【正文】 保資料由資產(chǎn)管理員移交檔案室。十二、審計和督查檔案由督查部保管上一年度的檔案，隔年的檔案由督查部按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交至集團檔案室（檔案內容按《審計管理辦法》和《督查工作制度》規(guī)定執(zhí)行）。十三、其他檔案資料由集團職能部門、各公司分類整理后在每年第一季度內送交集團檔案室或各公司行政管理部存檔，完成上一年度檔案歸檔工作。第八條 各公司應向集團公司檔案室移交的檔案及要求（不含安慶公司）：一、榮譽證書、獎狀等復印件；二、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證復印件（每年年檢或變更后均應提供）；三、公司章程、股東會紀要、驗資報告（含每次變更資料）；四、各地關于光彩大市場的優(yōu)惠政策、政府會議紀要、市級以上領導對公司及光彩大市場建設與管理方面的政策批示、項目可行性研究報告、項目立項批復、開工批復復印件；五、各地有關光彩大市場的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預售許可證、建設工程用地規(guī)劃許可證復印件；六、各地關于光彩大市場宣傳畫冊原件、新聞媒體宣傳資料原件或復印件、宣傳光盤；七、各地舉辦光彩大市場奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會等大型活動的照片、光盤、領導發(fā)言稿及籌備策劃的相關文字資料；八、省級以上領導視察參觀光彩大市場的照片；九、以上范圍內的檔案由各公司檔案管理人員負責按歸檔時間要求收集，在收集到檔案后一個月內向集團檔案室移交。第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、各公司檔案管理人員應嚴格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》（附件1）移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》（附件2）正確劃分保管期限，加蓋歸檔章；二、各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調用頻繁的文件應適當增加歸檔份數(shù)；三、歸檔文件嚴禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應用黑色或藍黑色鋼筆書寫；四、各部門歸檔的文件材料要用原件，沒有原件以復印件代替時，要注明原件去向；五、各部門負責人應負責督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進行審核簽字，杜絕歸檔范圍內的文件材料在部門或部門負責人手里截留；六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末；七、各部門在移交檔案時應填寫移交清單，由部門負責人對移交資料予以確認簽字，檔案室接收人員按照清單逐項驗收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第十條 員工在內部進行崗位調動時，人事部門應及時通知檔案員，將其在原崗位經(jīng)手的文件交接完畢和借閱的資料歸還后，方可辦理調動手續(xù)。第十一條 員工離職前，應將本人所借閱的檔案資料歸還檔案室，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認。第三章 檔案的管理第十二條 檔案管理員要根據(jù)國家有關檔案管理規(guī)定分類編號，認真編制檢索目錄，做到迅速、準確地查詢檔案。第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂；文書檔案整理歸檔時，可在每件文件左上角或左側裝訂，便于復印和掃描。第十四條 出入檔案室的檔案，應進行仔細清點和登記，重要及絕密檔案應放入保險柜，在專門地點保存。第十五條 檔案員應認真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對破損的圖紙和變質的文字要及時進行修補和復制。第十六條 檔案員應定期對檔案清理核對，做到帳實相符。第十七條 對重份及無保留價值的資料，應編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）簽字核實后，報總經(jīng)理批準，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。第十八條 嚴禁各部門將不屬于歸檔范圍內的圖紙、表格等資料移交至檔案室。第十九條 辦公室（行政管理部）對各部門檔案立卷歸檔情況進行經(jīng)常性的檢查，督促各部門做好檔案的收集與歸檔工作。每年集團辦公室不定期對各項目公司的檔案工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時敦促落實整改，并指導、培訓各項目公司的檔案管理工作。第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便進入檔案室，外單位人員一律不準進入檔案室（領導陪同參觀除外）。