【正文】 17 辦公室規(guī)范管理制度 為使公司辦公管理及文化建設提升一個新層次，特制定如下管理制度。 員工上班必須佩戴公司 胸牌，胸牌應佩戴在左胸前適當位置處。 服飾熨燙平整、挺括、干凈整潔，領帶正挺。 女員工上班提倡化妝，飾物佩戴得當。 輔桌：放文件夾、少量工具書、工作記錄本。角貼墻放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌面下； 垃圾簍：罩塑料袋 ，置于辦公桌下右前角。 第三條 語言規(guī)范 交往語言：您好，早上好，再見，請問，請您，勞駕您，麻煩您，關照，謝謝，周末愉快，拜拜； 電話語言：電話鈴響三聲內(nèi)接起，先報“您好！祥和園裝飾”。 接待語言：您好，請稍候，我通報一下，請坐，對不起，請登記，打擾您，好的，行。 接待來訪和業(yè)務洽談，在 接待處或會議室進行。 上班時間盡量不接打私人電話，緊急或特殊情況，通話時間不宜過長。發(fā)現(xiàn)一次，罰款 20 元。 紙杯是為客戶提供的，故公司員工不得使用公司紙杯，飲水者自帶水杯。 1 節(jié)約用水、用電，最后一個離開公司者檢查水、電、氣是否徹底關閉。 1 愛護公司花草 樹木，不得人為損壞。 19 印章管理制度 印章是文件生效、記載的憑證，是權威的象征， 是公司經(jīng)營管理活動中行使職權 、 明確公司各種權利義務關系的重要憑證工具 。 第一條 印章定義 ：本制度中所指印章是指公司發(fā)行或管理文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。 部門章：刻有公司部門名稱的印章。 財務部章：就有計劃、財務等方面業(yè)務代表公司用章。 職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印章。 公司對外簽署裝飾裝修合同、工程施工合同、材料采購等合同，蓋 合同專用章。 各部門于經(jīng)辦業(yè)務的權責范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機構、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。 各類印章保管人負責保管，如有丟失、損毀或被盜情況，應迅速向總經(jīng)理匯報，并由保管人負全責。 第五條 印章使用 用印前，先填寫《印章使用登記表》，寫明蓋印 用途，簽字后方可用印。 第六條 印章的更改、廢止，由董事會研究后決定。 20 合同管理制度 為規(guī)范合同管理工作，避免和減少因合同管理不當造成的損失，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。 2． 公司與材料供應商、物品供應商、印刷制作商、廣告推廣商簽訂的合作、合伙合同。 第二條 合同的起草 1． 由項目負責人負責起草，凡有國家印制的專業(yè)規(guī)范合同 ，應優(yōu)先采用。 3． 合同文本應當正式打印或印刷制成。 4． 合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。 第三條 所有合同的簽定，均應具備以下內(nèi)容： 1． 合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓名、職務、聯(lián)系方式； 2． 簽約的目的和依據(jù)； 3． 合同標的； 4． 數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測標準和方式； 5． 價款或酬金，包括支付方式； 6． 履行的地點、期限和方 式； 7． 爭議解決方式； 8． 違約責任； 9． 變更或解除條件； 10． 根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款； 11． 正副本份數(shù)、存放地點； 12． 生效的時間和條件； 13． 約定的聯(lián)系方式； 14． 簽約各方開戶銀行及賬號； 21 15． 簽約各方公章或合同專用章； 16． 法定代表人或代理人簽章。 第四條 合同的審查 1． 合同對方主體資格及資信的審查，由負責簽定合同的當事人進行了解和審查。必要時應要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件； ⑥ 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。其中，以保證形 式作出的擔保，其擔保人必須是具有代償能力的獨立經(jīng)濟實體，并應對擔保人適用前款規(guī)定進行審查。涉及工程技術的，由工程部副總經(jīng)理與行政部經(jīng)理共同審核。 ② 市場需求情況屬實，預測可靠、合理，投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟、準確。 ④ 經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性，具有可操作性。 ⑥ 內(nèi)容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策及計劃，無規(guī)避法律行為，無顯失公平內(nèi)容。 第五條 合同簽定的形式 1． 除即時清結者外，一律采用書面形式。 22 3． 合同一式兩份，公司與另一方各保存一份。 第七條 合同的保管 1． 與客戶簽定的裝飾施工合同，合同當事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號，行政部登記后，交財務部會計統(tǒng)一保管。 3． 公司與員工簽定的合同，行政部統(tǒng)一登記編號，并負責保管。 2． 凡與合同無關，因工作需要借閱合同者，除在具體保管合同的部門履行簽字手續(xù)外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理批準后方可借閱。解釋權歸行政部。 一、購買 ① 部門經(jīng)理根據(jù)工作需要，向行政部提出購買申請，并填寫《書籍購買申請表》。應急購買，至少應征得行政部經(jīng)理口頭同意。 二、報銷 ① 書籍購回后，購買人將收銀條、發(fā)票、收據(jù)等相關票據(jù)交行政部書籍管理員。 ④ 購買人填寫《費用報銷單》，持《入庫單》、收銀條、發(fā)票、收據(jù)等相關票據(jù)，經(jīng)行政總監(jiān)簽字后，方可到財務部報銷。歸還時，履行銷借手續(xù)。 2． 借閱制度 ① 按時歸還書籍刊物，不得無故延期歸還。 ② 不得損壞書籍刊物。 ③ 不得在書籍上亂作標記，隨意涂畫。 ④ 不得故意弄臟書籍刊物。 ⑤ 不得在書籍借回家后，又轉借他人。 第三條 本辦法自二 OO三年一月一日起施行。 各部門及分公司對本部的電話和傳真機應保持暢通、完好，有問題及時維修，以免影響工作。 第一條 本公司采購物資用品包括： 1． 公司固定資產(chǎn)及低值易耗品； 2． 辦公用品、電腦耗材等用品用具； 3． 工程部材料用品（另行規(guī)定）。 4． 總經(jīng)理審批簽字后交財務部 ，財務部預算、預支采購金額； 5． 財務部備留 1 份后， 將剩余 2 份已批準之計劃分別交行政部和采購員處； 6． 行政部經(jīng)理按計劃安排實施采購。 第三條 臨時應急采購 1．應急采購，必須具備如下條件： ① 部門經(jīng)理核實無誤，行政部經(jīng)理簽字批準； ② 確認物品（材料或工具）屬應急必須品，經(jīng)檢查維修，仍不能正常工作。 3．采購員持已批準之《請購單》盡快采購回物資。一式三份，采購員（行政部） 1 份，財務部 1 份，部門 1份。 3．《請購單》一式 3 份，庫管兼采購 1 份，財務部 1 份，部門 1 份。解釋權歸行政部。 1． 公司所購、所領一切商品，必須辦理商品入庫、出庫手續(xù)。當日購貨必須當日入庫，不能延誤。填寫入庫單應寫明商品的產(chǎn)地、規(guī)格、單位、單價、數(shù)量等，如果商品由市場直接購進則由購進者辦理商品入庫手續(xù)，如果商品由供貨方送貨到公司，庫房則應將客戶聯(lián)交供貨方到財務對帳；如果商品由供貨方發(fā)貨到公司，則由驗貨人或相關部 門經(jīng)辦人辦理商品入庫手續(xù)。 3． 公司所出一切商品，應辦理商品出庫手續(xù)。第一聯(lián)存根聯(lián)由庫管留存登記商品出庫帳，第二聯(lián)記帳聯(lián)交到財務記帳。并經(jīng)常檢查帳實是否相符。 6． 供貨商結帳時，經(jīng)辦人持發(fā)票填寫《入庫單》和《付款申請單》，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準后交財務部付款結帳。 8． 經(jīng)辦人開《付款申請單》時，完整填寫類別、付款項目、收款單位、總金額等詳細名細，對總金額進行反復核算。 10． 物資材料由行政部庫管統(tǒng)一庫存管理，各部門人員領用時須嚴格執(zhí)行領用簽字手續(xù)。 11． 行政部庫管每月 25 日對現(xiàn)存物資進行清理盤點。 2． 公用物品：包括訂書機、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等物品。 第二條 領用原則 1．辦公用品： ① 實行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費懲罰的原則。 2．公用物品： ① 每個部門（分部）領取一套作為公用。 ② 部門經(jīng)理督促本部門員工合理使用，不得浪費，不得帶回家 或從事私人業(yè)務。 3．電腦耗材： ① 實 行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費重處的原則。 ③ 行政部庫管經(jīng)盤庫后，擬出下月采購清單，交行政部經(jīng)理簽字審批。 ⑤ 每月初第一周，各部門（主要為設計部）員工到行政部領取當月所需電腦耗材，并按領料程序簽字。行政部不定期進行抽查盤點，違反者 將予以重處。 2． 部門經(jīng)理領用材料時，填寫《領料單》，經(jīng)行政部經(jīng)理同意后，向行政部庫管員領取。 4． 應急需領用物品，其《領料單》由行政部經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字，并用單據(jù)注明，方可領 29 用。 第五條 本制度自二 OO 三年一月一起執(zhí)行 ，解釋權歸行政部。 第一條 車輛管理 1． 公司車輛由行政部統(tǒng)一負責管理，分別按車號設冊登記管理。 3． 車輛出行前，司機填寫出車記錄，填明行程、用車原因、預計時間、返回時間及車況等。 5． 車輛調(diào)度原則以派車單送達先后順序及辦理事務的輕重緩急程度安排車輛。 第二條 司機行車管理規(guī)定 1． 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查，出車時一定保證證件齊全。 3． 不論什么時間，司機應保證通訊聯(lián)絡設施暢通，以方便公司隨時調(diào)遣。 4． 外出行車時，如不能按預計時間及時返回，司機要及時通知公司行政部， 以利調(diào)度?！盾囕v出行登記表》作為油費、過路費、停車費報銷的依據(jù)，否則不予報銷。本公司員工在車內(nèi)吸煙時，應有禮貌地制止；公司外的客戶在車內(nèi)吸煙時，應婉轉告知本公司陪同人。 8． 司機對乘車人要熱情、禮貌，說話文明。 10． 司機必須服從統(tǒng)一指揮，不得以任何理由拒絕出車。 2． 司機證件年審需提前一周填寫申請單，交行政部經(jīng)理審批，每年僅限一次，每次限三到四天，超過時間按事假處理，公司不報銷辦證的任何費用。 2． 行政部每月負責對司機進行考核，將考核等級作為每月發(fā)放獎金的依據(jù)。 3． 行車時不遵守交通規(guī)則，違章罰款由行車司機本人自理。肇事責任屬于公司司機的過失，其賠償款項由保險公司負擔，但若肇事賠償金額超過保險金額時，其超過金額須由該司機負擔。 5． 肇事后對方車輛逃逸能制止而未制止，或?qū)Ψ杰囂?能注意而未注意，致使肇事責任無從判明或追究者，所造成的損害賠償，其賠償款項由保險公司負擔，但若肇事賠償金額超過保險金額時，其超過金額須由該司機負擔。 第五條 本制度自二 OO三年一月二十四日起執(zhí)行，解釋權歸行政部。 第一條 肇事定義 1． 汽車相撞或為他種車輛相撞，致雙方或一方有損害傷亡者； 2． 汽車撞及人畜，路旁建筑物及其他物品，致有損害傷亡者； 3． 汽車行使失慎傾倒，或他人故意置障 礙物于路中，因撞及或傾翻，致人或車輛有傷亡或損害者； 4． 汽車行駛遭受意外的事變，如公路、橋梁、涵洞、隧道突然崩塌，損壞致人或車有傷亡或損害者。 第二條 肇事處理 1． 肇事發(fā)生后，迅速以電話通知公司，若車輛有較大的損害，人員有嚴重傷亡時，通知行政部協(xié)議處理。 3． 應先急救傷患人員，留下人員從各種角度拍照，而后查勘現(xiàn)場。 5． 在兩天內(nèi)以書 面形式請求理賠及填汽車肇事報告表呈報部門經(jīng)理。 2． 經(jīng)本公司簽訂其應負肇事責任者近其肇事理賠次數(shù)，依下列規(guī)定予以過失處分： 一次理賠總數(shù) 肇事處分 備注 第一次 第二次 第三次 第四次 5000 元以下 申誡 記過 記大過 除名 1 年內(nèi) 5000— 20210 元 記過 記大過 除名 20210 元 — 50000 元 除名 3． 肇事后經(jīng)法院判決緩刑者，準予留用，經(jīng)判決徒刑者，自判決之日起予以解雇，并令其賠償肇事應付 的金額。 第四條 肇事賠償 行車肇事責任判明后，如當事雙方愿成立和解，得當場查明損害賠償依下列規(guī)定分別處 33 理： 1． 責任屬于對方車輛或行人的過失，保險公司概不負賠償之責。 3． 肇事責任屬于公司駕駛員與對方駕駛員或第三者共同過失的，按各方應負責之比率分擔，其損害賠償照前款辦理。 第五條 本辦法自二 OO三年一月一日起執(zhí)行，解釋權歸行政部。 第二條 本公司清潔范圍包括：總經(jīng)理室、副總經(jīng)理室、財務部、設計部、行政部、財務部、會議室、衛(wèi)生間及辦公區(qū)域內(nèi)所有角落。 第三條 本公司清潔衛(wèi)生由各部門人員分區(qū)域輪流值日打掃，每日輪流值日一周，總經(jīng)理室、副總經(jīng)理室、公共區(qū)域由值日人員要掃，個人區(qū)域由個人負責清掃整理。 桌面：無明顯灰塵，無油漬污痕，桌上物件分類整齊擺放，物見本色。 玻璃窗：光潔锃亮，無水漬、無污痕和灰塵，做到窗明幾凈。 衛(wèi)生間：地面無水漬污痕，無雜物及明顯污痕，洗手臺整潔干凈，臺面無污物水漬，物件擺放整齊，通風透氣。 第五條 行政部不定期對辦公區(qū)域的衛(wèi)生進行檢查，并在例會上公布檢查結果。對三次以上檢查不合格者，懲以罰款 10 元。