【正文】 告及庫存情況匯總統(tǒng)計(jì)后，填寫《辦公用品申購單》，經(jīng)行政人事中心總監(jiān)審批，由采購部統(tǒng)一購置，行政部統(tǒng)一發(fā)放。如每月二十日之前各部門所需《辦公用品申購單》未報(bào)至公司行政部，將視為本月不需要補(bǔ)充辦公用品。2)每月三十日前，采購部統(tǒng)一購置完畢后，由行政部填寫《辦公用品管理表》補(bǔ)充入庫欄，并檢驗(yàn)入庫，物品進(jìn)倉時(shí)，總務(wù)主管應(yīng)逐件驗(yàn)收，對(duì)規(guī)格質(zhì)量不符合要求的商品要及時(shí)通知采購部聯(lián)系退換。已驗(yàn)收合格的進(jìn)倉物品，如規(guī)格、數(shù)量與發(fā)票一致的在發(fā)票上簽收，憑證報(bào)銷。行政部根據(jù)核查過后的數(shù)量于申請(qǐng)?jiān)碌拇卧氯罩廖迦諆?nèi)發(fā)放到各個(gè)申請(qǐng)部門，并填寫《領(lǐng)料單》。辦公用品管理人員每月十日需把本月庫存上報(bào)給行政主管，填寫《辦公用品管理表》。3)辦公用品管理人員應(yīng)對(duì)進(jìn)倉物品及時(shí)進(jìn)行登記，分類放置，并做到物品進(jìn)出倉賬冊(cè)登記手續(xù)完備，定期清查實(shí)物，核對(duì)賬冊(cè)，保持賬實(shí)一致，同時(shí)做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，確保安全。各部門申領(lǐng)辦公用品要注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。公司實(shí)行辦公用品費(fèi)用定額制，每月費(fèi)用將由財(cái)務(wù)中心核定。4）對(duì)非第一次申領(lǐng)的耐用辦公品必須要求以舊換新（圓珠筆、簽字筆、釘書機(jī)、機(jī)算器、筆筒、戒尺、戒刀、膠紙座、取釘器、文件架等）。第四章名片管理辦法6公司名片的格式由行政部和營銷策劃中心依據(jù)企業(yè)形象設(shè)計(jì)格式，由董事長批準(zhǔn)后統(tǒng)一制作。公司新入職的經(jīng)理級(jí)以上員、其他需要印制名片的員工以及要需更改名片內(nèi)容的員工在提出申請(qǐng)后，由行政人事中心總監(jiān)簽字確認(rèn)，行政部負(fù)責(zé)在一周之內(nèi)印制好名片。增補(bǔ)印制名片者填寫《名片制作申請(qǐng)》表，經(jīng)部門和中心負(fù)責(zé)人審批后由行政部負(fù)責(zé)印制，并由使用人簽字確認(rèn)。名片印制者的職務(wù)須與實(shí)際工作相符，因工作需要經(jīng)行政人事中心總監(jiān)確認(rèn)后可以使用比實(shí)際高的職務(wù)頭銜，但不享受其待遇。名片英文使用須符合國際慣例和規(guī)范要求。名片制作費(fèi)將列入部門管理費(fèi)用中。名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，掌握使用范圍。掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則，公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)共同使用，不得占為己有。第五章公司報(bào)刊、郵件收發(fā)管理全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公文由前臺(tái)負(fù)責(zé)收發(fā)。外發(fā)函要求：1)各部門因公需外發(fā)函件，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午17：00點(diǎn)以前將函件送到前臺(tái)，分別填寫掛號(hào)、平信外發(fā)登記表。2)每天下午17：00點(diǎn)以前，前臺(tái)應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函件清點(diǎn)，累計(jì)次日早晨送交郵差寄發(fā)。外來郵件管理：1)外來郵件一律經(jīng)公司前臺(tái)簽收分發(fā)。2)凡掛號(hào)、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由前臺(tái)文員通知收件人到前臺(tái)當(dāng)面簽收。3)一般公函由前臺(tái)簽收并分發(fā)到各部門。4)私人信件一律放到前臺(tái)，由個(gè)人自取。5)不論公私郵件前臺(tái)應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。6)凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在總臺(tái)通知發(fā)出后，應(yīng)隨即領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件，超期罰款，公司概不負(fù)責(zé)。報(bào)刊收發(fā)1)前臺(tái)文員每天對(duì)送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。2)前臺(tái)文員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。3)各部門應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電、領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)面提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記，當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。