【正文】 政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 規(guī)定帶有密級的公文要編份數(shù)序號。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號。 編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的動向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。 一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少不少于兩位，即“ 1”編為“ 01” 。 眉首之－－ 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。 3號黑體 ◆ 秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 規(guī)定，涉及秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益受到特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益受到嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在行文中應(yīng)執(zhí)照上述要求標(biāo)識公文的秘密等級。 保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明?？砂凑諊冶Ｃ芫值囊笤诿芗壋潭群髽?biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★三個月，意味著該公文保密的期限為三個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限 ,秘密等級兩字之間應(yīng)空 1字距離 ,如需標(biāo)注保密期限 ,則秘密等級的兩字間則不空 1字距離，以使該字段不致過長。 眉首之－－ 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2行。 3號黑體 眉首之－－ 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號最大不能等于或大 22mm 15mm。 聯(lián)合行文時應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，保證公文首頁顯示正文。 25mm 紅色小標(biāo)宋 ●發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識即通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定。 ●發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其它字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機(jī)關(guān)的公文。 ●發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以 22mm 15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是 22mm 15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。 ●關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的位置，標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。 第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25㎜ ，也就是留出 25㎜ （約 2行）位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭 37㎜ ﹢ 25㎜ ＝ 62㎜ 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心邊緣為 80㎜ ,即要留出 80㎜ － 25㎜ ＝ 55㎜ 的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用。 ●關(guān)于聯(lián)合行文，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。文件首頁必須顯示正文 。如果聯(lián)合行文的部門過多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況 ,公文如果首頁沒有正文，使人一看還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機(jī)關(guān)多可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止，還要考慮留出發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置。 眉首之－－ 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空 2行，用 3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ 〔〕 ”括入；序號不編虛位（即 1不編為 001），不加“第”字。 發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 空 2行 4mm 3號仿宋字 ◆發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。 ●機(jī)關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。如我們經(jīng)常見到的“青政發(fā)”、“青政字”、“青政辦發(fā)”等，“青”代表青島市，“政”代表人民政府、“政辦”代人民政府辦公廳。讀懂機(jī)關(guān)代字非常重要，特別是知道了文件的主辦部門，就可以比較準(zhǔn)確地對文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。 ●年份要用全稱，不能簡化，如“ 05”、“ 06”等均屬不正確。 年份應(yīng)用六角括號“ 〔〕 ”，而不能用數(shù)學(xué)公式中的中括號“［］”，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“（）”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包含高級符號的原則。因此稱之為六角括號是基于與數(shù)學(xué)中的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同，容易區(qū)分。 ◆發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。