【正文】 境管理手冊 第一級文件 （包括程序文件） 法規(guī) 標(biāo)準(zhǔn)、 管理制度 工作規(guī)程 、 表格及 工作計(jì)劃等 第二級文件 記錄 第二級文件可分為兩類： 、細(xì)則，包括管理標(biāo)準(zhǔn)（各種規(guī)章制度），業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（國家有關(guān)法律、法規(guī)、服務(wù)范圍、產(chǎn)品、服務(wù)提供的規(guī)范、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。 ，如針對特定服務(wù)、項(xiàng)目、或合 同編制的產(chǎn)品、服務(wù) 計(jì)劃，環(huán)境管理方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。 部門記錄文件等 文件的規(guī)定應(yīng)與其實(shí)際的運(yùn)作保持一致，隨著質(zhì)量和環(huán)境管理體系的變化及質(zhì)量、環(huán)境方針、目標(biāo)的變化，公司應(yīng)及時(shí)評審并修訂質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件，確保其有效性、充分性和適宜性，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 文件的詳略程度取決于公司的規(guī)模、產(chǎn)品類型、過程的復(fù)雜程度、員工能力等。應(yīng)切合實(shí)際，便于理解應(yīng)用。 文件可以呈現(xiàn)任何媒介載體，如紙張、磁盤、光盤或照片、樣件等，都應(yīng)按照《文件控制程序》進(jìn)行管理。 為實(shí)施上述要求，本章編制了下述程序文件： 標(biāo)題 GB/T19001 GB/T24001 文件控制程序 記錄控制程序 章節(jié) 標(biāo)題 版本和修訂號 B/1 共 4 頁 文件控制程序 修訂狀態(tài) １、 目的 對公司內(nèi)所有與質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)的文 件進(jìn)行控制，確保文件的充分性和適宜性，確保在文件的各相關(guān)場所得到適用文件的有效版本。 ２、 范圍 適用于與公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。 ３、 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》、質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)及程序文件。 管理者代表負(fù)責(zé)《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》的審核。 各部門負(fù)責(zé)與其相關(guān)質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件的編制、使用、收集、保管、整理、定期評審及歸檔。 ４、 程序 文件分類及保管 《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》（包含了公司質(zhì)量方針、目標(biāo)和公司環(huán)境方針、目標(biāo)及指標(biāo)和所有過程控制的 程序文件），由總經(jīng)理工作部備案保存； 公司第二級質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件： a) 管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國際、行標(biāo)、地標(biāo)、企標(biāo)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）；部門記錄文件等。由各相關(guān)部門自行保存并存檔； b) 其他質(zhì)量環(huán)境體系文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、環(huán)境管理方案等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。 c) 公司級行政管理文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性 文件，包括與質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，由總經(jīng)理工作 部保存。 文件的編號 文件編號按下述規(guī)則要求執(zhí)行： a) 《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》： 公司名稱代號 HBCYFDC－ QEM－文件版次（編年），手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 例如： HBCYFDC－ QEM－ 20xx，表示湖北長源房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》 20xx 年版。如果有修訂，在年號后加 A、 B、 C、 D 等表示第幾次修訂，換版時(shí)改年號。 b) 記錄表格：工作方面―管理手冊中的文件章節(jié)號 — 記錄編號 例如：開發(fā)－ — 01 表示產(chǎn)品開發(fā)工作方面，在管理手冊 章節(jié)，編號為 01 的記錄 表格。如果有修訂，在編號后加 A、 B、 C、 D 等表示第幾次修訂。例如：開發(fā)－ — 01A，表示上述表格樣式的第一次修訂。 c) 各部門其他質(zhì)量和環(huán)境體系文件：部門名稱縮寫 [年號 ]文件順序號 例如：營 [20xx] 5 表示營銷部于 20xx 年發(fā)放的第 5 號文件。 各部門縮寫規(guī)定如下：總經(jīng)理工作部（總）、計(jì)劃財(cái)務(wù)部（計(jì)）、工程項(xiàng)目管理部（工） 市場開發(fā)部（市）、營銷部（營）、物業(yè)管理部（物）、各分部門縮寫另行通知。 文件的編寫、審 核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。 《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，最后上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。 