【正文】 審批。 （ 7） 注重檔案管理信息開發(fā)，根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。 （ 9） 要求全體員工樹立檔案意識、保密意識、嚴格執(zhí)行《檔案管理制度》。 二、對物業(yè)管理處財務管理的認識 （一）物業(yè)管理專業(yè)中財務管理應具有營銷財務的概念，即注重財務管理中額度、平衡、審核、建議等因素，使財務管理有效地推動物業(yè)管理工作的進行。 （三）物業(yè)管理是微利行業(yè)，成本控制能力直 接影響管理項目的成敗。 （四）成本控制原則不能以降低服務質量和用戶滿意度作為代價，用戶滿意永遠是最高原則。 （二）采用成本倒算原則，制定切實可行的物業(yè)管理年度預算。 （四）劃小核算單位。 （五）通過節(jié)能降耗措施，降低物業(yè)運行能源費用，減少政府行政支出。從現(xiàn)場施工情況看，物 業(yè)管理公司進場正好趕上辦公大樓的設施設備安裝、調試及全面二次裝修階段，當然尚有部分范圍仍在進行土建施工，所以 CPM 將物業(yè)管理公司進場至市委市政府機關全面進駐之前的時間，分成施工期、設施設備調試期、施工驗收及物業(yè)接管驗收期三個階段開展物業(yè)管理。 （一）施工期的物業(yè)管理 施工期是指在物業(yè)管理公司進場后，辦公大樓的土建基本完工、設施設備安裝基本到位之前的階段，估計時間一個半月（約為 ~）。 管理要點：組織各方面的專業(yè)人員介入施工工程，進一步設計和施工現(xiàn)場情況，細化并完善物業(yè)管理前期的工作策劃，根據(jù) CPM 物業(yè)管理和前期介入的工作經驗，及早發(fā)現(xiàn)可能影響大樓使用功能和日常物業(yè)管理的某些問題，并提出糾正及解決的建議。 工作內容： 行政人事方面 根據(jù)施工進度派駐必要的管理及技術人員，并于春節(jié)后在本地開始招募管理處骨干人員。 簽訂《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》 根據(jù)國家建設部頒發(fā)的建住房 [1999]246 號文件《關于印發(fā) 前期物前期物業(yè)管理服務協(xié)議 （示范文本）的通知》，要求在《物業(yè)管理合同》簽定生效之前的前期物業(yè)管理期間，業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)須簽訂《前期物業(yè) 管理服務協(xié)議》。 與施工管理方的協(xié)調 由招標委托方作出安排， CPM 與施工管理方召開專門會議，商定物業(yè)管理前期介入期間CPM 在施工現(xiàn)場的工作內容和工作方式，并確定雙方相互的溝通方式和具體聯(lián)系人員。 現(xiàn)場介入 CPM 有關人員應盡快熟悉現(xiàn)場和各類施工圖紙，跟蹤了解隱蔽工程施工情況并做詳細記錄，了解 設計和施工狀況。鑒于施工工期緊迫，不可避免地存在施工進度與施工質量的矛盾，對影響大樓功能、危及設備及大樓安全、嚴重影響今后管理運行的問題，要及時與施工管理方商洽解決，盡量不留后患，一時無法解決的，列出整改清單并專題報告，提交市機關事務管理局處理。 （二）辦公大樓設施設備調試期物業(yè)管理 設施設備調試期是指在大樓的設施設備安裝基本到位開始所進行的設施設備調試、室內二次裝修的階段，估計時間一個月（約為 ~）。 管理要點：在協(xié)助施工管理方共同管理施工現(xiàn)場的同時，組織工程技術人員將主要精力投入到設備調試的配合上。 