【正文】 購(gòu) 管 理 流 程 問(wèn) 題 與 建 議 (一 ) 組織方面 ? 采 購(gòu) 執(zhí) 行 主 體 分 散 ，造 成 采 購(gòu) 信 息 在 各 主 體 間 的 傳 遞 時(shí) 間 長(zhǎng) ，易 產(chǎn) 生 失 真 ? 物 資 調(diào) 劑 功 能 缺 失 調(diào)整經(jīng)營(yíng)管理結(jié)構(gòu) ? 將 裝 備 部 的 采 購(gòu) 職 能 劃 入 供 應(yīng) 部 ，統(tǒng) 一 管 理 ，保留 進(jìn) 出 口 部 的 進(jìn) 口 采 購(gòu) 職 能 ? 將 子 公 司 物 資 供 應(yīng) 部 門(mén) 的 行 政 和 業(yè) 務(wù) 管 理 職 能 并 入 供 應(yīng) 部 ，由 供 應(yīng) 部 統(tǒng) 一 管 理， 逐 步 實(shí) 現(xiàn) 由 采 購(gòu) 部 統(tǒng) 一 負(fù) 責(zé) 公 司 的 總 體 供 應(yīng) 。 ? 建 立 中 轉(zhuǎn) 庫(kù) ，倉(cāng) 儲(chǔ) 功 能 管 理 由 供 應(yīng) 部 負(fù) 責(zé) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 將 各 分 散 主 體 執(zhí) 行 的 采 購(gòu) 功 能 集 成 ， 可 以 提 高 效 率 ， 縮 短 時(shí) 間 ，降 低 采 購(gòu) 成 本 ， 實(shí) 現(xiàn) 資 源 共 享 。 ? 加 強(qiáng) 了 供 應(yīng) 部 的 調(diào) 劑 職 能 ， 和內(nèi) 部 物 資 的 使 用 效 率，保 持合 理 的 存 貨 水 平 ， 降 低 流 動(dòng) 資 金 占 用 量 。 19 采 購(gòu) 管 理 流 程 問(wèn) 題 與 建 議 ( 二 ) 環(huán) 節(jié) 方 面 ? 采 購(gòu) 流 程 的 各 環(huán) 節(jié) 的 銜 接 不 夠 順 暢 ，時(shí) 常 脫 節(jié) ? 對(duì) 供 應(yīng) 商 的 管 理 比 較 薄 弱 ，沒(méi)有 一 個(gè) 完 整 的 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng) ? 采 購(gòu) 的 資 金 計(jì) 劃 和 應(yīng) 付 帳 款 管 理 缺 乏 前 瞻 性 和 計(jì) 劃 性 完 善 各 環(huán) 節(jié) 的 功 能 ，搞 好 銜接 ? 減 少 流 程 的 參 與 主 體 ， 集 成 功 能 ， “合 并 同 類(lèi) 項(xiàng)” ? 明 確 供 應(yīng) 商 管 理 政 策 ，建 立 供 應(yīng) 商 管 理 系 統(tǒng) ? 開(kāi) 發(fā) 會(huì) 計(jì) 電 算 化 系 統(tǒng) 的 功 能 ，完 善 采 購(gòu) 付 款 的 動(dòng) 態(tài) 管 理，實(shí) 現(xiàn) 應(yīng) 付 帳 款 的 逐 筆 核 銷(xiāo) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 明 確 責(zé) 任 ， 有 效 控 制 質(zhì) 量 和 時(shí) 間，提 高 資 金 周 轉(zhuǎn) 率 ； ? 及 時(shí) 掌 握 / 追 蹤 采 購(gòu) 業(yè) 務(wù) 的 狀 態(tài)，降 低 采 購(gòu) 成 本； ? 加 強(qiáng) 了 資 金 的 計(jì) 劃 性，降 低 了 資 金 風(fēng) 險(xiǎn) 及 資 金 管 理 成 本 。 20 建 立 有 效 的 監(jiān) 控 系 統(tǒng) ? 嚴(yán) 格 按 照 合 同 審 批 程 序 執(zhí) 行 。 ? 合 同 評(píng) 審 要 以 監(jiān) 控 過(guò) 程 為 主 ， 財(cái) 務(wù) 部 參 與 計(jì) 劃 制 定 ，資 金 審 核 ，應(yīng) 付 帳 款 管 理 及 支 付 的全 過(guò) 程 ；審 計(jì) 部 應(yīng) 切 實(shí) 履 行 重 大 合 同 的 審 計(jì) 職 能 ； 專(zhuān) 業(yè) 委 員 會(huì) 參 與 合 同 的 技 術(shù) 評(píng) 審 ，共 同 構(gòu) 筑 安 全 的 監(jiān) 控 體 系 ? 對(duì) 采 購(gòu) 定 單 分 類(lèi) 管 理 ，合 理 授 權(quán) ， 抓 大 放 小 ? 加 強(qiáng) 對(duì) 子 公 司 采 購(gòu) 處 的 宏 觀(guān) 監(jiān) 控 ， 制 定 定 期 信 息 報(bào) 送 制 度 。 采 購(gòu) 管 理 流 程 問(wèn) 題 與 建 議 ( 三 ) 監(jiān) 控 方 面 ? 