【正文】 職位應(yīng)有的特定功能，以下分兩方面來説明主管的角色與功能。 主管的角色 由於企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，人際關(guān)係日趨複雜，主管所扮演的角色日益繁多，加上企業(yè)給予他某些法定地位與職權(quán)，主管不再只扮演單一角色。依學(xué)者的研究，主管的角色可分成人際、資訊及決策等三大類角色；若詳加以分析，則可擴(kuò)大為十大角色 。而此三大類角色，最先產(chǎn)生的是人際關(guān)係角色，緊接著為資訊角色，最後才是決策角色，其間關(guān)係可見 圖三 。 ? 人際關(guān)係角色 人際關(guān)係角色，乃指主管身份要與各界打交道，故要建立各種人際關(guān)係。一般 又將此分成頭臉人物（ figurehead）、領(lǐng)導(dǎo)者及聯(lián)係者三種。頭臉人物乃指因職務(wù)和地位上的需要，必須執(zhí)行社交、法律及典禮儀式等任務(wù)，如主持部屬的婚禮、迎 6 接來訪的重要客戶。領(lǐng)導(dǎo)者則指要給部屬明確的目標(biāo)，激勵(lì)員工士氣及培養(yǎng)部屬做事的能力，並給予部屬應(yīng)有的獎(jiǎng)懲等。聯(lián)係者乃指主管要與各部門溝通與協(xié)調(diào)，不 管是上級(jí)或平行部 門，主管都要與他們建立資訊與溝通管道，主管是個(gè)聯(lián)係針（ linking pin），其與上級(jí)、其他部門及外界關(guān)係係建立在這種角色上。 企業(yè)組織給予的 正式職權(quán)與地位 人 際 角 色 頭臉人物 領(lǐng) 導(dǎo) 者 聯(lián) 係 者資 訊 角 色 偵 測 者 傳 播 者 發(fā) 言 人決 策 角 色 創(chuàng) 新 者 解決紛爭者 分配資源者 談 判 者 圖三 主管的角色 ? 資訊角色（ informational role） 這類角色描述主管如何處理各種情報(bào)，不管是與其他部門交換，或與外界客 戶、經(jīng)銷商或零售商，皆可獲得大 量情報(bào)。主管的資訊角色又可分成三大類：即偵測者、傳播者及發(fā)言人。 7 作爲(wèi)偵測者，主管要眼觀四方、耳聽八方。他要掌握周遭環(huán)境動(dòng)態(tài)及其變化，這些情報(bào)多半帶有機(jī)密性。一方面他因身為聯(lián)係者而與外界有廣泛的接觸，一方面 又因居於領(lǐng)導(dǎo)者的地位，而能獲得這些珍貴情報(bào)。至於身為傳播者，主管將有關(guān)機(jī)密性情報(bào)告訴部屬，一方面與部屬分享，一方面要部屬採取必要的配合行動(dòng)或解決對(duì)策。此外，身為發(fā)言人，主管則為該單位的法定代表，他要定期向企業(yè)主説明其單位的工作狀況，甚至有時(shí)也要向訪客簡報(bào)，介紹其部門的營運(yùn)狀況與管 理心得。有關(guān)資訊角色可詳見 圖四與表一 。 主管為偵測者經(jīng)由聯(lián)係者角色而獲取外界資訊主管為偵測者經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)角色而獲得? 部資訊主管為神經(jīng)中心主管為發(fā)言人告知最高當(dāng)局或外界主管為傳播者傳遞資訊給部屬主管為策略制定者確認(rèn)問題與機(jī)會(huì)，蒐集擬定計(jì)劃的資訊 圖四 主管之資訊角色 ? 決策角色（ decision making role） 主管的決策角色共有四類，即創(chuàng)新者、解決紛爭者、資源分配者及談判者。創(chuàng) 新者指主管負(fù)責(zé)組織的革新事宜，他隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題與把握機(jī)會(huì)，親自訂定革新計(jì)劃與因應(yīng)措施。解決紛爭角色，為當(dāng)部門或部門閒發(fā)生衝突或重大危機(jī)時(shí)，他要及時(shí)挺身而出，負(fù)責(zé)解決問題。