科技有限公司企業(yè)標準檔案管理制度(標準格式-文庫吧
2024-08-21 16:15 本頁面
【正文】 各類檔案應按照《檔案類目、歸檔范圍與保管期限》 (附件 1)進行分類組 卷和編號 ,同一類別檔案按照形成的先后順序和事件的有機關(guān)聯(lián)進行組卷。每一案卷有單獨的案卷號和案卷題名 ,案卷題名應全面、準確、簡練地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容 ,最多不超過 50 個字。 卷內(nèi)文件的整理 卷內(nèi)文件應按照事件形成的先后順序進行排序 ,應在每份文件上標注順序號 (檔號 )。每個案卷應填寫《卷內(nèi)目錄》 (附件 2),置于卷首。 卷脊 各部門檔案的卷脊應按統(tǒng)一的卷脊格式 (附件 3)進行編制。卷脊填寫內(nèi)容包括 :類號 /名稱、年度、案卷題名、案卷號 (檔號 )。 檔案的移交 各部門兼職檔案 管理員負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管 ,在次年第一季度內(nèi)將上一年度檔案移交文控室歸檔 ,并填寫《檔案移交清單》 (附件4)。文控室按《檔案移交清單》 (附件 4)逐項核查接收檔案 ,清點無誤后雙方辦理移交簽字手續(xù) ,并各保存一份備查。 各部門如有需要自行存檔管理的檔案 ,應提出申請 ,填寫《部門保管檔案審批表》 (附件 5)和《部門保管檔案目錄清單》 (附件 6),經(jīng)領(lǐng)導批準后可自行管理。自行管理的 ,應按本制度要求進行收集、整理和立卷編號 ,在每年歸檔時間范圍內(nèi)將《部門保管檔案審批表》和《部門保管檔案目錄清單》移交一份到 文控室保存?zhèn)洳椤? 檔案的保管 各部門負責部門年度內(nèi)檔案的保管 ,文控室負責公司檔案的集中統(tǒng)一保管。各部門應嚴格執(zhí)行檔案管理制度 ,防止檔案的損毀、散失和泄密 ,應有防火、防盜、防蟲、防潮等措施 ,以保證檔案的安全。 檔案保管必須使用專門的檔案盒、檔案袋、檔案夾作為裝具 ,并存放在專門的檔案柜里。檔案應立放 ,顯示出背脊上的內(nèi)容。每個柜、架應有編號標簽 ,注明檔案類別和編號范圍。 檔案的借閱 公司員工因工作需要可借閱檔案資料 ,在借閱登記簿上登記 ,經(jīng)相關(guān)負責人批準后方可借閱。 檔案的銷毀 對保管期滿的檔案 ,由檔案管理員提出申請 ,經(jīng)企業(yè)檔案管理部門和相關(guān)部門鑒定確無保存價值的 ,可由企業(yè)負責人審批后銷毀 。如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的 ,可延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。任何部門或個人不得損毀、丟失或擅自銷毀檔案。 引用文件 無 附件 附件 1:檔案類目、歸檔范圍與保管期限 附件 2:卷內(nèi)目錄 附件 3:卷脊格式 附件 4:移交清單 附件 5:部門保管檔案審批表 附件 6:部門保管檔案目錄清單 編制審核批準 日期日期日期 ???????????? 附件 1: 檔案類目、歸檔范圍與保管期限 01:產(chǎn)品技術(shù)檔案 產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理按照公司《產(chǎn)品技術(shù)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行 02:經(jīng)營檔案 一級類目 二級類目 三級類目 歸檔范圍 編號規(guī)則示例 保管期限 名稱 類目 名稱 類目 名稱 類目 經(jīng)營檔案 02 銷售檔案 0201 銷售合同 020201DK+年度 020201BR+年度 …… 銷售合同、發(fā)貨通知單 表示 2020 年 DK 銷售合同中第 1 案卷中的第 1 號合同及與其相關(guān)材料 長期 代理協(xié)議 020202DK+年度 020202BR+年度 …… 與代理商簽訂的代理協(xié)議 同上 長期 對外貿(mào)易合同 020203DK+年度 020203BR+年度 …… 海外銷售合同 ,代理協(xié)議等 同上 長期 配件銷售合同 020204DK+年度 020204BR+年度 …… 零部件銷售合同、發(fā)貨通知單、發(fā)票底聯(lián) 同上 長期
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