【正文】 調(diào)查表”、“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”及“目錄或照片”后，應設立一個登記本，登記“日期、供應商名稱、及資料名稱”，然后交給“采購總監(jiān)”?！安少徔偙O(jiān)”研究后，作批示，并交給相關(guān)的“采購經(jīng)理”?！安少徑?jīng)理”做詳細的調(diào)查后，與“采購主管”研究后，最后呈報“采購總監(jiān)”，由“采購總監(jiān)”作最后決定是否進一步洽商，并正式函覆供應商有關(guān)北京華聯(lián)采購部的決定。正式的函覆文件舉例如下：尊敬的 公司：感謝貴公司200 年 月 日所提供的資料，經(jīng)采購部研究后，我公司的決定如下：l 請盡快與我公司采購主管 先生/小姐聯(lián)系，電話為 轉(zhuǎn)分機 。l 貴公司的產(chǎn)品在以下幾方面沒有優(yōu)勢，恕難合作?！鮾r格 □質(zhì)量 □包裝□品種 □售前服務 □售后服務 l 我公司因以下原因暫時無法進一步聯(lián)系。 。 。 。 。 。l 貴公司若不同意本函的決定，還可以書面形式向我公司總經(jīng)理申訴。北京華聯(lián)綜合超市有限公司采購部 敬啟200 年 月 日 以上函件發(fā)出后，采購部應通知接待柜臺銷案，否則接待柜臺應負責追蹤，如果超過十天采購部仍未發(fā)函，接待柜臺應通知“總辦主任”，由“總辦主任”調(diào)查原因，最終應在十四天之內(nèi)函覆，以示對新供應商的尊重，并維護北京華聯(lián)的信譽。若采購總監(jiān)決定進一步與新供應商聯(lián)系后，采購主管應主動聯(lián)系新供應商。經(jīng)過幾回合的洽談，并初步篩選商品后，應填報“新供應商審批申請書”（如附件）給采購經(jīng)理與采購總監(jiān)審批。申請審批時應附上“供應商基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調(diào)查表”、“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”、“目錄或照片或樣品”及“供應商進場贊助同意書”。采購經(jīng)理與采購總監(jiān)對于采購主管所推薦的供應商，應約談其最高業(yè)務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單” “新供應商問卷調(diào)查表”及“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”的正確性外，最后把雙方合作的利益充分溝通，并試探對方的虛實，畢竟兩家公司的合作（如同男女的聯(lián)姻）應更慎重一點較好。采購總監(jiān)有最終審批權(quán)，經(jīng)審批同意進場后，按正常進場程序，向財務部繳交“進場贊助費”后，由采購主管正式建檔，并下訂單進貨。二、 舊供應商清場：有些供應商言行不一致，表現(xiàn)欠佳，呈現(xiàn)一些問題，例如：產(chǎn)品沒有優(yōu)勢、促銷也不積極、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)、包裝不良、送貨不及時、贊助費用很少、拒絕退換貨、供貨價格經(jīng)常調(diào)漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、服務不佳……等。這些都是應該“清場”的微兆，但“清場”不能單憑采購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是采購工作的大忌！為了讓“清場”有憑有據(jù)，“清場”應該與“進場”一樣有一個類似的程序?！芭f供應商清場審批申請表”（如附件）是用來決定“清場”用的。采購主管鑒于某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發(fā)替代供應商的同時，可填寫“舊供應商清場申請表”經(jīng)由采購經(jīng)理與采購總監(jiān)同意下，正式辦理“清場”手續(xù)。