節(jié)假日、星期日由保安人員負(fù)責(zé)收發(fā)函件。7第六章辦公設(shè)備使用規(guī)定第一節(jié)辦公室設(shè)備管理為延長辦公設(shè)備的使用壽命，并將其所發(fā)生費(fèi)用合理分?jǐn)?，行政部設(shè)專人管理、操作、維護(hù)以下設(shè)備：電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)、切紙刀、碎紙機(jī)等。復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格按要求操作，切忌擅自拆裝，辦公設(shè)備的定期保養(yǎng)和維護(hù)由行政部負(fù)責(zé)，違者每次罰款100元。公司電腦嚴(yán)禁擅自拆開封條，嚴(yán)禁安裝與工作無關(guān)的軟件，電腦硬件更換、軟件的安裝必須通過網(wǎng)管員，并及時(shí)通知行政人員更改電腦配置資料，違者每次罰款200元。員工個(gè)人使用的辦公電腦應(yīng)設(shè)置開啟密碼，以防止他人盜用或資料丟失。信息部需定期或不定期進(jìn)行檢查，對(duì)違反本規(guī)定的，每次罰款100元。辦公室員工應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用，對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，否則，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價(jià)賠償；發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。不得隨意開啟他人電腦設(shè)備及查閱相關(guān)資料，如有特殊情況，須征得部門負(fù)責(zé)人同意，方可使用，違者每次罰款100元。辦公室傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題及時(shí)通知專業(yè)人員維修，不得用傳真機(jī)撥打電話，不得傳真復(fù)印個(gè)人資料，違者每次罰款100元。行政部及時(shí)打印話費(fèi)清單，掌握和報(bào)告公司業(yè)務(wù)電話及私人電話的撥打情況。辦公桌椅實(shí)行個(gè)人負(fù)責(zé)維護(hù)保管制，按誰使用、誰負(fù)責(zé)的原則，如有人為損傷或劃痕，須使用人承擔(dān)相關(guān)維修費(fèi)用。部分暫無人使用的辦公桌椅日常維護(hù)及保管由所屬區(qū)域部門負(fù)責(zé)，如有損壞，將由該部門第一負(fù)責(zé)人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。1嚴(yán)禁擅自挪用或更換個(gè)人辦公桌椅（含活動(dòng)柜、電腦主機(jī)架等），違者每次罰款100元。第二節(jié)復(fù)印室管理規(guī)定復(fù)印機(jī)由行政部指派專人管理及維修，非專管人員不準(zhǔn)亂開機(jī)維修。復(fù)印室原則上不接受外單位、個(gè)人的資料打印、復(fù)印，如確定需要，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù)。使用公司復(fù)印設(shè)備人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，節(jié)約用紙，降低消耗、費(fèi)用，對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。第七章計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理?xiàng)l例第一節(jié)計(jì)算機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn)公司所有的計(jì)算機(jī)可分為兩類：辦公用計(jì)算機(jī)與工程繪圖用計(jì)算機(jī)，配置標(biāo)準(zhǔn)如下：類型 品牌型號(hào) CPU 內(nèi)存 硬盤 顯示器8辦公電腦聯(lián)想揚(yáng)天T3900VAMDSempron3400+(64)512MDDRII80G15LCD工程電腦聯(lián)想揚(yáng)天M5100VAthlon644000+512MDDRII533*2160GB15LCD如無特殊需要，公司內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)均不配置刻錄機(jī)和音箱；如有需要，請(qǐng)?zhí)峤簧暾?qǐng)表申請(qǐng)購買。計(jì)算機(jī)的主要配置將隨著新產(chǎn)品的生產(chǎn)而相應(yīng)提高。第二節(jié)上網(wǎng)管理為了合理利用公司提供的INTERNET資源，提高工作效率，公司決定以下人員有權(quán)獲得INTERNET訪問授權(quán)：1)因工作需要經(jīng)常與外界有工作上的來往，并需要通過電子郵件及其它上網(wǎng)方式保持聯(lián)系。2)需經(jīng)常上網(wǎng)搜索或?yàn)g覽有利于本公司生產(chǎn)與管理方面的數(shù)據(jù)。3)需與本公司客戶或供應(yīng)商有業(yè)務(wù)來往，并通過Internet進(jìn)行聯(lián)系。4)因工作需要使用電子郵件與外界進(jìn)行聯(lián)系。5)其他特殊情況且不屬于以上條件的員工，經(jīng)行政人事中心審批后也可獲得上網(wǎng)權(quán)限。所有需要上網(wǎng)的公司員工必須填寫《計(jì)算機(jī)上網(wǎng)申請(qǐng)表》，并注明工作性質(zhì)，由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)其在工作范圍之內(nèi)后，才能提出申請(qǐng)報(bào)行政人事中心審批。