采 購(gòu) 合 同 評(píng) 審 會(huì) 簽 制 度未 起 到 應(yīng) 有 的 控 制 作 用，流 于 形 式 ， 存 在 合 同 先 生 效 后 評(píng) 審 的 現(xiàn) 象 ? 公 司 供 應(yīng) 部 不 能 全 面 掌 握 公 司 整 體 的 采 購(gòu) 活 動(dòng)信 息 ， 對(duì) 子 公 司 的 采 購(gòu) 行 為 管 理 不 夠 ? 不 能 區(qū) 別 對(duì) 待 不 同 類(lèi) 型 的 采 購(gòu) 采 用 不 同 的 審 批 程 序 和 權(quán) 限 設(shè) 置 ，結(jié) 果 是 “大 的 沒(méi) 管 住 ，小 的 管 不 好” 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 真 正 發(fā) 揮 監(jiān) 控 作 用 ， 降 低 經(jīng) 營(yíng) 風(fēng) 險(xiǎn)，避 免 給 公 司 造 成 損 失 ? 提 高 管 理 效 率 ， 降 低 管 理 成 本 ? 加 強(qiáng) 對(duì) 子 公 司 采 購(gòu) 業(yè) 務(wù) 的 管 理 、 監(jiān) 控，使 公 司 整 體 利 益 最 大 化 21 采 購(gòu) 管 理 流 程 問(wèn) 題 與 建 議 ( 四 ) 建 立 完 整 的 采 購(gòu) 信 息 系統(tǒng) ? 通 過(guò) 對(duì) 公 司 的 采 購(gòu) 活 動(dòng) 進(jìn) 行 分 類(lèi) 分 析 ， 合 理 授 權(quán) ，明確 職 責(zé)，減 少 不 必 要 的 審 批 手 續(xù) : ? 建 立 統(tǒng) 一 完 整 的 采 購(gòu) 信 息 處 理 系 統(tǒng) ，實(shí) 現(xiàn) 采 購(gòu) 信 息 的 即 時(shí) 處 理 和 傳 遞 ，逐 步 替 代 手 工 處 理 。 效 率 方 面 ? 審 批 手 續(xù) 繁 雜，浪 費(fèi) 大 量 的 人 力 物 力 ? 公 司 財(cái) 務(wù) 部 與 子 公 司 財(cái) 務(wù) 處 之 間 重 復(fù) 核 算，降 低 了 效 率，進(jìn)而 無(wú) 法 執(zhí) 行 財(cái) 務(wù) 管 理 職 能 ? 物 資 管 理 信 息 系 統(tǒng) 尚 未 完 善， 管 理 手 段 落 后，信 息 傳 遞 時(shí) 間 長(zhǎng) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 減 少 不 必 要 的 審 批 環(huán) 節(jié) ， 提 高 流 程 運(yùn) 行 效 率，降 低 機(jī) 會(huì) 成 本 ； ? 實(shí) 現(xiàn) 信 息 共 享 ， 降 低 數(shù) 據(jù) 處 理 成 本 和 人 力 、 資 金 、 物 資 的 占 用 。 22 采 購(gòu) 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 (一 ) 用料部門(mén)提出用料審請(qǐng)分廠(chǎng)計(jì)劃部門(mén)供應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)(和分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo))簽字采購(gòu)計(jì)劃表上報(bào)給股份公司供應(yīng)部綜合平衡，批準(zhǔn)詢(xún)價(jià)、簽訂合同股份公司供應(yīng)部按合同要求發(fā)貨有無(wú)不當(dāng)之處合同審計(jì)股份公司審計(jì)部YES修改合同NO分廠(chǎng)供應(yīng)處驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)合同驗(yàn)收單、入庫(kù)單填制申請(qǐng)匯款單申請(qǐng)匯款單財(cái)務(wù)部合同付款會(huì)簽，并借記分廠(chǎng)往來(lái)帳供應(yīng)商開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票給分廠(chǎng)發(fā)貨票股份公司代購(gòu)大宗原材料流程 用料計(jì)劃表合同審批填制采購(gòu)計(jì)劃表和資金計(jì)劃表分廠(chǎng)各部門(mén)匯總，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)審批詢(xún)價(jià)、簽訂合同按合同要求發(fā)貨，并開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票取得貨物，驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)合同驗(yàn)收單、入庫(kù)單填制付款申請(qǐng)單,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字付款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)處審核付款供應(yīng)商分廠(chǎng)零星采購(gòu)流程采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)表資金費(fèi)用歸口管理月計(jì)劃審批表貨運(yùn)發(fā)票銷(xiāo)售發(fā)票業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 