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款，等與供應商談判庫存清理辦法之后，獲得妥善的解決辦法（例如：供應商補價差，或做清倉處理）后，才可做最后的貨款結(jié)算。三、 舊供應商年度合同：每年年底，除半年內(nèi)的新供應商外，采購主管應與所有舊供應商談一下年度的合同?！澳甓冉灰缀献骱贤瑫保ㄈ绺郊╉氃谀甑淄瓿桑駝t視為自動延長一年。年度合同主要在規(guī)范：“價格、價格上漲、條碼、交貨天數(shù)、付款方式、付款帳期、商品管理費用、進貨獎勵、節(jié)慶贊助、促銷、廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質(zhì)量問題、退換貨……等”項目。采購主管在談判年度新合同時，最好能請采購經(jīng)理或采購總監(jiān)一起參加，畢竟談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能讓采購主管如猛虎添翼，氣勢如虹，無往不利。四、 舊供應商年度評估：每年底除了要與供應商談一下年度的交易合同外，對內(nèi)采購主管對其管轄的所有供應商做一個“舊供應商年度評估表”（如附件）。這個表的評估項目與“進場”及“清場”是一樣的，唯增加了實際的年度總銷售額及毛利率。憑這個“評估表”，采購部也可以在年底順便決定年度10～20％應替換的供應商。若總數(shù)有500家供應商，則應在此時替換50～100家供應商，汰劣擇優(yōu)，形成一種“良性循環(huán)”。五、 年度供應商表彰大會：每年底，各地區(qū)公司可舉辦一個“年度供應商表彰大會”，其目的是：（1）感謝供應商一年來的配合與支持及其辛勞。（2）藉表彰大會的透明化，激發(fā)起供應商的攀比性及積極性。（3）展現(xiàn)北京華聯(lián)的采購及銷售實力，更能吸引新的、有實力的供應商前來洽商。“表彰大會”可以是有償?shù)模ɡ纾河晒套再M參加有餐宴的“頒獎大會”）或無償?shù)摹Ｒ部梢詢H有精神獎勵（例如：獎狀或獎牌等），或同時給于物質(zhì)獎勵（例如：獎金或提前付款等）。更可以請新聞媒體參加報導，以擴大影響力。表彰的內(nèi)容可以包括：“營業(yè)額、營業(yè)額增長率、毛利額、毛利增長率、準時交貨率、低或無退貨率、售后服務水平、商品創(chuàng)新、促銷支持力度、廣告支持力度、綜合配合度……等”項目。更可以針對供應商的業(yè)務人員及北京華聯(lián)的采購人員頒獎給“最佳業(yè)務能手”及“最佳采購能手”等，以激勵買賣雙方關(guān)鍵人員，獎項可以是：“獎狀、獎牌、獎金、或國外旅游”等。各地區(qū)公司在這方面的投入愈多，下一年的回報肯定會愈大。附：新供應商進場程序供應商提出更好的說明，請北京華聯(lián)考慮供應商決定是否向北京華聯(lián)總經(jīng)理提出申訴瀏覽采購部網(wǎng)頁，了解“新供應商進場程序”向北京華聯(lián)總部接待柜臺價購“新供應商進場程序”及“供應商手冊”將“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“新供應商問卷調(diào)查表”“新供應商產(chǎn)品問卷調(diào)查表”、“目錄或照片”及“供應商報價單”交給北京華聯(lián)總部柜臺“采購部”于一周內(nèi)以函件正式答復是否進一步洽談采購主管提出新供應商審批申請書，最后由采購總監(jiān)審批新供應商向財務部繳交“進場贊助費”北京華聯(lián)采購主管主動與新供應商聯(lián)系，并進一步洽談采購主管正式在電腦建“供應商檔、商品檔及促銷檔”是是否否否是采購主管正式下“初訂單”向北京華聯(lián)總經(jīng)理提出書面申訴停止與北京華聯(lián)洽談北京華聯(lián)總經(jīng)理約見供應商北京華聯(lián)總經(jīng)理指示是否繼續(xù)洽談是否供應商決定是否提出與北京華聯(lián)交易更好的理由 北京華聯(lián)綜合超市有限公司填 表 日 期200 年 月 日 供應商基本資料表（適合者打“√”）供應商名 稱銷售總部電話號碼銷售總部傳真號碼銷售總部地 址郵 編銷 售 部電子郵箱成立日期 年 月 日資本額￥ 萬員工人數(shù) 人主要股東姓名1．2．3．4．5．職 稱主要客戶名稱1．2．3．4．5．供 應 商綜合狀況1. 盈利狀況