【正文】 、函、會(huì)議紀(jì)要等。第三條 公文處理必須堅(jiān)持“準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、高效”的原則。集團(tuán)公司公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印和歸口管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。分（子）公司發(fā)文由各分（子）公司辦公室統(tǒng)一管理。第四條 公文格式及行文原則（一）公文一般由標(biāo)題、發(fā)文序號(hào)、主送（報(bào)）機(jī)關(guān)、正文、用印、發(fā)文時(shí)間、抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)、附件等部分組成。如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。（二）請(qǐng)示性公文，一般一文一事。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情外，請(qǐng)示一般不直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)上級(jí)單位，如需同時(shí)呈送其他單位，應(yīng)用抄報(bào)形式。非特殊情況，不要越級(jí)行文請(qǐng)示。（三）公文紙一般用A4開型，左側(cè)裝訂。行文格式注意做到詞意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)、規(guī)范有序，文字要邏輯清晰，表述清楚。原則上均參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T97041999）標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，常用格式：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行。（四）文字中標(biāo)題編號(hào)規(guī)范，依次為章—節(jié)—條—（一）——（1）—①。第五條 發(fā)文管理。發(fā)文包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)等程序。（一）集團(tuán)公司推行無紙化辦公。原則上發(fā)文審批及發(fā)文均在OA平臺(tái)上執(zhí)行。各部門擬稿，并通過工作流程報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后；由辦公室按照審批意見登記編號(hào)、復(fù)核，并通過OA平臺(tái)發(fā)文；需紙質(zhì)發(fā)文的，由辦公室繕印、校對(duì)、裝訂、用印及分發(fā)。（二）辦公室至少需保留一份書面文件，與發(fā)文審批表（發(fā)文稿紙）一并存檔，年底統(tǒng)一移交檔案室。第六條 收文處理。收文包括對(duì)公文、傳真電報(bào)、信函以及其他文字材料的簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦等程序，上級(jí)行政主管部門及行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站上發(fā)布的與公司有關(guān)的信息、文件、通知應(yīng)及時(shí)下載，視同公文收文處理。（一）文件均由辦公室統(tǒng)一簽收、拆封、登記，并在OA平臺(tái)上按不同類別分類處理，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。有關(guān)人員代收、代簽的，或外出開會(huì)帶回的文件和資料，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交辦公室處理或存檔。（二）承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)傳閱或辦理。（三）辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要認(rèn)真督辦、催辦，以防公文積壓或漏辦。第七條 為了正確使用和處理各類公文，加強(qiáng)公文的規(guī)范管理，現(xiàn)對(duì)公司公文發(fā)文字號(hào)作如下規(guī)定：（一）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)、年份和序號(hào)。年份和序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用方括號(hào)“（）”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編001）。發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與橫線之間居中排列，信函式公文的發(fā)文字號(hào)位于橫線下右側(cè)排列。第三節(jié) 資料報(bào)送、接收管理制度第八條 各級(jí)單位必須加強(qiáng)公司資料管理，規(guī)范公司員工在資料報(bào)送、接收中的職務(wù)行為，嚴(yán)格資料報(bào)送、接收的程序要求，確保資料報(bào)送、接收工作合法、真實(shí)、完整和及時(shí)，防止因資料報(bào)送、接收工作不當(dāng)給公司經(jīng)營(yíng)管理帶來各種風(fēng)險(xiǎn)。第九條 本制度適用于公司各職能部門、各分（子）公司所有對(duì)外資料的報(bào)送和外部資料的接收工作。第十條 對(duì)涉及合同當(dāng)事人雙方法律行為的文件、協(xié)議，公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要數(shù)據(jù)、文字、圖紙等依據(jù)，以及作為財(cái)務(wù)結(jié)賬、收款的重要憑據(jù)等，均為公司資料管理的范疇。