【正文】 ）、查詢、報(bào)表（運(yùn)行和查看）； 總帳會計(jì) 功能：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導(dǎo)入、生成經(jīng)常性日記帳和分?jǐn)?、沖銷和結(jié)轉(zhuǎn)）、查詢、審批、報(bào)表（運(yùn)行和查看）； 財(cái)務(wù)管理 功能：審批、報(bào)表（運(yùn)行和查看）、查詢； 總帳維護(hù) 功能：維護(hù)會計(jì)科目、會計(jì)期管理和維護(hù)、定義報(bào)表、定義經(jīng)常性日記帳和分?jǐn)?。?cái)務(wù)對各個(gè)部門的每期都會制訂預(yù)算，具體的數(shù)字以預(yù)算卡片的形式，具體費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門首先經(jīng)過本部門的許可，然后帶具體業(yè)務(wù)清單和預(yù)算卡到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)核對預(yù)算卡，對 不超過預(yù)算的才批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)對各個(gè)部門的每期都會制訂預(yù)算，具體的數(shù)字以預(yù)算卡片的形式，具體費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門首先經(jīng)過本部門的許可，然后帶將具體業(yè)務(wù)清單和預(yù)算卡交到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)核對預(yù)算卡，對不超過預(yù)算的才批準(zhǔn)。 采用卡片的形式不利于財(cái)務(wù)部門隨時(shí)了解各個(gè)業(yè)務(wù)部門預(yù)算的執(zhí)行情況，以便及時(shí)監(jiān)控；也不利于財(cái)務(wù)部門詳細(xì)及時(shí)的收集數(shù)據(jù)，編制報(bào)表分析情況，制訂下一階段的預(yù)算。 Oracle ERP的預(yù)算系統(tǒng)是依附在總賬而存在的，其主要的特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)： 操作簡單 在系統(tǒng)中無論是輸入預(yù)算還是執(zhí)行預(yù)算，其操作都非常簡單。在執(zhí)行預(yù)算時(shí)，對分錄審批之前，系統(tǒng)要求檢查資金，檢查資金的結(jié)果就是系統(tǒng)自動(dòng)將本次花費(fèi)與預(yù)算的比較，這個(gè)結(jié)果可以看到。 三種預(yù)算控制方法 系統(tǒng)提供了無、建議、絕對三種預(yù)算控制方法。 由于 X公司在費(fèi)用支出之前已經(jīng)進(jìn)行了審批，不會出現(xiàn)超出預(yù)算的情況，而且即使特殊情況超出了預(yù)算，也必須進(jìn)行賬務(wù)處理；而且，建議和絕對控制對超出預(yù)算的情況的處理相對煩瑣；系統(tǒng)允許對不同的期定義不同的預(yù)算控制。 靈活的預(yù)算界限控制 系統(tǒng)允許在每個(gè)期間里進(jìn)行預(yù)算控制，不能將剩余的預(yù)算加入下月；系統(tǒng)也允許在季度內(nèi)控制預(yù)算，季度內(nèi)的每月的預(yù)算可以帶入下月，但不可以帶入下季。本方案仍然要求在費(fèi)用支出前進(jìn)行財(cái)務(wù)的預(yù)算審批。 財(cái)務(wù) 分析 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)財(cái)務(wù)總流程中的進(jìn)行財(cái)務(wù)分析節(jié)點(diǎn)處理，由總賬會計(jì)負(fù)責(zé)。相對于總賬模塊的報(bào)表，它提供了時(shí)間維度，允許對任何已經(jīng)發(fā)生的科目和部門等段值，進(jìn)行按照時(shí)間的縱向分析；而且， OFA提供了圖表、圖形等方式，將數(shù)據(jù)形象化，便于閱讀。 這里簡要介紹這 些定義的數(shù)據(jù)： 維 Oracle 對于財(cái)務(wù)的分析提供了維的概念，要求從不同的維度，以不同維度的組合的形式，對企業(yè)的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。 