【正文】 審核：2．前臺(tái)接待來(lái)訪記錄表來(lái)訪人姓 名來(lái)訪人單 位來(lái)訪時(shí)間接待人接待內(nèi)容簡(jiǎn)況處理意見(jiàn)：處理結(jié)果：編制： 審核：3．物業(yè)公司前臺(tái)來(lái)客登記表年 月 日序號(hào)姓名所在單位來(lái)訪人數(shù)聯(lián)系方式是否預(yù)約被訪單位及被訪人姓名來(lái)訪事由時(shí)間備注進(jìn)入離開(kāi)12345…編制： 審核：四、前臺(tái)接待日志表日期年 月 日 記錄人考勤記錄姓名簽到時(shí)間姓名簽到時(shí)間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制： 審核：五、函件收發(fā)登記表1． 信函與快件簽收登記表日期來(lái)件單位編號(hào)數(shù)量密（速）級(jí)接受部門(mén)簽收人（簽字）編制： 填表人：2． 信函與快件寄送登記表日期送寄部門(mén)編號(hào)數(shù)量密（速）級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）編制： 填表人：六、前臺(tái)接待管理流程1．預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專(zhuān)員客人各職能部門(mén)②確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪③來(lái)訪登記④通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人⑤確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶(hù)⑦來(lái)訪信息錄入，記錄匯總審核⑧存檔2．來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待專(zhuān)員外部單位人員各部門(mén)或員工①聽(tīng)到電話鈴響②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否④ 處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄七、收發(fā)文件管理流程1．信函收發(fā)工作流程開(kāi)始①接收信函審核②登 記審核③分 信接 收⑤回 信⑥寄 信結(jié)束有無(wú)④拆 信⑦登記信息是否有明確收信人行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專(zhuān)員各職能部門(mén)2．接收信函、快件工作流程各職能部門(mén)前臺(tái)接待專(zhuān)員前臺(tái)接待主管外部單位開(kāi)始②登 記③篩 選④分 送結(jié)束發(fā)來(lái)信函、文件①簽 收接 收⑤記錄存檔3．寄送信函、快件工作流程開(kāi)始③登 記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專(zhuān)員各職能部門(mén)外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽 收⑤接到服務(wù)要求4．傳真發(fā)文工作流程開(kāi)始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登 記③發(fā)傳真④原件存檔填寫(xiě)申請(qǐng)表行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專(zhuān)員員工5．傳真收文工作流程開(kāi)始①收 文簽收結(jié)束②登 記③復(fù) ?、蒉D(zhuǎn)交文件④存 檔接收行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專(zhuān)員各部門(mén)或員工6．收文背簽流程開(kāi)始①遞交文件結(jié)束②簽 字審核③轉(zhuǎn) 交④存 檔總經(jīng)理前臺(tái)接待專(zhuān)員各部門(mén)或員工八、前臺(tái)接待流程看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶或飲料，請(qǐng)客人稍等微笑離開(kāi)結(jié)束九、來(lái)電處理流程電話接通，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)電事由電話處理結(jié)束電話留言記錄電話記錄歸檔 第三章 辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)職責(zé)1組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門(mén)經(jīng)理審核職責(zé)3負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作職責(zé)4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責(zé)5負(fù)責(zé)公司的各種公章證照管理，并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作職責(zé)6起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況職責(zé)7搞好與有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責(zé)8受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，按照程序處理職責(zé)9負(fù)責(zé)檢查本部門(mén)的安全、消防工作職責(zé)10負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件職責(zé)11負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)辦公事務(wù)人員績(jī)效考核的建議職責(zé)2起草、擬訂辦公用品的需求計(jì)劃，報(bào)直接上級(jí)審批職責(zé)12完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理二、辦公事務(wù)專(zhuān)員崗位職責(zé)職責(zé)1協(xié)助部門(mén)主管做好各項(xiàng)辦公事務(wù)制度草擬工作職責(zé)3負(fù)責(zé)公司辦公家具設(shè)備、辦公用品的采購(gòu)工作職責(zé)4負(fù)責(zé)辦公用品的登記、發(fā)放管理職責(zé)5負(fù)責(zé)制定辦公家具、設(shè)備、用品的采購(gòu)流程職責(zé)6負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)職責(zé)7負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息資料管理職責(zé)8負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、資料、合同等文檔的管理職責(zé)9提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進(jìn)工作職責(zé)2積極落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)職責(zé)10對(duì)于其他部門(mén)不符合行政事務(wù)管理規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查職責(zé)11協(xié)助其他部門(mén)作好會(huì)議、接待工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作三、行政辦公秘書(shū)崗位職責(zé)職責(zé)1協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作職責(zé)3負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作職責(zé)4妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備職責(zé)5嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類(lèi)文件職責(zé)6及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作職責(zé)7起草會(huì)議文件，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作。職責(zé)8按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會(huì)議職責(zé)9陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出席重要商務(wù)接待及對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作職責(zé)10協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草各項(xiàng)規(guī)章制度職責(zé)11按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門(mén)一起組織企業(yè)重大活動(dòng)職責(zé)2負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作四、辦公用品訂購(gòu)審批單部門(mén)使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間訂購(gòu)原因：部門(mén)主管審批意見(jiàn)： 行政部門(mén)審批意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日如果金額超過(guò)審批權(quán)限請(qǐng)行政總監(jiān)簽批意見(jiàn)： 簽字： 年 月 日五、辦公用品臺(tái)賬 項(xiàng) 目物品名稱(chēng)編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備 注編制：行政部 填寫(xiě)人（簽字）：六、報(bào)廢物品清單物品編號(hào)物品名稱(chēng)數(shù)量單價(jià)出廠時(shí)間使用時(shí)間報(bào)廢類(lèi)型報(bào)廢原因以上物品本部門(mén)申請(qǐng)報(bào)廢處理意見(jiàn)： 部門(mén)主管（簽字）辦公事務(wù)專(zhuān)員□同意報(bào)廢處理 □不同意報(bào)廢處理 辦公事務(wù)專(zhuān)員（簽字）：辦公事務(wù)主管□同意報(bào)廢處理 □不同意報(bào)廢處理 辦公事務(wù)主管（簽字）：七、辦公用品領(lǐng)用表 年 月 日部門(mén)領(lǐng)用人核發(fā)序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位用途單價(jià)總價(jià)領(lǐng)用人： 主管： 保管員：八、辦公設(shè)備登記表 年 月 日設(shè)備名稱(chēng)編號(hào)廠名或品牌出廠時(shí)間購(gòu)買(mǎi)時(shí)間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價(jià)格存放地點(diǎn)環(huán)境要求主要用途簡(jiǎn)介：管理部門(mén)負(fù)責(zé)人使用部門(mén)責(zé)任人九、辦公文書(shū)會(huì)簽單1．文件會(huì)簽單發(fā)文單位發(fā)文文號(hào)發(fā)文日期年 月 日時(shí)限普通件急件特急件密級(jí)普通秘密機(jī)密絕密標(biāo)題會(huì)簽順序單位收文時(shí)間發(fā)文時(shí)間會(huì)簽人（簽字）1月