦公用品部門領用登記表》、《辦公用品個人領用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經查損壞的按原價的扣款，未交回物品按原價扣款。 第七章 印章管理辦法 印章的種類： 印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業(yè)務專用的公司印章。 職章：刻有公司總裁或總經理職銜的印章。 第 16 頁 共 61 頁 部門章：刻有公司部門名稱的印章。 印章的使用規(guī)定： 以公司名義對機關團體、政府行政、稅務、金融，對公司經營權有重大關聯、涉及政策性問題，或以公司名義行文的各類規(guī)章典范的核決等由總經理簽署，蓋公司印章。 各部門于經辦業(yè)務的權責范圍內及對公民營事業(yè)、民間機構、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。 印章的監(jiān)?。? 總經理簽字章、公司公章及特定業(yè)務專用章得由財務部核定監(jiān)印人員。 其它印章由相關部門經理級以上人員向人事行政部提出申請，總經理審批后指定監(jiān)印人員。 印章蓋用： 文件需用印時 ，應先填寫 用印申請單 ，經部門負責人核準后，連同經審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。 監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并將 用印申請單 存檔。 各種印章由監(jiān)印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權負責。 監(jiān)印人對未經判行文件，不得擅自用印，違者受處。 印章遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。 第八章 保密制度 總則： 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。 公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。 公司附屬組織和分 支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。 公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。 對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或 第 17 頁 共 61 頁 職員實行獎勵。 2 、保密范圍和密級確定： 公司秘密包括： 公司重大決策中的秘密事項。 公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。 公司內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。 公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。 公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的 各類信息。 公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。 其他經公司確定應當保密的事項。 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。 公司秘密的密級分為 絕密 、 機密 、 秘密 三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。 公司秘級的確定： 公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文 件資料為絕密級； 公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級； 公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據本制度的規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 保密措施： 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用