《蒙西水泥公司管理咨詢項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程優(yōu)化培訓(xùn)》-文庫吧
2025-04-28 13:51 本頁面
【正文】 主 體 例 如 : 采 購 部 計(jì) 劃 員 一 個(gè) 流 程 ， 可 以 向 下 分 解 為 活 動(dòng) 一 個(gè) 活 動(dòng) ， 不 再 作 下 層 分 解 ， 主要 是 人 工 活 動(dòng) 。 外 部 主 體 例 如 : 供 應(yīng) 商 、 客 戶 活 動(dòng) 、 流 程 之 間 的 流 轉(zhuǎn) 財(cái) 務(wù) 應(yīng) 收 流 程發(fā) 貨發(fā) 票判 斷來 自 于 內(nèi) 部 主 體 的 文 檔 、 表 單 、票 證 或 報(bào) 表 等 信 息流 程 的 結(jié) 束軟 件 操 作 說 明 ：1 . F I L E N E W / O P E N / C L O S E 可 以 新 建 / 打 開 / 關(guān) 閉 一 個(gè) 新 文 件 ；2 . E D I T G O T O 可 以 查 看 已 打 開 文 件 中 的 各 頁 ；3 . 雙 擊 流 程 圖 中 的 符 號 或 說 明 ， 可 以 對 之 進(jìn) 行 編 輯 ；4 . I N S E R T P A G E 可 以 在 當(dāng) 前 文 件 中 添 加 一 個(gè) 新 頁 ；5 . F O M A T , 可 以 對 對 象 （ 如 符 號 、 文 字 等 ） 的 格 式 進(jìn) 行 編 輯 。來 自 于 外 部 主 體 的 信 息 ， 如 文檔 、 表 單 、 票 證 、 報(bào) 表 等 。注 釋添 加 的 注 釋1連 接 代 碼文件 /表格 ： 該標(biāo)識文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。 系統(tǒng) /數(shù)據(jù)庫 ： 該標(biāo)識用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。 流程圖繪制標(biāo)識 一套標(biāo)準(zhǔn)的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。 流程操作 ： 該標(biāo)識用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個(gè)文件。 流程參見 : 該標(biāo)識用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。 數(shù)據(jù)信息 : 該標(biāo)識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。 決定批復(fù) ： 該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。 方向標(biāo)記 ： 流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。 存檔 : 該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。 開始 /結(jié)束 : 該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。 流程圖連接標(biāo)識 ： 該標(biāo)識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個(gè)決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個(gè)流程。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。連接標(biāo)識的畫法：在標(biāo)識內(nèi)以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如， A/2是指在第 2頁上尋找 A節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地方畫上對應(yīng)的流程連接標(biāo)識。在該標(biāo)識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。 A 繼續(xù) “ 是 ” 情況下的流程 是 否 狀況表是 否被批準(zhǔn) ? A 對狀況表 作修改 在決定框之前使用手工操作標(biāo)識： 如果流程分叉為是 /否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識。 是 否 有效否？ 驗(yàn)證統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)的有效性 流程圖繪制案例 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫 ? 存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲 ? 數(shù)據(jù) /信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表 對 錯(cuò) 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商價(jià)格清單 ? X 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商 價(jià)格清單 選擇供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商 流程圖繪制的技巧 （ 1）詢問一個(gè)流程活動(dòng)問題包括： – 流程 /任務(wù)生成什么 ？ – 職員怎樣執(zhí)行它？ – 為什么要這樣做？ – 何時(shí)、由誰對它進(jìn)行復(fù)核？ – 流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？ – 流程活動(dòng)何時(shí)需要？ – 錯(cuò)誤 /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ – 怎樣處理錯(cuò)誤 /問題 /例外？ – 輸出什么？輸出多少？ – 輸出至哪里 ？ ? 流程范圍? 控制目標(biāo) ? 主要控制點(diǎn) ? 涉及部門及表格 ? 流程流轉(zhuǎn)時(shí)間 ? 特定政策 ? 需要 按實(shí)際情況繪制流程 ? 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 ? 需要 與流程牽涉的人員交流 ? 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 ? 需要 高層次的流程圖 ? 需要 提問 ? 不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 ? 不能 把流程圖局限在你自己的部門 ? 不能 在真空中工作 ? 不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程 ? 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) ? 不能 單獨(dú)努力 （ 2）流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn) （ 3）流程圖繪制主要要求 ? 起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致 ? 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化 ? 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門 ? 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù) /負(fù)責(zé)的范圍 ? 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 ? 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識別無效率的活動(dòng) 流程圖的格式 ? 宋體 ? 標(biāo)題采用 14號字體、加粗、中間對齊 ? 部門采用 10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 ? 框內(nèi)采用 6－ 8號字體、普通不加粗、中間對齊 ? 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 ? 盡量避免相交線 業(yè)務(wù)流程圖交付要求 業(yè)務(wù)流程圖交付要求 ? 流程圖的組成 – 流程圖標(biāo)題 – 涉及部門 – 部門分隔線 – 標(biāo)識符 – 連線 框內(nèi) 的 字 宋體 6－ 8號 普通 不加粗 中間 對齊 標(biāo)題 宋體 14號 加粗 中間 對齊 部門 宋體 10號 加粗 下劃線 中間對齊 連線 盡量 避免 交叉、 有時(shí) 可以 適當(dāng) 合并 以 求 簡單明了 不同 的 選項(xiàng) 在 連線 上標(biāo) 明， 與 框內(nèi) 的 字體 同樣 要求 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 將單據(jù)傳遞給辦公室 業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 XX公司費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程開始業(yè)務(wù)人員填寫報(bào)銷單報(bào)銷單審批通過否業(yè)務(wù)部門審批未通過 財(cái)務(wù)審核通過審批通過否報(bào)銷憑證通過總帳出納付款并登記日記帳日記帳結(jié)束業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門2314 5
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