資源分配者角色，則指他要依優(yōu)先次序來分配部門的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，重要職位的升遷以及他個(gè)人的 時(shí)間，他要做適當(dāng)?shù)慕M織設(shè)計(jì)，以使部屬適才適所。至於談判者角色則指主管身膺重責(zé)，與外界重要關(guān)係人做決定性的談判，只有主管才有權(quán)與有能力做此工作。 8 表一 主管的角色 主管的角色 描述 明顯的活動(dòng) 人際的： 頭臉人物 領(lǐng)導(dǎo)者 聯(lián)絡(luò)者 象徵領(lǐng)袖，爲(wèi)了法律或社會(huì)因素而必須從事一些例行責(zé)任。 負(fù)責(zé)激勵(lì)及使部屬完成工作，負(fù)責(zé)任用、訓(xùn)練等相關(guān)工作。 維持一個(gè)自己發(fā)展的及和外界提供資訊的人士所構(gòu)成的架構(gòu)網(wǎng)。 慶典，身份要求，別人請(qǐng)託。 幾乎所有管理活動(dòng)和部屬有關(guān)。 信件來往，其他和外界人士來往的活動(dòng) 。 資訊的： 偵測者 傳播者 發(fā)言人 尋找和接收廣泛的有用資訊以利於了解組織及面對(duì)的環(huán)境，呈現(xiàn)出一種神經(jīng)中樞似的組織中心，以收集內(nèi)部和外部的資訊。 將由外界或其他部屬得到的訊息告知部屬，有些是實(shí)際的，有些則必須加以分析整合。 將組織的計(jì)劃、政策、行動(dòng)成果讓外界知息。 處理一切信件和有關(guān)的接觸事宜，主要爲(wèi)了得到資訊。 爲(wèi)了資訊的目的而將信息傳給組織中的人們，並和部屬做口語的聯(lián)係。 將訊息傳給外界人士。 決策的： 創(chuàng)新者 解決紛爭者 資源分配者 談判者 為組織尋找機(jī)會(huì)並創(chuàng)造帶動(dòng)變 革的“改善計(jì)劃”，也監(jiān)督計(jì)劃的設(shè)計(jì)。 當(dāng)組織面臨重大、料想不到的困難時(shí)，負(fù)責(zé)採取協(xié)調(diào)、統(tǒng)合行動(dòng)。 負(fù)責(zé)將組織的所有資源做最適當(dāng)?shù)姆峙?，以利重要決策能有效執(zhí)行。 重要談判時(shí)代組織。 策略及一些新作爲(wèi)的設(shè)計(jì)、創(chuàng)新改革計(jì)劃。 擬定與執(zhí)行應(yīng)付紛擾及危機(jī)之策略與行動(dòng)。 安排日程，運(yùn)用職權(quán)，涉及預(yù)算及有關(guān)部屬工作規(guī)劃的各種活動(dòng)。 和外界談判。 主管的管理功能 主管的管理功能有五：即規(guī)劃、組織、指揮、用人及控制等要項(xiàng)，這些要項(xiàng)彼此閒由前後的銜接關(guān)係，其閒關(guān)係可以圖五表示之： 9 規(guī) 劃知己知彼百戰(zhàn)百勝控 制追蹤考核獎(jiǎng)懲分明組 織團(tuán)隊(duì)合作大家一條心指 揮建立共識(shí)培養(yǎng)使命感用 人知人善任適才適所 圖五 主管的管理功能 ? 規(guī)劃：知己知彼、百戰(zhàn)百勝的工夫 古人說：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”由此可知規(guī)劃的重要性。規(guī)劃是一種知 己知彼的工作，也是企業(yè)管理的首要功能，主管只要規(guī)劃做得好，其他事就可順利開展。一般而言，規(guī)劃有四大要?jiǎng)?wù)： 1. 評(píng)估外界環(huán)境情勢(shì)的變化，分析有哪些趨勢(shì)對(duì)自己而言是機(jī)會(huì)（有利 ），哪 些是威脅（不利）。規(guī)劃乃是講求如何運(yùn)籌帷幄、化衝擊與威脅為機(jī)會(huì)的工夫。 2. 瞭解本身有哪些資源 —— 自己的強(qiáng)處與弱點(diǎn)在哪裏，以尋找安身利命的有利 基礎(chǔ)，亦即界定自己的生存空間與發(fā)展方向（利基 niche所在），以發(fā)揮所長，貢獻(xiàn)企業(yè)未來發(fā)展。 3. 