系統(tǒng)通過組合多個(gè)維來分析數(shù)據(jù)，比如將部門維、管理費(fèi)用維、時(shí)間維進(jìn)行組合，就可以查看各個(gè)部門管理費(fèi)用幾個(gè)月來的變動(dòng)情況。 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng) 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)就是對多個(gè)維的組合，一個(gè)財(cái) 務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)可以包括多個(gè)維，它是進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的一個(gè)數(shù)據(jù)組合，是財(cái)務(wù)分析的直接數(shù)據(jù)來源。在 OFA 中可以非常方便的生成各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的分析情況，分析的結(jié)果以圖表或表格的形式出現(xiàn)。 分析的數(shù)據(jù)如下圖所示： 在 OFA 中可以分析的內(nèi)容包括：所有的科目余額、所有由科目余額的計(jì)算而生成的參數(shù)，這些參數(shù)比如：貨幣資金、凈資產(chǎn)、資產(chǎn)負(fù) 債率等，將根據(jù) X公司當(dāng)前的情況設(shè)置一些缺省的參數(shù)，以后 X公司完全可以根據(jù)自己的需求方便的自己定義這些參數(shù)。 應(yīng)付業(yè)務(wù) 供應(yīng)商管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司每月約與數(shù)百家供應(yīng)商發(fā)生應(yīng)付業(yè)務(wù)往來，現(xiàn)有材料供應(yīng)商 1500多家，供應(yīng)商類型主要為材料供應(yīng)商，材料供應(yīng)商只有采購部一個(gè)部門使用，外協(xié)也有自己的供應(yīng)商，現(xiàn)在沒有認(rèn)識到對財(cái)務(wù)供應(yīng)商的管理，對其他應(yīng)收其他應(yīng)付供應(yīng)商只是通過添列科目的形式管理，沒有統(tǒng)一的規(guī)范的管理；不能對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，在財(cái)務(wù)帳中供應(yīng)商詳情及歷史記錄也不能查到。 供應(yīng)商的選定、考核、取消分別有專門的部門和程序，當(dāng)前沒有對供應(yīng)商資料的系統(tǒng)管理；當(dāng)前也沒有對供應(yīng)商評定的規(guī)范的制度和辦法。無法跟蹤供應(yīng)商從采購到付款的整體流程，從而增加供應(yīng)商的管理難度。由于不能對供應(yīng)商的地點(diǎn)進(jìn)行管理，當(dāng)供應(yīng)商有幾個(gè)地點(diǎn)時(shí)，給采購和付款管理增加了難度。 對于供應(yīng)商的管理， Oracle分以下四個(gè)部分進(jìn)行管理： 供應(yīng)商的統(tǒng)一命名與編碼規(guī)則 在同一個(gè)對外組織機(jī)構(gòu)中，一個(gè)外部供應(yīng)商會同時(shí)與組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的多個(gè)“經(jīng)營單位”發(fā)生不同業(yè)務(wù)的往來，因此，對于供應(yīng)商的管理在一個(gè)企業(yè)內(nèi)應(yīng)具有唯一性，在供應(yīng)商名稱域維護(hù)供應(yīng)商的名稱，在地址域維護(hù)供應(yīng)商的地址。 供應(yīng)商名稱 供應(yīng)商的名稱規(guī)范使 用該供應(yīng)商的工商局注冊名稱，不能錄入供應(yīng)商簡稱或省略其中任何字符，避免出現(xiàn)重復(fù)供應(yīng)商和付款的供應(yīng)商名稱與接收供應(yīng)商出現(xiàn)不符的情況。 供應(yīng)商類型 在 Oracle 系統(tǒng)中，可以根據(jù)自己的需要定義不同的供應(yīng)商類型，根據(jù)業(yè)務(wù)類型，定義材料類供應(yīng)商、財(cái)務(wù)類供應(yīng)商、雇員類供應(yīng)商。 