【正文】 使得Notes與Internet能夠更好地相結(jié)合?？缙脚_(tái)的支持 在當(dāng)今形形色色系統(tǒng)環(huán)境并存的情況下，Lotus Notes 的顯著特征在于它對(duì)多平臺(tái)的支持。所有的Notes Client，無(wú)論其運(yùn)行在什么環(huán)境下，均能訪問(wèn)所有的Notes服務(wù)器，與它們交換信息、發(fā)送或接受郵件、并使服務(wù)器完成其所有的功能。這樣，一個(gè)Notes應(yīng)用程序不需任何修改即可在各種平臺(tái)上同時(shí)運(yùn)行。Notes幾乎支持業(yè)界所有主流的操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。可以運(yùn)行Notes Client 的操作系統(tǒng)包括：Windows，Windows 95，Windows NT，OS／2，Macintosh，UNIX；可以運(yùn)行Notes Server的操作系統(tǒng)有：Windows 95，Windows NT，OS／2，Novell NetWare，UNIX；上述UNIX包括：IBM AIX，Sun Solaris，HP－UX。Notes支持廣泛的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議：TCP／IP，HTTP，Banyan VINES，IPX／SPX，AppleTalk，NetBIOS／NetBEUI，SNA等。 辦公工作流程實(shí)現(xiàn)功能辦公工作流程系統(tǒng)完成如下的功能：電子郵件及日程安排事務(wù)處理辦公工作流程，如：文件會(huì)簽、會(huì)議管理、發(fā)送通知、辦公室通知和簽報(bào)。人事管理信息查詢（包括專用信息和公共信息）個(gè)人電子秘書該系統(tǒng)的功能模塊如下電子郵件系統(tǒng) 辦公工作流程系統(tǒng)提供了簡(jiǎn)單易學(xué)的收發(fā)電子郵件的環(huán)境。用戶間可相互傳送任何類型和任意長(zhǎng)度的信息（如文本、二進(jìn)制、圖形、圖像及聲音文件）。可對(duì)郵件電子簽名，加密發(fā)送，并帶有內(nèi)置的地址名錄，可發(fā)送到一個(gè)或幾個(gè)用戶，也可以全網(wǎng)廣播發(fā)送。由于電子郵件系統(tǒng)是使用最為頻繁的系統(tǒng)功能，因此所有有關(guān)辦公流程部分的數(shù)據(jù)傳送都在電子郵件系統(tǒng)體現(xiàn)出來(lái)。例如，會(huì)議通知即可在會(huì)議管理中查詢到，同時(shí)又可以在電子郵件系統(tǒng)中查詢到。電子郵件系統(tǒng)采用簡(jiǎn)便圖形方式，郵件的收發(fā)不僅僅是局限在Intranet上，可以對(duì)聯(lián)入國(guó)際Internet的任何用戶收發(fā)郵件。該子系統(tǒng)可極大地方便局域網(wǎng)內(nèi)工作人員之間的通訊，它具有如下的一些特點(diǎn)：可傳送文字、圖片、聲音等各種信息。圖形化的界面簡(jiǎn)單、直觀、易于操作。采用了客戶機(jī)服務(wù)器結(jié)構(gòu)，確保了安全性。廣告牌功能使得信息共享更加方便?？膳c其它基于SMTP/MIME的電子郵件系統(tǒng)交換信息。簽報(bào)各部門傳送到主管部門或領(lǐng)導(dǎo)等待審批的簽報(bào)、請(qǐng)示、呈報(bào)、文件、合同，經(jīng)各級(jí)主管部門轉(zhuǎn)發(fā)審批，以發(fā)文的形式通知相關(guān)部門，并將審批結(jié)果通知呈報(bào)人。擬稿：?jiǎn)螕簟皠?chuàng)建新簽報(bào)文擋”按鈕即可起草一份簽報(bào)文件，編輯過(guò)程中只對(duì)擬稿人可視提交：擬稿人認(rèn)為文件不需要再近一步修改，可通過(guò)按“提交”按鈕來(lái)發(fā)送給審批人，系統(tǒng)自動(dòng)給審批人發(fā)送郵件，通知他有簽報(bào)文擋要處理審批：審批人可以通過(guò)郵箱打開該簽報(bào)文擋，也可以通過(guò)進(jìn)入簽報(bào)庫(kù)后打開該簽報(bào)文擋。打開該文擋之后，通過(guò)按下“審批”按鈕，審批人可輸入審批意見(jiàn)。審批人可為一個(gè)或多個(gè)。審批結(jié)束系統(tǒng)自動(dòng)通知擬稿人。歸檔：審批結(jié)束，系統(tǒng)提示歸檔，可送檔案室或本部門歸檔。實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：文件會(huì)簽文件會(huì)簽系統(tǒng)提供辦公活動(dòng)中的文件審批會(huì)簽功能，即各部門聯(lián)合簽署一份文件。 申請(qǐng)部門只需按“創(chuàng)建新會(huì)簽文件”按鈕，填入所需會(huì)簽的文件內(nèi)容，然后選擇會(huì)簽部門，如部門B、部門C等，即起草完一份會(huì)簽。 按“提交”按鈕即可完成會(huì)簽文件的發(fā)送工作，文件會(huì)自動(dòng)發(fā)送到所需審批的部門。