各部門工作文件由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫、匯總，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。 文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。應(yīng)確保文件使用的各場所都能得到適用文件的有關(guān)版本。 文件的受控狀況 文件分為：“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量和環(huán)境管理體系運(yùn)行緊密 相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收及作廢等均應(yīng)受到控制，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面上加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。 文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制 《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》的更改由總經(jīng)理工作部組織進(jìn)行，有關(guān)人員填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改。總經(jīng)理工作部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。 其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)原審批部門審批，再由相應(yīng)部門 指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 對《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》和部門工作文件的修訂狀態(tài)，采用本《質(zhì)量和環(huán)境管理手冊》 章節(jié)的質(zhì)量和環(huán)境管理手冊修改控制頁進(jìn)行識別，對其他文件的修訂應(yīng)由主管部門保留文件修改的有關(guān)記錄。 所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 文件的領(lǐng)用 a) 應(yīng)經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件可領(lǐng)用文件，領(lǐng)用 者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》； b) 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 文件的保存、作廢與銷毀 文件的保存 a) 所有文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方。 b) 各部門文件由本部門保管?？偨?jīng)理工作部每季度在工作檢查時(shí)，對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。各部門應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的《受控文件清單》。 c) 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 文件的作廢與銷毀 a) 所有失效或 作廢文件由相關(guān)部門及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。 b) 如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)在文件封面加蓋“作廢”印章，； c) 對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理工作部銷毀。 外來文件的控制 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 市場開發(fā)部、工程項(xiàng)目管理部、及總經(jīng)理工作部在各自的權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品有關(guān)的國家、行業(yè)、地方、國際標(biāo)準(zhǔn)及法律、法規(guī)等的最新版本，由各部門 分別負(fù)責(zé)編號、加蓋受控印章，負(fù)責(zé)分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)的外來文件填入《受控文件清 單》。 為保證文件的適宜性，工程項(xiàng)目管理部應(yīng)根據(jù)需要及時(shí)組織對現(xiàn)有質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行 條款規(guī)定。 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。 記錄是一種特殊的文件，應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 計(jì)算機(jī)軟件的管理應(yīng)執(zhí)行《微機(jī)管理規(guī)定》，對軟件 的采購、開發(fā)、使用、加密、防病毒等提出嚴(yán)格要求?？偨?jīng)理工作部監(jiān)督各部門對網(wǎng)絡(luò)、軟件控制的執(zhí)行情況。 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 《微機(jī)管理規(guī)定》 記錄 《文件發(fā)放、回收記錄》 《文件借閱、復(fù)制記錄》 《受控文件清單》 《文件更改申請》 《文件銷毀申請單》 章節(jié) 標(biāo)題 修訂編號 共 1 頁 記錄控制程序 修訂狀態(tài) 目的 對質(zhì)量和環(huán)境管理體系所要求的記錄進(jìn)行控制，以提供對產(chǎn) 品、服務(wù)、過程和體系符合 要求及體系有效運(yùn)行的證據(jù)。 范圍 適用于為證明產(chǎn)品、服務(wù)、過程和體系符合要求及質(zhì)量和環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的記 職責(zé) 各部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的質(zhì)量與環(huán)境記錄。 