外貿(mào)管理制度-閱讀頁
2024-09-26 09:38本頁面
【正文】 優(yōu)選用。 合同應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)要求（時(shí)間、交貨地等）、交接手續(xù)和相關(guān)單證、結(jié)算方式、違約責(zé)任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。 對(duì)于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象，部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)向總經(jīng)理提出申請(qǐng)，內(nèi)容包括原因、可能的后果、備選報(bào)關(guān)公司信息等。 合作公司檔案 內(nèi)容 包括報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉庫基本信息、每筆業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、評(píng)審意見等。對(duì)10 違約或突發(fā)事件應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)。若涉及合同條款的更動(dòng)，必須報(bào)總經(jīng)理審批、法律顧問審核。 年終由部門經(jīng)理組織對(duì)合作公司進(jìn)行評(píng)審，決定是否續(xù)約及合同相關(guān)條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報(bào)。 政府機(jī)關(guān) 定義 政府機(jī)關(guān)包括外經(jīng)貿(mào)委、海關(guān)、機(jī)電辦、外管局等與公司外貿(mào)業(yè)務(wù)有較高相關(guān)性的政府單位。 加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的聯(lián)系，建立良好的關(guān)系。 責(zé)任人 業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程規(guī)定，按時(shí)赴政府機(jī)關(guān)完成有關(guān)操作手續(xù)。 檔案管理 內(nèi)容 各政府機(jī)關(guān)的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務(wù)與之配合情況、相關(guān)事件分析總結(jié)、 重要人事或管轄范圍調(diào)整的應(yīng)對(duì)方案 等。并接受總經(jīng)理審查。 責(zé)任人 產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)對(duì)每筆業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)收賬款進(jìn)行記錄； 根據(jù)合同，提示客戶按時(shí)付款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備收款； 根據(jù)財(cái)務(wù)主管的反饋，對(duì)到期未付或逾期未付賬款進(jìn)行催討。 部門經(jīng)理督導(dǎo)產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對(duì)本部門所有應(yīng)收帳款情況負(fù)責(zé)。 對(duì)所有的賒帳業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。（對(duì)于是否提請(qǐng)?jiān)V訟，業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財(cái)務(wù)及營運(yùn)狀況進(jìn)行溝通，并報(bào)總經(jīng)理審批。 外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。 填寫、審核和備案 公司單證的填寫、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流 程相關(guān)文件的要求12 執(zhí)行，詳見附錄《程序文件》。 原始單證的保管： 外部結(jié)算單證由財(cái)務(wù)部保管，其他外部單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管；內(nèi)部單證按照單證使用說明，各留存部門負(fù)責(zé)保管各自留存的聯(lián)次。 單證復(fù)印件的保管：?jiǎn)巫C的復(fù)印件由收件人負(fù)責(zé)保管，保證復(fù)印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷毀。必 須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應(yīng)的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存）。 借用 無特殊情況，單證不得外借； 借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時(shí)返還。業(yè)務(wù)部根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。 部門經(jīng)理作為簽約代表對(duì)外簽訂業(yè)務(wù)合同。 具體程序詳見《合同簽訂》及《新合同簽訂》程序文件。 業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部各留一份合同副本，分別由業(yè)務(wù)部單證員和財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)保管。 合同的查詢 產(chǎn)品經(jīng)理只可對(duì)所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行查詢。 財(cái)務(wù)主管只可對(duì)所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢。 10 業(yè)務(wù)用章管理 外貿(mào)業(yè)務(wù)所需使用的印章主要有合同章、報(bào)關(guān)專用章、公章及業(yè)務(wù)專用章四類。 業(yè)務(wù)專用章由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理掌握，必須對(duì)相關(guān)合同進(jìn)行審查后方可蓋章。 汽車部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)用章進(jìn)行審核簽字。 14 11 理賠處理 原則 合同條款中應(yīng)明確界定理賠責(zé)任和相關(guān)手續(xù)，充分預(yù)計(jì)可能的風(fēng)險(xiǎn)并加以合理防范。 理賠處理應(yīng)以合同條款為依據(jù)，首先進(jìn)行協(xié)商；協(xié)商不成尋求調(diào)解或仲裁；最后提請(qǐng)法律訴訟。 12 業(yè)務(wù)流程管理 原則 公司所有的程序文件需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。如有特殊情況需調(diào)整，應(yīng)向流程總責(zé)任人匯報(bào)，獲得批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。若總經(jīng)理對(duì)修改制度意見予以否決，則應(yīng)調(diào)整流程使之符合公司制度。 15 13 附則 本制度經(jīng)總經(jīng)理簽署后生效，并開始實(shí)施。各部門人員在直接領(lǐng)導(dǎo)的督導(dǎo)下嚴(yán)格執(zhí)行制度。 若擅自違反制度規(guī)定，應(yīng)予以懲罰（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行）。 違規(guī)人員的直接上級(jí)對(duì)下屬的違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)或行政責(zé)任。
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