【正文】 息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量 (一 ) 存貨信息 的收集： 1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表 ，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。 (二 ) 存貨信息分析： 店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。 2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制 定采購計劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。 第 13 頁 4. 根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。 第二十二條 最佳物品運輸配送方式的確定 物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。 （一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時對該表進行補充和修改。 （三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實績，采購部負責將供應(yīng)商的業(yè)績記于 “供應(yīng)商管理檔案 ”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。外協(xié)產(chǎn)品、比價采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審 第 14 頁 考察通過的供應(yīng)商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進行選擇： （一） 同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先； （二） 同等條件信譽、實力優(yōu)先； （三） 同等條件服務(wù)優(yōu)先； （四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應(yīng)商級別選擇順序：廠家 — 總代理 — 區(qū)域代理 — 指定分銷商 — 經(jīng)銷商 ) ； （五） 同等條件先本地后外地的原則。 （一） 供應(yīng)商的評審一般應(yīng)在對 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”及供應(yīng)商報送的相關(guān)資料的分析基礎(chǔ)上進行，必要時由采購部負責組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門對供應(yīng)方進行實地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報告。評審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點和實際需要確定。 （四） 供應(yīng)商評審的層次與周期 1. 對于臨時采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進行審核，報采 購部經(jīng)理審批。 3. 對于正在合作的長期采購供應(yīng)商，采購部應(yīng)至少每季度進行一次考評工作，并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，并報營運副總審批，供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。 第二十七條 供應(yīng)商業(yè)績考評 （一） 采購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評估供應(yīng)商，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)、支持和服務(wù) 、經(jīng)濟指標等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。 （三） 采購部應(yīng)及時將考評結(jié)果通知供應(yīng)商，對于考評不合格者，應(yīng)督促其提出相應(yīng)的改進措施并將改進措施及改善結(jié)果記錄在案。 （五） 采購人員定期整理供應(yīng)商考評結(jié)果，并按考評結(jié)果將供應(yīng)商劃分為優(yōu)秀供 第 16 頁 應(yīng)商、伙伴供應(yīng) 商、普通供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等不同類型進行管理，對于普通供應(yīng)商給予警告并限期改正，對于不合格供應(yīng)商，則必須予以更換。 供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。 f) 采購招標管理 第三十條 招標管理的內(nèi)容： 凡符合第 條所規(guī)定物品的采購以及長期定點供應(yīng)商的選擇，均需實行招標管理 。 第三十二條 招標程序 （一） 招標前，按 采購計劃審批 權(quán)限向 公司 主管 領(lǐng)導 提交招標報告。 