各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量和環(huán)境記錄格式。 涉及工程項(xiàng)目技術(shù)方面的有關(guān) 記錄，歸并工程項(xiàng)目部，其它管理記錄歸并總經(jīng)理工作部。 程序 記錄的標(biāo)識、編號 質(zhì)量環(huán)境記錄的標(biāo)識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。 記錄的填寫 記錄填寫要準(zhǔn)確、及時(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰， 不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及日期。 記錄的保存、保護(hù) 各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。 工程項(xiàng)目部、 總經(jīng)理部 負(fù)責(zé) 編制《質(zhì)量 、 環(huán)境記錄清單》（附備案的原始記錄樣本），并注 明名稱、編號、保存期等內(nèi)容。 各部門應(yīng)將本部門使用的《質(zhì)量 、 環(huán)境記錄清單》作為部門工作文件的附錄，并匯總本部門的質(zhì)量、環(huán)境記錄原始樣本。 記錄、借閱和復(fù)制 各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由記錄管理人登記備案。 記錄的銷毀處理 對超過保存期的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《文件銷毀記 錄》 交 由管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。 記錄格式 各部門的質(zhì)量環(huán)境記錄格式，由各部門負(fù)責(zé)人組織編 制，部門負(fù)責(zé)人審批，交總經(jīng)部備案。 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。 相關(guān)文件 《文件控制程序》 記錄 《質(zhì)量、環(huán)境記錄清單》 《文件借閱、復(fù)制記錄》 《文件銷毀記錄》 章節(jié) 標(biāo)題 修訂編號 共 2 頁 管理職責(zé) 修訂狀態(tài) 1. 目的 規(guī)定公司總經(jīng)理應(yīng)承諾和實(shí)施的活動(dòng)。 2. 范圍 適用于公司為建立和改進(jìn)質(zhì)量與環(huán)境管理體系的承諾提供證據(jù)。 3. 要求 管理承諾 公司 總經(jīng)理通過以下的活動(dòng)對其建立和改進(jìn)質(zhì)量和環(huán)境管理體系的承諾提供證據(jù)： 向公司全體員工傳達(dá)滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性： a．總經(jīng)理樹立了質(zhì)量和環(huán)境意識，清楚了解讓顧客滿意和遵守法律法規(guī)是最基本的要求； b．總經(jīng)理清楚了解質(zhì)量和環(huán)境管理體系的有效性與公司的每一個(gè)成員對質(zhì)量和環(huán)境的認(rèn)識緊密相關(guān)； c．總經(jīng)理采取培訓(xùn)、內(nèi)部刊物、例會等各種方式使全體員工都能樹立質(zhì)量意識和環(huán)境保護(hù)意識，都能認(rèn)識到滿足顧客要求和法律法規(guī)的要求對公司的重要性；并能經(jīng)常持續(xù)的加強(qiáng)員工對質(zhì)量和環(huán)境的認(rèn)識，使他們積極參 與到提高質(zhì)量和保護(hù)環(huán)境的有關(guān)活動(dòng)中來。執(zhí)行《與顧客有關(guān)的過程控制程序》關(guān)于“與產(chǎn)品有關(guān)要求的確定”、“顧客溝通”、《設(shè)計(jì)和開發(fā)》控制程序關(guān)于“設(shè)計(jì)和開發(fā)輸入”、《法律與其它要求控制程序》及《顧客滿意程度調(diào)查程序》等的有關(guān)規(guī)定。 實(shí)現(xiàn)對環(huán)境重要因素的有效控制，執(zhí)行《環(huán)境因素的識別評價(jià)程序》。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和批準(zhǔn)公司的質(zhì)量方針和目標(biāo)、環(huán)境方針和目標(biāo)，參見《質(zhì)量方針和 目標(biāo)》、《環(huán)境方針和目標(biāo)》和《質(zhì)量和環(huán)境管理體系策劃程序》。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)對質(zhì)量和環(huán)境管理體系的適宜性、充分性、有效性進(jìn)行評 審，以評估持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量和環(huán)境管理體系的機(jī)會，使管理承諾得到落實(shí)。應(yīng)按策劃的時(shí)間主持管理評審，執(zhí)行《管理評審程序》。 總經(jīng)理應(yīng)確保公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系運(yùn)作能獲得必要的資源。 以顧客為關(guān)注焦點(diǎn) 總經(jīng)理以增強(qiáng)顧客滿意為目的，確保顧客的要求得到確定并予以滿足，為此作到： 確定顧客的需求和希望通過市場調(diào)研、預(yù)測或與顧客的直接接觸來實(shí)現(xiàn)，執(zhí)行《與顧客有關(guān)的過程控制程序》。 將顧客的要求和期望轉(zhuǎn)化為對公司產(chǎn)品的要求、環(huán)境控制要求以及運(yùn)行過程的要求。如對產(chǎn)品特性的要求、各種服務(wù) 和檢驗(yàn)規(guī)范等。 將轉(zhuǎn)化的要求得到滿足 a．公司必須滿足法律法規(guī)及國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制性規(guī)定； b．顧客的期望和要求、法律法規(guī)及國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制性要求也會隨著時(shí)間的推移而修訂，因此組織轉(zhuǎn)