另外，擬稿人可以改變審批。 審批部門立即會(huì)接收到一個(gè)電子郵件，通過(guò)雙點(diǎn)圖標(biāo)便可直接進(jìn)入待審批的文件。這時(shí)該用戶只需按同意或不同意按鈕并輸入其意見(jiàn)與建議就可完成工作。當(dāng)然，也可對(duì)所需審批的文件做修改，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)原始文件進(jìn)行備份以供將來(lái)核查。 審批結(jié)束可歸檔，如需發(fā)文可通過(guò)“創(chuàng)建發(fā)文文擋”按鈕來(lái)發(fā)文； 如需增加閱讀人員，可通過(guò)“增加可閱讀該文擋的人員”來(lái)實(shí)現(xiàn)。 實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：發(fā)文本模塊主要用于銀行內(nèi)部往來(lái)文件管理。 擬稿：由各部門創(chuàng)建一個(gè)發(fā)文文檔，按照提示的格式輸入相應(yīng)的內(nèi)容，如不提交擬稿人仍可修改。 申請(qǐng)文號(hào)：文件擬定后，按“申請(qǐng)文號(hào)”按鈕從辦公室申請(qǐng)文號(hào)。系統(tǒng)提示選擇分配文號(hào)人員，然后自動(dòng)以發(fā)送給相關(guān)人員。如需領(lǐng)導(dǎo)審批的，則暫不分配文號(hào)而報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示，領(lǐng)導(dǎo)批閱后再分配文號(hào)。 發(fā)文：文號(hào)申請(qǐng)到之后，按下“發(fā)文”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)通知所有人。 實(shí)際工作流程見(jiàn)下圖：日程安排日程安排管理的數(shù)據(jù)來(lái)源主要是兩個(gè)方面。一個(gè)方面是人工手工輸入。另一個(gè)方面是從其它的管理系統(tǒng)自動(dòng)獲得，如會(huì)議安排發(fā)出后，相關(guān)人員的日程安排系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)生成有關(guān)該會(huì)議的日程安排。會(huì)議管理會(huì)議管理系統(tǒng)提供一套自動(dòng)化的會(huì)議通知安排及存檔等管理功能，該系統(tǒng)包含會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議查詢等模塊。該系統(tǒng)是基于多媒體應(yīng)用進(jìn)行開發(fā)的，可通過(guò)觸摸屏進(jìn)行查詢，并能夠記錄重要領(lǐng)導(dǎo)講話的錄音供與會(huì)者查詢。 組織者通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議文檔輸入主持人、參加人、開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題等提出一個(gè)會(huì)議申請(qǐng)，報(bào)請(qǐng)主管部門和人員批準(zhǔn)。然后按一個(gè)按鈕系統(tǒng)就會(huì)給每一個(gè)相關(guān)人員發(fā)送一個(gè)電子郵件，通知本次會(huì)議情況，其中注明是否緊急。收到會(huì)議通知的人員應(yīng)發(fā)送回執(zhí)給組織者，同意參加會(huì)議的人員名單自動(dòng)轉(zhuǎn)入會(huì)議安排模塊。會(huì)議安排模塊對(duì)外地與會(huì)人員安排房間并登記返程時(shí)間，并提供查詢功能。會(huì)議紀(jì)要與查詢模塊會(huì)根據(jù)會(huì)議的情況，通過(guò)組織者將會(huì)議紀(jì)要發(fā)布，供與會(huì)者查詢，或打印發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議結(jié)束后，整理成會(huì)議文檔進(jìn)行歸檔處理。意見(jiàn)與建議 收集有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策使用。 可就工作、休閑、娛樂(lè)等主題進(jìn)行討論 對(duì)感興趣的主題可通過(guò)“答復(fù)“的按鈕輸入自己的意見(jiàn)通知與布告 通知及布告系統(tǒng)是由行政或業(yè)務(wù)部門發(fā)給所有內(nèi)部人員、會(huì)員或某幾個(gè)部門或某類人員的信息公告。 通過(guò)“創(chuàng)建通知與布告”按鈕來(lái)創(chuàng)建一份布告，填寫相應(yīng)的內(nèi)容 編輯完成后，單擊“通知”按鈕即通知所有用戶人事管理人事管理系統(tǒng)可記錄職員的姓名、部門職務(wù)等方面的基本信息，還可記錄職員的考勤、薪金狀況以及發(fā)送各種通知。