【正文】 會簽：　　　　　　　　　標(biāo)題：　　主辦擬稿人：　　單位負責(zé)人：　　附件：　　　　　　　　　　主題詞：　　　　　打字：　校對：準(zhǔn)印：　　　發(fā)文號：湘芙集字[ ]第 號 年 月 日印發(fā)　　　　　　　　歸卷日期　歸入卷號　合同管理辦法第一章 簽　訂第一條 簽訂合同必須遵守國家法律、法規(guī)及相關(guān)政策。第二條 對外簽訂經(jīng)濟合同，除法定代表人外，簽約人必須持有法人委托書，而且必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)，否則無權(quán)簽約。第三條 對外簽訂合同必須以維護公司合法權(quán)益和提高公司經(jīng)濟效益為宗旨。第四條 在簽訂經(jīng)濟合同之前，相關(guān)責(zé)任人必須認真了解對方當(dāng)事人的情況，確保所簽合同有利、有效。第五條 合同簽訂內(nèi)容，如涉及公司內(nèi)部其他部門的，須事先協(xié)調(diào)。第六條 合同一律采用書面格式，有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同的，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第七條 合同對當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表述須清楚、準(zhǔn)確。第八條 合同內(nèi)容應(yīng)注意的問題1. 金額在3000元（含）以上的采購和交易應(yīng)簽訂書面合同，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可采取其它方式約定有關(guān)事宜，不簽定書面合同。2．文首部分，須寫明簽約雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。3．正文部分，須具體明確雙方享有權(quán)利及承擔(dān)義務(wù)，合同標(biāo)的的具體情況，明確付款方式及違約責(zé)任等。4．結(jié)尾部分，須使用公章或合同專用章，不得使用財務(wù)專用章或業(yè)務(wù)章。注明合同有效期限。凡金額在10萬元以上的合同，必須一式陸份。第二章 合同審批與簽定第九條 合同審查程序1．部門負責(zé)人對合同的真實有效性予以審查。2．分管領(lǐng)導(dǎo)對合同的專業(yè)技術(shù)性、經(jīng)濟性予以審查。3．本公司法律代表或法律顧問對合同的嚴(yán)密性和合法性進行審核。以上人員在認真評審后須在合同會簽表上簽名以示承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十條 合同的批準(zhǔn)對于標(biāo)的金額在10萬元以下、定金或預(yù)付貨款在1萬元以下的合同，由分（子）公司總經(jīng)理負責(zé)簽定；標(biāo)的金額在10萬元以上、定金或預(yù)付貨款在1萬元以上的合同，須同有關(guān)資料、附件等，報集團公司行政策劃部、審計部、財務(wù)部會審，并經(jīng)董事長審查并授權(quán)簽定。第十一條 合同評審對于分（子）公司與外部單位進行聯(lián)營、合資、合作，或者是標(biāo)的金額在50萬元（含）以上、對公司經(jīng)營發(fā)展有重大影響的合同，由分（子）公司總經(jīng)理報集團公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部、審計部、行政策劃部進行聯(lián)合評審，確定方案后交公司董事會審議。對于集團公司的對外項目，由總經(jīng)理組織集團各職能部門確定方案后提交董事會審議。第三章 履行和跟蹤管理第十二條 合同簽訂后即具有法律效力。與合同有關(guān)的部門、人員都應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保履行。第十三條 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般以物貨交清、工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。第十四條 各分（子）公司總經(jīng)理須密切關(guān)注合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、匯報。第四章 變更和解除第十五條 因不可抗力或其它原因需要變更或解除合同的，應(yīng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，妥善處理。第十六條 變更、解除合同必須符合有關(guān)法律的規(guī)定，必須維護公司合法利益。第十七條 變更、解除合同的程序與審批程序相同。合同經(jīng)過簽證或公證者，須到原工商行政管理部門備案或經(jīng)公證處重新公證。第十八條 變更、解除合同一律采用書面形式。第十九條 變更、解除合同前仍應(yīng)嚴(yán)格履行原合同。第二十條 因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益受損的，除法律允許免負責(zé)任外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。第五章 糾紛處理第二十一條 在履行合同過程中如與對方發(fā)生糾紛，應(yīng)按有關(guān)法律法規(guī)和本辦法妥善處理。第二十二條 合同糾紛原則上由承辦部門負責(zé)處理。涉及內(nèi)部多個單位的，可以協(xié)商或由集團公司確定一個單位牽頭負責(zé)處理。第二十三條 合同處理應(yīng)在雙方友好協(xié)商的基礎(chǔ)上解決爭議。第六章 合同文本管理第二十四條 合同簽訂之后，原件、附件及相關(guān)資料由簽約單位行政部門和財務(wù)部門負責(zé)保管，如工作需要，其它部門可以持有復(fù)印件。行政部門負責(zé)已公文管理程序上已處理完畢合同的整理和歸卷工作。 第七章 責(zé)任承擔(dān)第二十五條 未按合同管理辦法所定標(biāo)準(zhǔn)程序所簽訂的合同，一律無效，因此而造成的一切損失由簽約人承擔(dān)。第二十六條 因疏忽大意、不負責(zé)任導(dǎo)致所簽合同損害公司利益的，按合同金額的10—50%賠償公司損失，并給予記過處分和500—5000元/次的罰款；給公司造成較大損失的，除賠償損失外，予以除名。