科技有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度(標(biāo)準(zhǔn)格式-展示頁
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【正文】 Q/XS XX 科技有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/XS G000062020 替代 :檔案管理制度 (試行 ) 2020 年 4 月 1 日 發(fā) 布 2020 年 4 月 1 日 實 施 XX 科技有限公司發(fā)布 檔案管理制度 目的 為使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化 ,特制訂本制度。 適用范圍 本制度適用于對公司各類檔案的管理 ,包括產(chǎn)品技術(shù)檔案、經(jīng)營檔案、資質(zhì)成果檔案、質(zhì)量檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。 產(chǎn)品技術(shù)檔案 在產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計、試制、試驗過程中形成的產(chǎn)品技術(shù)文件 ,整理歸檔后 ,命名為公司的產(chǎn)品技術(shù)檔案。 經(jīng)營檔案 公司在產(chǎn)品的營銷、市場、對外貿(mào)易、采購等經(jīng)營管理活動中形成的經(jīng)營性文件 ,經(jīng)整理歸檔后 ,命名為公司的經(jīng)營檔案。 質(zhì)量檔案 指與公司產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的資料 ,包括標(biāo)準(zhǔn)化、計量、產(chǎn)品質(zhì)量、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、 3C 認(rèn)證、特種設(shè)備基本情況等內(nèi)容。 文書檔案 指在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文書文件材料 ,包括各項決議、請示、報告、決定、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)、行政事務(wù)管理、企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)宣傳、黨組織、工會設(shè)立等。 財務(wù)檔案 指企業(yè)的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)審計、資 產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)變動、固定資產(chǎn)等檔案。 保管期限 永久保存 :是指檔案無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存下去 。 職責(zé) 知識產(chǎn)權(quán)部 (文控室 )職責(zé) 負(fù)責(zé)檔案管理制度的制訂、修訂和監(jiān)督實施。 負(fù)責(zé)編制公司檔案統(tǒng)一目錄。 負(fù)責(zé)本部門年度材料的移交工作。 要求 檔案的收集與歸檔要求 歸檔時間 產(chǎn)品技術(shù)檔案根據(jù)項目進(jìn)度進(jìn)行歸檔 ,認(rèn)證類檔案在認(rèn)證完成后進(jìn)行歸檔 ,其余各類檔案每年歸檔一次 (于次年第一季度將上一年度的檔案統(tǒng)一移交文控室保管 )。 歸 檔要求 各部門應(yīng)指派專人擔(dān)任兼職檔案管理員 ,按照本制度要求進(jìn)行檔案的收集、整理和立卷歸檔。 歸檔的文件資料應(yīng)是原件 ,有電子版的 ,須將電子版一并歸檔。每年第一季度各部門歸檔完成后 ,打印一份檔案目錄交總經(jīng)理。每一案卷有單獨的案卷號和案卷題名 ,案卷題名應(yīng)全面、準(zhǔn)確、簡練地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容 ,最多不超過 50 個字。每個案卷應(yīng)填寫《卷內(nèi)目錄》 (附件 2),置于卷首。卷脊填寫內(nèi)容包括 :類號 /名稱、年度、案卷題名、案卷號 (檔號 )。文控室按《檔案移交清單》 (附件 4)逐項核查接收檔案 ,清點無誤后雙方辦理移交簽字手續(xù) ,并各保存一份備查。自行管理的 ,應(yīng)按本制度要求進(jìn)行收集、整理和立卷編號 ,在每年歸檔時間范圍內(nèi)將《部門保管檔案審批表》和《部門保管檔案目錄清單》移交一份到 文控室保存?zhèn)洳椤８鞑块T應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度 ,防止檔案的損毀、散失和泄密 ,應(yīng)有防火、防盜、防蟲、防潮等措施 ,以保證檔案的安全。檔案應(yīng)立放 ,顯示出背脊上的內(nèi)容。 檔案的借閱 公司員工因工作需要可借閱檔案資料 ,在借閱登記簿上登記 ,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的 ,可延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。 引用文件 無 附件 附件 1:檔案類目、歸檔范圍與保管期限 附件 2:卷內(nèi)目錄 附件 3:卷脊格式 附件 4:移交清單 附件 5:部門保管檔案審批表 附件 6:部門保管檔案目錄清單 編制審核批準(zhǔn) 日期日期日期 ???????????? 附件 1: 檔案類目、歸檔范圍與保管期限 01:產(chǎn)品技術(shù)檔案 產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理按照公
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