【正文】 ，你打算怎么辦？”　　Summer看起來(lái)胸有成竹：“Jackie和我明天已經(jīng)看過(guò)了，那幾個(gè)沒(méi)有更新的主要是因?yàn)樗麄兊牟块T和匯報(bào)關(guān)系在這個(gè)月發(fā)生了變動(dòng)，即這些銷售內(nèi)勤從市場(chǎng)部transfer到了銷售內(nèi)勤部，工作職責(zé)沒(méi)有任何變動(dòng)，關(guān)于這一點(diǎn)，我們已經(jīng)調(diào)看了異動(dòng)表，可以確定?！薄　∥覇?wèn)Summer：“那幾個(gè)銷售內(nèi)勤的JD比較簡(jiǎn)單，改下部門和匯報(bào)關(guān)系，請(qǐng)相關(guān)人員簽字就完成了，這些工作下周中之前肯定完成；那需要重新制作的JD呢？一周能不能完成？”　　Summer說(shuō)：“沒(méi)問(wèn)題?！薄　≌f(shuō)實(shí)話，Summer對(duì)JD的了解和處理已經(jīng)超出了我的預(yù)期，畢竟明天她還是一個(gè)連JD是什么都不知道的小女孩?！薄　∥腋嬖V她：“不要緊，不用著急，你昨天才查，怎么可能今天就變成專家，人力資源都是要靠經(jīng)驗(yàn)積累的?！薄　∥艺f(shuō)：“是，這次對(duì)你來(lái)說(shuō)，正好是個(gè)好機(jī)會(huì)，Jackie是把好手，你跟他多學(xué)學(xué)?！薄　　笆紫?，JD可以用來(lái)招聘，因?yàn)槊總€(gè)職位的招聘要求都寫得很清楚，即任職資料，他的年齡、性別、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、技能等都羅列出來(lái)了，到時(shí)我們發(fā)招聘啟事時(shí)，不需要再要用人部門一個(gè)一個(gè)提招聘條件。”　　“第二個(gè)重要作用是明確告訴員工你的職位的所有信息，在簽訂勞動(dòng)合同或發(fā)Offer時(shí)，可以作為附件讓其簽收?！薄　∥野蛋迭c(diǎn)頭，慶幸這次我們找的人還是相當(dāng)合格的?！薄　　斑€有呢，因?yàn)镴D明確了員工的崗位職責(zé)，所以也可以作為員工績(jī)效考核的依據(jù)?！薄　　斑€有，JD可以為員工的培訓(xùn)提供依據(jù)，因?yàn)镴D中已經(jīng)明確規(guī)定了該職位的條件和資格，所以，這就是符合要求的水平，如果沒(méi)有達(dá)到這個(gè)水平，就需要為該職位任職人量身定做培訓(xùn)課程。JD中一般會(huì)寫明他的發(fā)展途徑是什么，我們要為每一個(gè)員工設(shè)計(jì)職業(yè)生涯發(fā)展路線并提供相應(yīng)的培訓(xùn)，這也是JD的重要作用之一。對(duì)于JD，以一個(gè)助理，掌握到這種情況，已經(jīng)超乎了我們的一般水平?！薄　ummer說(shuō)：“我知道，在法國(guó)超市出來(lái)的王芳，目前在一個(gè)民營(yíng)企業(yè)做HR專員，她就是編JD，我看了她編的JD，那可真是編哪，那么完美無(wú)瑕，從JD上看，她們公司的員工至少得值年薪20萬(wàn)吧?！薄痉治霭咐莆占记伞俊　?. JD的要素：職位名稱、所屬部門、匯報(bào)對(duì)象、下屬、設(shè)立日期、設(shè)立目的、在組織中的位置、聯(lián)系和溝通對(duì)象、崗位職責(zé)、任職資格、崗位權(quán)利、工作環(huán)境、報(bào)告報(bào)表等（詳見(jiàn)以下表格：JD的樣本）。把JD跟蹤一遍下來(lái)，在職場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力會(huì)大大提升一步。是人力資源管理工具的基礎(chǔ)?！　?. JD的制作過(guò)程，其實(shí)就是工作分析的過(guò)程，而工作分析的產(chǎn)物，即是JD?！　ummer問(wèn)：“什么是Matrix？”　　