【正文】 保資料由資產(chǎn)管理員移交檔案室。十二、審計(jì)和督查檔案由督查部保管上一年度的檔案，隔年的檔案由督查部按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交至集團(tuán)檔案室（檔案內(nèi)容按《審計(jì)管理辦法》和《督查工作制度》規(guī)定執(zhí)行）。十三、其他檔案資料由集團(tuán)職能部門、各公司分類整理后在每年第一季度內(nèi)送交集團(tuán)檔案室或各公司行政管理部存檔，完成上一年度檔案歸檔工作。第八條 各公司應(yīng)向集團(tuán)公司檔案室移交的檔案及要求（不含安慶公司）：一、榮譽(yù)證書、獎狀等復(fù)印件；二、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（每年年檢或變更后均應(yīng)提供）；三、公司章程、股東會紀(jì)要、驗(yàn)資報(bào)告（含每次變更資料）；四、各地關(guān)于光彩大市場的優(yōu)惠政策、政府會議紀(jì)要、市級以上領(lǐng)導(dǎo)對公司及光彩大市場建設(shè)與管理方面的政策批示、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、開工批復(fù)復(fù)印件；五、各地有關(guān)光彩大市場的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預(yù)售許可證、建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證復(fù)印件；六、各地關(guān)于光彩大市場宣傳畫冊原件、新聞媒體宣傳資料原件或復(fù)印件、宣傳光盤；七、各地舉辦光彩大市場奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會等大型活動的照片、光盤、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及籌備策劃的相關(guān)文字資料；八、省級以上領(lǐng)導(dǎo)視察參觀光彩大市場的照片；九、以上范圍內(nèi)的檔案由各公司檔案管理人員負(fù)責(zé)按歸檔時間要求收集，在收集到檔案后一個月內(nèi)向集團(tuán)檔案室移交。第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、各公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》（附件1）移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》（附件2）正確劃分保管期限，加蓋歸檔章；二、各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)；三、歸檔文件嚴(yán)禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色鋼筆書寫；四、各部門歸檔的文件材料要用原件，沒有原件以復(fù)印件代替時，要注明原件去向；五、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負(fù)責(zé)人手里截留；六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末；七、各部門在移交檔案時應(yīng)填寫移交清單，由部門負(fù)責(zé)人對移交資料予以確認(rèn)簽字，檔案室接收人員按照清單逐項(xiàng)驗(yàn)收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第十條 員工在內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動時，人事部門應(yīng)及時通知檔案員，將其在原崗位經(jīng)手的文件交接完畢和借閱的資料歸還后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第十一條 員工離職前，應(yīng)將本人所借閱的檔案資料歸還檔案室，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認(rèn)。第三章 檔案的管理第十二條 檔案管理員要根據(jù)國家有關(guān)檔案管理規(guī)定分類編號，認(rèn)真編制檢索目錄，做到迅速、準(zhǔn)確地查詢檔案。第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂；文書檔案整理歸檔時，可在每件文件左上角或左側(cè)裝訂，便于復(fù)印和掃描。第十四條 出入檔案室的檔案，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)和登記，重要及絕密檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜，在專門地點(diǎn)保存。第十五條 檔案員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第十六條 檔案員應(yīng)定期對檔案清理核對，做到帳實(shí)相符。第十七條 對重份及無保留價值的資料，應(yīng)編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團(tuán)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）簽字核實(shí)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應(yīng)派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。第十八條 嚴(yán)禁各部門將不屬于歸檔范圍內(nèi)的圖紙、表格等資料移交至檔案室。第十九條 辦公室（行政管理部）對各部門檔案立卷歸檔情況進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，督促各部門做好檔案的收集與歸檔工作。每年集團(tuán)辦公室不定期對各項(xiàng)目公司的檔案工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時敦促落實(shí)整改，并指導(dǎo)、培訓(xùn)各項(xiàng)目公司的檔案管理工作。第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便進(jìn)入檔案室，外單位人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室（領(lǐng)導(dǎo)陪同參觀除外）。第二十一條 檔案室要做好防盜、防潮、防霉、防光、防鼠、防蟲、防高溫等防范工作。第二十二條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁攜帶易爆易燃物品進(jìn)入檔案室，電器和電器線路均應(yīng)按安全規(guī)范設(shè)置，以防事故發(fā)生。 