只有授權(quán)用戶才能使用公司提供的INTERNET服務(wù)項(xiàng)目，授權(quán)用戶必須遵守公司有關(guān)INTERNET服務(wù)的管理?xiàng)l例，接受信息管理部和信息管理員的管理。對(duì)于因工作需要，公司部分員工必須登陸的固定網(wǎng)站，信息管理部將會(huì)采用分時(shí)段開放INTERNET服務(wù)的辦法。有需要的使用者，可以在這一段時(shí)間登陸某些固定網(wǎng)站，具體的INTERNET策略另行通知。為了保障公司INTERNET線路的通暢，公司禁止員工BT下載電影或頻繁的下載大量數(shù)據(jù)，相關(guān)管理部門和信息管理部擁有對(duì)此條例的解釋權(quán)。信息管理部將根據(jù)網(wǎng)站的內(nèi)容屏蔽掉部分網(wǎng)站(涉及色情、反動(dòng)等內(nèi)容的網(wǎng)站或者與工作無關(guān)且可能浪費(fèi)時(shí)間降低工作效率的網(wǎng)站)。公司員工在使用INTERNET服務(wù)時(shí)，將被視為接受公司對(duì)其在INTERNET上行為的監(jiān)控，如對(duì)本條款有任何異議，可提出申請(qǐng)取消INTERNET授權(quán)。為保證公司員工規(guī)范地利用INTERNET服務(wù)，信息管理部每周對(duì)代理服務(wù)器日志進(jìn)行分析，并定期將每位員工的訪問紀(jì)錄發(fā)送到部門負(fù)責(zé)人處。各部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任審核自己部門的員工是否將INTERNET服務(wù)用于工作當(dāng)中。獲得訪問權(quán)限的員工必須將INTERNET服務(wù)用于工作范圍之內(nèi)，禁止在上班時(shí)間內(nèi)訪問游戲、娛樂類網(wǎng)站，禁止上班炒股，禁止從事與工作無關(guān)的事項(xiàng)，如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司將予以開除，同時(shí)追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。第三節(jié)軟件管理所有計(jì)算機(jī)用戶在首次使用公司計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)生產(chǎn)系統(tǒng)，或者使用新的操作系統(tǒng)和軟件前必須接受相關(guān)培訓(xùn)。公司計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)的使用者必須是經(jīng)過上級(jí)主管和部門授權(quán)認(rèn)可的公司人員。嚴(yán)禁非公司員工使9用公司的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)；未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門許可，任何人不得從其他人的計(jì)算機(jī)和相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)獲取非公用的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。公司內(nèi)電腦軟件統(tǒng)一由信息管理部管理、安裝，電腦使用者不得私自改動(dòng)、刪除或安裝任何軟件。當(dāng)出現(xiàn)電腦軟件故障損壞，應(yīng)及時(shí)通知信息管理部更新并作記錄。公司員工不得改動(dòng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)軟件設(shè)置(尤其是計(jì)算機(jī)名、IP地址、瀏覽器的相關(guān)配置等)，如果工作需要對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件設(shè)置需要進(jìn)行改動(dòng)必須向信息管理部備案。禁止在公司的計(jì)算機(jī)上安裝非系統(tǒng)自帶或與工作無關(guān)的程序軟件，對(duì)于公司的生產(chǎn)管理系統(tǒng)及其他網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)用戶，在用完系統(tǒng)后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免占用系統(tǒng)資源。信息管理部將建立公司的軟件檔案庫，對(duì)公司工作需要的各種軟件及時(shí)備份，經(jīng)常檢查更新，保持其可用性。第四節(jié)硬件管理公司的所有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)的附屬設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）的采購、使用、報(bào)廢等必須經(jīng)過信息管理部審核同意，若使用未經(jīng)審核的計(jì)算機(jī)設(shè)備，信息管理部沒有義務(wù)為其提供服務(wù)支持。為了更有效地管理公司的計(jì)算機(jī)，信息管理部對(duì)公司內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備進(jìn)行編號(hào)并登記注冊(cè)，包括每臺(tái)機(jī)的型號(hào)、使用部門、使用人、用途等。任何人未經(jīng)信息管理部充許，不得私自更改計(jì)算機(jī)配置。