我告訴她，Matrix其實(shí)就是企業(yè)做的年度人力資源計(jì)劃（HR Plan），因?yàn)槲覀児镜哪甓热肆Y源規(guī)劃一般是根據(jù)一個(gè)橫軸和一個(gè)縱軸展開(kāi)的，是一個(gè)矩形即Matrix，所以叫做Annual Matrix?！　ummer若有所思地說(shuō)：“大概明白了，入職這些天，學(xué)到的東西可真多呀！Annual Matrix就是年度人力資源規(guī)劃，那這個(gè)人力資源規(guī)劃執(zhí)行得好與不好，人家怎么查？他們?cè)趺粗牢覀冏龅迷趺礃?？從員工的士氣？還是從銷售額？還是從毛利率？”　　我搖搖頭說(shuō)：“本來(lái)已經(jīng)把你當(dāng)成半個(gè)HR了，現(xiàn)在看起來(lái)，還是把你視為小孩比較好。”　　Summer說(shuō)：“聽(tīng)不懂。今天下午是月度的懇談會(huì)，我和Jackie都要參加，如果你有興趣，也來(lái)聽(tīng)聽(tīng)，看我們能為一線工人師傅們做點(diǎn)什么?！薄　ummer答應(yīng)著出去了，看得出來(lái)，她還是有很多問(wèn)題想問(wèn)的。因此，盡管她剛來(lái)HR部門不久，但贏得了幾乎所有和她打過(guò)交道者的稱贊?！　ackie拿出一個(gè)用塑料文件夾裝訂好的厚厚一疊，放到Summer面前，說(shuō)：“看看吧，這就是Annual Matrix?！薄　ackie說(shuō)：“不是我是假洋鬼子，這里面有真的洋鬼子?！薄　∥覇?wèn)Jackie：“你已經(jīng)預(yù)訂這個(gè)會(huì)議室一直到明天下午下班是嗎？那我們可以把資料先攤在這里了，今天肯定完不成?！盨ummer幫著Jackie把所有這些資料分成幾大部分：　　1. Annual Matrix本身?！　?. 招聘支持文件?！　?. 員工關(guān)系支持文件?！　?. 其它。我說(shuō)：“我先來(lái)大概講下方法，然后Jackie按照這個(gè)方法，把我們制訂好的Annual Matrix和這些支持性文件一一對(duì)應(yīng)一下，看是不是都執(zhí)行到位了，如果沒(méi)有執(zhí)行到位的，看是什么原因。我來(lái)給你上堂課吧，是關(guān)于計(jì)劃或規(guī)章制度的執(zhí)行是如何判斷效果的，這是一個(gè)全球通用的方法，不只是跨國(guó)企業(yè)會(huì)采用，連普通的民營(yíng)企業(yè)也認(rèn)可這個(gè)辦法。按照ISO的原則，我們做任何管理工作都被要求有可追溯性，可追溯性是如何得到體現(xiàn)的呢？就是靠這些東西?！　∥腋嬖VJackie：“你把Annual Matrix里的招聘篇打開(kāi)，看看我們?nèi)甑恼衅腹ぷ魇窃趺窗才诺摹！薄　∥已a(bǔ)充道：“根據(jù)這些具體的計(jì)劃，我們就知道一月份該做什么，該由誰(shuí)做，該通過(guò)什么渠道去做，預(yù)算大概是多少…… 然后呢，Summer，你打開(kāi)招聘類的支持文件，看第一批是不是就是一月份的執(zhí)行記錄?！薄　ackie白了她一眼：“所以才叫支持性文件啊?！薄　　熬拖笪覀兊闹贫?，也是一樣的，制度會(huì)規(guī)定管理的流程，同時(shí)一定會(huì)準(zhǔn)備好表單，因?yàn)楸韱纹鋵?shí)就是支持性文件。甚至我們的客戶來(lái)驗(yàn)廠，也是這個(gè)原則?！薄　　霸倥e個(gè)例子，剛才說(shuō)的是招聘，培訓(xùn)也是一樣的。當(dāng)然，這些培訓(xùn)如果沒(méi)做，但你有本事把這些支持文件做出來(lái)，那也算做過(guò)了，前提是你能逃得過(guò)那些人精的法眼。我和Jackie對(duì)照Annual Matrix的規(guī)劃，一一對(duì)應(yīng)這些支持性文件，如果能對(duì)得上，那就沒(méi)有問(wèn)題了。”　　晚上我加了會(huì)班，看到Summer從我辦公室門口過(guò)，Summer和我打招呼：“這么晚了，您還沒(méi)走啊？”　　我說(shuō)：“沒(méi)有，在篩選幾份重要的簡(jiǎn)歷?！薄　ummer問(wèn)：“我能不能耽誤您幾分鐘，問(wèn)幾個(gè)問(wèn)題？