供應(yīng)商其他信息 通過定義供應(yīng)商的如下信息，可以加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，并能及時(shí)了解查詢或打印出供應(yīng)商的各種信息： 定義管理供應(yīng)商所用的銀行及銀行帳戶（便于手工付款時(shí)查詢，和以后電子支付）； 定義材料類供應(yīng)商的應(yīng)付帳款帳戶和預(yù)付帳款帳戶；財(cái)務(wù)類供應(yīng)商的其他應(yīng)付款帳戶和其他應(yīng)收款帳戶；雇員類供應(yīng)商的其他應(yīng)付款帳戶和其他應(yīng)收款帳戶； 定義供應(yīng)商的發(fā)票限額或進(jìn)行其他控制； 對不同的供應(yīng)商可定義不同的支付條件、支付類別和支付方法； 對 不同的供應(yīng)商可定義不同的接收標(biāo)準(zhǔn)，如：接收路線、匹配方法、接收數(shù)量容限和日期容限等 如供應(yīng)商發(fā)生收購合并， Oracle可以通過合并供應(yīng)商 ,加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理； 發(fā)票管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司對于應(yīng)付帳款的憑據(jù)管理是由供應(yīng)處收集并審核供應(yīng)商開具的發(fā)票和入庫單，財(cái)務(wù)部門以此作為入帳依據(jù)，完成支付業(yè)務(wù)后，以銀行付款單據(jù)作為付款憑證依據(jù)入帳 , 對憑證進(jìn)行編號，沒有對發(fā)票進(jìn)行編號管理。審核后，由財(cái)務(wù)應(yīng)付會 計(jì)審核與登記帳務(wù)。 基于現(xiàn)狀的發(fā)票管理，由于付款業(yè)務(wù)處理時(shí)是供應(yīng)商，而不是針對該供應(yīng)商的具體哪張發(fā)票，對應(yīng)付款的管理不夠詳細(xì)，是在一定程度上增加了企業(yè)對于應(yīng)付帳款與實(shí)際發(fā)票間匹配關(guān)系的風(fēng)險(xiǎn)，增加了企業(yè)對于流出資金的風(fēng)險(xiǎn)，從而降低了企業(yè)對于供應(yīng)商付款計(jì)劃的合理性安排、也不利于進(jìn)行帳齡分析。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動(dòng)進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由采購應(yīng)付會計(jì)崗位負(fù)責(zé)。 發(fā)票的編碼方式 Oracle對于發(fā)票的編碼方式在兩個(gè)層次上進(jìn)行，其一建立在發(fā)票批組層次，其次建立在發(fā)票層次； 在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號 不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的 票據(jù)號碼對于財(cái)務(wù)管理而言都具有實(shí)際考核與跟蹤意義的，同時(shí)考慮到 Oracle 系統(tǒng)將發(fā)票定義為標(biāo)準(zhǔn)、貸項(xiàng)、預(yù)付、費(fèi)用報(bào)表等類型。 材料采購管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司的庫存材料的采購具體由采購部門負(fù)責(zé)，并由倉管部門負(fù)責(zé)庫存管理，建立手工臺帳核算材料收發(fā)存數(shù)量明細(xì)。 目前對材料采購的 財(cái)務(wù)處理流程如下：收到原材料后，財(cái)務(wù)處不做帳務(wù)處理，供應(yīng)商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給財(cái)務(wù)應(yīng)付會計(jì)審核并登記帳務(wù)。 材料發(fā)出采用計(jì)劃成本核算。 問題 現(xiàn)有的應(yīng)付款記帳經(jīng)歷了采購員審核、審計(jì)處審核和記帳員對帳記帳三個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)用 ERP后，采購員及審計(jì)處的審核將由于計(jì)算機(jī)的使用而變的非常簡單；進(jìn)而，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的優(yōu)化，優(yōu)化的付款業(yè)務(wù)，將減少采購部門、審計(jì)處與財(cái)務(wù)處之間的業(yè)務(wù)往來 和溝通協(xié)調(diào)，減少采購員與審計(jì)人員的工作量，加快業(yè)務(wù)處理，進(jìn)而大大提高付款的工作效率，加強(qiáng)了對付款的管理。