【正文】 酒店標準操作程序與制度standard operating procedure名 稱： 各部門定額資金使用管理制度 編號：ZD003編寫部門： 財務部 修改日期：20080401批 準： 總經(jīng)理 總頁數(shù)：2頁目 的：控制資金在規(guī)定范圍內(nèi)使用程 序：一、制訂酒店資金使用計劃根據(jù)月度收入預算制訂整個酒店下月可使用資金預算。收入的25％－27％做為董事會提取部分，75％－73％做為經(jīng)營班子的資金使用計劃。75％－73％的資金中客房收入和其他收入占40％，餐飲收入占60％。40％的客房和其他收入成本占12％，60％的餐飲收入成本占50％－55％。根據(jù)成本占營業(yè)收入比例計算月度的進貨、固定費用和各部門的資金使用計劃。月度資金預算內(nèi)容包括：食品、飲品、香煙、工程、百貨、工資、能源、營業(yè)稅、各項保險、部門費用等。二、各部門制訂月度用款計劃各部門根據(jù)自己下月的需要用款情況制訂部門用款計劃。用款范圍包括：電話費、交通費、醫(yī)療費、培訓費、需要購買的物品、差旅費、旅行社返傭、礦泉水費支付等等費用。人事部負責計劃整個酒店下月需要支付的員工工資、員工宿舍房租及水電費、員工食堂伙食費、員工各項培訓費和獎勵資金等；工程部負責計劃酒店下月的水、電、媒、柴油的資金使用計劃；財務部負責計劃下月酒店需支付的營業(yè)稅金、各項保險、各項合同里發(fā)生的支付內(nèi)容和食品、飲品、工程、百貨的付款。部門制訂的資金使用計劃必須在每月的25－27日上報財務部，以便財務審核及匯總。三、部門計劃資金的審核各部門在月底向財務部上報資金使用預算，由財務審核和匯總。針對部門提交的用款項目逐一審核，首先、申報的內(nèi)容金額是否符合酒店規(guī)定；其次、申報的物品購買是否有購買必要；第三、給部門提出合理化建議；第四、把審核通過的預算簽字后返回部門，由部門自行控制支出。把制訂的進貨金額預算報成本部，由成本部控制進貨金額及數(shù)量；把供應商的下月支付預算報總出納，由總出納控制付款金額。審核通過的預算資金由財務匯總，編制資金使用情況表上報總經(jīng)理和董事會。四、執(zhí)行計劃資金的報銷審核各部門上報的報銷憑證必須由會計主任審核。審核內(nèi)容：報銷內(nèi)容是否在預算范圍；報銷數(shù)字是否是預算金額。如有超出預算范圍的報銷單據(jù)要及時退相關部門。會計主任每半月匯總一次報銷情況，對不符合報銷的單據(jù)要及時提出異議。每半月和一個月各部門資金使用情況由財務經(jīng)理在例會上通報給各部門，并做出相應的分析及建議。每月出一份月度資金使用情況表上報總經(jīng)理及董事會，并附上相應的分析及建議。酒店標準操作程序與制度standard operating procedure名 稱： 倉庫管理制度 編號：ZD004編寫部門： 財務部 修改日期：20080401批 準： 總經(jīng)理 總頁數(shù)：3頁目 的：規(guī)范物資的收、發(fā)、存，保證營業(yè)的需要與資金周轉流通。程 序：倉庫管理是物資管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。倉庫和收貨是企業(yè)各種物資的周轉儲備環(huán)節(jié)，擔負著物資的進出庫、驗收、保管、發(fā)放、儲備、回收利用等多項業(yè)務管理職能。加強倉庫管理人員的責任心，提高倉庫物資的使用效率，保證資金周轉流通，提高經(jīng)濟效益，必須加強倉庫人員的基礎管理工作。一、倉庫管理的責任和原則倉庫管理的基本任務：采用先進的設備和管理措施，不斷提高倉庫利用率，做好儲存少、周轉快；采用科學的保管方法，不斷提高倉管水平，做到保管好、損耗少；運用經(jīng)濟手段管理倉庫，健全崗位責任制及各項制度，做到節(jié)約費用，保證安全，提高效益。倉庫管理的原則：適量、及時、準確、經(jīng)濟、安全。二、物資驗收物資驗收由驗收員和采購員或是供應商兩人同時在場操作。首先檢查是否有申購單和定購單。其次要核對憑證，包括原始單據(jù)、供貨單位質(zhì)檢書、運費單等等。然后檢驗物資的數(shù)量、規(guī)格、貨物名稱是否相符。在通常情況下應全數(shù)檢查或抽查，貴重物資要逐個開包驗收。外包裝有損的要重點清點，散裝計量的全部要過秤，檢查新鮮程度，易碎商品要打開內(nèi)層包裝清點數(shù)量。