企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險防范(已改無錯字)
2023-02-16 11:10:14 本頁面
【正文】 度 保管制度 盤點制度 （三）建立統(tǒng)一的采購制度 1. 采購時必須進行職務(wù)分離制度 物料采購人員不能同時承擔(dān)物料的驗收工作 付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和詢價業(yè)務(wù) 物料的采購、存貯和使用人不能同時擔(dān)任帳務(wù)的記錄工作 付款審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)分離 記錄應(yīng)付帳款的人不能同時擔(dān)任付款業(yè)務(wù) 請購 采購 統(tǒng)購 驗收 退貨處理 供應(yīng)商定期考核 采購預(yù)算 請購單 議價 訂購單 確定供應(yīng)商 訂購單驗收 物料和數(shù)量 驗收單 評估供應(yīng)商 供應(yīng)商分類 要求改善 詢價 比價 物料采購制度 2. 建立請購制度 各部門根據(jù)經(jīng)營計劃，結(jié)合預(yù)算指標(biāo)，編制“采購預(yù)算書”。 在各部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，一式三份，一份送計財部， 一份送采購部門，一份送回原請購企業(yè)。 各部門門以收到核準(zhǔn)的“采購預(yù)算書”為基礎(chǔ)，填寫申購單。 填寫申購單時應(yīng)寫清楚品名、規(guī)格、用途、數(shù)量、品牌、交貨期限和編 號。由部門總監(jiān)以上人員核準(zhǔn)，交相關(guān)采購部門。 其他有一定專業(yè)性的請購內(nèi)容（比如，請購機械零件）在填寫申購單之后，可由各部門門在通過一定的審核程序后，指定采購。 2. 建立 采購制度 企業(yè)負(fù)責(zé)采購的人員在接到申購單后，通過詢價制度，選定供應(yīng)商。 由企業(yè)負(fù)責(zé)采購的人員與商家接洽，商談價格。 采購人員將價格的商談結(jié)果記錄在申購單上，呈請上級核準(zhǔn)。 采購人員下定單后，即將申購單的一聯(lián)交倉庫管理部門，留待以后辦驗收手續(xù)，一聯(lián)交計財部門，最后一聯(lián)自留，以備復(fù)查。 采購人員依照交貨進度向供應(yīng)商催交和督促交貨。 3. 建立統(tǒng)購制度 凡是大宗而且價格昂貴的物料，可通過一定程序選定合格的供應(yīng)商，并與 供應(yīng)商簽訂長期供應(yīng)合同，以統(tǒng)一采購方式辦理，避免私下交易。 由采購處接洽供應(yīng)商，商定可辦理統(tǒng)購的物料的供應(yīng)量、品質(zhì)、交貨期等，于十日內(nèi)呈報主管副主管人員核準(zhǔn)，簽訂合同。 統(tǒng)購材料由請購的各部門填寫申購單，填明品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計單價、交貨期限、交貨地點等。 各部門如發(fā)現(xiàn)其他供應(yīng)商的商品價格低于統(tǒng)購價格時，應(yīng)立即通知采購處和計財部門等，以調(diào)整價格或定購合同。 4. 建立驗收制度 倉庫管理部門在接受供應(yīng)商交貨時，先將交運單（供應(yīng)商自備或與包裝外注明請購單號碼、數(shù)量）與申購單對照，清點件數(shù)或過磅，將件數(shù)與重量登記在申購單備注欄中。 倉庫管理部門在接受供應(yīng)商交貨時，填寫“驗收通知單”，通知各訂貨的部門。部門應(yīng)在兩日內(nèi)派員與倉庫管理員同時驗收。并在檢驗欄簽名。 如果收到貨物與申購單不符，應(yīng)立即向主管副主管人員報告，并通知 計財部門，拒絕付款。 （二）供應(yīng)商定期考核 1. 