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)的，這里只是介紹了采購過程中的賬務(wù)處理。應(yīng)付會計(jì)在發(fā)票匹配時(shí)通過選擇采購訂單把采購信息引入應(yīng)付，以減少錄入工作量和加強(qiáng)數(shù) 量、價(jià)格的差異控制。這時(shí)，財(cái)務(wù)人員的角色發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，由原來的借貸制會計(jì)，成了一個(gè)應(yīng)付業(yè)務(wù)管理人員，除了審核發(fā)票帳單外，更重要監(jiān)督、控制，防止資產(chǎn)流失；由于 ERP系統(tǒng)的高度集成，在錄入發(fā)票時(shí)，通過匹配可以檢索采購、入庫信息。工序外協(xié)的采購?fù)牧喜少徱粯犹幚恚洳煌皇遣牧喜少彽奈锪贤鈪f(xié)的物料定義不同。 規(guī)范企業(yè)確認(rèn)債務(wù)的財(cái)務(wù)流程 ,減少了無效的工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率。 Oracle應(yīng)付帳款業(yè)務(wù)子系統(tǒng)形成的會計(jì)分錄： 收到材料，在庫存系統(tǒng)中做接收： 借：材料采購 貸：暫估入庫 材料入庫 借：原材料 借（貸）：材料成本差異 —— 訂單差異 貸：材料采購 收到供應(yīng)商發(fā)票及明細(xì)清單，在應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行采購訂單和發(fā)票匹配： 借：暫估入庫 借（貸）：材料成本差異 —— 發(fā)票差異 貸：應(yīng)付帳款 當(dāng)供應(yīng)商 已交材料但發(fā)票未到的退貨，對之不作帳務(wù)處理。貸項(xiàng)通知單的分錄是以上采購訂單和發(fā)票匹配分錄的相反分錄。此類采購由于單位價(jià)值低且為日常消耗品，直接在報(bào)銷時(shí)作為費(fèi) 用入帳。 針對這類采購與支付業(yè)務(wù)的實(shí)際特點(diǎn)，可采用如下解決方案： 在總帳中完成對于易耗品的采購與支付，直接通過手工分錄記錄有關(guān)事務(wù)處理情況；分錄時(shí)先將本次采購計(jì)入公司辦公室的管理費(fèi)用，當(dāng)有關(guān)部門領(lǐng)料的時(shí)候，再將辦公室的管理費(fèi)轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門的有關(guān)費(fèi)用上。財(cái)務(wù)部門據(jù)此入帳。 會計(jì)分錄： 借：在建工程 貸：銀行存款 /應(yīng)付帳款 借：固定資產(chǎn) 貸：在建工程 解決方案 Oracle系統(tǒng)會計(jì)分錄： 如果通過在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票 借：在建工程中轉(zhuǎn) 貸： 應(yīng)付帳款 如果直接購買固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票 借：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn) 貸：應(yīng)付帳款 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購活動(dòng)進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由固定資產(chǎn)管理崗位負(fù)責(zé)。 員工、部門費(fèi)用報(bào)銷管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及需求 對各類員工費(fèi)用報(bào)銷，直接入相應(yīng)費(fèi)用類科目，并在摘要中詳細(xì)注明；若有借支，則先掛個(gè)人預(yù)支，待費(fèi)用發(fā)生時(shí)予以核銷。 