第二十一條 檔案室要做好防盜、防潮、防霉、防光、防鼠、防蟲、防高溫等防范工作。第二十二條 檔案室內嚴禁煙火，嚴禁攜帶易爆易燃物品進入檔案室，電器和電器線路均應按安全規(guī)范設置，以防事故發(fā)生。 第四章 檔案的微機管理第二十三條 集團各類檔案立卷歸檔后，應將卷內文件目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，分類編輯，便于檢索和查找。第二十四條 各公司、各部門應于每月10日前將上月未通過0A流程的重要數(shù)據(jù)拷貝到信息中心進行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。第二十五條 重要檔案或查找頻繁的檔案除錄入目錄外，還應錄入要點和提綱。第二十六條 檔案錄入應遵循隨時錄入和定期錄入相結合的原則。各類證照、榮譽證書等不需裝訂的檔案隨到隨錄；其他檔案裝訂歸檔后定期錄入。第二十七條 檔案管理員的電腦系統(tǒng)應設置密碼，以防離開電腦時他人進入檔案系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失。第二十八條 錄入的檔案數(shù)據(jù)應定期核對，進行必要的補充或更改，做到帳實相符。第二十九條 系統(tǒng)內的文件發(fā)生異常，應及時報告計算機管理人員，以防止電腦病毒及其它機器原因造成檔案資料的不完整。 第五章 檔案的借閱第三十條 員工因工作需要查閱檔案的，須在檔案室查閱；需要相關資料的由檔案員提供復印件；確因需要借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，方可借出。第三十一條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，在檔案借閱登記簿上詳細填寫案卷內容、卷號和借閱目的，并按期歸還。第三十二條 調閱一般文檔，由檔案員審定直接提供；調閱機密文檔，應經(jīng)常務副總裁（總經(jīng)理）同意方可提供，但不得借出。第三十三條 檔案每次只能借閱一本，再次借閱時必須將上次所借的歸還。確因工作需要一次借閱數(shù)本的，經(jīng)集團辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準后，方可借閱。第三十四條 借閱者不得借閱與本部門業(yè)務活動、工作內容無關的資料，非工作需要不得借閱其他部門的任何檔案，特殊情況須經(jīng)檔案提交部門負責人審核同意方可借閱，經(jīng)督查部負責人同意的督查審計工作除外。第三十五條 涉及到價值較高的財產(chǎn)證件，如土地使用證、房產(chǎn)證，借出抵押時應集團常務副總裁（總經(jīng)理）批準同意后，方可借出。第三十六條 外單位需要借閱公司圖紙、技術資料時，應持單位介紹信，并經(jīng)對口部門領導批準，經(jīng)常務副總裁(總經(jīng)理)同意后，方可借閱。嚴禁任何部門或個人未經(jīng)批準私自代外單位復制檔案。第三十七條 銀行、稅務部門查賬需調閱財務檔案時，應經(jīng)各公司財務部經(jīng)理批準，由財務人員辦理借出手續(xù)，使用完畢后及時歸還。第三十八條 任何員工不得將檔案借出后帶回家。第三十九條 檔案借閱期間，借閱者應對檔案的完整和安全負全部責任，不得擅自將檔案轉借，不得在檔案上作任何標記和涂改，更不得將檔案損壞甚至丟失。第四十條 檔案借閱期限：一、文檔：一周；二、財檔：十天；三、圖紙：一周；四、其他類：半個月。如借閱期滿，仍需繼續(xù)使用，須再辦理續(xù)借手續(xù)。第四十一條 檔案管理員應掌握檔案的借出情況，督促借閱者按時歸還。第四十二條 檔案員收回借出檔案時，應對案卷數(shù)量和卷內文件情況進行仔細檢查核對。 第六章 附 則第四十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團《員工違紀違規(guī)處理規(guī)定》相關條款予以處理。附件一：集團文件材料歸檔范圍及不歸檔范圍為更快地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化，確保集團總部和各公司在各項工作活動中形成的公文、帳簿、圖冊、報表、照片、錄音錄像等各種門類的檔案能得到完整、系統(tǒng)地保存，提高歸檔文件材料的質量，避免混雜無查考利用價值的材料，以適應集團各項工作的需要，結合實際，特制定集團總部和各公司文件材料的歸檔及不歸檔范圍。一、歸檔文件材料的范圍（一） 集團形成的文件材料集團總部及各公司印發(fā)的文件簽發(fā)稿和正本以及工作條例、規(guī)章制度、崗位職責等；集團總部及各公司黨支部、工會組織召開的代表大會以及在工作中形成的文件材料；集團總部及各公司中高層會議、公司級會議及專題會議形成的會議記錄、紀要、討論通過的文件；集團總部及各公司對外的報告及批復，下屬機構的工作請示及集團領導批復、批示；集團總部及各公司的歷史沿革、大事記、年鑒、企業(yè)簡介、經(jīng)驗總結、年度工作總結等。