工作方式：將現(xiàn)有人員分成二個小組，一組主要由工程技術人員組成，管理處主任帶隊，參與設施設備的現(xiàn)場調試工作，觀摩、學習、了解設備特性和調試操作方法，其他人員在管理部部長的領導下，參與對室內二次裝修現(xiàn)場的管理。同時開始制定或修訂完善管理處的各項管理制度、工作規(guī)程、公眾文件等。在進行調試觀摩的同時，根據(jù)了解的實際情況，開始編制今后的設施設備維修規(guī)程和各項作業(yè)指導書。 室外綠化、停車場、道路及園林小品的前期介入 根據(jù)市委市政府的進駐計劃，室外施工工作應該及早全面開展，但考慮到長沙 3 月份氣溫尚低，綠化等相關工程會延至在 4 月份。例如在綠化施工中：苗種的種植時，根部保護膠袋一定要去除；要注意苗間的疏密程度；要注意安排好灌溉管道及出水口等等。 在此期間， CPM 委派由副總經理帶隊及土建、機電、消防、財務等方面專家組成的小組來現(xiàn)場工作，幫助和指導管理處接管驗收物業(yè)，清點接管的資產、建立財務制度及帳目，并協(xié)調準備市委市政府機關全面進駐工作。 工作方式：在辦公大樓施工驗收中，管理處的工程技 術人員要參與各項驗收工作，任何問題記錄下來，屬于必須解決的及時書面呈交施工管理方協(xié)助，并報市機關事務管理局。在完成接管驗收后，協(xié)助市機關事務管理局做好市委市政府機關全面進駐的準備。 工程竣工驗收 管理處人員應參與市建筑質量管理部門與業(yè)主組織的工程竣工驗收工作，幫助業(yè)主了解并發(fā)現(xiàn)施工質量問題。但由于相關的交接方不同，驗收的側重面及程度也不同，需要區(qū)別對待。物業(yè)接管驗收分現(xiàn)場驗收、資料交接及其它交接等三方面。 （ 2） 裝飾工程：包括各地面、墻面、地腳線、護墻板、天花各種裝飾；門和門框及附件；護欄及扶手；燈具及其它小電氣設施；外墻面（包括各涂料、裝飾及玻幕）；公共區(qū)域設施設備的外裝飾；各種標識及區(qū)域圖示；公共洗手間、會議室、垃圾轉運站、各設備及 管理用房、信報箱等。 （ 4） 給排水系統(tǒng)：各供水、消防水泵及電機等；各水箱；給排水管網(wǎng)、接頭及閥門等；檢查井內管線、水表及閥門等；化糞池及室外排污、雨水井；消防栓供水管網(wǎng)、接頭、閥門等；人防工程及相應供水系統(tǒng)等。 （ 6） 空調采暖系統(tǒng)：空調制冷機組、汽水交換器、風柜、各盤管機、各風管及風口；空調風柜房地面排水 坡度、下水口、回風系統(tǒng)、新風機等（包括暖風系統(tǒng)）；空調冷卻水系統(tǒng)、冷卻塔、冷卻泵及電機、各檢修口等；通風及防排煙風機、風口、風管及控制 系統(tǒng)等； （ 7） 弱電系統(tǒng)：消防報警系統(tǒng)（消防控制中心報警聯(lián)動、自動溫煙感、警鈴及手動按鈕，防火卷簾門、廣播等）；樓宇自動化（模塊控制的空調、采暖、電力、電梯、保安等）；弱電檢查井內管線、接線箱等。 （ 2） 技術資料：竣工圖（包括總平面、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線等）、各類公共設備使用說 明書調試報告、地質勘察報告、工程合同及開、竣工報告、工程預決算分項清單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）、隱蔽工程驗收記錄，沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖、竣工驗收證明書、鋼材及水泥等主要材料的質量保證書、新材料及構配件的鑒定合格證書、設備（水、電、空調、采暖、電梯）及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿及混凝土試塊試壓報告、供水及供暖管道的試壓報告、機電設備訂購合同、設備開箱技術資料、試驗記錄及系統(tǒng)調試記錄等。 