行政管理-管規(guī)009文件資料管理制度-wenkub
2023-06-03 13:22:59 本頁(yè)面
【正文】 辦理借閱手續(xù)． ： (1)對(duì)借閱件要加強(qiáng)保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)． (2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，並按時(shí)退還，嚴(yán)禁拍照、抽頁(yè)、剪裁和涂改． ，並要求再次補(bǔ)發(fā)．補(bǔ)發(fā)文件須視文 15 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 件的機(jī)密性，提交補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)以說(shuō)明原因，經(jīng)權(quán)限主管核 準(zhǔn)後，文管中心始得重新列印，並做好記錄． (六 )文件的翻印 ，對(duì)於列管性文件要嚴(yán)格控制翻印份數(shù)，不得隨意擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍，並須做到： (1)複印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個(gè)人不得私自複?。? (2)複印文件要確保準(zhǔn)確無(wú)誤，並對(duì)翻印時(shí)間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案． ，可視實(shí)際需要進(jìn)行復(fù)?。? 關(guān)規(guī)定及要求進(jìn)行復(fù)印之． 參 、 電腦檔案作業(yè)管理辦法 一 、 公司資訊網(wǎng)絡(luò)由資訊部統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)計(jì)、規(guī)劃 、 管理與維護(hù)事宜． 二 、 各部門(mén)均通過(guò)本部門(mén)微機(jī)操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，並將文件檔案存入服務(wù)器中本部門(mén)子目錄下． 三、 存於服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為唯讀文件． 四 、 資訊部應(yīng)每月不定期對(duì)公司所有電腦進(jìn)行抽查 ,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善． 五 、 屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調(diào)用、列印，一律須經(jīng)權(quán)責(zé)部門(mén)權(quán)限主管核準(zhǔn)後，由資訊部協(xié)助完成． 六 、 其它相關(guān)規(guī)定：各部門(mén)自行制作之文件 (一 )文件制訂並經(jīng)核準(zhǔn)使用後之電腦存檔 ： 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請(qǐng)單》，並附上擬訂之文件原 稿經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn) 、 文件頒準(zhǔn)生效後，擬案部門(mén)須憑核準(zhǔn)單知會(huì)資訊部，將該文件內(nèi)容存於服務(wù)器中，並立即將單機(jī)上的文件刪除． ． (二 )文件的變更 ： 16 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請(qǐng)單》，並說(shuō)明變更原因及內(nèi)容，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後，憑核準(zhǔn)單向資訊部申請(qǐng)文件修改 ，由資訊部將服務(wù)器中存檔之文件予以更新之． (三 )文件的備份 ： ，標(biāo)明備份日期，並 制作每一備份盤(pán)之清單目錄 (存於光盤(pán)中 )，交管理部列管保存． ：對(duì)於已變更之文件，資訊部應(yīng)每一至二個(gè)月作一次定期更新 (新增或刪除無(wú)用之檔案 )；並重新制作備份光盤(pán)與目錄，送管理部更新之 。 資料均應(yīng)由管理部進(jìn)行書(shū)面存檔備 10 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 查 (電腦檔案則由資訊部負(fù)責(zé) )直到安全保存期限過(guò)後，始得予以銷(xiāo)毀之 。 4. 若文件或表單內(nèi)容同屬於質(zhì)量體系與非質(zhì)量體系範(fàn)籌時(shí)，均作為非質(zhì)量體系文件進(jìn)行編號(hào)。 (3)“表 P”指各類制式非填寫(xiě)式表單 (4)“質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件 (5)“外”指各類外來(lái)文件 (政府機(jī)關(guān)之公函除外 ) (6)“政”指各類政府機(jī)關(guān)所發(fā)之公函 (7)“公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行 政命令等 (如人事命令、公告等 ) 7 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 (8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法 (9)“技”指各類技術(shù)資料 (10)“事”指各部門(mén)承辦事務(wù)之相關(guān)文件 (11)“人”指各類人事資料 (12)“圖”指各類圖面資料 (13)“書(shū)”指各類書(shū)刊 /資料之不同，共分為以下二種方式進(jìn)行編號(hào) : (1)非質(zhì)量體系之文件 /資料 : 非質(zhì)量體系之文件 /資料之編號(hào)第三位起為該文件 /資料之流水編號(hào) ，以阿拉伯?dāng)?shù)字記錄，共為三位數(shù) (自 001 號(hào)開(kāi)始，如編至 999 號(hào)則自動(dòng)上升一碼為第 1000 號(hào) ) ? 範(fàn)例 :管理部制訂的第 一份管理辦法類文件之具體編號(hào)方式如下 : 試實(shí)行階段中的文件 /表單 /資料，應(yīng)於上述編號(hào)之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號(hào)為三碼則縮減為 2 碼 。 ? 修 訂： 本辦法如有未盡事宜時(shí)，得由管理部加以補(bǔ)強(qiáng)並呈總經(jīng)理審核 、 執(zhí)行長(zhǎng)核準(zhǔn)後修訂之 。 文件編號(hào)：管規(guī) 009 版 本：第 2 版 發(fā)行日期： 99 年 12 月 28 日 擬案單位：管理部 文件修訂記錄 序 日 期 修訂部門(mén) 核準(zhǔn)部門(mén) 申請(qǐng)單編號(hào) 備 註 1 98 年 11 月 7 日 管理部 總經(jīng)理室 無(wú) (尚無(wú)申請(qǐng)制度 ) 2 99 年 12 月 28 日 管理部 總經(jīng)理室 3 4 5 6 核 準(zhǔn) 審 核 擬 案 曾璟煜 曾璟煜 傅殿偉 朱郁喬 ※除本封面因管理之需要，得加蓋相關(guān)印章及相關(guān)人員之簽章外，任何人 不得對(duì)文件之內(nèi)容進(jìn)行塗改或作記號(hào)，（如有修改之必要時(shí)，應(yīng)按《文件 /資料管理制度》之相關(guān)規(guī)定辦理之） 。 壹 、 文件／資料管理制度概述 一、 文件／資料管制是指對(duì)企業(yè)內(nèi)所有檔案 、 文件及資料（包括現(xiàn)行運(yùn)轉(zhuǎn)文件、存檔文件、餘存文件和準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的文件）的存放、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等進(jìn)行管理之工作． 二、 由各部門(mén)助理?yè)?dān)任日常檔案 、 文件及資料管理工作，在進(jìn)行各項(xiàng)文管作業(yè)時(shí)，應(yīng)遵循以下三個(gè)基本原則： (一 ).集中管理原則．具體情況包括： 、資料等，一律 應(yīng)由相關(guān)部門(mén)之文管人員負(fù)責(zé)接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時(shí)，應(yīng)確定臨時(shí)接收人員；如文管人員離職時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)及時(shí)指定人員代為
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