第三十三條 招標采購分為公開招標采購、邀請招標采購，采用邀請招標方式的應(yīng)在采購報告中予以注明。發(fā)布招標公告至發(fā)售資格預(yù)審文件或招標文件的時間間隔一般不少于 10 日。 采用邀請招標方式的，應(yīng)向 3 個以上有投標資格的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書。 資格 審查 不合格者不得參加投標。 3． 合同條件（通用條款和專用條款）； 4． 技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標準） ； 5． 貨物量、采購及報價清單； 6． 安裝調(diào)試和人員培訓內(nèi)容； 7． 其他需要說明的事項。 (三 ) 招標文件應(yīng)當按其制作成本確定售價。在投標截止時間之前，投標人可以撤回已遞交的投標文件或進行更正和補充，但應(yīng)當符合招標文件的要求。 公司 與中標人簽訂合同后 5 個工作日 內(nèi)，應(yīng)當退還投標保證金。 （二） 開標應(yīng)當按招標文件中確定的時間和地點進行。 （三） 有下列情況之一的投標文件，可以拒絕或按無效標處理： 1． 投 標文件密封不符合招標文件要求的； 2． 逾期送達的； 3． 投標人 的 法定代表人或授權(quán)代表人未參加開標會議的； 4． 未按招標文件規(guī)定加蓋單位公章和法定代表人（或其授權(quán)人）的簽字（或印鑒）的； 5． 招標文件規(guī)定不得標明投標人名稱，但投標文件上標明投標人名稱或有任何 第 19 頁 可能透露投標人名稱的標記 的； 6． 未按招標文件要求編寫或字跡模糊導致無法確認關(guān)鍵技術(shù)方案、關(guān)鍵工期、關(guān)鍵質(zhì)量保證措施、投標價格的； 7． 未按規(guī)定交納投標保證金的； 8． 超出招標文件規(guī)定，違反國家有關(guān)規(guī)定的； 9． 投標人提供虛假資料的。成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，技術(shù)性很強的招標應(yīng)邀請有關(guān)專家參加。 （三） 評標小組成員名單在招標結(jié)果確定前應(yīng)當保密。 （五） 評標標準分為技術(shù)標準和商務(wù)標準，一般包含以下內(nèi)容：投標價格和評標價格；質(zhì)量標準及質(zhì)量管理措 施；組織供應(yīng)計劃；售后服務(wù)；投標人的業(yè)績和資信；財務(wù)狀況。對已參加本次投標的單位，重新參加投標不應(yīng)當再收取招標文件費。 （八） 評標小組按招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，確定中標候選人推薦順序 。 （十） 評標小組完成評標后，應(yīng)當向采購部提交評標報告，在評標小組三分之二以上成員同意的情況下 ,通過評標報告。 第四十一條 中標 （一） 評標小組經(jīng)過評審，從合格的投標人中排序推薦中標候選人。 （三） 公司可授權(quán)評標小組直接確定中標人，也可由公司經(jīng)理辦公會或公司主管領(lǐng)導根據(jù)評標小組提出的書面評標報告和推薦的中標候選人順序確定中標人。 （五） 中標通知發(fā)出之日起１ 0 日內(nèi)，采購部和中標人應(yīng)當按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。 （六） 當確定的中標人拒絕簽訂合同時， 經(jīng)公司經(jīng)理辦公會討論決定， 可與確定的候補中標人簽訂合同 。 第四十三條 本 手冊由 公司采購部 負責解釋。 中國最大的管理資源中心 第 21 頁 共 32 頁 采購管理流程 采購部店管部 采購需求部門 領(lǐng)用部門 監(jiān)事處提出采購需求計劃是否有庫存？匯總擬訂公司總體需求計劃制訂采購計劃是否符合招標條件？進入招標流程訂購進入超預(yù)算處理流程驗收入庫組織進貨是否直發(fā)加工現(xiàn)場？驗收入庫參與監(jiān)督進入領(lǐng)料流程是是是否是否采購需求單、采購申請單審核？是否采購申請單采購計劃單資金計劃單訂購單、合同入庫單入庫單是否有庫存？審核？是財務(wù)處是否超預(yù)算？制訂資金計劃付款結(jié)算否提出采購申請否采購申請單否是否訂購單、合同 中國最大的管理資源中心 第 22 頁 共 32 頁 采購計劃制訂流程 收集分析信息分解目標公司總體經(jīng)營計劃單店 店管部 其它部門 采購部經(jīng)營辦收集分析信息提出需求計劃提出采購申請收集信息提出采購申請制訂采購計劃收集分析信息主管領(lǐng)導上報審批審核是否有庫存？進入領(lǐng)料流程采購需求單采購申請單否是是否提出常備料采購申請庫房提供庫存情況審核審核審核否否否是是是 中國最大的管理資源中心 第 23 頁 共 32 頁 訂購流程 財務(wù)處店管部 采購需求部門監(jiān)事處 采購部制訂采購計劃選擇采購方式采購詢價協(xié)助詢價 協(xié)助詢價確定采購價格主管領(lǐng)導審批？ 審核？參與監(jiān)督訂購訂購清單 中國最大的管理資源中心 第 24 頁 共 32 頁 采購物品入庫檢驗流程 采購貨物交檢單通知供方參與檢驗辦理入庫信息備案檢驗、驗證合格？否否填不合格單財務(wù)處單店店管部 采購部 監(jiān)事處使用部門退換貨物參與監(jiān)督信息備案 入庫帳務(wù)處理辦理入庫是否直接配送？是是檢驗、驗證合格？填不合格單注：直接配送貨物由店管部質(zhì)量監(jiān)督員定期統(tǒng)一檢驗后，需求部門應(yīng)負責所接收貨物的再