第十一條 公司經(jīng)辦人員應(yīng)與需報(bào)送和接收資料的政府行政主管部門保持工作聯(lián)系，及時(shí)做好有關(guān)資料的報(bào)送和接收工作。第十二條 凡涉及與企事業(yè)單位之間的合同資料，須以合同協(xié)議為依據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行報(bào)送和接收。第十三條 報(bào)送、接收的資料主要包括：（一）工程建設(shè)過程中的申請(qǐng)資料、批復(fù)文件、行政主管部門頒發(fā)的證照、與此有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等；（二）涉及工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、維修合同、材料采購(gòu)、（買賣）合同、保管合同等涉及雙方合同行為的一切資料；（三）涉及到公司經(jīng)營(yíng)管理的對(duì)外數(shù)據(jù)資料；（四）報(bào)送和接收的文件及其它資料。第十四條 集團(tuán)公司辦公室為綜合資料報(bào)送和接收的歸口管理部門，各部室為對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)資料報(bào)送和接收的歸口管理部門；分（子）公司辦公室為分（子）公司資料報(bào)送和接收的歸口管理部門。需指定專人負(fù)責(zé)資料的登記和分發(fā)，嚴(yán)格執(zhí)行資料報(bào)送、接收的程序。第十五條 對(duì)外資料報(bào)送的程序（一）經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)不同資料的具體要求，如實(shí)填報(bào)相關(guān)內(nèi)容；對(duì)涉及多個(gè)部門填報(bào)的資料，各部門應(yīng)積極配合，準(zhǔn)確提供資料的相應(yīng)內(nèi)容，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。對(duì)事關(guān)公司的重要文字表述資料，由主管行政系統(tǒng)副總裁審核；對(duì)涉及公司財(cái)務(wù)各方面的重要數(shù)字資料，由公司主管財(cái)務(wù)系統(tǒng)副總裁審核。（二）經(jīng)辦人員對(duì)已由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)的文件資料，交公司或職能部門經(jīng)理審批，并按規(guī)定加蓋印章。（三）公司各部門應(yīng)認(rèn)真核準(zhǔn)報(bào)送資料的有關(guān)內(nèi)容，在確認(rèn)無誤或?qū)ο嚓P(guān)部門提出的修改意見達(dá)成一致后方可簽章。（四）公司對(duì)外往來的一切書面資料，須由被賦予崗位職責(zé)的經(jīng)辦人本人送達(dá)，并對(duì)書面資料的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。如發(fā)生其它任何無職責(zé)行為個(gè)人簽字證明或確認(rèn)行為的，僅代表其個(gè)人行為，由此給公司或各分（子）公司帶來的全部責(zé)任，均由行為個(gè)人承擔(dān)，公司或各分（子）公司依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定或公司內(nèi)部依法制定的有關(guān)制度，追償當(dāng)事人所造成的一切損失。第十六條 外來資料接收的程序（一）經(jīng)辦人員須認(rèn)真審查外來資料的來源是否符合實(shí)際，簽章手續(xù)是否完備，資料的內(nèi)容是否完整、真實(shí)，對(duì)不符合要求的資料應(yīng)拒收，直到對(duì)方補(bǔ)充完善后再予簽收。（二）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，任何一方送達(dá)的須我方證明或確認(rèn)的一切資料（包括合同各方之間的申請(qǐng)、確認(rèn)、核實(shí)、決定、任命或表示同意、否定等書面資料），我方工作人員必須對(duì)照工作職責(zé)范圍和發(fā)生經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所依據(jù)的合同、規(guī)章制度及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真審查核實(shí)，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可簽收。第十七條 相關(guān)資料的經(jīng)辦人和審批簽章人員，應(yīng)按各類資料報(bào)送、接收的期限和程序，確保資料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，嚴(yán)把資料接收、登記、簽收的出入關(guān)。第十八條 經(jīng)辦人員要妥善保管好文書、批復(fù)件、租（售）合同、圖表、傳真件、預(yù)決算資料等往來資料，不得隨意出借、銷毀，以便及時(shí)為財(cái)務(wù)收款、對(duì)賬決算、法律訴訟等提供完整的資料憑證。第十九條 對(duì)報(bào)送、接收的資料，經(jīng)辦人員必須按時(shí)間順序和不同類別進(jìn)行編碼并建立相應(yīng)的電子臺(tái)賬，全面掌握?qǐng)?bào)送、接收資料的履行期限及相關(guān)要求，要分清輕重緩急，有條不紊地做好報(bào)送、接收、回收、歸檔工作。第四節(jié) 印章管理制度第二十條 印章管理要堅(jiān)持合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，要有效維護(hù)公司利益。集團(tuán)公司印章管理統(tǒng)一扎口在辦公室。辦公室負(fù)責(zé)公司印章的刻制、管理和使用檢查工作，以及印章管理制度的制訂及督促執(zhí)行工作。