第四章 檔案的微機(jī)管理第二十三條 集團(tuán)各類檔案立卷歸檔后，應(yīng)將卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，分類編輯，便于檢索和查找。第二十四條 各公司、各部門應(yīng)于每月10日前將上月未通過0A流程的重要數(shù)據(jù)拷貝到信息中心進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。第二十五條 重要檔案或查找頻繁的檔案除錄入目錄外，還應(yīng)錄入要點(diǎn)和提綱。第二十六條 檔案錄入應(yīng)遵循隨時錄入和定期錄入相結(jié)合的原則。各類證照、榮譽(yù)證書等不需裝訂的檔案隨到隨錄；其他檔案裝訂歸檔后定期錄入。第二十七條 檔案管理員的電腦系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置密碼，以防離開電腦時他人進(jìn)入檔案系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失。第二十八條 錄入的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期核對，進(jìn)行必要的補(bǔ)充或更改，做到帳實(shí)相符。第二十九條 系統(tǒng)內(nèi)的文件發(fā)生異常，應(yīng)及時報(bào)告計(jì)算機(jī)管理人員，以防止電腦病毒及其它機(jī)器原因造成檔案資料的不完整。 第五章 檔案的借閱第三十條 員工因工作需要查閱檔案的，須在檔案室查閱；需要相關(guān)資料的由檔案員提供復(fù)印件；確因需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，方可借出。第三十一條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在檔案借閱登記簿上詳細(xì)填寫案卷內(nèi)容、卷號和借閱目的，并按期歸還。第三十二條 調(diào)閱一般文檔，由檔案員審定直接提供；調(diào)閱機(jī)密文檔，應(yīng)經(jīng)常務(wù)副總裁（總經(jīng)理）同意方可提供，但不得借出。第三十三條 檔案每次只能借閱一本，再次借閱時必須將上次所借的歸還。確因工作需要一次借閱數(shù)本的，經(jīng)集團(tuán)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準(zhǔn)后，方可借閱。第三十四條 借閱者不得借閱與本部門業(yè)務(wù)活動、工作內(nèi)容無關(guān)的資料，非工作需要不得借閱其他部門的任何檔案，特殊情況須經(jīng)檔案提交部門負(fù)責(zé)人審核同意方可借閱，經(jīng)督查部負(fù)責(zé)人同意的督查審計(jì)工作除外。第三十五條 涉及到價值較高的財(cái)產(chǎn)證件，如土地使用證、房產(chǎn)證，借出抵押時應(yīng)集團(tuán)常務(wù)副總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)同意后，方可借出。第三十六條 外單位需要借閱公司圖紙、技術(shù)資料時，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)對口部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)常務(wù)副總裁(總經(jīng)理)同意后，方可借閱。嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)私自代外單位復(fù)制檔案。第三十七條 銀行、稅務(wù)部門查賬需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)經(jīng)各公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)人員辦理借出手續(xù)，使用完畢后及時歸還。第三十八條 任何員工不得將檔案借出后帶回家。第三十九條 檔案借閱期間，借閱者應(yīng)對檔案的完整和安全負(fù)全部責(zé)任，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借，不得在檔案上作任何標(biāo)記和涂改，更不得將檔案損壞甚至丟失。第四十條 檔案借閱期限：一、文檔：一周；二、財(cái)檔：十天；三、圖紙：一周；四、其他類：半個月。如借閱期滿，仍需繼續(xù)使用，須再辦理續(xù)借手續(xù)。第四十一條 檔案管理員應(yīng)掌握檔案的借出情況，督促借閱者按時歸還。第四十二條 檔案員收回借出檔案時，應(yīng)對案卷數(shù)量和卷內(nèi)文件情況進(jìn)行仔細(xì)檢查核對。 第六章 附 則第四十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團(tuán)《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。附件一：集團(tuán)文件材料歸檔范圍及不歸檔范圍為更快地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，確保集團(tuán)總部和各公司在各項(xiàng)工作活動中形成的公文、帳簿、圖冊、報(bào)表、照片、錄音錄像等各種門類的檔案能得到完整、系統(tǒng)地保存，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，避免混雜無查考利用價值的材料，以適應(yīng)集團(tuán)各項(xiàng)工作的需要，結(jié)合實(shí)際，特制定集團(tuán)總部和各公司文件材料的歸檔及不歸檔范圍。一、歸檔文件材料的范圍（一） 集團(tuán)形成的文件材料集團(tuán)總部及各公司印發(fā)的文件簽發(fā)稿和正本以及工作條例、規(guī)章制度、崗位職責(zé)等；集團(tuán)總部及各公司黨支部、工會組織召開的代表大會以及在工作中形成的文件材料；集團(tuán)總部及各公司中高層會議、公司級會議及專題會議形成的會議記錄、紀(jì)要、討論通過的文件；集團(tuán)總部及各公司對外的報(bào)告及批復(fù)，下屬機(jī)構(gòu)的工作請示及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、批示；集團(tuán)總部及各公司的歷史沿革、大事記、年鑒、企業(yè)簡介、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、年度工作總結(jié)等。