科技有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度(標(biāo)準(zhǔn)格式-文庫(kù)吧
2025-08-07 16:15 本頁(yè)面
【正文】 各類(lèi)檔案應(yīng)按照《檔案類(lèi)目、歸檔范圍與保管期限》 (附件 1)進(jìn)行分類(lèi)組 卷和編號(hào) ,同一類(lèi)別檔案按照形成的先后順序和事件的有機(jī)關(guān)聯(lián)進(jìn)行組卷。每一案卷有單獨(dú)的案卷號(hào)和案卷題名 ,案卷題名應(yīng)全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容 ,最多不超過(guò) 50 個(gè)字。 卷內(nèi)文件的整理 卷內(nèi)文件應(yīng)按照事件形成的先后順序進(jìn)行排序 ,應(yīng)在每份文件上標(biāo)注順序號(hào) (檔號(hào) )。每個(gè)案卷應(yīng)填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》 (附件 2),置于卷首。 卷脊 各部門(mén)檔案的卷脊應(yīng)按統(tǒng)一的卷脊格式 (附件 3)進(jìn)行編制。卷脊填寫(xiě)內(nèi)容包括 :類(lèi)號(hào) /名稱(chēng)、年度、案卷題名、案卷號(hào) (檔號(hào) )。 檔案的移交 各部門(mén)兼職檔案 管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和保管 ,在次年第一季度內(nèi)將上一年度檔案移交文控室歸檔 ,并填寫(xiě)《檔案移交清單》 (附件4)。文控室按《檔案移交清單》 (附件 4)逐項(xiàng)核查接收檔案 ,清點(diǎn)無(wú)誤后雙方辦理移交簽字手續(xù) ,并各保存一份備查。 各部門(mén)如有需要自行存檔管理的檔案 ,應(yīng)提出申請(qǐng) ,填寫(xiě)《部門(mén)保管檔案審批表》 (附件 5)和《部門(mén)保管檔案目錄清單》 (附件 6),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可自行管理。自行管理的 ,應(yīng)按本制度要求進(jìn)行收集、整理和立卷編號(hào) ,在每年歸檔時(shí)間范圍內(nèi)將《部門(mén)保管檔案審批表》和《部門(mén)保管檔案目錄清單》移交一份到 文控室保存?zhèn)洳椤? 檔案的保管 各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)年度內(nèi)檔案的保管 ,文控室負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一保管。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度 ,防止檔案的損毀、散失和泄密 ,應(yīng)有防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等措施 ,以保證檔案的安全。 檔案保管必須使用專(zhuān)門(mén)的檔案盒、檔案袋、檔案夾作為裝具 ,并存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜里。檔案應(yīng)立放 ,顯示出背脊上的內(nèi)容。每個(gè)柜、架應(yīng)有編號(hào)標(biāo)簽 ,注明檔案類(lèi)別和編號(hào)范圍。 檔案的借閱 公司員工因工作需要可借閱檔案資料 ,在借閱登記簿上登記 ,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。 檔案的銷(xiāo)毀 對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案 ,由檔案管理員提出申請(qǐng) ,經(jīng)企業(yè)檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的 ,可由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后銷(xiāo)毀 。如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的 ,可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。任何部門(mén)或個(gè)人不得損毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。 引用文件 無(wú) 附件 附件 1:檔案類(lèi)目、歸檔范圍與保管期限 附件 2:卷內(nèi)目錄 附件 3:卷脊格式 附件 4:移交清單 附件 5:部門(mén)保管檔案審批表 附件 6:部門(mén)保管檔案目錄清單 編制審核批準(zhǔn) 日期日期日期 ???????????? 附件 1: 檔案類(lèi)目、歸檔范圍與保管期限 01:產(chǎn)品技術(shù)檔案 產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理按照公司《產(chǎn)品技術(shù)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行 02:經(jīng)營(yíng)檔案 一級(jí)類(lèi)目 二級(jí)類(lèi)目 三級(jí)類(lèi)目 歸檔范圍 編號(hào)規(guī)則示例 保管期限 名稱(chēng) 類(lèi)目 名稱(chēng) 類(lèi)目 名稱(chēng) 類(lèi)目 經(jīng)營(yíng)檔案 02 銷(xiāo)售檔案 0201 銷(xiāo)售合同 020201DK+年度 020201BR+年度 …… 銷(xiāo)售合同、發(fā)貨通知單 表示 2020 年 DK 銷(xiāo)售合同中第 1 案卷中的第 1 號(hào)合同及與其相關(guān)材料 長(zhǎng)期 代理協(xié)議 020202DK+年度 020202BR+年度 …… 與代理商簽訂的代理協(xié)議 同上 長(zhǎng)期 對(duì)外貿(mào)易合同 020203DK+年度 020203BR+年度 …… 海外銷(xiāo)售合同 ,代理協(xié)議等 同上 長(zhǎng)期 配件銷(xiāo)售合同 020204DK+年度 020204BR+年度 …… 零部件銷(xiāo)售合同、發(fā)貨通知單、發(fā)票底聯(lián) 同上 長(zhǎng)期
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