【正文】 移交手續(xù)。⑦ 所有文件資料必須及時歸檔。⑧ 有專用柜架，在排列上架時，應(yīng)按類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。每月底進行一次庫藏檔案清理，核對和保管質(zhì)量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案，要及時修補和復(fù)制。檔案柜要注意“七防”（防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫）。 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。檔案借閱 公司員工都應(yīng)重視保護檔案，并按閱檔批準權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。文書檔案只閱不借。所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從文員的管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，保密檔案不供查閱。 借出與歸還檔案時，應(yīng)辦理清點、簽名登記手續(xù)，由部門文員和借閱者當面核對清楚。 檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。調(diào)離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。 外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。上級公司借閱本公司檔案，須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。檔案管理人員職責 忠于職守，嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則，積極開展工作。 負責收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料，做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。 及時立卷歸檔，編制總目錄，卷內(nèi)目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協(xié)助查閱檢索。熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。 妥善管理檔案，嚴格執(zhí)行檔案供閱制度，建立借閱登記，對借出資料按期催還。 定期清理，由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。嚴守機密，確保檔案安全；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。做好各種資料的保管工作，并對有些文件進行定期封存。公司內(nèi)外檔案文件管理：公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進行分開存檔。 公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開，每個單位都應(yīng)有一個獨立的檔案。 所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。相關(guān)檔案存放一年后，應(yīng)統(tǒng)一放進檔案袋封存，以便日后復(fù)查。對于一些涉及公司秘密的文件，應(yīng)單獨存放于帶鎖的文件柜內(nèi)，以免發(fā)生意外。檔案銷毀如有任何文件無需繼續(xù)存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。 保密文件應(yīng)使用碎紙機處理，如是普通文件且文件較多，應(yīng)撕毀后處理。所有存檔的文件均應(yīng)定期進行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。規(guī)定為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司的各項工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。檔案管理范圍：政府部門頒布的政策性、指令性文件；政府部門、集團公司針對本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等；公司文件；物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料；治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料；公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié)；其他經(jīng)濟、外包合同；音像、圖片資料；其他要求歸檔的重要文件。第9項由相關(guān)部門妥善保管，其余各項均由總經(jīng)理秘書歸檔保管，任何部門和個人不得以任何理由據(jù)為己有。在外參加各種會議帶回的文件，應(yīng)及時移交公司秘書歸檔，不得自行保管、銷毀。負責檔案管理的人員應(yīng)對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。借閱檔案時，必須遵守以下規(guī)定：辦理登記手續(xù)，限期歸還，不得帶出公司； 愛護檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁涂寫、更改檔案； 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚；檔案如有遺失、損壞、泄密，要追究當事人的責任；檔案借閱按閱檔批準權(quán)限借閱； 調(diào)離公司的人員，必須清理、移交檔案文件后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。對講機使用規(guī)定及對話要求對講機是客服部必備的重要通訊工具，全體物業(yè)人員必須執(zhí)行對講機使用規(guī)定，熟悉對講機的性能，愛護并熟練地使用對講機。使用規(guī)定 持機人負責保管和使用對講機，禁止轉(zhuǎn)借他人或?qū)⑻炀€拆下來使用。 發(fā)現(xiàn)對講機有損壞或通訊失靈，持機人應(yīng)立即向直屬上司報告，由管理處經(jīng)理檢查后交行政人事部維修，嚴禁自行拆修。 嚴格按規(guī)定頻率使用，嚴禁亂按或亂調(diào)其他頻率。 嚴格按對講機充電程序充電，以保障電池的性能、壽命和使用效果。 客服主任負責檢查所有對講機，并督促使用人注意使用方法及操作事項。對話要求 呼叫對方時，先報自己崗位，再呼對方，并在最后講“收到請回話”。 收接方回話后，呼方要簡明扼要地將情況講清楚，收接方收到情況或信號后，應(yīng)回答“清楚”或“明白” 用對講機講話時應(yīng)使用規(guī)范禮貌用語，嚴禁用對講機講粗言穢語、開玩笑或談與工作無關(guān)的事情?？头课募芾碇贫燃耙?guī)定制度 客服部文員負責客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規(guī)等）的收集存檔和保管。 文員、助理負責各部門文件及資料（技術(shù)圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報告、公函、總結(jié)、會議紀要等）的收集、存檔和保管。 任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。 秘密文件要妥善保管，不準散播其內(nèi)容，未經(jīng)總經(jīng)理批準，不準翻閱，不準復(fù)印，不準帶離辦公室。 員工個人檔案、材料屬秘密材料的，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不準，禁止將這些資料