第二十七條 在合同簽訂和履行中假公濟私、謀取私利者，按合同金額的20—100%賠償公司損失，并以開除論處。除賠償損失外，觸犯刑法的，移送司法機關(guān)處理。第二十八條 因個人原因，未能及時檢查合同履行情況，致使公司遭受損失的，給予責(zé)任人記過處分和1000—8000元的罰款。附件：《合同會簽單》合同會簽單合同名稱（全稱）合同編號經(jīng)辦部門經(jīng)辦人報送時間法律部門意見（行政部、法律顧問） 年 月 日財務(wù)部/審計部意見 年 月 日總經(jīng)理意見 年 月 日董事長意見 年 月 日檔案工作管理辦法第一章 總則第一條 為加強本公司檔案工作，進一步提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理以及其它各項工作中的作用，制定本辦法。第二條 我公司檔案是指在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、研究、管理以及其它各項活動中直接形成的，對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 集團公司及各分（子）公司必須重視和健全檔案工作，并在人員、經(jīng)費、設(shè)備等方面予以保證。第四條 立卷歸檔以我公司各部門、各分（子）公司產(chǎn)生的文件材料為主，須將反映本部門、本公司職能活動所產(chǎn)生的具有長期和重要查考價值的文件材料（與這類文件有密切聯(lián)系的社會機構(gòu)的來文）作為立卷歸檔的重點。第五條 按年度歸檔的部門，應(yīng)在每年6月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一項目完成后須在兩個月內(nèi)完成立卷歸檔工作。第二章 檔案類目 案卷編號 第六條 檔案分類視文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按全宗、大類、小類三級分類。先以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第七條 如因文件類型較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細類”。第八條 同一“小類”的文件以裝訂于一個卷宗為原則，并賦予一個案卷號，一個全宗內(nèi)不得有相同的案卷號。如文件較多，一個卷宗不夠時，可以兩個以上的卷宗裝訂，并于案卷號后增設(shè)“卷次”編號，以便查考，同一案卷號后不得有相同的卷次號。第九條 案卷索引表中的檔案號的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中X1為全宗代號，X2為小類號，X3為案卷號，X4為卷次號。第十條 《檔案分類編號表》確定了集團公司及分（子）公司立卷類目。第十一條 立卷類目一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第三章 平時歸卷第十二條 公文承辦人員須及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交行政部門整理歸卷，專業(yè)性文件材料（財務(wù)、人事、審計方面的）交相關(guān)職能部門。第十三條 行政部門對文件進行點收后，按照“案卷類目”條款，將文件材料放入平時保存的文件盒內(nèi)，并在《收發(fā)文登記薄》上注明。第四章 案卷整理 目錄編制第十四條 案卷裝訂應(yīng)以符合卷內(nèi)文件書寫格式，保證卷內(nèi)文件材料完整以及便于查考為原則。第十五條 檔案管理部門須編制完整的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團公司檔案管理部門移交檔案時，一并上交。 第五章 調(diào)卷第十六條 員工因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)審批。在檔案室當(dāng)場借閱者，免填《檔案調(diào)閱申請單》。第十七條 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案立即歸入檔架?！稒n案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第十八條 《檔案調(diào)閱申請單》以一單一案為原則，借閱時間以一周為限。如有特殊情形需延長，按調(diào)閱程序重新辦理。第十九條 調(diào)卷人對于所調(diào)閱檔案，不得抽換增損。第二十條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，須經(jīng)行政部門主管同意。調(diào)閱設(shè)定密級的檔案，必須呈請總經(jīng)理批準(zhǔn)。附件《檔案分類編號表》《卷內(nèi)目錄表》《備考表》《案卷索引表》《分類文件目錄表》《檔案調(diào)閱申請單》檔案分類編號表公司檔案序列編制模式公司檔案分類深度設(shè)二級類目，范圍分九大類，65個子目，具體類目及分項內(nèi)容與代碼為：A 行政管理（A為大類代碼，下同）A1 規(guī)章、制度、辦法、守則（失效件在原件上加蓋失效?。〢2 文件（按收發(fā)日期順序編排）A3 戰(zhàn)略規(guī)劃A4 目標(biāo)管理（含年計劃、目標(biāo)責(zé)任狀、月計劃、總結(jié)、經(jīng)營分析等）A5 企業(yè)文化建設(shè)（畫冊、內(nèi)部報刊、媒體報導(dǎo)等）A6 監(jiān)察、審計與處分、處理A7 各類項目方案（可研報告，市場調(diào)查、分析、預(yù)測等）A8 公司各種證照，公司設(shè)立、變更資料A9 公司財產(chǎn)A10 訴訟A11 其他B 合同（協(xié)議）B1 項目合同（含租賃、合作、轉(zhuǎn)讓、經(jīng)營管理等）B2 勞動人事合同（失效件加蓋失效印、標(biāo)準(zhǔn)時間）B3 購銷合同B4 工程合同（含設(shè)計、施工、監(jiān)理等）B5 營銷合同（含廣告、宣傳等）B6 商品房銷售合同B7 公司物業(yè)租賃合同B8 其它合同C 人力資源C1 工資福利、勞動保險C2 員工檔案（入職資料、考評、任免、獎懲等）C3 人力資源信息庫（注：不作明確分類，但歸檔應(yīng)分類集中）