供應(yīng)商表現(xiàn)的評估程序 主管副主管人員在每年年初根據(jù)過去一年所有供應(yīng)商的表現(xiàn)情況和新一年企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，決定需要做供應(yīng)商資格重新評估的名單和時間計劃。該名單和計劃至少每年要審查和更新一次。 各部門的物料使用人員可隨時向企業(yè)匯報供應(yīng)商的異常情況， 必要時企業(yè)經(jīng)理有權(quán)決定對供應(yīng)商的資格進行臨時性評估。 企業(yè)的采購人員應(yīng)在年終對所有供應(yīng)商的實際表現(xiàn)進行總結(jié)和評分。 在評估或總結(jié)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格項目，由企業(yè)經(jīng)理決定是否向供 應(yīng)商發(fā)出“要求改善措施報告”和跟蹤改善措施的實施情況。 對于重新評估不合格的供應(yīng)商應(yīng)減少定購數(shù)量或取消其資格。 所有的評估和總結(jié)應(yīng)按規(guī)定進行審批和存檔。 2. 供應(yīng)商分類 企業(yè)根據(jù)每年對所有供應(yīng)商的總結(jié)和評分結(jié)果，按以下標(biāo)準(zhǔn)進行分類和管理： 綜合評分 購貨數(shù)量 管理A 類 好 適當(dāng)增加 免檢所提供的物料B 類 一般 保持現(xiàn)狀 免檢和應(yīng)檢狀況不變C 類 差 適當(dāng)減少 加強對供應(yīng)商的全面管理，對不合格項目要求立即改善3. 要求供應(yīng)商改善措施 各部門技術(shù)專家負(fù)責(zé)對不合格物料問題進行分析。經(jīng)確認(rèn)屬于供應(yīng)商的原因而造成不合格項目，由各部門技術(shù)專家起草“要求供應(yīng)商改善措施報告”。 “要求供應(yīng)商改善措施報告”在發(fā)出前要予以記錄，登記該報告的序號、要求回復(fù)期限、發(fā)出人姓名、供應(yīng)商名和內(nèi)容簡述。 將“要求供應(yīng)商改善措施報告”發(fā)出 。 企業(yè)負(fù)責(zé)收回和審核“要求供應(yīng)商改善措施報告”中提出的改善措施，并送資資企業(yè)經(jīng)理審批。 只有所提出的問題順利解決，此份“要求供應(yīng)商改善措施報告”才算結(jié)束。 同一問題若連續(xù)兩次發(fā)出“要求供應(yīng)商改善措施報告”后仍未解決，應(yīng)對該供應(yīng)商的資格進行重新評估。 （三）盤點制度 1. 盤點方式 年中、年末盤點 由倉庫管理部門會同計財部門、審計部門于年（中）末時，對所有存貨實施全面盤點一次。 月末盤點 每月月末，由倉庫管理部門和計財部門對存貨實施全面盤點一次。 隨機抽點 由計財部門會同倉庫管理部門的主管，隨機抽樣盤點存貨。 2. 盤點人員 總盤人 由主管副主管人員或計財部領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，對盤點工作進行總指揮，監(jiān)督盤點工作進行以及異常事項的裁決。 主盤人 由計財部主任和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)實際盤點工作的正常進行。 盤點人 由計財部和企業(yè)指派，負(fù)責(zé)清點和登記。 協(xié)點人 由計財部和企業(yè)指派，負(fù)責(zé)盤點時物料搬運及整理工作。 監(jiān)點人 由內(nèi)部審計人員擔(dān)任，監(jiān)督盤點工作的進行。 特定項目按月盤點及不定期抽點的盤點工作，也應(yīng)該設(shè)置盤點人、協(xié)點人和監(jiān)點人。 3. 盤點前準(zhǔn)備事項 盤點編組 由計財部主任在每次盤點前，事先根據(jù)盤點種類、項目，編制“盤點人 員編組表”，在核定后，公
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