【正文】 來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；l 對于確實應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。注意事項：l 有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見領(lǐng)導(dǎo)不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進行解釋并提出建議。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。l 秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時整理反饋給領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進工作l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：l 作為領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。l 在代領(lǐng)導(dǎo)進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。才能及時預(yù)測領(lǐng)導(dǎo)在想什么，準(zhǔn)備什么。第三、 主動與領(lǐng)導(dǎo)交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想。（1） 積極介入有關(guān)工作，及時掌握相關(guān)情況，適時提出建議。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。（二） 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項工作：（1） 要待人熱情，例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。以感化、教育和鼓舞他人。 公正客觀。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。表情中最主要的因素是眼神和微笑。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。 舉止。秘書經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。第四部分 文字支持秘書文字支持應(yīng)達到的要求：l 針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。l 條理性強——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴(yán)重時會造成公司的損失。秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準(zhǔn)備216。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。 確定主題。216。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。 調(diào)查研究收集材料。l 撰擬文稿216。216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。216。216。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進行審核與修正。 第五部分 會議支持1. 董事會會議、董事會擴大會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給領(lǐng)導(dǎo)l 確定需參加的人員、時間、地點。以供領(lǐng)導(dǎo)和參會人員參考）l 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結(jié)果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通