23 根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，提出采購(gòu)申請(qǐng)分廠(chǎng)委托股份公司進(jìn)出口部代購(gòu)供應(yīng)部委托代購(gòu)書(shū)比價(jià)和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會(huì))簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財(cái)務(wù)部報(bào)關(guān)、商檢、驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)合同驗(yàn)收單、入庫(kù)單通知財(cái)務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票給分廠(chǎng)發(fā)貨票股份公司代購(gòu)進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書(shū)開(kāi)證申請(qǐng)通知股份公司進(jìn)出口部驗(yàn)收合格根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購(gòu)計(jì)劃，提出采購(gòu)申請(qǐng)分廠(chǎng)裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)簽字上報(bào)給股份公司裝備部詢(xún)價(jià)，招標(biāo)總經(jīng)理審批報(bào)告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計(jì)股份公司審計(jì)部分廠(chǎng)裝備處驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)合同驗(yàn)收單、入庫(kù)單填制付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)部審核付款，并貸記分廠(chǎng)往來(lái)帳供應(yīng)商開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票給分廠(chǎng)發(fā)貨票股份公司代購(gòu)設(shè)備流程簽署合同采 購(gòu) 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 ( 二 ) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購(gòu) 流 程 24 采 購(gòu) 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購(gòu)流程的診斷過(guò)程中，我們從財(cái)務(wù)的角度，對(duì)公司月度付款的情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對(duì)采購(gòu)流程效率的影響。 采樣月份： 1999年 2月 分析：在支付活動(dòng)的各種類(lèi)型中，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)占付款筆數(shù)的 48%，但其每筆金額僅為 9000元；水泥款支付僅占總筆數(shù)的 3%，每筆金額平均為350萬(wàn)元，遠(yuǎn)高于每筆平均額 20萬(wàn)元。其他月份也呈現(xiàn)類(lèi)似特點(diǎn)。 結(jié)論：目前，公司對(duì)每筆款項(xiàng)的支付的審批手續(xù)一般為三級(jí)審批，即業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)，過(guò)于繁雜，未能突出重點(diǎn)，應(yīng)區(qū)別對(duì)待，抓大放小，設(shè)置審批權(quán)限體系，以提高流程的效率。 不同類(lèi)型支付筆數(shù)分布圖 每筆平均付款金額分析圖 每筆付款平均金額 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 采 購(gòu) 流 程 3,500,000 25 采 購(gòu) 管 理 流 程 改 進(jìn)