主要是剛才看了半天關(guān)于Annual Matrix和支持性文件的，關(guān)于年度規(guī)劃，想知道多點(diǎn)。”　　Summer笑了：“您可真博學(xué)，這是哪里的話？”　　我說(shuō)：“佛經(jīng)。我們的Annual Matrix的要素相信你已經(jīng)都大概清楚了，我們?cè)谑碌谆蚴辉碌妆?，?zhǔn)備一個(gè)問(wèn)卷，里面涵蓋了這些要素，發(fā)給各部門的頭，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)?！薄　　耙话銇?lái)說(shuō)，Annual Matrix應(yīng)該在十二月底之前出來(lái)，但實(shí)際出臺(tái)的時(shí)間往往是春節(jié)時(shí)?，F(xiàn)在快過(guò)春節(jié)了，我們明年的Annual Matrix已經(jīng)出臺(tái)了嗎？”　　我說(shuō)：“基本沒(méi)問(wèn)題了，已經(jīng)上報(bào)了中國(guó)區(qū)，目前在Mike那里，估計(jì)他是綜合對(duì)比下各工廠，看有沒(méi)有更重要的補(bǔ)充或修改，不出意料的話，會(huì)在本周內(nèi)有回復(fù)?！薄　ummer一個(gè)勁地點(diǎn)頭，我說(shuō)：“今天不早了，早點(diǎn)回去休息吧?！薄　ummer走了以后，我剛打開(kāi)OUTLOOK，Mike來(lái)郵件了，我們做的Annual Matrix已經(jīng)獲得通過(guò)，Mike一個(gè)字也沒(méi)改。具體方法就是研究目前可用資源（供給），以及公司的發(fā)展方向和期望（需求），這兩者之間的差距就是需要解決的問(wèn)題，如果解決問(wèn)題，就是人力資源規(guī)劃。具體包括：新員工招聘、企業(yè)瘦身（解聘）、退休政策。　　 人力資源的調(diào)整規(guī)劃：目標(biāo)在于持續(xù)改善企業(yè)人力資源工作效率和優(yōu)化組織，具體 措施是通過(guò)組織內(nèi)部人員流動(dòng)達(dá)成目的?！　?人力資源發(fā)展規(guī)劃：目的在于選拔后備人才，規(guī)劃員工職業(yè)生涯。　　 人力資源評(píng)估計(jì)劃。具體要通過(guò)績(jī)效評(píng)估計(jì)劃獎(jiǎng)罰制度和溝通機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。 具體措施是通過(guò)建立有效的薪酬制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度、福利制度等來(lái)實(shí)現(xiàn)。目的在于為公司提供符合要求的人才，建立具有可追溯特點(diǎn)的PDCA可持續(xù)循環(huán)機(jī)制?！　?人力費(fèi)用與控制：即人力資源預(yù)算。具體內(nèi)容包括招聘費(fèi)用預(yù)算、培訓(xùn)費(fèi)用、員工工資預(yù)算和員工福利預(yù)算等。第7問(wèn)：你知道保證HR執(zhí)行力的秘訣——HR內(nèi)審嗎？　　【案例】：　　吃過(guò)午飯，我把Summer叫進(jìn)辦公室，說(shuō)：“Vivian下周就要回來(lái)了，上午和她通過(guò)電話，她將是我們這次cityray項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，會(huì)有很多事情做，所以，原來(lái)她負(fù)責(zé)的部分職責(zé)準(zhǔn)備移交給你?！薄　ummer問(wèn)：“類似？那是什么呢？”　　我告訴她：“是我們?nèi)肆Y源的Internal Audit（內(nèi)審）。您昨天還給我舉了一個(gè)花名冊(cè)的例子。