iso-9001-20xx文控管理制度-閱讀頁
2025-06-03 01:13本頁面
【正文】 每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。 對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期上報 公司領(lǐng)導(dǎo) 。 公司應(yīng)設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進(jìn)行管理，以提高管理效率。 文件資料借閱 公司文件密級分 為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止 借 閱；機密級及秘密級文件資料借閱需辦理借閱審批手續(xù)由總經(jīng)理批準(zhǔn)或董事長批準(zhǔn)方可借閱；秘密級（含）以上文件資料的借閱，如屬本部門則由部門負(fù)責(zé)人審批；如屬于跨部門的則由總經(jīng)理批準(zhǔn)或董事長批準(zhǔn)方可借閱。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《文件借閱申請表》經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方能調(diào)閱。 借閱文件資料者應(yīng)愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng) 董事長 批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。 深 圳 市 XXXX 有限公司 文件編號 : MSDC001 版本 /版次 01/02 第 4 頁共 4 頁 文件名稱： 文控管理制度 制作部門 標(biāo)準(zhǔn)辦 生效日期： 公司內(nèi)文件資料利用的方式有：①提供文件資料原件；②提供文件資料復(fù)印件；③提供文獻(xiàn)索引資料。 任何人在借閱文件時，都 必 須在 文控中心的 《文件借閱登記表》上進(jìn)行登記。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文控中心管理人員填寫 《作廢文件銷毀登記表》， 交 文件 所屬 部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司 董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行 銷毀。 對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷 毀的公司文件資料，文控中心管理人員須認(rèn)真核對，編制《銷毀清單》，將批準(zhǔn)的 《作廢文件銷毀登記表》 和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保
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