【正文】 后接起電話，則應(yīng)說“不好意思，剛才有事走開了，請(qǐng)問有什么可以幫到您？” 接聽電話時(shí)應(yīng)講普通話，口齒清楚、語(yǔ)氣熱情并用規(guī)范的語(yǔ)氣說：“您好，大帝科技！”或“您好，前臺(tái)！”內(nèi)線電話接聽標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)：“您好，前臺(tái)”，外線電話接聽標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)：“您好，大帝科技” 來電人提出要求，須記錄的必須及時(shí)記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需記下來電時(shí)間、來電人姓名、事由、相關(guān)事項(xiàng)。 接電話時(shí)必須注意禮儀，語(yǔ)速平和，保持自然、得體、大方的形象，話機(jī)與臉龐成 45 度角，身體不得傾斜，不得嘴里吃東西，不得前仰后合。說話時(shí)控制音調(diào)，不得過于吵鬧。 接電話盡量長(zhǎng)話短說，如遇客人投訴電 話，需安排客人情緒的，應(yīng)耐心安撫。私人電話不要超過三分鐘。 接電話不得先于來電人掛機(jī)（私人電話除外）。 為公司來客設(shè)立登記本，所有來公司人員均須登記，（老板的熟朋友或施工部人員可免登記）。登記本上注明來訪人姓名、人數(shù)、來訪事由、出入時(shí)間。崗位職責(zé) 2來訪接待： 上班時(shí)間必須在崗。即上午 8:3012:00、下午 2:005:30。如因公務(wù)需外出，經(jīng)直接領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可離崗。外出期間，由直接領(lǐng)導(dǎo)安排前臺(tái)接待人員，必須保證前臺(tái)無(wú)空崗。如無(wú)法安排人員，前臺(tái)接待人員不得外出。私事不得離崗。 公司有來訪客人，來客行至門外，前臺(tái)接待必須在 2 秒之內(nèi)為來客開門，來客行至前臺(tái)一米以內(nèi)，前臺(tái)接待必須起身微笑相迎，說禮貌用語(yǔ)，招呼客人就座?？腿俗潞螅芭_(tái)接待方可就座。 來客提出個(gè)人要求時(shí)，前臺(tái)接待必須認(rèn)真聆聽，有必要時(shí)做好筆記，如遇無(wú)法處理的投訴，則請(qǐng)客人稍等，請(qǐng)客戶服務(wù)部經(jīng)理出面解決。 第 3 頁(yè)共 10 頁(yè) 來客提出要找公司員工時(shí)，前臺(tái)接待應(yīng)先問有無(wú)預(yù)約。并請(qǐng)來客做好登記，再打電話致要找的員工，詢問是否帶進(jìn)。如回答需要馬上帶進(jìn)，則應(yīng)行前領(lǐng)路，如需遲些才帶進(jìn)，請(qǐng)客人 在接待室就坐，為客人倒水，請(qǐng)客人稍待。等可以帶進(jìn)時(shí)，再將客人帶進(jìn)。帶進(jìn)辦公室后，再為客人倒水。（七分滿）。 如來客不聽要求，想要硬闖辦公室，呼叫行政部人員協(xié)助攔截。如事態(tài)緊急，可呼公司辦公大廳員工協(xié)助。 客人離開時(shí)，請(qǐng)客人再登記，并微笑致意，“歡迎下次再來”。崗位職責(zé) 3面試接待： 應(yīng)聘者到訪時(shí)，請(qǐng)應(yīng)聘者在《面試人員簽到表》上登記，請(qǐng)初次應(yīng)聘者提供簡(jiǎn)歷或幫助打印簡(jiǎn)歷，并遞上《面試員工問卷》，通知人事專員進(jìn)行面試接待。 帶領(lǐng)或指引應(yīng)聘者前往接待區(qū)等待，給應(yīng)聘者倒 水，并通知人事專員進(jìn)行接待。 崗位職責(zé) 4其他接待： 負(fù)責(zé)收取所有公司來往郵件、包裹、報(bào)紙、資料，并進(jìn)行登記后，通知相關(guān)人員到前臺(tái)處理郵件、包裹及快遞的郵寄及領(lǐng)取，不得讓快遞員進(jìn)入辦公大廳。 負(fù)責(zé)對(duì)送水人員進(jìn)行監(jiān)督，指引送水人員將桶裝水放到指定位置，并對(duì)桶裝水及空桶進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，在送水登記本做好登記，定期要求送水公司提供發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。 負(fù)責(zé)傳真接收及發(fā)送，及時(shí)對(duì)傳真進(jìn)行分類處理，并通知相關(guān)人員到前臺(tái)領(lǐng)取傳真。對(duì)傳真機(jī)的日常維護(hù)、管理負(fù)責(zé)，及時(shí)更換硒鼓、打印紙，協(xié)助相關(guān)人員進(jìn)行傳真的發(fā)送。 崗位職責(zé) 5前臺(tái)辦公區(qū)域管理： 前臺(tái)包括整個(gè)前臺(tái)及附屬兩張辦公椅必須保持整潔、干凈，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。 除辦公電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、公司宣傳單、個(gè)人茶杯、臺(tái)歷、盆花外，不得放置其他物品。不得堆放食物、雜物，不得在前臺(tái)吃食物。 前臺(tái)只能由前臺(tái)文員、行政文員坐，其他人員不得進(jìn)入前臺(tái)就座。