具體分為以下內(nèi)容：職員人事?tīng)顩r表、職員考勤記錄、薪金一覽表、人事事務(wù)管理（發(fā)送各類通知）。人事管理信息由主管人事的人員進(jìn)行登記與修改維護(hù)。人事信息除了常有的信息外，還可以放入每個(gè)人的照片及一段講話錄音，還可以將人員的照片、簡(jiǎn)歷及各種證書掃描錄入。系統(tǒng)可通過(guò)按名稱、按部門、按職務(wù)、職稱、年齡、按學(xué)歷排序等各種排序方式以方便人事部門的查詢。職員人事?tīng)顩r表該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 根據(jù)《企業(yè)員工履歷表》、《 個(gè)人履歷表》、《職員花名冊(cè)》及《 人事資料》合并而成。 考勤管理該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 考勤系統(tǒng)可以幫助管理部門管理各部門人員的出勤情況。 該系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄每名員工的上下班時(shí)間，并可以根據(jù)員工的姓名、部門、職工號(hào)、日期等條件進(jìn)行查詢。該系統(tǒng)通過(guò)IC卡自動(dòng)進(jìn)行考勤登記，通過(guò)計(jì)算機(jī)的處理，可以按月把出勤情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)報(bào)送給管理部門進(jìn)行考核。薪金一覽表該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要：記錄職員的薪金概況。人事事務(wù)管理該數(shù)據(jù)庫(kù)功能概要 根據(jù)《工資調(diào)整通知單》、《試用通知書》構(gòu)成。 該庫(kù)主要處理有關(guān)向職員發(fā)出通知方面的內(nèi)容。各通知包括：《工資調(diào)整通知單》、《試用通知書》。主管部門人員有權(quán)填寫通知單，選擇接受人后即可直接將通知發(fā)送給相關(guān)人員（部門、本人等）。通知在主管部門存檔以便日后的查詢。 注：有關(guān)職員的申請(qǐng)部分和其他形式的通知書（包括《離職申請(qǐng)書》、《職員請(qǐng)假書》、《職員出差單》、《聘用通知書》、《職員調(diào)動(dòng)通知書》），因涉及到部門及主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，所以在公共的工作流程部分作統(tǒng)一處理。專用信息辦公工作流程系統(tǒng)每天從將數(shù)據(jù)取到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以按日期，下屬單位查詢歷史數(shù)據(jù)，并生成圖表，供相關(guān)部門決策分析。證券行情可查詢證券即時(shí)行情及歷史行情數(shù)據(jù)。下屬單位信息存放下屬單位數(shù)據(jù)，由企業(yè)負(fù)責(zé)建立并維護(hù)，下屬單位信息除了常規(guī)的如下屬單位名稱、地址等之外，還可以將下屬單位的一些圖像信息等證照掃描后以圖像存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。相關(guān)部門可以按下屬單位名稱、地址、信用等級(jí)等進(jìn)行查閱。意見(jiàn)與建議收集來(lái)自各部門職員和下屬單位單位的意見(jiàn)和建議，廣開言路，促進(jìn)發(fā)展。國(guó)家政策法規(guī)存放本單位法規(guī)文件及國(guó)家相關(guān)的法規(guī)文件。法規(guī)文件由單位法規(guī)部負(fù)責(zé)建立并管理。單位的內(nèi)部員工及下屬單位可按法規(guī)名稱、主題詞和類別等進(jìn)行查閱，并可進(jìn)行全文檢索以定位法規(guī)條款。信息反饋由下屬單位直接錄入或企業(yè)在聽(tīng)取了下屬單位的意見(jiàn)后錄入，相關(guān)部門可以按下屬單位名稱，意見(jiàn)類別，時(shí)間分別查閱，并可加上對(duì)反方意見(jiàn)的處理結(jié)果提交給下屬單位。公共信息由相關(guān)部門從各種渠道收集信息錄入，也可以從Internet上將相關(guān)信息直接取到該數(shù)據(jù)庫(kù)中。下屬單位及相關(guān)部門可以按主題詞，時(shí)間分類進(jìn)行查詢，也可以進(jìn)行全文檢索以直接定位查找的信息。 開發(fā)工具 以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C++ 作為主要的開發(fā)平臺(tái)和工具。結(jié)合HTML語(yǔ)言、Java語(yǔ)言。1．3 功能模塊簡(jiǎn)介1．3．1 個(gè)人辦公功能 個(gè)人辦公是辦公人員處理個(gè)人事務(wù)的系統(tǒng)，是用戶開始日常辦公的工作平臺(tái)?；竟δ馨ǎ弘娮余]件（包括收件、發(fā)件、郵件提醒等）通訊錄日程安排