不過(guò)，我要提醒你，你聰明是聰明，不過(guò)，記住每一項(xiàng)工作都要做得力求完美，不要著急，不能粗心，上午我看了你替Vivian做的一部分HR Commentary（HR的月度報(bào)表匯總），里面有明顯的問(wèn)題，為什么這個(gè)月的Headcount（編制）數(shù)和New recruit（新募）、Resign（辭職）、Transfer in（轉(zhuǎn)入）和Transfer out（轉(zhuǎn)出）的和對(duì)不起來(lái)？小心點(diǎn)啊，這樣下去你會(huì)聰明反被聰明誤的。我一定注意。Summer紅著臉，用力點(diǎn)了點(diǎn)頭，然后我們繼續(xù)回到Internal Audit的話題上。　　而且，Summer這種聰明人，最容易犯兩個(gè)毛病是，一是自以為是，因?yàn)楸葎e人聰明；二是重效率不重質(zhì)量，會(huì)在一些小問(wèn)題上犯錯(cuò)誤，不夠細(xì)心。最近一周的工作已經(jīng)看出類似的傾向，所以，我必須及時(shí)而恰當(dāng)?shù)刂赋??！　∥易孲ummer自己說(shuō)說(shuō)她以后做Internal Audit的工作思路，Summer說(shuō)：“根據(jù)您昨天講的Internal Control的原則，我們要先準(zhǔn)備兩個(gè)東西，一是已經(jīng)正式發(fā)布的Policy（規(guī)章制度本身），二是要有這些Policy執(zhí)行的支持性文件，然后我來(lái)做檢查，最后出一個(gè)檢查報(bào)告，您和公司的MT（管理層）一看這張紙，就知道公司的policy的執(zhí)行情況了。您看這樣有問(wèn)題嗎？”　　我說(shuō)：“就是這樣，看來(lái)怎樣做您已經(jīng)和vivian通過(guò)話了。如果要等Vivian下周回來(lái)的話，這個(gè)月的報(bào)表會(huì)出晚的，要么就得我自己做了。其實(shí)，同樣的道理，從另一角度同樣可看出規(guī)劃的履行程度，即計(jì)劃的執(zhí)行力度?！　?. 從下一章開(kāi)始，將重要通過(guò)招聘和培訓(xùn)兩個(gè)人力資源最基礎(chǔ)的模塊來(lái)判斷一個(gè)企業(yè)的制度執(zhí)行情況。是利用ISO的可追溯原理，通過(guò)對(duì)規(guī)章制度所附表單的檢查，來(lái)對(duì)照制度的規(guī)定，看是否切實(shí)執(zhí)行了制度。這對(duì)保障執(zhí)行力而言是個(gè)重要的工具，有志于MNC人力資源管理的有志之士不可不學(xué)哦。原則上講，一個(gè)企業(yè)所有的人力資源活動(dòng)都應(yīng)該有據(jù)可依，而人力資源制度，應(yīng)該涵蓋所有的人力資源活動(dòng)，否則，就說(shuō)明有空白，需要補(bǔ)足?！耙婪ā敝朴喥髽I(yè)內(nèi)部的制度，是HR一項(xiàng)必備的技能。第8問(wèn)：如何“內(nèi)審”招聘制度？　　【案例】：　　到了約好的時(shí)間，Summer敲門進(jìn)來(lái)，把一堆文件放在桌子上，我說(shuō)：“看來(lái)你已經(jīng)養(yǎng)成習(xí)慣了，一做事情，先拿支持性文件來(lái)說(shuō)事兒?！薄　∥铱戳丝矗@些文件一共是三類，一類是招聘，一類是培訓(xùn)，另一類是入職?！　∥艺f(shuō)：“我們先從招聘開(kāi)始吧，你把招聘制度拿出來(lái)，把里面的重要規(guī)定記一下，以及后面都有哪些附表，也包括其它重要依據(jù)如年度招聘計(jì)劃和年度預(yù)算，然后我們?cè)賹?duì)照這些支持性文件?！闭f(shuō)完，拿出一張紙，上面一條一條羅列了很多規(guī)定。　　2. 任何招聘，都必須寫明該職位招聘的性質(zhì)：是原來(lái)任職人因離職或調(diào)職產(chǎn)生的replacement，還是new create?！　?. 錄用決定權(quán)限：主管級(jí)別以下員工由人事經(jīng)理和用人部門負(fù)責(zé)人決定，雙方均有一票否決權(quán)；主管級(jí)別以上（含）員工由人事經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人初試之后，由總經(jīng)理及中國(guó)區(qū)職能經(jīng)理決定?！　