前 臺(tái)不得借用電腦給其他員工使用，并負(fù)責(zé)指引確有需求者到公用電腦處使用公用電腦。 公司人員不得聚在前臺(tái)閑聊，如有公務(wù)需探討可進(jìn)入前臺(tái)，但不得超過十分鐘。需超過十分鐘的，應(yīng)改在其他辦公室進(jìn)行，前臺(tái)接待人員向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)安排。 協(xié)助清潔工做好前臺(tái)的清潔工作。管理前臺(tái)區(qū)域盆栽、沙發(fā)及辦公桌椅衛(wèi)生，保持前臺(tái)區(qū)域環(huán)境干凈、整潔。 第 4 頁(yè)共 10 頁(yè) 崗位職責(zé) 6考勤管理： 負(fù)責(zé)員工考勤管理。 1）負(fù)責(zé)考勤原始數(shù)據(jù)及單據(jù)的管理。要求：每天下班前統(tǒng)計(jì)并處理上一個(gè)工作日的 下班卡打卡數(shù)據(jù)及當(dāng)日的上班卡打卡數(shù)據(jù)，及時(shí)向人事專員匯報(bào)每天員工遲到、早退及缺失打卡記錄情況。 2）負(fù)責(zé)考勤匯總表制作。要求：①負(fù)責(zé)各部門員工《請(qǐng)假申請(qǐng)表》的管理，按部門分別夾放，保證有序、完整，放在柜子中歸檔；②員工有請(qǐng)假需求，能迅速找到對(duì)應(yīng)的《請(qǐng)假申請(qǐng)表》交給員工，為員工提供請(qǐng)假、休假咨詢；③對(duì)填寫完畢的《請(qǐng)假申請(qǐng)表》進(jìn)行初步判斷、處理，在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽核同意后及時(shí)交人事專員處理；④在收到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的請(qǐng)假單后，及時(shí)處理請(qǐng)假員工的考勤，并將每周對(duì)各部門的考勤數(shù)據(jù)及請(qǐng)假單進(jìn)行整理、匯總，將原始 數(shù)據(jù)及單據(jù)交人事專員。 3)考勤管理相關(guān)流程： 負(fù)責(zé)考勤 /門禁系統(tǒng)的管理。要求：①負(fù)責(zé)員工指紋的錄入、員工信息錄入考勤門禁系統(tǒng)，及時(shí)將離職員工信息刪除。在接到人事專員通知后，及時(shí)將涉及人事調(diào)動(dòng)的員工的信息在考勤系統(tǒng)中進(jìn)行修改；②負(fù)責(zé)考勤管理系統(tǒng)及考勤機(jī)的維護(hù)以及聯(lián)系考勤系統(tǒng)供應(yīng)商處理考勤系統(tǒng)故障等，保障考勤機(jī)、考勤系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。 負(fù)責(zé)人員外出及出差管理。 1)負(fù)責(zé)人員外出登記管理。①保管各部門的《外出審批表》、《外出登記表》，并進(jìn)行按部門分類管理；②核對(duì)《外出審批表》 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，監(jiān)督外出人員在《外出登記表》上進(jìn)行外出及返回登記。 2）負(fù)責(zé)出差人員登記及考勤管理。①負(fù)責(zé)《出差審批表》、《出差登記表》的管理；②負(fù)責(zé)核對(duì)《出差審批表》，確保相關(guān)簽核完整無(wú)誤，監(jiān)督出差人員在《出差登記表》上進(jìn)行出差登記；③負(fù)責(zé)出差人員電話考勤管理，監(jiān)督及核實(shí)出差人員每天電話進(jìn)行簽到；④負(fù)責(zé)根據(jù)出差人員返回的車票、機(jī)票進(jìn)行出差返回時(shí)間核對(duì)及監(jiān)督出差人員進(jìn)行登記。 3）出差審批流程 負(fù)責(zé)每月月底提交當(dāng)月考勤匯總表，次月月初通知員工進(jìn)行考勤確認(rèn)、簽字。 確保以上相關(guān)原始 單據(jù)無(wú)涂改、遺失，對(duì)有涂改的，要求相關(guān)人員在涂改處簽名確認(rèn)。 崗位職責(zé) 7訂票管理： 負(fù)責(zé)為公司領(lǐng)導(dǎo)的飛機(jī)票、火車票、酒店的預(yù)訂。 負(fù)責(zé)為公司安排出差的人員訂票。 要求：原則上，出差人員需提前 5 天和前臺(tái)說明出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、選擇的出行方式，費(fèi)用是否由財(cái)務(wù)支付或先墊付后報(bào)銷，提供身份證及聯(lián)系方式，收到訂票信息后及時(shí)跟前臺(tái)反饋。若需要訂票人員未進(jìn)行相關(guān)信息說明，前臺(tái)必須及時(shí)提醒。了解到相關(guān)信息后，及時(shí)進(jìn)行記錄、確認(rèn)，并將訂票結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)人員，確保準(zhǔn)確無(wú)誤，不延 誤相關(guān)人員出行。崗位職責(zé) 8文印管理： 前臺(tái)日常工作以前臺(tái)接待為主，復(fù)印、打印工作為輔。協(xié)助人事、行政專員進(jìn)行復(fù)印、打印以及幫公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行打印、復(fù)印。 必須掌握復(fù)印機(jī)、傳真