【正文】 .......................................................................... 48 會議經(jīng)費(fèi) ........................................................................................... 50 會議文件的準(zhǔn)備 ................................................................................ 50 會務(wù)的組織 ....................................................................................... 50 會議紀(jì)律 ........................................................................................... 50 十四、費(fèi)用開支管理辦法 ........................................................................... 51 費(fèi)用開支計(jì)劃 .................................................................................... 51 審批權(quán)限及程序 ................................................................................ 51 行政費(fèi)用管理 .................................................................................... 51 十五、費(fèi)用報(bào)銷制度 ................................................................................... 53 十六、倉庫管理制度 ................................................................................... 54 倉庫管理制度 .................................................................................... 54 物品入倉制度 .................................................................................... 55 物品領(lǐng)用制度 .................................................................................... 55 工具管理制度 .................................................................................... 56 物品盤點(diǎn)制度 .................................................................................... 57 物品申購制度 .................................................................................... 57 物品采購制度 .................................................................................... 58 第 4 頁 共 58 頁 一、 前言 為加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理，完善各項(xiàng)工作制度，促進(jìn)公司發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂本公司管理制度。 二、 員工行為 準(zhǔn)則 服務(wù)規(guī)范 、儀容儀表：公司員工應(yīng)儀表整潔、大方得體 、微笑服務(wù)：在接待 公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方鼻梁部位，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；不得因個(gè)人言行給公司造成不良影響。 、禮貌用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，言語禮貌，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 、 現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌 接待 ， 上班時(shí)間 (包括午餐時(shí)間 )辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 、電話接聽：接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，接聽電話， 務(wù)必說：“ 您好， 東莞天劍 ，請問您找哪位 ” 。 重要電話作好接聽記錄，并準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達(dá)。嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太 長。或者撥打私人電話。 、禁止吸煙：辦公場所，禁止吸煙，詳見吸煙管理規(guī)定。 、不得把個(gè)人情緒帶到工作中。 辦公秩序 、工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、抽煙，看閑書報(bào)，大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。不得做與本職工作無關(guān)的事情 第 5 頁 共 58 頁 、職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行 (大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室 )或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘 (特殊情況除外 )。 、職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的 衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔，私人物品不得擺在桌面上，需存放抽屜或柜中，工作中如需離開座位時(shí)，需整理桌面，椅子半位，以示主人未遠(yuǎn)離；長時(shí)間離開崗位時(shí)，應(yīng)整理好桌椅、物品，并告知上司或前臺人員，說明本人去向及所用時(shí)間。 、個(gè)人辦公區(qū) 域衛(wèi)生每天個(gè)人維護(hù)清理，公共區(qū)域 由 行政部負(fù)責(zé)維護(hù)，整體衛(wèi)生， 每 周 輪流值日 進(jìn)行清理。 、愛護(hù)公司財(cái)物，電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等物品由專人管理，其他人未經(jīng)允許不得擅自拆卸，如有損壞，當(dāng)事人要照價(jià)賠償 。發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備 (包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等 )損壞或發(fā) 生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。 計(jì)算機(jī)管理規(guī)定 . 購置和維護(hù)、維修 、硬件標(biāo)準(zhǔn)，只有符合這種標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備方可使用。 、硬件及相關(guān)服務(wù)的供應(yīng)商由公司指定專人進(jìn)行挑選 (包括設(shè)備的采購 )。公司及各部門軟、硬件及相關(guān)通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監(jiān)督。 、硬件設(shè)備的原始資料 (軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協(xié)議等 )根據(jù)檔案保管要求保管。使用者必需的操作守冊由使用者 第 6 頁 共 58 頁 長借、保管。 、維修由公司指定的專人負(fù)責(zé)。 . 使用 使用。 。下班時(shí)，務(wù)必關(guān)機(jī)切斷電源。 ，應(yīng)嚴(yán)格按照要求妥善存儲在網(wǎng)絡(luò)上相應(yīng)的位置上。 ，使用者不可增刪硬盤上的應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件。 。 . 安全措施 ，由該公司文件管理員至少每周備份一次；重要數(shù)據(jù)由使用者 本人向文件管理員申請做立即備份。 。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。 ，任何私人的光盤、軟盤、 U 盤等不得在公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備上使用。 ，必須設(shè)置登錄密碼，使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴(yán)防被竊取而導(dǎo)致泄密，并在總辦備案。 ，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必須通過系統(tǒng)管理員。 、 注意事項(xiàng) 第 7 頁 共 58 頁 ，任何人不得隨意進(jìn)入總 經(jīng)理辦公區(qū)。 ，任何員工不得議論有關(guān)薪金待遇、他人言行等與工作無關(guān)之事，更不準(zhǔn)搞幫派、特權(quán)、個(gè)人主義等破壞公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)的行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即辭退。 ，各自保守工作秘密。嚴(yán)格遵守保密制度，公司所有員工有責(zé)任保守本公司商業(yè)機(jī)密，做到不聽、不問、不傳，辦公桌上不準(zhǔn)長時(shí)間擺放重要文件和布控圖表，機(jī)要文件的草稿紙應(yīng)及時(shí)銷毀，如有泄露，一經(jīng)查實(shí)，公司將追究其法律責(zé)任。 、離職必須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)程序，任何人不得例外。 、監(jiān)督部門為行政人事部、總辦共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予 50100 元的扣 薪處理。 保密制度 總則 ，特制訂本規(guī)定，公司全體員工必須嚴(yán)格遵守。 ：絕密、機(jī)密、密。 細(xì)則 ，不得以任何方式向公司內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司機(jī)密或涉及公司機(jī)密。 、過問非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司機(jī)密。 (包括傳真、計(jì)算機(jī)盤片 )登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令 ，并將口令報(bào)告公司 行政主管 。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無關(guān)的場所。不得在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。 、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、 第 8 頁 共 58 頁 資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理 或總助 批準(zhǔn)。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。 、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。 ，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)以及有爭議的問題。會議 記錄 (或錄音 )要集中管理，未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)不得外借。 、離職時(shí)，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西，交至公司 總經(jīng)辦 ，切不可隨意移交給其他人員。 ，必須將文件放入抽屜和文件柜中。 3. 責(zé)任 發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象 ，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。對失密、泄密者，給予 50100 元扣薪；視情節(jié)輕重，給予一定行政處分；造成公司嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 三 、 檔案 資料管理 總則 、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像資料等的總和，具體包括 文書檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、磁介質(zhì)檔案 (含磁盤、磁帶、光盤等 )和各種資質(zhì)證書檔案。 、重大項(xiàng)目檔案、對外投資項(xiàng)目檔案、各類經(jīng)營 (銷售 )合同等其它檔案。 組織管理與職責(zé) “統(tǒng)一組織，分類管理 ”方式，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一 第 9 頁 共 58 頁 歸口管理。 、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷、歸檔和移交工作。 ，暫時(shí)由人事專員兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)等工作；各業(yè)務(wù)部門指定一 人兼職負(fù)責(zé)本部門的檔案收集管理工作。 檔案管理人員的職責(zé)是： 《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)方針政策，認(rèn)真履行職責(zé)，努力做好檔案管理各項(xiàng)工作。 、整理、保管、立卷、統(tǒng)計(jì)、定期移交本單位的檔案資料，執(zhí)行公司檔案管理的規(guī)章制度，遵守保密紀(jì)律，督促、檢查、落實(shí)本單位檔案管理執(zhí)行情況。 檔案管理分工 ，對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促和檢查，并負(fù)責(zé)除指定部門管理外所有檔案的歸檔和保管工作。 ： 總經(jīng)理 辦公室負(fù)責(zé)公司各類基礎(chǔ)檔案、董事會文件檔案、對外投資項(xiàng)目合同等的保管，公司控、參股企業(yè)的各類檔案資料的管理，基礎(chǔ)檔案包括：公司各類資質(zhì)、圖書資料、音像資料等；總經(jīng)理辦公室，暫時(shí)負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)和審計(jì)檔案的立卷歸檔和保管工作；人力資源部負(fù)責(zé)公司人事檔案資料的管理； 技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)本公司所有技術(shù)項(xiàng)目檔案，及項(xiàng)目進(jìn)程中發(fā)生的細(xì)節(jié)檔案； 第 10 頁 共 58 頁 運(yùn)營市場部負(fù)責(zé)公司戰(zhàn)略規(guī)劃等基礎(chǔ)材料檔案的管理；各類政府重大科技項(xiàng)目檔案的管理；各類業(yè)務(wù)檔案的管理； 其它部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)的檔案資料管理。 檔案的歸檔及移交 材料應(yīng)在事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔： a、 企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼證書、商標(biāo)注冊證、撤銷單位的印章等； b、各類合同書、協(xié)議書等文件材料； c、董事會、監(jiān)事會、股東會會議決議等文件材料； d、重大活動中形成的錄音、光盤、照片等聲像材料； e、外出參加有關(guān)重要會議所形成及帶回的重要文件材料； f、具有保存價(jià)值的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、題詞等實(shí)物； g、應(yīng)歸檔的傳真等零散材料； h、其它臨時(shí)活動中形成的文件材料。 、歸檔。除財(cái)務(wù)檔案、科技檔案外，各部門業(yè) 務(wù)檔案要在清理、登記的基礎(chǔ)上，向總經(jīng)理辦公室辦理檔案移交。移交檔案時(shí)，應(yīng)按照要求辦理移交手續(xù)。 ，及時(shí)解決立卷歸檔工作中的問題，保證工作的銜接和完成。各部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)每年向總經(jīng)理辦公室移交一次檔案，移交時(shí)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄。 立卷歸檔原則 、法律的證據(jù)性、決策的依據(jù)性和創(chuàng)新的原始性的原則。凡是直接記述和反映企業(yè)各項(xiàng)活動的；具有長遠(yuǎn)查考價(jià)值的；不同形式和載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔 第 11 頁 共 58 頁 范圍。 文件材料，按照年度和文件形成過程及文件的內(nèi)容聯(lián)系等特征分類整理立卷，保證卷內(nèi)文件齊全、完整，便于保管、查找、利用。 。按照批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后的方式立卷。 ，原則上不一起立卷