第二十一條 公司所有印章刻制按OA平臺(tái)“印章刻制流程”辦理審批，公司級(jí)印章、部門、分公司印章由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)刻制，項(xiàng)目部資料章由所屬分公司刻制，項(xiàng)目部刻制各類章必須填寫“關(guān)于項(xiàng)目部印章刻制有關(guān)事宜的承諾書”。第二十二條 印章啟用均需辦理“印章領(lǐng)用登記”，加蓋清晰印模，經(jīng)領(lǐng)用人、保管人簽字后，原件報(bào)送辦公室備案。第二十三條 公司各類印章必須由專人保管，公司公章、法人印章、合同專用章由辦公室或政工員保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)人員保管，各項(xiàng)目部印章由項(xiàng)目部指定專人保管。保管人不得擅自委托他人代管。印章保管人如有變動(dòng)，需辦理印章移交手續(xù)，原件報(bào)送辦公室備案。第二十四條 印章保管人應(yīng)對(duì)請(qǐng)求用印的文書內(nèi)容、格式、相關(guān)手續(xù)等進(jìn)行把關(guān)檢查，用印須嚴(yán)格按照OA平臺(tái)“用印審批流程”履行審批，審批完畢方可用印。原則上用印材料作為審批附件上OA平臺(tái)；未上傳OA平臺(tái)的，一般文本復(fù)印、重大事項(xiàng)原件留檔，文稿右上角手寫加注審批流程編號(hào)。集團(tuán)公司辦公室及各分公司要建立和完善印章刻制、領(lǐng)用和使用臺(tái)賬，規(guī)范建檔備案。第二十五條 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，嚴(yán)禁不經(jīng)審批直接用印及利用職務(wù)之便越權(quán)蓋章行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)任人做換崗處理，并追究有關(guān)經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。第二十六條 印章保管人須嚴(yán)格按照制度和流程用印，嚴(yán)禁人情關(guān)系用印，不能因受到脅迫而放松用印。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不得利用職權(quán)，違反法律和企業(yè)制度脅迫用印，如有發(fā)生，報(bào)集團(tuán)公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)嚴(yán)肅處理。第二十七條 嚴(yán)禁私刻、偽造印章行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，移送司法機(jī)關(guān)處理。第五節(jié) 辦公管理制度第二十八條 行政辦公管理主要指工作計(jì)劃及總結(jié)、辦公例會(huì)溝通機(jī)制、公函處理反饋機(jī)制、任務(wù)督辦督查落實(shí)、工作成果的收集匯總等。第二十九條 工作計(jì)劃與總結(jié)（一）公司要求各級(jí)單位及個(gè)人對(duì)工作有計(jì)劃，落實(shí)有步驟，結(jié)果有記錄，要求通過OA平臺(tái)進(jìn)行工作記錄，對(duì)工作要有計(jì)劃安排，每天工作內(nèi)容必須填寫工作日志，做到事前計(jì)劃、事中控制、事后分析。（二）公司總部各部門要求進(jìn)行周總結(jié)，每周六上午由部門負(fù)責(zé)人在OA平臺(tái)上按照要求格式填報(bào)，撰寫本部門本周工作總結(jié)和下周工作計(jì)劃，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。由辦公室指定秘書收集整理好各部門周總結(jié)交集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，供其安排公司的整體工作計(jì)劃與內(nèi)容。（三）各分（子）公司要求進(jìn)行周工作總結(jié)，由分（子）公司行政辦事員在OA平臺(tái)上發(fā)起流程，各科室（業(yè)務(wù)口）填報(bào)，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。（四）各分（子）公司每月要進(jìn)行工作總結(jié)匯報(bào)，區(qū)域公司總經(jīng)理、各條線主管副總裁、以及其他分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理要就相關(guān)工作進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)。由辦公室指定秘書收集整理好交集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，供其安排公司的整體工作計(jì)劃與內(nèi)容。（五）要求每名員工進(jìn)行年度工作總結(jié)，在每年的12月15日前完成；總部中層及以上管理人員進(jìn)行年度工作述職。（六）工作總結(jié)與計(jì)劃作為各單位績(jī)效考核的重要依據(jù)。第三十條 辦公例會(huì)溝通機(jī)制（一）集團(tuán)公司總部每周召開月工作例會(huì)、集團(tuán)公司副總工程師及以上經(jīng)理班子成員每月參加經(jīng)理班子月工作例會(huì)，對(duì)工作進(jìn)行總分析結(jié)及計(jì)劃部署。（二）集團(tuán)公司要求各部門、各分（子）公司內(nèi)部定期召開工作學(xué)習(xí)例會(huì)，加強(qiáng)工作溝通。（三）各業(yè)務(wù)條線根據(jù)實(shí)際需要，應(yīng)當(dāng)定期或不定期召開條線工作例會(huì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流。第三十一條 公函處理反饋機(jī)制集團(tuán)公司就收到的公函進(jìn)行分揀、閱辦，及時(shí)傳遞給相關(guān)單位或責(zé)任部門辦理，以便形成良好的內(nèi)部聯(lián)系機(jī)制。