【正文】 話技巧：l 日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等l 對直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；其他可視情況處理外部重要且緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報如事務(wù)緊急，記錄電話，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。 正式撥打電話： l 撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！董事會秘書室****l 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。為了將董事會秘書室的工作做好，參閱有關(guān)資料，撰寫了此秘書工作手冊，作為以后工作的指導(dǎo)性文件。 董事會秘書室秘書工作手冊 二O一二年十月目 錄前言 ………………………………………………………3 第一部分 日常事務(wù)處理…………………………………4 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排……………………………………… 7 總體日程安排………………………………… 7 出差日程安排………………………………… 8 會議安排………………………………………14 大型活動……………………………………… 19 突發(fā)來訪接待………………………………… 23 第三部分 溝通與協(xié)調(diào)…………………………………… 24 內(nèi)部溝通……………………………………… 24 外部溝通……………………………………… 25 秘書應(yīng)具備的禮儀…………………………… 25 秘書禮儀素質(zhì)的要求………………………… 27 第四部分 文字支持……………………………………… 28 第五部分 會議支持……………………………………… 30前 言秘書工作總結(jié)起來用六個字就可以概括，即：辦文、辦會、辦事。第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和標(biāo)準(zhǔn) 打電話前的準(zhǔn)備l 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆l 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。l 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄l 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確；l 通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。重要但不緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報。l 如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。l 在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。二、傳真 將傳真分類：1） 需要領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意處理2） 由秘書來代為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責(zé)人B、 由秘書本人回復(fù)l 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式l 遵守公文寫作規(guī)范l 保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認。l 以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時，要在語氣上予以注意，并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出；l 以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。 對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于領(lǐng)導(dǎo)工作安排。第二部分 日程安排一、 總體日程安排工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；216。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；216。不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；216。也可按照領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排（一）國內(nèi)出差J 出差前： 216。）216。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。216。216。注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216?；貒笙蜓埛街轮x。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216。攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫⒉稍L提綱）；216。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和存有必要的電子演示稿的U盤往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：國內(nèi)出差日程范例****出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人： 1360――― 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸? 、EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球