【正文】 使用印章 的規(guī)定辦理。 公司的印章一般由財務部經理保管 。對所保管的 印章應該經常檢查，及時清洗，細心保護。一旦發(fā)現保管的印章有異常情況或丟失，應該保護現場，并及時報告 防損部門，查明情況，及時處理。 嚴格手續(xù)。文字批準手續(xù)和 用印登記，要妥善保存?zhèn)洳椤Ｓ≌鹿芾砣藢σw印章的文書內容必須認真審閱。 詳細登記。 蓋印正規(guī)。 各種文書的蓋章位置，應參照有關規(guī)定，選擇適當的位置。印泥一般應該選用紅色；專 用印 章也可用紫色或藍色。這些也是公務文書。介紹信一般由行政人事經理負責保管和開具。介紹信的存根要歸檔，保存期五年。如發(fā)現介紹信丟失，應及時采取相應措施。 （ 1）信箋介紹信。用這種信箋開介紹信，可 以表達較為復雜的內容。這種介紹信一般是鉛印，分成兩聯(lián)；一聯(lián)是存根，即副聯(lián)； 另一聯(lián)是對方用的介紹信，即正聯(lián)。 除要在正聯(lián)下方蓋公章外，在正副聯(lián)間縫處也要騎縫蓋公章。在存根介紹信中，還包括專用介紹信，如購買 飛機票介紹信，辦理出國護照介紹信以及業(yè)務部門專用介紹信等。 （ 3）證明信。一種是以組織名義發(fā)放的證明信；另外一種是以個人名義 發(fā)的證明信。 三 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。為 加強管理，特制訂本制度。 （ 2）通過公告欄的信息，員工可以給公司提出寶貴意見和建議。 （ 2）員工在各項活動中所獲得的成績名次、等級公告給員工，調動員工的 積極性，努力參加各項活動，弘揚企業(yè)文化，使員工有凝聚力、向心力和團隊精神。 二、 公告欄管理 要求 員工人人要愛護公告欄，不要損壞它，要利用好它。 公告欄由防損員負責監(jiān)督管理，如有損壞查明原因并上報行政人事部。 第十一部分 收發(fā)文管理制度 為加 強公司的制度建設，規(guī)范收發(fā)文程序，統(tǒng)一行政事務歸口管理，特制定本制度。 落款部分 公司名稱：宣威市雙井商貿有限責任公司（四號宋體，蓋公章） 發(fā)文日期： ***年 ***月 ***日，如：“二零零七年一月一日”（四號宋體） 發(fā)送部門：如：“發(fā)送：各部門、各門店”（三號宋體） 存檔部門：如：“存：行政人事部” （三號宋體） 打印人：如“打?。黑w順成” （三號宋體） 校對人：如“校對：胡永鳳” （三號宋體） 附件 頁面設置要求（附件除外）： 1） 采用 A4 紙，縱向打印 2）頁邊距：上： 3 ㎝、下： 3 ㎝、左： ㎝、右： ㎝、 頁腳： 2 ㎝ 3）裝訂線位置：左側 范例： （二）非正式 發(fā)文 公司 或部門 的 日常性通知、文件實行非正式發(fā)文， 格式 要求如下 ： 開頭部分： 發(fā)送部門（簡稱“ To”）：如： To：各部門、各門店（小四號宋體加黑） 發(fā)文部門（簡稱“ From”）：如： From：采購部（小四號宋體加黑） 發(fā)文日期（簡稱“ Date”）：如： Date： 2020 年 1 月 1 日（小四號宋體加黑） 發(fā)文主旨：如：通報（二號宋體加黑） 正文部分 統(tǒng)一用四號宋 體，行距：固定值 2426 磅（可根據紙張頁數做適當調整）。 發(fā)文要求 公文審批簽發(fā)后，出文部門須將定稿、審批手續(xù)及與簽發(fā)文件完全一致的電子版交于行政人事 部，行政主管負責按公司要求編定文件號、確定發(fā)送范圍并整理為正式文件，由原擬稿人和審核人校對無誤后，方可下發(fā)。 。 、發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語 和其它特殊情況外，一律使用漢字書寫。 。 ，一周后更換。 。 三、文件傳閱 行政人事部收到需傳閱的文件后，在《收文登記表》上登記日期、文件編號、文件名稱、文件來源等內容； 行政人事部將文件分類，根據領導批示進行傳閱，一般文件在兩天內傳閱完畢，緊急文件必須在當日內傳閱完畢； 文件傳閱審批權限：總公司范圍內傳閱由總經理（或常務副總）審批；地區(qū)公 司范圍內傳閱由店長審批。 