公司員工有義務(wù)對(duì)自己所使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備的資產(chǎn)負(fù)責(zé)，對(duì)硬件設(shè)備的損壞、丟失、被盜等情況，必須及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人以及信息管理部。公司計(jì)算機(jī)設(shè)備的故障由信息管理部負(fù)責(zé)確定及維修，經(jīng)信息管理部確定需外發(fā)維修的設(shè)備，由信息管理部負(fù)責(zé)開單外發(fā)，維修好后由信息管理部確認(rèn)，使用部門從信息管理部領(lǐng)取設(shè)備。非信息管理部人員不得自行拆裝、修理電腦硬件設(shè)備。公司的計(jì)算機(jī)機(jī)房和其他信息管理部專門使用場所，如非由信息管理部允許請(qǐng)勿擅自進(jìn)入。第五節(jié)網(wǎng)絡(luò)管理對(duì)于公司內(nèi)部的一些共享資源使用，由公司員工向信息管理部提出相應(yīng)的申請(qǐng)，任何人不得隨意訪問未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)資源，不得隨意進(jìn)入他人的主機(jī)及其共享文件夾。未經(jīng)信息管理部許可不得改動(dòng)公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的物理設(shè)備的物理位置（包括電源和連線），不得以任何形式中止和干擾物理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行（如切斷電源供應(yīng)、阻斷電纜等行為）。為了保證公司內(nèi)部的計(jì)算機(jī)安全和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)通訊的正常進(jìn)行，經(jīng)公司信息管理部許可由專門的人員對(duì)所有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行監(jiān)控。任何人不得使用任何手段竊聽或盜取公司網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)流等電子信息。第六節(jié)OA系統(tǒng)管理公司OA系統(tǒng)不得用于廣告、游戲等與工作無關(guān)的信息內(nèi)容的傳輸，不得利用OA系統(tǒng)收發(fā)私人信件。公司為保障OA系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)通訊的速度，對(duì)所有的OA信箱設(shè)定了相關(guān)的參數(shù)大小，公司員工應(yīng)盡10可能減少在OA服務(wù)器上占用的空間，將個(gè)人文件定期下載到計(jì)算機(jī)中的個(gè)人文件夾內(nèi)(相關(guān)詳細(xì)的技術(shù)信息請(qǐng)咨詢信息管理部)。公司OA系統(tǒng)中的公共文件夾是為了共享工作中的相關(guān)電子消息，公司員工不得用來存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)；相關(guān)公共文件夾的主人要負(fù)責(zé)對(duì)公共文件夾的監(jiān)控和維護(hù)，不得濫用公共文件夾，違者將取消相關(guān)使用權(quán)限。公司員工不得打開或預(yù)覽不明的Email附加文件或宏，不得打開或點(diǎn)擊附屬在EMAIL中的廣告、其他不明鏈接或者其它附屬Email，并在第一時(shí)間內(nèi)刪除該Email。第七節(jié)電腦病毒的防范管理為了防范并及時(shí)查殺電腦病毒，公司特成立電腦病毒監(jiān)查小組。各部門員工如發(fā)現(xiàn)可疑郵件，應(yīng)及時(shí)通知監(jiān)查小組，以盡可能將病毒控制在最小的范圍之內(nèi)。結(jié)構(gòu)1)組長：信息管理部經(jīng)理或由其指派的網(wǎng)絡(luò)管理員。2)組員：各部門、各分公司行政、各辦事處秘書。組長職責(zé)1)負(fù)責(zé)病毒的檢查及防范工作。2)負(fù)責(zé)定期更新升級(jí)殺毒軟件。3)負(fù)責(zé)定期檢查每位組員的查、殺病毒記錄。4)負(fù)責(zé)以E－MAIL方式向組員及全體員工發(fā)布最新的病毒警告、升級(jí)殺毒軟件等相關(guān)信息。5)負(fù)責(zé)對(duì)各組員進(jìn)行查、殺病毒培訓(xùn)。組員職責(zé)1)負(fù)責(zé)定期（每星期至少一次）提醒、監(jiān)督所負(fù)責(zé)范圍內(nèi)各電腦使用者殺電腦病毒，并填寫《病毒查殺記錄》。2)負(fù)責(zé)及時(shí)反饋電腦病毒情況，外地組員每周五將《病毒查殺記錄》EMAIL給組長。3)責(zé)提醒、監(jiān)督各電腦使用者定期升級(jí)殺毒軟件。第八節(jié)機(jī)房管理機(jī)房內(nèi)各類設(shè)施擺放整齊、無灰、無塵。機(jī)房鑰匙由網(wǎng)絡(luò)管理員持有，并由人事行政部備份、登記。任何人不得擅自進(jìn)入機(jī)房，如因工作原因必須經(jīng)網(wǎng)絡(luò)管理員許可；違者每次處以100元罰款。第九節(jié)日常管理計(jì)算機(jī)設(shè)備開機(jī)順序：先開UPS電源、打印機(jī)、掃描儀、顯示器等外設(shè)，再開主機(jī)；關(guān)機(jī)順序相反，不得強(qiáng)行開/關(guān)機(jī)。計(jì)算機(jī)連接有打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、光驅(qū)等外部設(shè)備時(shí)，應(yīng)首先在關(guān)機(jī)狀態(tài)（關(guān)掉所有設(shè)備電源）下將