其它交接 （ 1） 設施設備的備品備件、施工剩余材料備品等。 （ 3） 公共區(qū)域各通道門、設備及管理用房、洗手間、會議室、檢查管井、信報箱鑰匙等。同時要盡量統(tǒng)一驗收標準，明確交接雙方的責、權、利。驗收報告須經交接雙方認 可簽字后才能生效。 設施設備試運行 為保證業(yè)主進駐后設備即能正常運行，必須在設施設備驗收完成后有一個設備試運行階段，在這個期間，管理處的工作重點逐步由驗收 交接向正常運行、保養(yǎng)及維修轉移，由管理處工程技術人員開始直接操作設備，但設備安裝調試單位應該派人配合并給予相關操作人員一定的培訓。在清潔開荒中，管理處要注意外墻、石材地墻面、瓷墻面、不銹鋼飾面的清潔液，防止腐蝕以上材料造成業(yè)主損失及后續(xù)物業(yè)管理的困難。 業(yè)主全面進駐的準備 在市委市政府機關全面進駐之前， CPM 應該主動與市機關事務管理局協(xié)商，確定包括入遷的單位及辦公場所、日期及時間、搬運物資數(shù)量、停車地點、搬遷路線、搬運時間、電梯使用等，并共同制定搬遷計劃及注意事項。在遷入過程中，管理處應再次確認安排事項，派有關人員在現(xiàn)場迎接、指引路線，同時監(jiān)督搬運工人遵守 有關規(guī)定，保持良好秩序，減少對其它單位的影響。 （二）其它前期準備工作 1．人員安排計劃 表 人員安排計劃表 時間 人員崗位及數(shù)量 具體工作 備注 第一期 — 綜合、管理、工程部部長、保安隊長各 1 人；強電、空調、電梯、弱電工程師及技工各 1人。在第一次招聘時，可以預招第二批人員。 面試、審核、入職 管理處共有人員 35人。 — 培訓 上崗 第三期 — 行政 2 人、清潔及綠化工 36 人、技工 10 人、保安員 22人、廚師 2人。 — 培訓 上崗 備注： ① 在第一期后續(xù)人員上崗接手工作后，原公司抽調派駐人員除管理處經理、財務外，可逐步陸續(xù)撤回。 2．正式進駐前各種物資準備工作 （ 1）前期介入階段的物資準備 在 CPM 進駐后，要與市機關事務管理局商議管理處在前期介入階段的辦公及居住場所。 （ 2）設備工具及用品裝備的準備 鑒于日常管理所需設備及大型訂購期較長，為保證 5 月 1 日業(yè)主全面進駐后的正常物業(yè)管理，按本標書第二章《物資裝備計劃》，在 3 月初開始設備及大型工具的選型、訂貨工作，要求 4 月中旬全面到貨。 （ 3）備品備件的準備 接受施工單位移交的設備隨機備件附件，檢驗入庫，妥善保管。 （ 4） 易損易耗品的準備 按照日常物業(yè)管理的實際需要，在 4 月初管理處要確立正常運作期間每月易損易耗品的消耗計劃，并按一個季度的需求開始訂購。 表 物資準備計劃表 配備物品 期限 備注 臨時辦 公室、宿舍 1 月中 部分辦公、生活設施 2 月上 計劃劃撥的辦公室及宿舍 3 月中 其它計劃裝備的辦公、生活、交通及通訊設施 4 月中 空調可暫緩 設備工具及用品裝備 4 月中 3 月訂設備及大型工具 備品備件不足部分 4 月下 易損易耗品 4 月下 儲備倉庫 4 月中 外部公共關系的建立 為保證今后物業(yè)管理的順利開展，管理處主任必須在市委市政府機關全面進駐前，拜會相應的政府及公用事業(yè)各職能機構（工商、稅務、物價、供電、供水、供暖、電信、市政、環(huán)衛(wèi)、園林、環(huán)保、交管、郵電等），建 立穩(wěn)定的溝通渠道。