【正文】 JS 公司 GT 財(cái)務(wù)部 CW 底盤部 DP 生產(chǎn)部 SC 供應(yīng)部 GY 銷售部 XS 售后服務(wù)部 SH 行政人事部 XR 品管部 PG ： □□ □ □□□ 編號(hào)（ 001999） 類別（ A：價(jià)值＜ 500 元； B：價(jià)值＞ 500 元） 部門代碼： 第六條 印刷品的管理 一、辦公印刷品統(tǒng)一由行政人事部人事專員建帳進(jìn)行管理。 二、各部門提出申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)庫存量及使用情況，確定印制的數(shù)量。印刷制品的形 式，須由各部門以文書形式提出正式申請(qǐng)，寫明格式、大致規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，由部門主管簽字后報(bào)行政人事部人事專員。 三、需調(diào)整印刷制品的格式的，同申請(qǐng)印制程序。如還有庫存的，除特殊情況外，均需用完庫存后，方予辦理。 四、對(duì)更改的格式，行政人事部在其職權(quán)范圍內(nèi)審核新格式是否合適，訂購數(shù)量是 8 否合適，以及新格式的適用性與時(shí)效性。必要時(shí)由總經(jīng)理審核。 五、行政人事部應(yīng)本著成本最小的原則選擇印刷商。詢價(jià)結(jié)果同樣由成本降低小組審核后方可印制。 六、印刷品的管理按盤存后清單數(shù)量為準(zhǔn)。對(duì)領(lǐng)用及庫存的數(shù)量行政人事部人事專員 應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。如果即將用完的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門辦理申請(qǐng)手續(xù)。 第七條 辦公設(shè)備使用規(guī)定 一、公司電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)為公司辦公必備品，公司員工不得列為私用，使用過程中要愛惜，輕拿輕放，輕開輕關(guān)。 二、公司電話、傳真主要是作為與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)的配用工具，使用時(shí)應(yīng)盡量內(nèi)容簡潔、明確，以減少占線時(shí)間。 三、 工作時(shí)間接聽與業(yè)務(wù)無關(guān)電話或私人電話時(shí)要簡短扼要，最大限度的保持電話通暢。 四、 接聽外線電話要使用代表公司的文明用語： “您好！廣通公司”“謝謝”“再見”等，接聽內(nèi)線電話要 使用代表本部門的規(guī)范用語“您好！ XX 部”。接聽或撥打電話時(shí)應(yīng)注意語氣、語態(tài)和語調(diào)，語言要親切、簡練、客氣，不得有損害公司整體形象的行為。 五、電話鈴響要及時(shí)接聽，盡量不讓鈴響超過三聲，遲接電話要表示歉意，同事不在時(shí)主動(dòng)幫 同事接聽電話，準(zhǔn)確記錄、及時(shí)轉(zhuǎn)告電話內(nèi)容。 六、 不允許員工在公司內(nèi)撥打私人長途電話，或以公事為由撥打私人長途電話，發(fā)現(xiàn)有上述行為的將按實(shí)際通話費(fèi)用的三倍給予處罰。 七、員工使用手機(jī)談?wù)撍绞?，必須最大限度的控制聲調(diào)，不得影響其他人員的辦公。 八、公司提倡節(jié)約使用打印紙、復(fù)印紙，任何員工不得拿新 紙做草紙用，紙張必須雙面使用后才可棄掉。 九、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)歸屬人員要做到機(jī)器的定期保養(yǎng)，出現(xiàn)問題及時(shí)查修解決。 十、涉及公司商業(yè)信息的文件、材料、制度等不得隨意打印、復(fù)印和帶出公 司。 附：《事務(wù)用品異動(dòng)單》 9 事務(wù)用品異動(dòng)單 所屬部門 保管人 日期 名稱 規(guī)格 型號(hào) 數(shù)量 原價(jià)值 購置時(shí)間 異動(dòng)種類 報(bào)廢 調(diào)用 遺失 其他 異動(dòng)原因 : 部門主管： 行政人事部 意見 : 部門主管： 總經(jīng)理審批： 總經(jīng)理： 財(cái)務(wù)部意見： 部門主管 。 10 印 章 管 理 制 度 QZ行政 103A 第一條 為加強(qiáng)對(duì)公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理，防止因?yàn)E用印章給公司造成不必要的損失，特制定本制度。 第二條 公司印章是指在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件等上，需以公司名稱有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。 第三條 各部門如因工作需要或業(yè)務(wù)往來需要刻制印章的，需請(qǐng)示總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意 后開具公司證明，方可刻制印章，刻制印章由行政人事部統(tǒng)一辦理。舊印章交行政人事部檔案管理員保管。除特別需要，將廢止印章保存三年，經(jīng)總經(jīng)理同意后處理。 第四條 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時(shí)，各管理人應(yīng)迅速向行政人事部遞交說明書，行政人事部根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行處理。 第五條 公司印章由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)部印章由財(cái)務(wù)部部長負(fù)責(zé)保管，其他部門印章由各部門指定專人保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得任意委托他人代行職權(quán)。 第六條 公司各種印章的使用必須履行登記手續(xù)。 第七條 不涉及公司經(jīng)濟(jì)、民事、法律責(zé)任的一般性文書需要使用印章的，各部門必須填寫 《 用印申請(qǐng) 單 》 ，經(jīng)部長批準(zhǔn)后方可使用。 第八條 涉及到公司經(jīng)濟(jì)、民事、法律責(zé)任的重要性公文和合同性嚴(yán)肅公文需要使用印章的，填寫 《 用印申請(qǐng)單 》 后經(jīng)得總經(jīng)理同意方可加蓋印章，并將文書復(fù)印件交印章管理人存檔。 第九條 嚴(yán)禁在空白紙張、票據(jù)、介紹信等地方用印，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十條 任何人不得將公司印章帶離公司外出辦事，特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第十一條 印章的新制或改制由各部門報(bào)行政人事部后，由行政人事部獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。 第十二條 印鑒簿的保管。公司的所有印章由行政人事部檔案管理員建立印鑒簿，將印章留下印模后存檔保管。并負(fù)責(zé)對(duì)印章的改制、 廢止等事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行記錄。 11 檔案管理規(guī)定 QZ行政 104A 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、圖片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。 第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行計(jì)算 機(jī)數(shù)據(jù) 化管理。 第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作（即部門文秘）。 第六條 檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主， 即公司文書檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，行政人事部集中統(tǒng)一管理，檔案（已移交行政人事部的除外）分別由各部門管理。