?. 對(duì)照HR部門的Annual Budget，看總體預(yù)算是否在可控范圍，招聘渠道的選擇和預(yù)算是否在總預(yù)算范圍之內(nèi)。　　8. 新員工正式入職之前，HR、行政和IT人員是否已經(jīng)按《入職SOP》的要求做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作?！　?體檢合格證明。　　 員工是否簽收《員工手冊(cè)》和公司重要規(guī)章制度；　　10. 對(duì)于比較優(yōu)秀但暫時(shí)未能入選的candidate，建立人才庫(kù)，做人才儲(chǔ)備?！　∥铱赐闟ummer列的這個(gè)list，點(diǎn)點(diǎn)頭說(shuō)：“不錯(cuò)，挺好，該涵蓋的點(diǎn)基本都有了?！薄　ummer說(shuō)：“您這個(gè)條件加得很對(duì)，這個(gè)表確實(shí)不是我一個(gè)做的?！薄　∥艺f(shuō)：“她是想給我一個(gè)突然的打擊吧！”　　我讓她把Vivian叫進(jìn)來(lái)，問(wèn)這次上?？偛緾ityray的培訓(xùn)情況?！薄　∥液蚔ivian了解了cityray的培訓(xùn)情況和項(xiàng)目進(jìn)程以及大概什么時(shí)候會(huì)正式上這套軟件，以及接下來(lái)什么時(shí)間安排我們?nèi)wHR接受培訓(xùn)等，然后轉(zhuǎn)移話題問(wèn)她：“剛才這個(gè)清單是你幫Summer做的？”　　Vivian說(shuō)：“也不算是，大部分是她自己做的，我只是提供了一些意見(jiàn)?！薄　ivian說(shuō)：“是的，如果培養(yǎng)得好的話，很快就能獨(dú)當(dāng)一面了。　　正說(shuō)著，劉易斯從我門口路過(guò)，瞧見(jiàn)Vivian，就走了進(jìn)來(lái)，Vivian趕忙站了起來(lái)?！　∷麄兌甲吡艘院螅易屑?xì)又看了一遍Summer列的清單，拿起筆來(lái)，在每個(gè)項(xiàng)目的后面，都加了一句話：1. 任何招聘，都應(yīng)由用人部門提出application form，用人部門、HR和總經(jīng)理簽字之后，才可以開(kāi)始招聘——檢查重點(diǎn)是簽字是否齊全，以防止因簽字不全造成的“擅自”招聘現(xiàn)象?！　?. 部門在提交application form的時(shí)候，要附申請(qǐng)職位的JD，如果沒(méi)有JD的，要附簡(jiǎn)要的JD，經(jīng)由HR部門認(rèn)可或補(bǔ)充修改、并由總經(jīng)理簽字后，成為正式JD——有了JD，就有了招聘標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下，直接將JD中的工作職責(zé)（Job Responsibility）和任職資格（Qualification）刊登在招聘廣告中即可，candidate一看，就知道這個(gè)職位做什么事情，以及需要什么樣的條件?！　?. 對(duì)照Annual Matrix里的recruiting部分，看招聘進(jìn)度是否與規(guī)劃中的一致，如果不一致，有無(wú)解釋，如果彌補(bǔ)等——招聘的真實(shí)進(jìn)度需要和招聘規(guī)劃相一致，如遇變化，必須說(shuō)明?！　?. 銷售人員、技術(shù)人員和經(jīng)理級(jí)以上員工是否有做reference check（背景調(diào)查）——根據(jù)職位性質(zhì)，檢查是否在入職前做了背調(diào)?！　?. 新員工正式入職之前，HR、行政和IT人員是否已經(jīng)按《入職SOP》的要求做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作——入職SOP的意義在于，工作人員能夠按要求在新人入職之前做過(guò)準(zhǔn)備工作，使新人加入公司后，處處感到受到關(guān)注，幫助其順利度過(guò)試用期，增加新人成活率。這也是在為將來(lái)公司處理特殊員工關(guān)系