集團(tuán)總部及各公司各種營業(yè)執(zhí)照、榮譽(yù)證書、獎牌和其他有紀(jì)念意義的憑證性實(shí)物等；集團(tuán)總部及各公司編印的簡報(bào)、報(bào)紙，報(bào)刊雜志刊登的反映集團(tuán)重要工作活動的材料；集團(tuán)總部及各公司機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱資料，資質(zhì)申報(bào)、年檢報(bào)告等；集團(tuán)總部及各公司人事任免、培訓(xùn)考核、工資方案等資料；集團(tuán)總部及各公司與有關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文書、簽訂的合同協(xié)議等；1集團(tuán)總部及各公司舉行重大活動從籌備到結(jié)束形成的文件材料；1集團(tuán)總部檢查各公司工作、調(diào)查研究形成的文件材料；1集團(tuán)副總裁以上人員公務(wù)活動形成的重要信件、電報(bào)、傳真等資料；1集團(tuán)總部及各公司宣傳企業(yè)形象、領(lǐng)導(dǎo)視察工作時形成的題詞、錄音、錄像、光盤、照片資料；1集團(tuán)總部及各公司基本建設(shè)項(xiàng)目的土地征用、項(xiàng)目建議書、可行性報(bào)告、工程規(guī)劃及有關(guān)批復(fù)，從設(shè)計(jì)到施工、竣工各階段形成的資料；1集團(tuán)總部及各公司財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；1集團(tuán)總部及各公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊等；1集團(tuán)總部及各公司購進(jìn)大型設(shè)備的隨箱資料，包括說明書、保修卡、圖紙等。（二） 政府部門及不相隸屬機(jī)關(guān)的文件材料不相隸屬機(jī)關(guān)與集團(tuán)總部及各公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對集團(tuán)總部及各公司工作檢查形成的重要文件；政府部門及不相隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。（三） 各公司報(bào)送的文件材料各公司報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表人等資料；各公司報(bào)送的文件。二、不歸檔文件材料的范圍（一） 集團(tuán)總部及各公司的文件材料重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿（重要制度除外）；無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的來文來信；集團(tuán)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；為參考目的從各方面收集的文件材料。（二）非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。附件二： 集團(tuán)檔案分類類目與保管期限表類別類目保管期限機(jī)構(gòu)設(shè)置、變更、注銷、年檢等資料永久綜合類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證等證照永久先進(jìn)企業(yè)申報(bào)及評選資料、獎牌、榮譽(yù)證書永久年度工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)永久黨支部會議（通知、大會記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話等）永久黨委工會類工會會員代表大會（選舉辦法、結(jié)果及批復(fù)、大會記錄）永久工會開展活動、競賽及評比資料長期企業(yè)印發(fā)的重要文件、規(guī)章制度、崗位職責(zé)等永久一般行政事務(wù)性請示、報(bào)告、批復(fù)等文件短期企業(yè)召開的重要會議材料永久企業(yè)的一般專業(yè)會議材料長期行政管理類單位之間協(xié)商工作的往來文件短期不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的針對本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件永久不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件短期處理有省市主要領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的文件材料永久處理有集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件材料長期集團(tuán)編輯的并反映主要職能活動的出版物永久企業(yè)宣傳類集團(tuán)大事記、組織沿革永久報(bào)刊雜志刊登集團(tuán)重要工作活動的材料永久集團(tuán)安全工作會議記錄永久安全工作類安全生產(chǎn)、檢查等文件短期安全事故處理材料長期財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)資料短期為光彩事業(yè)捐物、捐款資料永久社會公益類社會扶貧資料永久修建光彩小學(xué)資料永久集團(tuán)舉辦的大規(guī)模奠基、開業(yè)慶典、簽字儀式有省以上領(lǐng)導(dǎo)人參加的永久大型活動類集團(tuán)舉辦的有市級領(lǐng)導(dǎo)參加的活動、儀式資料永久集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)外出參加重要會議并需要貫徹執(zhí)行的資料永久設(shè)備購進(jìn)設(shè)備的說明書、保修卡、合格證長期設(shè)備維修及改裝、報(bào)廢文件長期集團(tuán)經(jīng)營方針、決策、規(guī)劃長期經(jīng)營管理類經(jīng)營業(yè)績突出、創(chuàng)優(yōu)文件資料永久與外單位簽訂的重要合同、協(xié)議等永久與外單位簽訂的一般合同長期人事管理制度永久工資改革、調(diào)整方案長期員工花名冊永久勞動人事類員工培訓(xùn)、考核資料、員工勞動合同短期人事任免文件（集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)及下屬單位負(fù)責(zé)人任免文件）永久人事任免文件（部門負(fù)責(zé)人任免文件）長期勞模、先進(jìn)工作者文件材料永久員工養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)資料永久對影響大、問題嚴(yán)重的有關(guān)人員的處分材料永久督查類對員工一般的處分材料長期法律事務(wù)類資料長期專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告長期財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、文件長期稅務(wù)、貸款等方面文件資料長期項(xiàng)目建議書及批復(fù)永久可行性研究報(bào)告永久設(shè)計(jì)文件項(xiàng)目評估、設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同永久工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久設(shè)計(jì)鑒定及審批永久征用土地批準(zhǔn)文件、用地圖永久工程管理文件承發(fā)包合同、協(xié)議書、招投標(biāo)文件永久中標(biāo)通知書、施工許可證永久工程技