建立負(fù)責(zé)部門的整體目標(biāo)與長期發(fā)展計(jì)畫，這些目標(biāo)乃以對(duì)未來情勢(shì)發(fā)展所 作的預(yù)測，加上某些“勉強(qiáng)”成分所訂的高標(biāo)準(zhǔn)，而以這些目標(biāo)和計(jì)畫作爲(wèi)部門努力的方向和績效衡量的準(zhǔn)繩。 4. 依整體目標(biāo)再擬訂部門的政策方針與策略，以使人力、物力及時(shí)間等資源做 最充分與最有效的利用。 10 ? 組織：團(tuán)隊(duì)合作、建立共識(shí) 組織的目的就是要將一群烏合之衆(zhòng)化成百萬雄師，強(qiáng)調(diào)“三個(gè)臭皮匠勝過一個(gè)諸葛亮”。主管是成事者，故不能事必躬親，而要藉著“組織設(shè)計(jì)”發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作之效，使整體大於個(gè)別之和。一般而言，組織設(shè)計(jì)涉及以下三種做法： 1. 組織使將各懷鬼胎者引導(dǎo)邁向齊一的目標(biāo)，故必須藉助五 C建立共識(shí)（即溝通 Communication 協(xié)調(diào) Coordination 忍讓 Compromise 共識(shí)Consensus 合作 Cooperation）。 2. 主管基於對(duì)每個(gè)部屬的瞭解，設(shè)法使他發(fā)揮所長，以達(dá)到分工專業(yè)化的專精效果，因此組織是人才的組合，也是每個(gè)人要發(fā)揮其專業(yè)才華之所在。 3. 主管除設(shè)法讓部屬充分表現(xiàn)外，更應(yīng)透過溝通與協(xié)調(diào)工夫，使部屬上下一心（人和）。主管要由理念的灌輸、會(huì)議、目標(biāo)或委員會(huì)以及各種制度設(shè)計(jì)，促使大家彼此相互配合，同心協(xié)力，摒棄本位主義。 ? 用人：知人善任、適才適所 企業(yè)是要靠人來提高生産力的，主管懂得用人才能水漲船高，傾其心智去 規(guī)劃 事，否則若不敢授權(quán)，盡己之力只能做些小事。至於主管用人一般應(yīng)注意： 1. 人才靠培養(yǎng)，挖角不能建立共識(shí)。 2. 士為知己者死，人的能力與向心力是靠激勵(lì)來發(fā)揮其潛能的。 3. 我們要用的是最適當(dāng)?shù)娜耍亲詈玫娜恕? 4. 培養(yǎng)部屬工作的成熟度，使其潛力浮出水面。 5. 利用輪調(diào)或第二專長的培養(yǎng)，使部屬隨時(shí)能“接棒”。 ? 指揮：建立共識(shí)、培養(yǎng)使命感 部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管，主管必須設(shè)法讓部屬建立 共識(shí)，賦予責(zé)任心與使命感，員工才有勇於做事的抱負(fù)和且身感，故主管宜注意： 1. 身教重於言教，待人首重誠心。 2. 要有親和力，使 部屬成為自己的信徒。 3. 身先士卒，要求部屬之前要先要求自己。 4. 力行“揚(yáng)善於公堂，規(guī)過於私室”。 5. 獎(jiǎng)懲宜靈活運(yùn)用，但應(yīng)遵守褒獎(jiǎng)少斥責(zé)的原則。 ? 控制：追蹤考核、確保成果 只有追蹤考核，才能確保目標(biāo)達(dá)到、規(guī)劃落實(shí)。主管必須事先制定各種衡量基 準(zhǔn)，掌握情報(bào)回饋，才能掌握大局，達(dá)成任務(wù)，為做好控制工作，宜遵守下列原則： 11 1. 祛除“亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)未晚”的心態(tài)。 2. 重點(diǎn)管理，注意各種例外狀況。 3. 定期評(píng)估績效，而非年終才算總賬。 4. 評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)明確具體，儘可能數(shù)字量化。 5. 機(jī)會(huì)教育，吸取別人的慘痛教訓(xùn)，避免重蹈覆轍。 三、主管應(yīng)具備的能力