凡是貨單不符、質(zhì)量不符、數(shù)量不足的物資要逐一填寫拒收理由。采購員及時查詢并做出退、換、補的處理。交涉期間，貨物存放在指定的地方。物資驗收完畢及時開具驗收記錄，價格不清楚的先按合同填寫，待發(fā)票到達后補開差價。三、物資的入庫物資入庫是做好倉庫管理工作的基礎和先決條件。倉管員要嚴格把好入庫前的數(shù)量關、質(zhì)量關和單據(jù)關，堅決做到“五個不收”：無驗收記錄不收，驗收記錄不清不收，規(guī)格數(shù)量不符不收，過期產(chǎn)品不收，物資明顯異狀不收。物資入庫基本要求：數(shù)量明確、包裝無損、品種規(guī)格質(zhì)量與驗收記錄和申請貨單相符，一切手續(xù)齊備清楚，入庫迅速。貨品進倉后，倉管員按貨品的位置、類別、順序整齊堆放，及時將驗收記錄交成本會計進行物資核算。四、物資的領用和調(diào)撥物資領用時必須填寫領料單，由領料部門經(jīng)理審批。倉庫發(fā)貨要嚴格執(zhí)行制度，手續(xù)要齊備，必須憑批準后的領料單發(fā)貨，倉管員有權執(zhí)行“三不發(fā)”；無領料單不發(fā)、領料單未批準不發(fā)、手續(xù)不符不發(fā)。對單位價值高且數(shù)量較少的昂貴物品，則單獨存放在保險箱，保險箱鑰匙由成本部人員保管，使用部門領用由成本部人員和倉管員一同發(fā)貨。物資出庫必須嚴格審核有關單據(jù)和審批手續(xù)，如領料單、調(diào)撥單等，經(jīng)核查無誤由收貨人簽字后才能發(fā)貨，物資發(fā)放后及時登記帳卡，整理原始憑證及時輸入電腦，記帳聯(lián)上交成本會計。關于調(diào)撥和處理物品操作：其他單位或者酒店員工要在酒店購物，首先要求通知成本會計，由其編制調(diào)撥單（一式三聯(lián)）或固定資產(chǎn)處理單（一式三聯(lián)）及領料單，經(jīng)財務經(jīng)理批準后其調(diào)撥單直接記入其他單位的應收款中，個人購買的到財務部付款。倉管員應在每天下班前進行倉庫帳、物核對，發(fā)現(xiàn)差錯查明原因，及時向主管匯報作出處理。物資出庫的基本原則：保證先進先出，易霉、易銹、易壞、易變質(zhì)、接近保質(zhì)期的先出。嚴格執(zhí)行耐用消費品以舊換新的規(guī)定，做好舊物料回收利用。五、借用物品規(guī)定借用物品限于耐用或急需品。借用部門必須開具“借據(jù)”，注明借貨日期、歸還日期及借貨理由，并經(jīng)部門經(jīng)理批準，再送成本部經(jīng)理批準后方才有效，倉庫根據(jù)批準后的借據(jù)發(fā)貨。借用物品按時歸還，外形及內(nèi)在質(zhì)量有變異的，倉庫不應收貨，借用部門須開領料單領出。到期未歸還的由倉管員催辦。六、物資的保管和維護倉庫實行分庫分位保管物資，根據(jù)各類物資的自然屬性、理化性能、體積大小和倉庫設備條件的不同分別保管，做到不短缺、不損壞、不變質(zhì)。倉管員應熟悉物資的特性，精心做好在庫物資的養(yǎng)護工作，根據(jù)倉庫的溫度、濕度、光照、承受能力等因素來考慮存放期限和合理布局，保持倉庫整潔衛(wèi)生。及時記錄物資的進、出、存等動態(tài)，做到日記帳、旬核對，月盤點，達到帳、卡、物相符，在庫物資每季度進行一次翻庫，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并采取措施。嚴格執(zhí)行倉庫的安全操作規(guī)定，倉庫內(nèi)嚴禁私人存放物品或代其他單位存放，不得會客，禁止與提貨人閑聊。嚴格控制火種、火源、嚴禁吸煙，做到人走燈滅，離開倉庫關好門窗，防止火災、鼠患、盜竊發(fā)生。七、倉庫鑰匙保管及安全工作倉庫鑰匙統(tǒng)一保管，領用登記，下班歸還。倉庫鑰匙一式兩套，一套由成本主管保管（備用），另一套由保安部保管，倉庫鑰匙不能帶出酒店。如有倉庫保管員離職要及時更換倉庫門鎖。倉庫保管員休息時，使用部門需要緊急領貨，應嚴格按照酒店規(guī)定填寫“領料單”，由領貨員工、保安領班、值班經(jīng)理或者大堂副理三方面人員全部到位，并在保安部領取倉庫鑰匙，在“領料單”上也要三人同時簽名，并在庫房的登記本上簽字，之后將鑰匙歸還保安部。每日下班前，倉管員應檢查所有門窗情況，去保安部歸還鑰匙后方可下班。