問題 通過往來帳員工明細(xì)帳戶只能反映員工借支情況，無法由借支跟蹤到其費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)情形。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由費(fèi)用核算流程的在系統(tǒng)中記帳節(jié)點(diǎn)處理的，由費(fèi)用核算會計(jì)負(fù)責(zé)。 員工借款： 借：備用金 貸 ：現(xiàn)金 /銀行存款 員工報(bào)銷 借： 管理費(fèi)用等 貸：備用金 預(yù)付款管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 X公司目前材料采購預(yù)付款業(yè)務(wù)，設(shè)備采購和員工部門借支預(yù)付款等業(yè)務(wù)會計(jì)分錄如下： 會計(jì)分錄： ①材料預(yù)付款 借：預(yù)付帳款 /應(yīng)付帳款（經(jīng)常采用“應(yīng)付帳款”科目核算） 貸：現(xiàn)金 /銀行存款 報(bào)帳、核銷預(yù)付款 借：資產(chǎn)或費(fèi)用科目 貸：預(yù)付帳款 /應(yīng)付帳款 ②員工借款，分員工出差借款、零星采購借款、其他借款等，按借款用 途進(jìn)行管理。 根據(jù) X公司的現(xiàn)狀和未來發(fā)展需求，以及 Oracle系統(tǒng)的功能，提出如下方案： 對供應(yīng)商預(yù)付款的處理 一、預(yù)付款項(xiàng)的記帳科目的確定。 二、對需向供應(yīng)商預(yù)付材料款時(shí)，由采購部門作出預(yù)付款申請，經(jīng)財(cái)務(wù)處長和廠長審批后，由財(cái)務(wù)處進(jìn)行付款。 采購員提出請款要求，部門領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資金計(jì)劃等情況進(jìn)行審批，決定是否付款。采購員不能實(shí)時(shí)了解已付款信息，口頭溝通較多，要準(zhǔn)確、及時(shí)地回答供應(yīng)商的問詢有難度。 問題 當(dāng)前由于手工處理付款業(yè)務(wù)，不能詳細(xì)查到發(fā)票的信息，付款不能針對發(fā)票；在發(fā)票與付款單據(jù)不完全同步時(shí)，付款只能針對供應(yīng)商、更不能指定到具體供應(yīng)商的具體采購業(yè)務(wù)和發(fā)票，不利于合理的策略性的付款，也不利于進(jìn)行帳齡分析。 Oracle應(yīng)付業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中對于應(yīng)付款的核銷具有較嚴(yán)謹(jǐn)要求： 只有完全審核無誤的發(fā)票，方可進(jìn)行付款核銷業(yè)務(wù)。 有 多樣化的付款方式可供選擇，包括現(xiàn)金、支票、匯款等。 對需分期付款的發(fā)票，能按分期要求設(shè)置付款日期和金額。 6． Oracle 系統(tǒng)的集成性、信息的共享性可以使您通過權(quán)限、職責(zé)的設(shè)置，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢索到相關(guān)的信息。 解決方案 基于 X公司的現(xiàn)狀，考慮到企業(yè)未來發(fā)展 的需要，可能會有少量的外幣業(yè)務(wù)發(fā)生，對此外幣業(yè)務(wù)折算成人民幣入帳，可以大大簡化財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門的操作復(fù)雜性，減少工作量。通過應(yīng)收與應(yīng)付的抵消來沖減應(yīng)付款也核銷應(yīng)收款，而不需產(chǎn)生現(xiàn)金的流出與流入。 對于既是供應(yīng)商又 是客戶的業(yè)務(wù)， Oracle提供“客戶供應(yīng)商凈額報(bào)表”反映其實(shí)際余額，通過中轉(zhuǎn)過渡性帳戶分別完成應(yīng)付款核銷及應(yīng)收款核銷過程，真實(shí)反映應(yīng)付帳款與應(yīng)收帳款的發(fā)生情況。 在應(yīng)付系統(tǒng)中收到 A公司材料采購發(fā)票： 借：原材料 貸：應(yīng)付帳款 在應(yīng)收系統(tǒng)中開出銷貨發(fā)票給 A公司： 借：應(yīng)收帳款 貸：其他業(yè)務(wù)收入 貸：應(yīng)交稅金 — 增值 稅（銷項(xiàng)） 當(dāng) A公