戴德梁行物業(yè)管理檔案建立與管理講義-閱讀頁
2025-01-14 03:19本頁面
【正文】 —— 指按照資料本身的內在規(guī)律進行科學地分類與保存，可按 每一建筑分類 ，也可按 系統(tǒng)項目分類 形式 —— 在物業(yè)管理中可采用 原始資料 與 計算機檔案管理 雙軌制，以確保儲存方式的多元化 盡可能將資料轉化為 計算機磁盤儲存 以便于查找 錄象帶、錄音帶、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化 Page 35 歸檔管理 對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應加以保存 檔案管理人員應編制統(tǒng)一的 檔案分類說明書及檔案總目錄 ，并按部門內容、部門、年度、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存 為保證檔案的安全與完善， 檔案室 應隨時保持干燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮 Page 36 歸檔作用 —— “十清” 物業(yè)來源清 物業(yè)數(shù)量清 物業(yè)質量清 物業(yè)價值清 結構類型清 設備設施清 綠化苗木清 租金費用清 使用情況清 維修更新清 Page 37 使用 檢索 —— 計算機網(wǎng)絡技術 審批 —— 按檔案的不同密級由相關負責人批準后方可借閱 手續(xù) —— 借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時間規(guī)定等） Page 38 銷毀 根據(jù)檔案的保存期限和性質，定期對 過期或作廢的文檔 進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆 經(jīng) 主管領導批準 方可銷毀 建立 已銷毀文檔清單 備查 Page 39 計算機在物業(yè)管理中的應用 編輯、處理、打印、保管各種文書和資料 制作資料與相關制度 存儲各項基礎資料 存儲其他相關資料（質量記錄） 存儲發(fā)生過的各類事故經(jīng)過及處理結果 為咨詢決策提供服務 建立網(wǎng)絡，溝通信息，實現(xiàn)信息、設備共享 Page 40 謝謝大家 ! Page 41 演講完畢，謝謝觀看！
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