王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求-閱讀頁
2025-03-11 12:48本頁面
【正文】 文 件 管理 業(yè) 務標 準 及 規(guī) 范 的功 能 。這 些 業(yè) 務標 準及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實現(xiàn)電 子文件的 科學管 理。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質 量和 穩(wěn) 定 性， 對 分 類 方案中的 類目 進 行增加、 刪 除、合并、拆分、復制等具體 維護 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權用 戶執(zhí) 行。注意 這 里有個概念關系必 須 弄 清 楚， 就 是文件 在ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時 間 和作 為 檔 案 的保 管 期限 的差異及其關系。歸 檔范 圍 、分 類 方 案、保管 期 限與 處 置 表 可 以 整合 為 一個 “ 三合一 ” 表格。 元數(shù) 據 形成 、 捕 獲 和管理的 整個 過 程 貫 穿 于 電 子文件 整 個生命周 期 。?為 ERMS設 置通用 元 數(shù) 據集 ， 明確 各 種 類 型 電 子文件的 個性 化 元數(shù) 據 ；?參照 GB/T （信息與文 獻 文件 管理 過 程 文件元數(shù)據 ） 定 義 與 標 識 元 數(shù) 據 實 體（文件、 責 任、 業(yè) 務 、 法 規(guī) 、 關 系）；?明確各 實 體元數(shù)據元素；?建 立 元數(shù)據 賦值規(guī)則 ：明 確 每一 個元數(shù)據元素的 賦值 范 圍 、 賦值 格式、 賦值 方 式（系 統(tǒng) 自 動賦值 、下拉菜單 選 中、 人工 錄 入）。 文件管理 業(yè)務 功能電 子 文 件 管理 業(yè) 務 流 程 ，包 括 （文件 及 元 數(shù)據 ） 捕 獲 登 記 、 歸 檔 驗 收 、 分 類 組織 、 鑒 定 處 置 、 統(tǒng)計 管 理、存 儲 （ 備 份） 保 管、 檢 索利 用 、技 術 維護 等 內容。五 、 電 子文件 管 理 系 統(tǒng) 的 設計 編 程與建 庫 擬 定系 統(tǒng)測試 計 劃制定系 統(tǒng) 使用 維護 指南六 、 電 子 文 件管 理 系 統(tǒng) 的 實施系 統(tǒng)實 施 階 段是將新的 電 子 文件 管 理 系 統(tǒng) ，或者是 經過 完善的 電 子 文件 管 理系 統(tǒng) 和機構內部的其他各種信 息 系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機構 業(yè)務 活 動 開始 使 用的過 程。 系 統(tǒng) 實 施的 內容（ 1）將系 統(tǒng)實 施的 計 劃和日程 安 排 通 知機 構 員 工，提示系 統(tǒng)實 施 過 程和 實 施之 后 可能 給員 工造成的影響，和整個 實 施 過 程 需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項規(guī) 范、 標 準和工 作 指 南 ；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定 方 案 、元 數(shù)據管理方案；（ 4）根據不同的安全 級別 ， 規(guī) 定 用 戶 的 權 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內部，分配工 作 職 責 ，任命 職 位；（ 7）培 訓 文件、檔案管理人 員 ；（ 8） 考 察其他 員 工的技 能 水平、 制 訂 培 訓 方 案；（ 9）培 訓 機構各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實 文件存 儲載 體；（ 11）落 實 文件災 難 防 護 和恢 復 計 劃 ；（ 12） 實 施工作告一段落之后 ， 準 備 報 告 ， 提交領導 ，指出 問題 ， 給 出建 議 。 這 既有利 于 進 一步研究和解決系 統(tǒng)實 施中存在的 問題 ，同 時 也 對 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 總 體水平和 質 量 進 行 評 價，以利于 總結經驗 教 訓 ， 提 高系 統(tǒng) 的 研 發(fā) 水 平。感 謝 聆 聽！TKINK YOU!謝謝觀看 /歡迎下載BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAI
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