【正文】 緩解客人的情緒。 接待活動(dòng)有以下要素構(gòu)成： 來(lái)訪(fǎng)者 接待者 來(lái)訪(fǎng)意圖 接待方式 60 二、接待的類(lèi)型 1 按接待對(duì)象的國(guó)別分： 內(nèi)賓接待 外賓接待 2 按來(lái)訪(fǎng)者的意圖分： 公務(wù)接待 會(huì)議接待 視察與檢查接待 參觀接待 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)接待 技術(shù)考察接待 其他 3 按照接待的規(guī)格來(lái)分： 高規(guī)格接待 對(duì)等接待 低規(guī)格接待 61 三、接待工作的作用 代表作用 1 聯(lián)絡(luò)作用 2 62 四、接待工作的要求 熱情大方、周到方便 1 不卑不亢、平等相待 2 3 認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)事求是 遵章守紀(jì)，嚴(yán)守制度 4 注意安全，保守機(jī)密 5 63 接待 程序 （ 1）搜集來(lái)賓情況，判斷來(lái)訪(fǎng)用意 （ 2）擬定接待方案 （ 3）準(zhǔn)備接待材料 （ 4）組織雙方活動(dòng) 五、接待工作的程序 （ 5） 處理善后工作 64 步驟 一、了解來(lái)賓的情況 人數(shù)、性別、民族、年齡、職務(wù)、級(jí)別、喜好、抵離時(shí)間、乘坐的交通工具和車(chē)次、航班及其任務(wù)、目的進(jìn)行了解。 目的：反映情況、揭發(fā)問(wèn)題、尋求幫助、商洽業(yè)務(wù)、提供建議、請(qǐng)示工作等 65 步驟 二、確定接待規(guī)格 ： 根據(jù)來(lái)訪(fǎng)的身份與目的確定 三、擬寫(xiě)接待工作計(jì)劃 主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員；參觀游覽或娛樂(lè)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、陪同人員；接待期間交通工具的安排；接待期間的安全保衛(wèi)工作以及接待經(jīng)費(fèi)等。 五、組織活動(dòng) 迎接、拜會(huì)、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、考察、游覽、送別以及吃、住、行等。 ? 接待規(guī)格的高低一般根據(jù) 國(guó)際慣例、來(lái)賓身份、訪(fǎng)問(wèn)意義、雙方關(guān)系 等要素權(quán)衡而定。 雙方關(guān)系要禮尚往來(lái)。 鞠躬禮：流行于中國(guó)、日本、朝鮮。 1 2 （二）致敬： 六、接待的禮儀 69 擁抱禮：在我國(guó)，異性之間的擁抱禮尚難以接受，如果對(duì)方男士主動(dòng)對(duì)我方女士行擁抱禮時(shí)，女士可退后一步，招手向外表示拒絕：“對(duì)不起，這不符合我們的國(guó)情。 4 六、接待的禮儀 舉手禮：源于歐洲，騎士們?yōu)楣骱唾F婦們比武，經(jīng)過(guò)公主面前時(shí)，他們要唱贊歌，把公主比作光芒四射的太陽(yáng)。 3 70 介紹他人：把男士介紹給女士，把年輕者介紹給年長(zhǎng)者，把身份地位低的介紹給身份地位高的。 由主人和身份高的人來(lái)做介紹。 1 2 （三）介紹： 六、接待的禮儀 71 六、接待的禮儀 使用名片：出示名片時(shí)，眼光要正視對(duì)方，用雙手遞給對(duì)方，并同時(shí)說(shuō)出“請(qǐng)多關(guān)照”、“請(qǐng)多指教”之類(lèi)的客氣話(huà)。 3 72 六、接待的禮儀 （四）座位禮儀（主左客右） 會(huì)談的座次安排 主方 客方 正門(mén) 主人位于 背門(mén)一側(cè)或門(mén)的左側(cè) ，來(lái)賓 面對(duì)正門(mén)或門(mén)的右側(cè)。秘書(shū)應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？ 77 第五節(jié) 企業(yè)會(huì)議管理 ? 【知識(shí)要點(diǎn)】 ? 掌握會(huì)議的分類(lèi)、作用 ? 掌握會(huì)議的要素 ? 了解會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的相關(guān)工作 ? 【能力要求】 ? 學(xué)會(huì)制作會(huì)議通知 ? 學(xué)會(huì)編制會(huì)議記錄 78 第五節(jié) 企業(yè)會(huì)議管理 一、會(huì)議的概要 聚眾議事， 指的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者本著一定的 工作目的 ，有意識(shí)的組織和召集下屬 商議事情 、 了解情況 、 布置工作 、 做出安排 的具體行動(dòng)過(guò)程。 90 會(huì)前準(zhǔn)備 ?會(huì)場(chǎng)布置 ? 會(huì)場(chǎng)裝飾：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語(yǔ)、旗幟 91 會(huì)前準(zhǔn)備 ?主席臺(tái)布置： ? 