行政人事部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。 第七條 行政人事部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 第三章 檔案的管理 第八條 歸案 歸檔的文書包括： 1. 公司 與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。 2. 公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定 (包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度 )。 3. 公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。 4. 公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。 5. 公司與外部機(jī)構(gòu)來往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。 6. 公司各部門的發(fā)文。 7. 其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。 8. 公司各部門的專業(yè)技術(shù)資料、重要單證、證照等。 第九條 歸檔要求 1. 歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持時(shí)間聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi) 容進(jìn)行歸檔。 2. 在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。 3. 案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期 (五年以上 )、短期 (五年以下 )三種。 4. 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。 5. 全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案 12 卷目錄。 第十條 過程管理： 1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每年二月十日前將上年需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交行政人事部保管，任何人不得據(jù)為己有。 2. 屬部門保管的檔案：各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交行政人事部。 第十一條 監(jiān)督 行政人事部根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。 第十二條 銷毀 須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 第十三條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定文秘經(jīng)行政人事部培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。 第十四條 借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確 因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)行政人事部核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 第十五條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。 第四章 檔案備份制度 第十六條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，要及時(shí)備份。 第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存 (即公司賓館 )。 第 五章 處理?xiàng)l例 第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪，則依法追究刑事責(zé)任： 1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 3. 涂改、偽造檔案 4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者 5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰） 第六章 責(zé)任 第二十一條 本制度適用于公司各員工各部門。 第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司行政人事部，第一責(zé)任人為各部門指定的文秘；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。 檔案管理實(shí) 施辦法 13 QZ行政 105A 第一條 管理部門 ，原稿由各文書管理部門歸檔。 ，由公司行政人事部統(tǒng)一制定。 第二條 文件整理 文件應(yīng)依下列方式整理： 1. 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2. 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。 3. 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第三條 文件點(diǎn)收 文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收： 1. 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺 ，應(yīng)立即追查歸入。 2. 文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。 3. 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 第四條 檔案分類 1. 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2. 同一“小類” (或細(xì)類 )的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類 (或細(xì)類 )之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。 3. 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件 歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。 第五條 檔案名稱及編號(hào) 1. 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。 2. 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 3. 檔案編號(hào)規(guī)則： QZQ □□ □□ □□ □□ 檔案編號(hào)（數(shù)字） 年代編號(hào)（數(shù)字） 檔案類型 主體代碼 公司代碼 4. 主體代碼說明 (以部門漢語拼音字母為代碼 )： 檔案主體 代碼 檔案主體 代碼 檔案主體 代碼 泉州 代碼 QZQ 空調(diào)部 KT 技術(shù)部 JS 公司代碼 QZ 財(cái)務(wù)部 CW 底盤部 DP 14 生產(chǎn)部 SC 供應(yīng)部 GY 銷售部 XS 售后服務(wù)部 SH 行政人事部 XZ 品管部 PG 倉庫 CK 管 理者代表委員會(huì) GW 5：檔案類型 (以類別漢語拼音字母為代碼 ) 檔案類型 代碼 檔案類型 代碼 檔案類型 代碼 制度類 ZD 文件類 WJ 合同類 HT 資料類 ZL 表單類 BD 證照類 ZZ 業(yè)務(wù)類 YE 其他類 QT 圖書類 TS 注：如有未歸納的類別，各部門可自行按漢語拼音字母編制，但需報(bào) 行政人事 部備案。 第六條 檔號(hào)編定 1. 新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號(hào)。