酒店標準操作程序與制度standard operating procedure名 稱： 物資管理制度 編號：ZD005編寫部門： 財務部 修改日期：20080401批 準： 總經(jīng)理 總頁數(shù)：3頁目 的：物資管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，為了管好、用好酒店的流動資金，搞好物資的采購、供應與保管工作，防止物資積壓及變質(zhì)、損壞，提高資金利用率。程 序：一、物資采購、倉庫設置和會計核算的分工和范圍酒店所有物資的采購均有采購部負責。按物資類別和用途分設下列倉庫和類別管理倉庫類別 物資類別食品倉——————————―濕貨干貨調(diào)味品進口酒國產(chǎn)酒飲料香煙其他食品百貨倉——————————―瓷器不銹鋼器皿玻璃器皿各部門布草客房日用品餐飲日用品洗衣日用品清潔用品印刷用品辦公用品其他用品員工服裝倉庫————————員工服裝 員工鞋襪 餐飲布草客房布草餐飲布草其他用品工程倉庫————————―工程設備 維修配件 音響設備 機械設備 柴油 其他燃料醫(yī)療用品倉庫——————―醫(yī)療器械 醫(yī)療藥品 其他管事部倉庫————————瓷器 不銹鋼器皿 銀器 玻璃器皿 其他樓層百貨倉————————客房用品 清潔用品 印刷品 MINI BAR 食品 MINI BAR 飲品 其他二、物資的采購和付款報銷采購部門（采購員）按照批準的物資請購單，根據(jù)市場供應情況及時組織力量按質(zhì)、按量完成采購任務。財務部做好資金調(diào)動工作以保障采購資金的需要。酒店所需的各類物資供應都需要通過采購部門統(tǒng)一采購，非采購人員對供應商下達的采購指令一律無效，擅自采購者倉庫不得入庫，財務不得付款。物資采購須按程序審批后才能進行采購和結算；采購程序：部門或倉庫（補倉）填寫《申購單》經(jīng)部門經(jīng)理或倉管員簽字－成本部－采購部報價－財務部經(jīng)理審核－總經(jīng)理。采購員報銷憑發(fā)票（發(fā)票貼在費用報銷單上，報銷單由采購員簽字）及驗收記錄，經(jīng)財務審核人員核對申購單與付款數(shù)字后辦理結算報銷手續(xù)。三、物資的收、發(fā)、存管理驗收記錄：物資入庫由驗收員填寫“收貨記錄”隨同發(fā)票和附件送倉庫入庫，物資已到發(fā)票未到也應立即填“收貨記錄”辦理入庫手續(xù)，計價可暫時按申購單上的價格填寫，無收貨記錄的倉庫不得收貨，驗收員和倉管員應按《倉庫管理制度》規(guī)定要求進行驗收、堆放、建帳、保管。領料須知：酒店各營業(yè)部門、辦公場所需各類物資向倉庫領用時，必須填寫領料單，經(jīng)部門經(jīng)理批準，再由成本部主管簽字后方可領料，對未經(jīng)部門經(jīng)理和成本部主管簽字或更改未補批者，倉管員拒絕發(fā)貨并及時向領導匯報。鮮活農(nóng)產(chǎn)品：隨購隨用的鮮活農(nóng)產(chǎn)品，驗收員開具驗收記錄經(jīng)廚師長、餐飲部經(jīng)理簽字后直接領用。各餐區(qū)廚房要指定人員專門負責填報餐飲原料領耗日報表以便準確反應當班原材料耗用數(shù)量。計價：直接領用物資按實際購買價格計價，庫存物資領用按先進先出發(fā)計價，調(diào)撥物資最低價為“進價＋運費＋(3%177。5%)保管手續(xù)費”計價。對于個別市場價格變化較大物資由雙方議定合同價。永續(xù)盤存制：庫存物資成本實行永續(xù)盤存制。各項物資的收發(fā)領退均根據(jù)實際數(shù)量及時辦理會計手續(xù)，并設置數(shù)量金額帳。庫存物資定期實物盤點并填報“物資盤存表”，必要時附文字說明。在途物資：為加強對在途物資的管理，對逾期未到貨的，會計員要督促有關部門采取措施。盤贏盤虧：庫存物資通過盤點發(fā)現(xiàn)盤虧、變質(zhì)、損壞等屬于正常范圍的情況，應由倉庫部門及時查明原因并寫出書面報告。屬于正常的盤虧由成本部主管和財務經(jīng)理審批后列入營業(yè)費用處理。廢舊物資：嚴格執(zhí)行耐用消費品以舊換新制度，回收的舊物資能綜合利用外，要有采購部尋找供應商及成本部統(tǒng)一處理。酒店標準操作程序與制度standard operating procedure名 稱： 低值易耗品管理制度 編號：ZD006編寫部門： 財務部 修改日期：20080401批 準： 總經(jīng)理