主席臺(tái)座次以與會(huì)人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為起點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依 左為上、右為下 的原則交叉排列。 95 公司關(guān)于員工福利的會(huì)議記錄 時(shí)間： 年月日（星期） 午時(shí) 地點(diǎn)：本公司交誼廳 出席： 列席： 請(qǐng)假： 主席： 記錄： 主席致詞：略 報(bào)告事項(xiàng)： 一、員工福利社本年月至月業(yè)務(wù)報(bào)告（見(jiàn)附件一） 二、員工福利社業(yè)務(wù)繁忙，自本年月起增聘臨時(shí)職員一名，報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)。 決議：修正通過(guò)。要求各分公司經(jīng)理和部門(mén)經(jīng)理必須到會(huì)，且要準(zhǔn)時(shí)，地點(diǎn)在公司第一會(huì)議室。 97 第六節(jié) 時(shí)間管理 ? 【知識(shí)要點(diǎn)】 學(xué)會(huì)運(yùn)用 ABCD分類(lèi)法 學(xué)會(huì)使用工作日志 學(xué)會(huì)使用常用時(shí)間表 【能力要求】 能夠進(jìn)行時(shí)間管理 98 經(jīng)理按鈴叫來(lái)秘書(shū)，想知道上午有什么 必須 向他匯報(bào)的事情?！? “蘭新公司經(jīng)理來(lái)電，說(shuō)他剛從美國(guó)訪(fǎng)問(wèn)歸來(lái)，只是告訴您一下。” “嗯？”經(jīng)理翻了一下眼皮，又問(wèn)：“還有嗎？” “您太太中午來(lái)過(guò)電話(huà)?！? “沒(méi)有啦？” “沒(méi)有啦。 任務(wù)提出 第六節(jié) 時(shí)間管理 99 第六節(jié) 時(shí)間管理 “約黃星公司看房的時(shí)間定下來(lái)了沒(méi)有？” “啊呀，糟糕?！? “馬上去聯(lián)系！”經(jīng)理?yè)]揮手，自己又忙著處理其他事物了。 周末工作會(huì)上，經(jīng)理要求人事部門(mén)重新聘?jìng)€(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)來(lái)。鄒小姐連一天的工作都安排接洽不好，難怪經(jīng)理要辭退她了。 102 一、秘書(shū)如何管理時(shí)間 相關(guān)知識(shí) （二）時(shí)間管理的具體內(nèi)容 ，選定目標(biāo)，制訂規(guī)劃 來(lái)增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理 ，找出非工作時(shí)間和浪費(fèi)時(shí)間，并盡量消除之 。 103 時(shí)間的分類(lèi) 可控時(shí)間 不可控時(shí)間 一、秘書(shū)如何管理時(shí)間 104 一、秘書(shū)如何管理時(shí)間 職 務(wù) 高 低 可控時(shí)間 可控時(shí)間與職務(wù)關(guān)系 105 一、秘書(shū)如何管理時(shí)間 （四）時(shí)間管理的一般原則 消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化 2 保持時(shí)間上的彈性 3 反省浪費(fèi)的時(shí)間 4 一般工作案例化，固定工作標(biāo)準(zhǔn)化 6 嚴(yán)禁事必躬親 5 用精力最佳時(shí)間干最重要的工作 1 106 二、秘書(shū)時(shí)間管理方法 （一） ABC事件分類(lèi)法（重點(diǎn)分類(lèi)法） ABC時(shí)間分類(lèi)法的基本原理 一般來(lái)說(shuō)，事物 80%的價(jià)值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的規(guī)律。具體做法是：先依據(jù)系統(tǒng)原理，把自己的工作組成一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，然后分析每項(xiàng)工作在系統(tǒng)中的作用。七月的前兩周要在上海開(kāi)會(huì)；八月的第二周要去香港參加 5天的會(huì)議；每月的最后一個(gè)星期五上午是銷(xiāo)售部固定會(huì)議；八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議；七月的第三周星期二要在公司開(kāi)銷(xiāo)售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神；八月第一周的星期一還要面試三位營(yíng)銷(xiāo)員；九月的前兩周希望安排休假。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府臨時(shí)開(kāi)會(huì)的通知書(shū)，上面寫(xiě)著開(kāi)會(huì)的時(shí)間是下午 3:00，帕森必須親自參加，而且通知書(shū)上沒(méi)有寫(xiě)清楚會(huì)議結(jié)束的