責(zé)任人必須嚴(yán)格認(rèn)真、不打折扣處理公函事宜，辦理情況及結(jié)果必須在收到辦理指示日內(nèi)書面反饋。第三十二條 任務(wù)督辦督促落實(shí)（一）辦公室根據(jù)上級(jí)要求，對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行檢查跟蹤、督辦催辦，保障公司的重大決策、重要工作部署、重要會(huì)議決議、有關(guān)文件精神及領(lǐng)導(dǎo)批示工作等得以及時(shí)有效落實(shí)。（二）集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)日常發(fā)出各項(xiàng)指令及工作任務(wù)的督辦，分（子）公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)單位各項(xiàng)工作任務(wù)的督辦。重要或緊急的工作任務(wù)，視情況由分管行政副總裁負(fù)責(zé)督辦；特別重要或緊急的工作任務(wù)，由常務(wù)副總裁直接負(fù)責(zé)督辦。（三）督辦部門或責(zé)任人，及時(shí)將督辦事項(xiàng)通知到承辦單位（承辦人）辦理。通知要做到要求清楚、時(shí)限具體、責(zé)任明確。（四）對(duì)于辦理情況或結(jié)果，要及時(shí)告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。任務(wù)督辦情況也要作為對(duì)各單位績(jī)效考核的依據(jù)。（五）其他與工作狀態(tài)面貌有關(guān)的督辦事項(xiàng)包括工作日志上網(wǎng)情況、工作出勤紀(jì)律及會(huì)議出勤紀(jì)律的執(zhí)行情況、各部門包干區(qū)域的辦公環(huán)境衛(wèi)生、員工著裝及工作面貌、工作流辦理的時(shí)間效率、各級(jí)單位對(duì)公司VI的執(zhí)行情況等，由對(duì)口責(zé)任部門進(jìn)行按照領(lǐng)導(dǎo)要求不定期督促，就情況進(jìn)行匯總匯報(bào)。第六節(jié) 新聞、信息報(bào)送及發(fā)布制度第三十三條 各級(jí)單位必須及時(shí)記錄公司的重大活動(dòng)和歷史發(fā)展，傳遞經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)信息，真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作狀態(tài)及成果。第三十四條 新聞及信息的分類。根據(jù)性質(zhì)及重要性，分為公司大事記、公司新聞、內(nèi)部信息等。第三十五條 公司大事記（一）公司董事長(zhǎng)、總裁召開的重要會(huì)議及其參加重要政務(wù)、商務(wù)、社會(huì)活動(dòng)。（二）公司重要政務(wù)、商務(wù)、社會(huì)、公益活動(dòng)，及集體或個(gè)人所獲國(guó)家級(jí)成果及榮譽(yù)等。（三）公司經(jīng)營(yíng)方針、戰(zhàn)略目標(biāo)的調(diào)整，公司管理決策的出臺(tái)及改進(jìn)。（四）公司高層管理人員的人事調(diào)整、組織機(jī)構(gòu)變更。（五）公司重大的項(xiàng)目投資、奠基、開業(yè)、招商活動(dòng)等。（六）省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)到公司或現(xiàn)場(chǎng)視察項(xiàng)目工程的建設(shè)、參加慶典活動(dòng)等信息。第三十六條 公司新聞（一）公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加的政務(wù)、商務(wù)、社會(huì)活動(dòng)。（二）公司一般性的商務(wù)、社會(huì)、公益活動(dòng)，及集體或個(gè)人所獲省部級(jí)、市級(jí)成果及榮譽(yù)等。（三）公司其他的項(xiàng)目投資、奠基、開業(yè)、招商活動(dòng)等。（四）市級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)到公司或現(xiàn)場(chǎng)視察項(xiàng)目工程的建設(shè)、參加慶典活動(dòng)、召開會(huì)議等信息。第三十七條 內(nèi)部信息（一）各區(qū)域、各條線與公司市場(chǎng)開拓、經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目管理、隊(duì)伍管理相關(guān)的各類活動(dòng)、事件。（二）公司內(nèi)部的好人好事、先進(jìn)典型等。第三十八條 報(bào)送責(zé)任人要求集團(tuán)總部辦公室為牽頭責(zé)任人，組織或承辦活動(dòng)部門及領(lǐng)導(dǎo)秘書為新聞、信息記載的第一責(zé)任人；區(qū)域公司總經(jīng)理、分（子）公司負(fù)責(zé)人為所在單位信息報(bào)送第一責(zé)任人，分(子)公司指定專人通訊員，項(xiàng)目部指定兼職通訊員。第三十九條 記載及報(bào)送要求要求本著客觀真實(shí)，表述準(zhǔn)確的原則及時(shí)報(bào)送新聞、信息，做到大事突出、要事不漏、一事一條、文字簡(jiǎn)潔，同時(shí)盡量保存圖片、聲像信息，做到圖文并茂。第四十條 新聞、信息的收集集團(tuán)公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)匯總及發(fā)布工作，新聞、信息發(fā)布按照OA平臺(tái)辦公新聞信息發(fā)布相關(guān)工作流程審批發(fā)布；根據(jù)不同信息情況，分為僅OA平臺(tái)發(fā)布；OA平臺(tái)及網(wǎng)站同時(shí)發(fā)布；通過社會(huì)傳媒對(duì)外發(fā)布等。第七節(jié) 員工保密制度第四十一條 各級(jí)單位必須保障公司的合法權(quán)益不受侵犯,