該部分工程的規(guī)劃設計方案尚未確定，但 CPM 承諾：長沙市委市政府新大院的后續(xù)工程一旦啟動，在物業(yè)開發(fā)方的允許下， CPM 將從人力、技術等方面予以全力地配合，從建筑設計方案、設施設備布局、設備選型定貨、施工組織管理、現(xiàn)場質量控制及周邊環(huán)境維護等方面，提出建議和意見供開發(fā)方參考。 規(guī)劃設計一個辦公大樓就要考慮它的規(guī)模檔次、功能定位，并從交通組織、設備選型、配套設施、消防安全、環(huán)境設計、信息智能化等方面作出周密協(xié)調的規(guī)劃。比如，辦公大樓在設計時，要預先考慮垃圾通道及堆放轉運場的位置、公共洗手間的除臭、消防疏散及安全保衛(wèi)的矛盾、地下車場出入口的車流、中央空調合理分布及節(jié)能、智能化的預布線等。 （二） 設施設備布局 高層建筑的單位造價很高，在設施設備布局時的合理考慮，可能節(jié)省大量的空間，即在沒有增加資金投入的情況下，增大了使用面積，這無疑是事半功倍的舉措。 （三） 設備選型定貨 辦公大樓設備種類繁多，技術復雜程度高，對大樓使用功能影響很大，一旦出現(xiàn)質量問題，業(yè)主將深受其害。因此，在設備選型上不但要考慮價格、功能，更多的還 要考慮質量和今后維護的費用。另外，后續(xù)隱蔽工程的提前介入，管理公司不但可以記錄各種管線的分布，而且可以了解管線的施工情況以判斷各種管線今后的壽命和確定維修保養(yǎng)計劃。另外，市委市政府機關全面進駐的時間較緊，可能在進駐后，辦公大樓及南面廣場仍有許多收尾工程尚須進行，勢必存在施工與辦公的矛盾。 （一）成品保護 對成品造成危害的主要是收尾工程。分包商要將施工現(xiàn)場與辦公區(qū)域用一定措施分割開來，并盡可能對成品進行保護 ，并控制施工人員的活動范圍。 （二）噪音控制 首先要控制發(fā)出噪音的施工時間，特別是在辦公大樓內的收尾工程。為減少后續(xù)工程噪音的影響，要求施工單位在施工現(xiàn)場與辦公大樓之間砌筑簡易的圍墻以減少噪音。同時，管理處要與機關事 務管理局緊密聯(lián)系，共同協(xié)調將噪音的損害減到最小。作業(yè)完畢啟動大樓各層排煙系統(tǒng)排除有害氣體，然后啟動空調系統(tǒng)并送新風排除空調內可能遺留的殘余有害氣體。 （四）塵土的控制 除采用前面提到的建筑圍墻的辦法外，也可以現(xiàn)場多撒水以 控制塵土，另外后續(xù)施工的材料、泥頭及垃圾的堆積場要遠離辦公大樓區(qū)。 （五）臨時用水電控制 針對后續(xù)工程施工臨時用電，如果條件允許，供電部門應為后續(xù)施工現(xiàn)場加裝與辦公大樓不屬同一個回路的供電變壓器，單獨供電以不影響建成部分的正常辦公。對于臨時用水，應從辦公大樓的進水引入管分支，同時安裝計量裝置。 （六）材料及垃圾運 輸控制 為保持大院的正常辦公環(huán)境，各后續(xù)施工現(xiàn)場的材料、泥頭、垃圾車輛不得從大院進出，要求各后續(xù)施工現(xiàn)場在施工開工前除建立圍墻分隔外，另外開通直接可以進出的出入口。同時，管理處在辦公大院這一側建立醒目標識警示人員及車輛。 （八）工程防火控制 針對后續(xù)工程制定《 施工現(xiàn)場防火管理規(guī)定》，要求施工單位嚴格按規(guī)定執(zhí)行。 第八章 社區(qū)文化和便民服務 一、社區(qū)文化與物業(yè)管理關系的再認識 （一）開展社區(qū)文化活動是文化需求的重要手段。開展社區(qū)文化活動正是創(chuàng)造這種精神需求的重要手段。 物業(yè)管理公司只有同客戶充分溝通，啟發(fā)客戶自律和參與意識，相互配合，才能使物業(yè)管理從 “ 一人管百人 ” 向 “ 千百人管自己 ” 轉變，形成雙向共管的局面，使物業(yè)管理收到事半功倍的效果，而社區(qū)文化正是建立這種溝通的潤