行政管理-管規(guī)009文件資料管理制度-wenkub
2023-06-03 13:22:59 本頁面
【正文】 辦理借閱手續(xù)． ： (1)對借閱件要加強保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準． (2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，並按時退還，嚴禁拍照、抽頁、剪裁和涂改． ，並要求再次補發(fā)．補發(fā)文件須視文 15 長誠浪板 (昆山 )有限公司 件的機密性，提交補發(fā)申請以說明原因，經(jīng)權(quán)限主管核 準後，文管中心始得重新列印，並做好記錄． (六 )文件的翻印 ，對於列管性文件要嚴格控制翻印份數(shù)，不得隨意擴大閱讀和傳達范圍，並須做到： (1)複印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個人不得私自複印． (2)複印文件要確保準確無誤，並對翻印時間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案． ，可視實際需要進行復(fù)?。? 關(guān)規(guī)定及要求進行復(fù)印之． 參 、 電腦檔案作業(yè)管理辦法 一 、 公司資訊網(wǎng)絡(luò)由資訊部統(tǒng)一進行設(shè)計、規(guī)劃 、 管理與維護事宜． 二 、 各部門均通過本部門微機操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，並將文件檔案存入服務(wù)器中本部門子目錄下． 三、 存於服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為唯讀文件． 四 、 資訊部應(yīng)每月不定期對公司所有電腦進行抽查 ,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善． 五 、 屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調(diào)用、列印，一律須經(jīng)權(quán)責部門權(quán)限主管核準後，由資訊部協(xié)助完成． 六 、 其它相關(guān)規(guī)定：各部門自行制作之文件 (一 )文件制訂並經(jīng)核準使用後之電腦存檔 ： 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請單》，並附上擬訂之文件原 稿經(jīng)權(quán)限主管核準 、 文件頒準生效後，擬案部門須憑核準單知會資訊部，將該文件內(nèi)容存於服務(wù)器中，並立即將單機上的文件刪除． ． (二 )文件的變更 ： 16 長誠浪板 (昆山 )有限公司 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請單》，並說明變更原因及內(nèi)容，經(jīng)權(quán)限主管核準後，憑核準單向資訊部申請文件修改 ，由資訊部將服務(wù)器中存檔之文件予以更新之． (三 )文件的備份 ： ，標明備份日期，並 制作每一備份盤之清單目錄 (存於光盤中 )，交管理部列管保存． ：對於已變更之文件，資訊部應(yīng)每一至二個月作一次定期更新 (新增或刪除無用之檔案 )；並重新制作備份光盤與目錄，送管理部更新之 。 資料均應(yīng)由管理部進行書面存檔備 10 長誠浪板 (昆山 )有限公司 查 (電腦檔案則由資訊部負責 )直到安全保存期限過後，始得予以銷毀之 。 4. 若文件或表單內(nèi)容同屬於質(zhì)量體系與非質(zhì)量體系範籌時，均作為非質(zhì)量體系文件進行編號。 (3)“表 P”指各類制式非填寫式表單 (4)“質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件 (5)“外”指各類外來文件 (政府機關(guān)之公函除外 ) (6)“政”指各類政府機關(guān)所發(fā)之公函 (7)“公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行 政命令等 (如人事命令、公告等 ) 7 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法 (9)“技”指各類技術(shù)資料 (10)“事”指各部門承辦事務(wù)之相關(guān)文件 (11)“人”指各類人事資料 (12)“圖”指各類圖面資料 (13)“書”指各類書刊 /資料之不同，共分為以下二種方式進行編號 : (1)非質(zhì)量體系之文件 /資料 : 非質(zhì)量體系之文件 /資料之編號第三位起為該文件 /資料之流水編號 ，以阿拉伯數(shù)字記錄，共為三位數(shù) (自 001 號開始，如編至 999 號則自動上升一碼為第 1000 號 ) ? 範例 :管理部制訂的第 一份管理辦法類文件之具體編號方式如下 : 試實行階段中的文件 /表單 /資料，應(yīng)於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為 2 碼 。 ? 修 訂： 本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強並呈總經(jīng)理審核 、 執(zhí)行長核準後修訂之 。 文件編號：管規(guī) 009 版 本：第 2 版 發(fā)行日期： 99 年 12 月 28 日 擬案單位：管理部 文件修訂記錄 序 日 期 修訂部門 核準部門 申請單編號 備 註 1 98 年 11 月 7 日 管理部 總經(jīng)理室 無 (尚無申請制度 ) 2 99 年 12 月 28 日 管理部 總經(jīng)理室 3 4 5 6 核 準 審 核 擬 案 曾璟煜 曾璟煜 傅殿偉 朱郁喬 ※除本封面因管理之需要，得加蓋相關(guān)印章及相關(guān)人員之簽章外，任何人 不得對文件之內(nèi)容進行塗改或作記號，（如有修改之必要時，應(yīng)按《文件 /資料管理制度》之相關(guān)規(guī)定辦理之） 。 壹 、 文件／資料管理制度概述 一、 文件／資料管制是指對企業(yè)內(nèi)所有檔案 、 文件及資料（包括現(xiàn)行運轉(zhuǎn)文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調(diào)閱和銷毀等進行管理之工作． 二、 由各部門助理擔任日常檔案 、 文件及資料管理工作，在進行各項文管作業(yè)時，應(yīng)遵循以下三個基本原則： (一 ).集中管理原則．具體情況包括： 、資料等，一律 應(yīng)由相關(guān)部門之文管人員負責接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時，應(yīng)確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應(yīng)及時指定人員代為
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