行政管理-管規(guī)009文件資料管理制度-文庫吧
2025-05-02 13:22 本頁面
【正文】 ：凡本企業(yè)內(nèi)之各類 檔案 、 文件 、 資料，均適用本辦法． ? 發(fā) 行： 本辦法經(jīng)執(zhí)行長核準(zhǔn)後發(fā)佈實施 。 ? 修 訂： 本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補(bǔ)強(qiáng)並呈總經(jīng)理審核 、 執(zhí)行長核準(zhǔn)後修訂之 。 壹 、 文件／資料管理制度概述 一、 文件／資料管制是指對企業(yè)內(nèi)所有檔案 、 文件及資料（包括現(xiàn)行運轉(zhuǎn)文件、存檔文件、餘存文件和準(zhǔn)備銷毀的文件）的存放、調(diào)閱和銷毀等進(jìn)行管理之工作． 二、 由各部門助理擔(dān)任日常檔案 、 文件及資料管理工作，在進(jìn)行各項文管作業(yè)時，應(yīng)遵循以下三個基本原則： (一 ).集中管理原則．具體情況包括： 、資料等，一律 應(yīng)由相關(guān)部門之文管人員負(fù)責(zé)接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時，應(yīng)確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應(yīng)及時指定人員代為辦理． ，應(yīng)由承辦部門文管助理統(tǒng)一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後發(fā)放，並將存檔文件、余件歸檔進(jìn)行妥善保管． 、資料都應(yīng)由各相關(guān)權(quán)責(zé)部門文管助理集中保管．各業(yè)務(wù)職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於個人處． (二 ).科學(xué)管理原則． 4 長誠浪板 (昆山 )有限公司 公司各類文件資料均應(yīng)按《檔案資料保管年限一覽表》 (附 件二 )之規(guī)定年限進(jìn)行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件． (三 ).嚴(yán)格保密原則． 凡公司員工因職務(wù)及工作之關(guān)係，於文件資料之制訂、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔及銷毀等作業(yè)流程中涉及公司之機(jī)密均應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任． (參考文件 :《人事行政管理規(guī)章》關(guān)於員工對於本身職務(wù)所涉及之公司機(jī)密應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任之相關(guān)規(guī)定 ) 貳 、 文件 /資料作業(yè)管理辦法 一 、 分類： (一 )公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術(shù)資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進(jìn)行管理： ：如公司營業(yè)執(zhí)照 、 稅務(wù)登記證 、 IC 卡 …… ，証件類均由總經(jīng)理室列管之 。 (包括如下 )： (1)ISO9002 質(zhì)量體系文件 註 : 上述非質(zhì)量體系文件中之“記錄” 係指各類填寫式表單經(jīng)填寫內(nèi)容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應(yīng)存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業(yè)? (2)非質(zhì)量體系文件 第三階：作業(yè) 指導(dǎo)書 第二階：程序文件 第四階：表單 /記錄 非填寫式表單 /記錄 管理 辦法類文件 填寫式表單 /記錄 政府公函 社會機(jī)關(guān)、組織信函 (3)外來文件 第一階：手冊 公司內(nèi)部公文 (如人事命令、公告 ) 各部門相關(guān)事務(wù)文件 5 長誠浪板 (昆山 )有限公司 3. 合 同 註 :各類合同之編號及管理，請另參閱 《合同管理辦法》之說明 ． 4. 技術(shù)資料 (1) 生產(chǎn)技術(shù)資料 (2) 產(chǎn)品及程式設(shè)計技術(shù)資料 (3) 儀器 、 設(shè)備相關(guān)資料 (4) 工程設(shè)計技術(shù)資料 (5) 內(nèi)部基本建設(shè)資料 5. 人事資料 : 如 :人事資料表獎懲記錄 、 考勤表 、 員工考績表 6. 電腦資料 :各類電腦檔案 7. 其它資料 如各類書刊、照片? (二 )上述各類文件 /資料依重要程度及保管方式又可分為： 註 : 各類文檔資料（如生產(chǎn)統(tǒng)計資料、規(guī)章制度、財務(wù)報表、研發(fā)資料等），對於列管文件之複印 、 修改或發(fā)放 、 借閱等，均須由權(quán)責(zé)部門進(jìn)行管制之． 、 財務(wù) 報表類文件一律列為列管文件． 質(zhì)量體系范圍內(nèi)之所有文件均為列管文件． (三 )上述各類文件 /資料依存檔方式共分為 : (1)書面資料 業(yè)主信函 業(yè)主合同 小包合同 其它類合同 (1)一般文件 (2)列管文件 密級文件 極機(jī)密級文件 機(jī)密級文件 6 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (2)電腦檔案資料 二 、 編號方式說明： /資料之權(quán)責(zé)部門代碼 (部門代號說明如下 )： (1) 「 董 」 ：董事會； (2) 「 執(zhí) 」 ：執(zhí)行長室； (3) 「 總 」 ：總經(jīng)理室； (4) 「 財 」 ：財務(wù)部； (5) 「 管 」 ：管理部； (6) 「 品 」 ：管理部品保課； (7) 「 生 」 ：管理部生管課； (8) 「 務(wù) 」 ：管理部總務(wù)課； (9) 「 採 」 ：管理部採購課； (10)「 人 」 ：管理部人事課； (11)「資」：資訊部； (12)「業(yè)」：業(yè)務(wù)部； (13)「營」：營服部； (14)「工」：工務(wù)部； (15)「廠」：廠務(wù)部； (16)「捲」：捲門部； /資料之類別指示碼 ． (1)“証”指各類証件 。 (2)“表 S”指各類制式填寫式表單 。 (3)“表 P”指各類制式非填寫式表單 (4)“質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件 (5)“外”指各類外來文件 (政府機(jī)關(guān)之公函除外 ) (6)“政”指各類政府機(jī)關(guān)所發(fā)之公函 (7)“公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行 政命令等 (如人事命令、公告等 ) 7 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法 (9)“技”指各類技術(shù)資料 (10)“事”指各部門承辦事務(wù)之相關(guān)文件
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