四 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 永 冠 百 貨 文 件 永冠 [X] 1 號 共 1 頁 簽發(fā)人： 關于規(guī)范發(fā)文管理的通知 為加強公 司的制度建設，規(guī)范收發(fā)文程序，統(tǒng)一行政事務歸口管理，特通知如下： 一、發(fā)文格式 *** 河南漯河 一、檔案的分類 (一 )按檔案的形式，可分為文書檔案與實 物檔案。 實物檔案 、省市政府或總公司授予的獎杯、獎狀、牌匾、榮譽證書及其他嘉獎事務； 、錄像、照片、簽名薄和贈送公司的禮品等實物； 要會議和重大活動的錄音、錄像、照片及其它實物； 、文件軟盤。 二、檔案的收集及范圍 檔案管理的任務是將具有查考價值和長期保存價值的公文材料及實物檔案按照它們之間的內在聯(lián)系組卷歸檔，檔案應由專人負責保管，實行集中管理。在進行收集工作時，必須明確歸檔范圍，把握歸檔時間，弄清哪些文件該歸檔，哪些文件不應該歸檔，從原則上說，凡是反映公司經濟活動，具有查考、利用價值的文 件均屬歸檔范圍。 公司日常經營管理文件 ，如：通知、督察通報、人事公告； ，包括會議通知、議程安排、領導人講話、會議材料、會 議紀要、會議簡報、照片等； 、邀請函、規(guī)定、條例、計劃等文件。按照會計檔案管理的要求，會計憑證、會計帳薄、會計報表必須裝訂成冊，按時歸檔，陳列整齊。會 計檔案的管理原則：公司集中統(tǒng)一管理，便于查閱。 法律檔案 法律檔案是指為解決企業(yè)在經營過程中所涉及到的法律問題所形成的文件作歸檔整理后的資料。 三、檔案的整理 檔案的整理就是要從數量 上要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不能殘缺短少；從質量上要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散或者凌亂堆砌。 （一）分類 檔案密級分類： 按照檔案的保密程度，將其分為：秘密、機密、絕密三個密級。它的閱讀范圍是公司的正式員工；機密文件為公司對外簽訂的合同、協(xié)議，它的閱讀范圍是公司 中層以上管理人員 ；絕密文件為公司中長期發(fā)展規(guī)劃，它的閱讀范圍是公司高 層管理人員 。 檔案的檢索分類： 、公司公文、會議文件、其它分大類，可繼續(xù)細分。 （二）檔案的名稱及編號 檔案的各級分類應賦予一定 的名稱，直接寫于檔夾外部，能充分體現檔 案內容性質為原則； 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進位阿拉伯數字表示，其位數使 用視文件多少及增長情形而定； 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各 級名稱及其代表數字編號，按一定順序依次排列，以備查閱； 檔案分類的各級編號內應留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時， 隨時增補之用； 檔案分類各級名稱及代表數字一經確定，不宜隨意修改，如確有修改必 要，應事先審慎研究，并擬新舊檔案分類編號對照表，以免混淆； 新文件歸檔 ，應查閱“檔案分類編號表”，查明該文件所屬類別及其卷次、 目次順序編列檔號； 文件如能歸屬前歸檔文件，即查明前文件的檔號予以同號編列； 檔號以一項一號為原則，遇有一文件敘述數事或一文件可歸入多類者應 先確定其主要類別，編列檔號。 檔夾 的背脊應標明檔夾內所含文件的分類編號及名稱，以便查檔。分類檔案由各相關部門負責保管，并制定出相關的檔案管理實施細則，頒發(fā)至各部門，統(tǒng)一口徑。 （四）檔案的移交 公司向檔案管理部門移交檔案或檔案管理人員交接工作時，必須嚴格執(zhí)行檔案移交手續(xù)。交接單及移交目錄一般應復寫四 份，交接雙方各執(zhí)一份，留存一份，隨檔案一并保管，監(jiān)交人留存一份（向總公司移交時，留存兩份）。 檔案的借閱 ，不得外借，如確有必要，則應由借 閱人填寫借閱單，列明借閱檔案種類及借閱理由等，經借閱單位和被借閱單位雙方領導審核批準后，方可借閱； “檔案借閱登記薄”，借閱人憑借閱單登記后，可借閱相應的資料， 一般只借復印件，原件不外借，如必須借閱原件，經總經理或店長批準后，方可借閱； 借閱則需總經理或常務副總審核批準后，方可借閱； 、確需抽調某些檔案資料，作為立案依據的，應由檢 察或 司法機關批準并出具證明，方可抽調。借閱秘密文件應于當天歸還；如需延長，則辦理續(xù)借手續(xù)； （包括復印件），已逾期經催還仍不 還者，可根據情節(jié)報請領導給予處罰； ，保持整潔，嚴禁涂改、私自外借他人。 （六）檔案銷毀 每年年中組織專業(yè)人員對檔案進行鑒定，銷毀已失去存檔價值的檔案； 保管期限已滿，經鑒定仍有保存參考價值的檔案，檔案人員應在相應名 冊上注明； 對于已過保管期限或經鑒定失去存檔價值的檔案，由檔案管理人員編制 檔案銷毀清單并提出檔案銷毀意見，報批后執(zhí)行； 密級檔案的銷毀需總經理或常務副總批準； 對批準執(zhí)行 銷毀的所有文件檔案，用碎紙機銷毀，不得出賣或做它用； 檔案銷毀過程中，應有兩人以上監(jiān)銷；銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單和 “檔案銷毀登記薄”注明已銷字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名。 四 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 一、外發(fā)函、電要求 各部門因公需外發(fā)函、電，經辦人員應于每天下午 15： 00 點以前將函 件、快遞送到行政人事部，并 填寫平信、掛號、快遞外發(fā)登記表。 二、外來郵件管理 外來郵件一律經公司 行政人事部 簽收分發(fā)。 私人不明平信一律放到信架 (信袋 )內，由個人自取。 凡掛號信、匯款 單、包裹單、貨運單等的收件人，在 行政人事部 通知發(fā)出后，應隨即到 行政人事部 領取郵單，并及時去郵局取款取件。 三、報刊收發(fā) 行政人事部 負責公司及各部門所需報刊的統(tǒng)一訂閱。 行政人事部 收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)，不得耽擱延誤。 五 、 生效與解 釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 全體員工 應 自覺遵守上述規(guī)定， 支持電話管理人的工作，公司管理人員 要帶頭遵守； 私自使用公司電話，除按標準支付電話費外并處于話費金額的 10 倍不少于 10 元的罰款；在今后的電話管理工作中公司會經常性的核對電話記錄，發(fā)現異常情況，將按上述標準對相關人員進行處罰，情節(jié)嚴重的給予紀律處分。 第十五部分 組織協(xié)調制度 組 織協(xié)調是 行政人事部 接受總經理（ 或店長 ）委派，對需要各部門合作完成的工作或任務，進行統(tǒng)一的安排和布置。 二、組織協(xié)調的程序 接受委派：接受 總經理（ 或店長 ） 針對需要各部門配合完成的某項工作會任務做出的組織協(xié)調委派； 確定方案：會同有關部門，討論、確定工作開展的具體方式、方法、進度和其他事項，達成一致后，報 總經理（ 或店長 ） 審批，予以實施； 督導實施：根據確定的方案，監(jiān)督、指導有關部門及時處理隨機性問題， 保證工作的順利開展；在工作開展過程中，對于關鍵或重大問題的處理，應及時向 總經理（ 或店長 ）請示匯報； 匯報工作：工作完成后，以書面形式向 總經理（ 或店長 ） 匯報工作情況并進行工作總結。 第十六部分 法律事務管理制度 為加強 法律事務 管理，特 制定本制度 。 提供法律解釋，闡明其法律關系，法律后果以及相應的法律責任。 為決策、經營、管理、服務等提供法律依據和建議： （ 1）對公司經營 決策等項目提供準確的法律依據。 （ 3）對經營決策的有關項目進行預測分析，并根據風險變化制定相應對策。 審核公司重要合同及其法律文書等。 起草、審查談判所需文件、文書、咨詢、制定談判策略與方案。 綜合各方意見，草擬有關法律合同文本，協(xié)助做好合同的審批、公證手續(xù)。 在調解、仲裁或訴訟活動中，維護公司的合法權益。 （ 2）向公司總經辦提出書面咨詢申請。 （ 2）對申請?zhí)岢龅馁|疑給予解答、作出說明，提出建議及解決辦法等。 （ 2）向公司總經辦提出書面咨詢申請。 公司法律顧問應該做到： （ 1）在接到咨詢方的咨詢申 請后，立即向總經理匯報。 代表公司出面在糾紛（爭議）的雙方中調解，解決糾紛（爭議）。 （ 2）介紹糾紛（爭議）的起因、經過等。 （ 4）協(xié)助律師收集有關證據。 三、法律檔案的收集事理 法律檔案的含義 法律檔案是指為解決企業(yè)在經營過程中所涉及到的法律問題所形成的文件作歸檔整理后的資料。 歸檔時間：一季度一次，按照時