集團總部及各公司各種營業(yè)執(zhí)照、榮譽證書、獎牌和其他有紀念意義的憑證性實物等；集團總部及各公司編印的簡報、報紙，報刊雜志刊登的反映集團重要工作活動的材料；集團總部及各公司機構成立、合并、撤銷、更改名稱資料，資質申報、年檢報告等；集團總部及各公司人事任免、培訓考核、工資方案等資料；集團總部及各公司與有關業(yè)務單位往來文書、簽訂的合同協(xié)議等；1集團總部及各公司舉行重大活動從籌備到結束形成的文件材料；1集團總部檢查各公司工作、調查研究形成的文件材料；1集團副總裁以上人員公務活動形成的重要信件、電報、傳真等資料；1集團總部及各公司宣傳企業(yè)形象、領導視察工作時形成的題詞、錄音、錄像、光盤、照片資料；1集團總部及各公司基本建設項目的土地征用、項目建議書、可行性報告、工程規(guī)劃及有關批復，從設計到施工、竣工各階段形成的資料；1集團總部及各公司財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；1集團總部及各公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊等；1集團總部及各公司購進大型設備的隨箱資料，包括說明書、保修卡、圖紙等。（二） 政府部門及不相隸屬機關的文件材料不相隸屬機關與集團總部及各公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；有關業(yè)務機關對集團總部及各公司工作檢查形成的重要文件；政府部門及不相隸屬機關頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。（三） 各公司報送的文件材料各公司報送的重要工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務報表人等資料；各公司報送的文件。二、不歸檔文件材料的范圍（一） 集團總部及各公司的文件材料重份文件；無查考利用價值的事務性、臨時性文件；未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿（重要制度除外）；無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的來文來信；集團內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；為參考目的從各方面收集的文件材料。（二）非隸屬機關的文件材料參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。附件二： 集團檔案分類類目與保管期限表類別類目保管期限機構設置、變更、注銷、年檢等資料永久綜合類營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證等證照永久先進企業(yè)申報及評選資料、獎牌、榮譽證書永久年度工作報告、計劃、總結永久黨支部會議（通知、大會記錄、領導講話等）永久黨委工會類工會會員代表大會（選舉辦法、結果及批復、大會記錄）永久工會開展活動、競賽及評比資料長期企業(yè)印發(fā)的重要文件、規(guī)章制度、崗位職責等永久一般行政事務性請示、報告、批復等文件短期企業(yè)召開的重要會議材料永久企業(yè)的一般專業(yè)會議材料長期行政管理類單位之間協(xié)商工作的往來文件短期不相隸屬機關制發(fā)的針對本企業(yè)主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的文件永久不相隸屬機關制發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件短期處理有省市主要領導人重要批示和處理結果的文件材料永久處理有集團領導批示的文件材料長期集團編輯的并反映主要職能活動的出版物永久企業(yè)宣傳類集團大事記、組織沿革永久報刊雜志刊登集團重要工作活動的材料永久集團安全工作會議記錄永久安全工作類安全生產(chǎn)、檢查等文件短期安全事故處理材料長期財產(chǎn)保險資料短期為光彩事業(yè)捐物、捐款資料永久社會公益類社會扶貧資料永久修建光彩小學資料永久集團舉辦的大規(guī)模奠基、開業(yè)慶典、簽字儀式有省以上領導人參加的永久大型活動類集團舉辦的有市級領導參加的活動、儀式資料永久集團領導外出參加重要會議并需要貫徹執(zhí)行的資料永久設備購進設備的說明書、保修卡、合格證長期設備維修及改裝、報廢文件長期集團經(jīng)營方針、決策、規(guī)劃長期經(jīng)營管理類經(jīng)營業(yè)績突出、創(chuàng)優(yōu)文件資料永久與外單位簽訂的重要合同、協(xié)議等永久與外單位簽訂的一般合同長期人事管理制度永久工資改革、調整方案長期員工花名冊永久勞動人事類員工培訓、考核資料、員工勞動合同短期人事任免文件（集團高層領導及下屬單位負責人任免文件）永久人事任免文件（部門負責人任免文件）長期勞模、先進工作者文件材料永久員工養(yǎng)老、醫(yī)療保險資料永久對影響大、問題嚴重的有關人員的處分材料永久督查類對員工一般的處分材料長期法律事務類資料長期專項審計報告長期財務管理類財務工作計劃、文件長期稅務、貸款等方面文件資料長期項目建議書及批復永久可行性研究報告永久設計文件項目評估、設計任務書、設計合同永久工程地質勘察報告永久總體規(guī)劃設計永久設計鑒定及審批永久征用土地批準文件、用地圖永久工程管理文件承發(fā)包合同、協(xié)議書、招投標文件永久中標通知書、施工許可證永久工程技